Cómo escribir un correo electrónico de respuesta automática

¿Qué es un correo electrónico de respuesta automática?

Un correo electrónico de respuesta automática, también conocido como mensaje “fuera de la oficina”, mensaje OOO o mensaje de ausencia, es una respuesta automatizada y escrita previamente que informa a la gente de tu ausencia en el trabajo.

Tanto si vas a estar ausente durante unos días como si lo estarás durante un periodo de tiempo prolongado, la configuración de un mensaje “fuera de la oficina” se considera una práctica estándar. Este elimina cualquier confusión y da una buena impresión a tus socios comerciales.

¿Cuándo deberías utilizar un correo electrónico de respuesta automática?

Una respuesta inmediata es una muestra de buena fe, sobre todo cuando intentas impresionar a los clientes. Sin embargo, eso no siempre es posible. Por más dedicados que estemos, seguimos necesitando tomarnos un tiempo libre o asumir otras responsabilidades de vez en cuando. Lo mejor que puedes hacer en esta situación es tener un correo electrónico “fuera de la oficina” bien pensado y conciso.

Como regla general, debes utilizar correos electrónicos de respuesta automática si tu respuesta se retrasará.

Estas son algunas situaciones comunes en las que puedes utilizar una respuesta de fuera de la oficina: Cuando tienes una cita/visita

• Cuando terminas tu jornada de forma anticipada
• Cuando te tomas un día libre
• Cuando te vas de vacaciones
• Cuando estás de viaje de negocios
• Cuando estás de baja médica
• Cuando estás de baja por maternidad
• Cuando te tomas un periodo sabático
• Cada vez que no tengas acceso a correo electrónico o cuando tengas acceso limitado a Internet

Por supuesto, no tienes que limitar los mensajes de respuesta automática al lugar de trabajo. Intenta utilizarlos también en tu propia vida. Descubre qué beneficios pueden aportar los mensajes de respuesta automática a tus correos electrónicos personales frente a los corporativos.

¿Qué debes incluir en un correo electrónico de respuesta automática?

Un mensaje de fuera de la oficina eficaz debe estar lleno de información útil, pero debe ir directo al grano. Debe satisfacer a la persona que intenta ponerse en contacto contigo hasta que vuelvas, tanto al proporcionarles una razón para tu ausencia como al darles el contacto de otra persona con quien comunicarse.

Estos son los componentes básicos que debes incluir en tus mensajes OOO.

Motivo de la ausencia

Si bien no necesitas incluir el motivo exacto de tu ausencia, una breve mención puede ayudar a tus clientes y compañeros a determinar si vas a ir mirando tu bandeja periódicamente o si estarás totalmente ausente. También puede hacer que tu respuesta de fuera de la oficina sea más personal y darte un tema de conversación para cuando vuelvas.

En general, no te compliques y simplemente comenta brevemente si estás de vacaciones, de baja por enfermedad o si tu empresa está cerrada porque es un día festivo.

Duración de la ausencia

Las respuestas automáticas que no incluyen la duración de la ausencia están incompletas. Si tus socios comerciales no saben las fechas exactas durante las que estarás fuera, puede que acaben enviándote varios correos electrónicos, haciendo que sea más difícil para ti organizarte y encontrar su solicitud original en tu bandeja de entrada.

Revisa tu mensaje OOO para ver si hay un rango de tiempo o fecha de finalización claros. Comunícales a tus contactos cuándo pueden esperar una respuesta.

Punto de contacto

A veces, la persona que se ponga en contacto contigo necesitará ayuda inmediata. Asegúrate de que reciban la ayuda que necesitan incluyendo una lista de contactos para diferentes asuntos urgentes. Proporciona los nombres, direcciones de correo electrónico y cargos de los compañeros de trabajo que estén dispuestos a cubrirte en tu ausencia. Acuérdate de prepararlos con toda la información y documentos que necesiten para ayudarte también.

Si estás dispuesto a responder algunas preguntas mientras estás fuera, pero no quieres llevar el ordenador encima todo el tiempo, plantéate incluir tu número de teléfono móvil en tu mensaje “fuera de la oficina”.

A veces, la persona que se ponga en contacto contigo necesitará ayuda inmediata. Asegúrate de que reciban la ayuda que necesitan incluyendo una lista de contactos para diferentes asuntos urgentes. Proporciona los nombres, direcciones de correo electrónico y cargos de los compañeros de trabajo que estén dispuestos a cubrirte en tu ausencia. Acuérdate de prepararlos con toda la información y documentos que necesiten para ayudarte también.

Si estás dispuesto a responder algunas preguntas mientras estás fuera, pero no quieres llevar el ordenador encima todo el tiempo, plantéate incluir tu número de teléfono móvil en tu mensaje “fuera de la oficina”.

Qué hacer y qué no hacer con los correos electrónicos de respuesta automática

Es posible que tengas que realizar algunos borradores antes de encontrar el mensaje perfecto de fuera de la oficina. Sin embargo, hay algunas cosas que deberías hacer y otras que deberías evitar para que sea lo más efectivo y útil posible.

Sigue estas reglas de oro para llevar tus mensajes de OOO al siguiente nivel.

Qué hacer con las respuestas automáticas del correo electrónico

• Ser amable y profesional: el tono de tus mensajes de fuera de la oficina siempre debe ser amable y profesional. Si va a dirigirse a tus clientes, haz hincapié en demostrar que te disculpas.
• Ser claro y conciso: no tengas miedo de ser claro y sucinto en tus mensajes de fuera de la oficina. Por ejemplo, la persona que se pone en contacto contigo no tiene por qué saber a dónde te vas de vacaciones. Céntrate en comunicar las fechas exactas en las que estás fuera del trabajo y tus puntos de contacto. Pon en negrita o resalta esta información si es necesario.
• Hacer un esfuerzo extra: demuestra que deseas ayudar incluso en tu ausencia. Para tus compañeros de trabajo, incluye una lista de enlaces internos importantes. Para tus clientes, ofréceles promociones especiales y ofertas que puedan aprovechar.

Qué no hacer con las respuestas automáticas por correo electrónico

• Hacer compromisos vacíos: no te comprometas a comprobar tus correos electrónicos u otros mensajes estando de vacaciones si no tienes intención de hacerlo. No te comprometas a responder tan pronto como vuelvas a la oficina por si tienes muchas cosas sobre las que ponerte al día. Establecer expectativas puede llevar a más problemas en el futuro.
• Incluir a un compañero que no haya aceptado ayudar: no le incluyas como contacto de urgencia si no ha aceptado ayudarte. Esto puede coger desprevenido tanto al colega como a la persona que te envía el correo electrónico, haciéndote parecer negligente y poco profesional.
• Prometer una respuesta inmediata de tus compañeros: en la misma línea, incluso si tu compañero está de acuerdo en ayudar, no le pongas en el compromiso de responder de inmediato. Piensa que ellos están asumiendo tu trabajo además de realizar el suyo propio.

Ejemplos de correo electrónico de respuesta automática

Si te estás preguntando cómo debería verse un buen correo electrónico de “fuera de la oficina”, echa un vistazo a los siguientes ejemplos. No dudes en utilizarlos como plantillas de correo electrónico para tus propias respuestas automáticas. En general, piensa siempre en a quién va dirigido tu mensaje OOO y adapta tu respuesta.

Ejemplo 1

Estimado/a [nombre]:

Gracias por tu correo electrónico. Estaré fuera de la oficina por vacaciones familiares desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]. Durante este tiempo, tendré acceso limitado al correo electrónico y no podré responder a tu mensaje hasta que vuelva.

Si necesitas ayuda de inmediato, ponte en contacto con [nombre e información de contacto de un compañero que pueda ayudar].

Gracias por tu comprensión. Espero poder contactar contigo en cuanto esté de regreso.

[Tu forma de despedida preferida],

[Tu nombre]

Ejemplo 2

Hola, equipo:

Hoy, [fecha], estaré fuera de la oficina y no tendré acceso al correo electrónico debido a una situación de urgencia que requiere mi atención inmediata. Mañana estaré de vuelta en la oficina. Mis disculpas por los inconvenientes que esto pueda causar.

Si tenéis alguna cuestión urgente, poneos en contacto con [nombre e información de contacto de un compañero que pueda ayudar] para obtener asistencia.

Gracias por vuestra comprensión.

[Despedida],

[Tu nombre]

Mantén un buen servicio de atención al cliente con respuestas automáticas profesionales

Si estás buscando configurar tu correo electrónico comercial, destaca entre la competencia con un servicio de atención al cliente de primer nivel mediante un mensaje de respuesta automática para cuando estés de vacaciones. Al proporcionar una comunicación clara y contactos alternativos, demuestras tu profesionalidad y cumples las expectativas de tu cliente incluso cuando estás ausente del trabajo.

Además de los mensajes de fuera de la oficina, otros tipos de automatización de correo electrónico también pueden ayudar a tu negocio a crecer. Elimina el trabajo ajetreado de tu jornada y obtén ayuda con los correos electrónicos transaccionales, los de bienvenida, los de no respuesta y mucho más con el software de marketing por correo electrónico de Mailchimp.

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