La comunicación clara y oportuna es la base de cualquier relación exitosa. Lo mismo puede decirse de las relaciones laborales con clientes y colegas.
Si planeas ausentarte de la oficina, incluso si es solo por unos días, es esencial configurar un mensaje de correo electrónico de respuesta automática. No solo puede ayudarte a mantener tu imagen de profesionalismo mientras estés ausente, sino que también puede resolver asuntos urgentes que requieren atención inmediata.
Entonces, ¿qué información debes incluir en tu correo electrónico de ausencia y cuándo debes usar uno? En este artículo, te guiaremos paso a paso por el proceso de escribir un mensaje de ausencia eficaz.
¿Qué es un correo electrónico de respuesta automática?
Un correo electrónico de respuesta automática, también conocido como mensaje de ausencia, mensaje OOO o mensaje de fuera de la oficina, es una respuesta automatizada escrita con anticipación que notifica a las personas de tu ausencia del trabajo.
Ya sea que te ausentes por solo unos días o por un periodo prolongado, tener un mensaje de "fuera de la oficina" se considera una práctica estándar. Despeja toda duda y deja una buena impresión en tus socios de negocios.
Cómo los correos electrónicos de respuesta automática notifican a los remitentes sobre tu ausencia
Los correos electrónicos de respuesta automática son mensajes automatizados que informan de inmediato a los remitentes que no estás disponible. Cuando se configuran, estos correos electrónicos proporcionan un acuse de recibo instantáneo, informando al remitente que actualmente estás ausente e indicando cuándo podrías estar disponible para responder.
Esto es especialmente útil durante las vacaciones o viajes de negocios, asegurando un flujo de comunicación fluido y estableciendo expectativas claras. Ayuda a mantener relaciones profesionales incluso cuando estás fuera de la oficina.
Configura la respuesta automática en Gmail
Para configurar una respuesta automática en Gmail, sigue estos pasos sencillos. Primero, navega a las Opciones de tu Gmail haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccionando "Ver todas las opciones".
Habilita la respuesta de vacaciones
Desplázate hacia abajo hasta la sección "Respuesta automática durante las vacaciones". Aquí puedes activar la función de respuesta automática seleccionando "Respuesta automática activada".
Redacta tu mensaje
Completa la fecha de inicio, la fecha de finalización y el mensaje que quieras enviar mientras estás ausente. Asegúrate de que tu mensaje sea claro y brinde información esencial, como la duración de tu ausencia y métodos alternativos de contacto.
Una vez que hayas terminado, haz clic en "Guardar cambios" en la parte inferior de la página. ¡Tu respuesta automática ya está configurada!
Configura la respuesta automática en Microsoft Outlook
Configurar una respuesta automática en Microsoft Outlook es un proceso sencillo que asegura que tus contactos sepan de tu ausencia. Sigue estos pasos para configurarla:
Accede a las respuestas automáticas
Navega al menú "Archivo" y selecciona "Respuestas automáticas". Si ves "Asistente por fuera de oficina", haz clic en esa opción.
Activa las respuestas automáticas
Selecciona la opción "Enviar respuestas automáticas". Puedes especificar el rango de fechas durante el cual estará activa tu respuesta automática. Introduce tus fechas de inicio y fin.
Redacta tu mensaje
Escribe tu mensaje de ausencia, asegurándote de que incluya el motivo de tu ausencia, la duración y una persona de contacto alternativa si es necesario. Manténlo conciso y profesional.
Una vez que hayas completado estos pasos, haz clic en "Aceptar" para activar tu respuesta automática.
Cuándo usar correos electrónicos de respuesta automática
Los correos electrónicos de respuesta automática son herramientas útiles para mantener la comunicación cuando no estás disponible. Se pueden utilizar en situaciones como vacaciones, licencias médicas o en cualquier momento en que tu respuesta pueda demorarse.
Al configurar una respuesta automática, demuestras profesionalismo y mantienes a tus contactos informados.
Las respuestas automáticas pueden ser utilizadas en varias situaciones:
- Citas
- Salida temprano
- Días personales
- Vacaciones
- Viajes de negocios
- Licencia médica
- Licencia de maternidad
- Sabáticos
- Acceso limitado a internet
Considera usar respuestas automáticas no solo en entornos profesionales, sino también para correos electrónicos personales a fin de gestionar eficazmente la comunicación.
¿Qué debes incluir en un correo electrónico de respuesta automática?
Un mensaje de ausencia exitoso está lleno de información útil, pero va directo al grano. El objetivo es que la persona que intenta contactarte quede satisfecha hasta tu regreso porque el mensaje le brinda, por ejemplo, la razón de tu ausencia o el contacto de alguien que puede responder por ti.
Estos son los elementos esenciales que debes incluir en tus mensajes de OOO.
Motivo de ausencia
Si bien no necesitas incluir el motivo exacto de tu ausencia, una rápida mención del mismo puede ayudar a tus clientes y colegas a evaluar si te comunicarás periódicamente con ellos o si te ausentarás por completo. También puede hacer que tu respuesta de fuera de la oficina se sienta más personal y te brinde un tema de conversación para cuando regreses.
En líneas generales, debe ser simple y mencionar de forma breve si estás de vacaciones, enfermo o si la empresa cierra por un feriado.
Duración de la ausencia
Las respuestas automáticas que no incluyen la duración de tu ausencia o tu fecha de regreso están incompletas. Si tus socios comerciales no saben las fechas exactas en las que te vas, pueden enviar varios correos electrónicos, lo que te dificulta mantenerte organizado y encontrar su mensaje original en tu bandeja de entrada.
Revisa tu mensaje de OOO para obtener un intervalo de tiempo claro o una fecha de finalización. Haz saber a tus contactos cuándo pueden esperar una respuesta.
Punto de contacto
A veces, la persona que se pone en contacto contigo necesitará ayuda inmediata. Cerciórate de que reciban la ayuda que necesitan incluyendo una lista de contactos para diferentes asuntos urgentes. Proporciona los nombres, correos electrónicos y puestos de tus compañeros de trabajo que estén dispuestos a cubrirte en tu ausencia. Recuerda prepararlos con toda la información y los documentos que necesitan para ayudarte también.
Si estás dispuesto a responder algunas preguntas mientras estás fuera, pero no quieres tener la computadora encendida todo el tiempo, considera dar tu número de teléfono celular en tu mensaje de "fuera de la oficina".
Qué hacer y qué no hacer con los correos electrónicos de respuesta automática
Puede que necesites algunos borradores antes de dar con el mensaje perfecto de "fuera de la oficina". Sin embargo, hay algunas cosas que puedes hacer y no hacer para que sea lo más eficaz y útil posible.
Sigue estas reglas de oro para llevar tus mensajes de OOO al siguiente nivel.
Qué hacer con las respuestas automáticas de correo electrónico
- Sé cortés y profesional: el tono de tus mensajes de fuera de la oficina siempre debe ser cortés y profesional. Si se enviará a tus clientes, asegúrate de demostrar que te disculpas.
- Sé claro y conciso: no tengas miedo de ser claro y conciso en tus mensajes de fuera de la oficina. Por ejemplo, la persona que se comunica contigo no necesariamente debe saber a dónde vas de vacaciones. Concéntrate en las fechas exactas en las que estarás fuera del trabajo y en tus puntos de contacto. Pon en negrita o resalta esta información si es necesario.
- Haz un poco más: demuestra que quieres proporcionar ayuda incluso en tu ausencia. Para tus compañeros de trabajo, incluye una lista de enlaces internos importantes. Para tus clientes, dales promociones especiales y ofertas que pueden aprovechar.
Lo que no debes hacer con las respuestas automáticas de correo electrónico
- Hacer compromisos vacíos: no prometas revisar tus correos electrónicos u otros mensajes durante las vacaciones si no tienes la intención de hacerlo. Si tendrás acceso limitado al correo electrónico, no te comprometas a responder tan pronto como regreses a la oficina en caso de que tengas mucho para ponerte al día. Establecer expectativas puede conducir a más problemas en el futuro.
- Incluir a un colega que no haya aceptado ayudar: no incluyas a un colega como dirección de correo electrónico de contacto si no ha aceptado ayudar. Esto puede tomar por sorpresa tanto al colega como a la persona que te envía el correo electrónico, haciéndote parecer negligente y poco profesional.
- Prometer una respuesta inmediata de tus colegas: del mismo modo, incluso si tu colega acepta ayudar, no lo comprometas a una respuesta inmediata. Está haciendo tu trabajo además del suyo.
Descarga plantillas de correo electrónico de muestra para fuera de la oficina
Si bien los consejos que hemos proporcionado hasta ahora son útiles, puede ser útil comprender cómo es un buen mensaje de ausencia.
Nuestra colección de mensajes fuera de la oficina está diseñada para ayudarte a comunicar tu ausencia de manera profesional y efectiva.
Comunica tu ausencia de manera profesional
No dejes a tu equipo colgado. Descarga nuestras plantillas de correo electrónico de fuera de la oficina para comunicar claramente tu ausencia y asegurarte de que tu equipo esté informado.
Tipos de correos electrónicos de respuesta automática
Los correos electrónicos de respuesta automática pueden ayudar a mantener la eficiencia de la comunicación en varios escenarios comerciales. Desde gestionar las expectativas durante tu ausencia hasta responder las consultas de los clientes, estos mensajes automatizados desempeñan un papel crucial en la comunicación profesional.
Respuestas automáticas fuera de la oficina
Las respuestas automáticas de fuera de la oficina son esenciales para mantener una comunicación profesional mientras estás fuera del trabajo. Estos mensajes suelen incluir tus fechas de ausencia, la fecha de regreso y un contacto alternativo para asuntos urgentes.
Un mensaje de fuera de la oficina bien redactado garantiza que los remitentes estén informados sobre tu falta de disponibilidad y ayuda a gestionar sus expectativas de respuesta.
Respuestas automáticas de atención al cliente
Las respuestas automáticas de atención al cliente son respuestas inmediatas que se te envían cuando envías una consulta o un tiquete de soporte. Estos mensajes suelen confirmar que el equipo de soporte ha recibido la consulta, proporcionan un tiempo de respuesta estimado y pueden incluir enlaces a preguntas frecuentes o recursos de autoayuda.
Este tipo de respuesta automática ayuda a establecer expectativas y puede resolver problemas antes de que intervenga un agente de soporte.
Gracias por contactarnos, respuestas automáticas
Las respuestas automáticas "Gracias por contactarnos" se envían inmediatamente después de que un cliente se comunica a través de un formulario de contacto o correo electrónico.
Estos mensajes acusan recibo de la comunicación del cliente, expresan gratitud por su interés y, a menudo, proporcionan información sobre cuándo pueden esperar una respuesta más detallada. Este tipo de respuesta automática ayuda a generar confianza en el cliente al garantizar que su mensaje no se fue al vacío.
Respuestas automáticas de confirmación de suscripción al boletín
Las respuestas automáticas de confirmación de suscripción al boletín se envían a los usuarios que acaban de suscribirse a una lista de correo. Estos mensajes suelen confirmar la suscripción, dan la bienvenida al nuevo suscriptor y pueden incluir información sobre qué tipo de contenido esperar y con qué frecuencia.
Algunos también pueden incluir una llamada a la acción para interactuar con la marca de inmediato u ofrecer una promoción especial de "bienvenida".