Mensaje out of office: Cómo escribir un correo electrónico de respuesta automática

Una respuesta inmediata es una muestra de buena fe, sobre todo cuando intentas impresionar a los clientes. Sin embargo, eso no siempre es posible. Por mucha dedicación que le pongamos a nuestro trabajo, de vez en cuando necesitamos tomarnos algún tiempo libre para nosotros mismos o atender otras responsabilidades. Lo mejor que puedes hacer en esta situación es tener preparado un mensaje de ausencia bien pensado y conciso.

Como regla general, debes usar respuestas automáticas si se espera que tu respuesta se retrase.

Estas son algunas situaciones comunes en las que puedes emplear una respuesta de ausencia: Citas

• Salida temprano
• Día libre por motivos personales
• Vacaciones
• Viaje de negocios
• Licencia médica
• Licencia de maternidad
• Sabático
• Cualquier momento en que no tengas acceso al correo electrónico o tengas acceso limitado a Internet.

Por supuesto, no tienes que limitar los mensajes de respuesta automática al lugar de trabajo. Intenta usarlos también en la vida. Descubre los distintos beneficios que tienen los mensajes de respuesta automática para tus emails personales o corporativos.

¿Qué debes incluir en un correo electrónico de respuesta automática?

Un mensaje de ausencia exitoso está lleno de información útil, pero va directo al grano. El objetivo es que la persona que intenta contactarte quede satisfecha hasta tu regreso porque el mensaje le brinda, por ejemplo, la razón de tu ausencia o el contacto de alguien que puede responder por ti.

Estos son los elementos esenciales que debes incluir en tus mensajes de OOO.

Motivo de ausencia

Si bien no necesitas incluir el motivo exacto de tu ausencia, una rápida mención del mismo puede ayudar a tus clientes y colegas a evaluar si te comunicarás periódicamente con ellos o si te ausentarás por completo. También puede hacer que tu respuesta de fuera de la oficina se sienta más personal y te brinde un tema de conversación para cuando regreses.

En líneas generales, debe ser simple y mencionar de forma breve si estás de vacaciones, enfermo o si la empresa cierra por un feriado.

Duración de la ausencia

Las respuestas automáticas que no incluyen la duración de tu ausencia o tu fecha de regreso están incompletas. Si tus socios comerciales no saben las fechas exactas en las que te vas, pueden enviar varios correos electrónicos, lo que te dificulta mantenerte organizado y encontrar su mensaje original en tu bandeja de entrada.

Revisa tu mensaje de OOO para obtener un intervalo de tiempo claro o una fecha de finalización. Haz saber a tus contactos cuándo pueden esperar una respuesta.

Punto de contacto

A veces, la persona que se pone en contacto contigo necesitará ayuda inmediata. Cerciórate de que reciban la ayuda que necesitan incluyendo una lista de contactos para diferentes asuntos urgentes. Proporciona los nombres, correos electrónicos y puestos de tus compañeros de trabajo que estén dispuestos a cubrirte en tu ausencia. Recuerda prepararlos con toda la información y los documentos que necesitan para ayudarte también.

Si estás dispuesto a responder algunas preguntas mientras estás fuera, pero no quieres tener la computadora encendida todo el tiempo, considera dar tu número de teléfono celular en tu mensaje de "fuera de la oficina".

Puede que necesites algunos borradores antes de dar con el mensaje perfecto de "fuera de la oficina". Sin embargo, hay algunas cosas que puedes hacer y no hacer para que sea lo más eficaz y útil posible.

Sigue estas reglas de oro para llevar tus mensajes de OOO al siguiente nivel.

Qué hacer con las respuestas automáticas de correo electrónico

• Sé cortés y profesional: el tono de tus mensajes de ausencia debe ser siempre cortés y profesional. Si se trata de salir con tus clientes, asegúrate de demostrar que te disculpas.
• Sé claro y conciso: no tengas miedo de ser claro y conciso en tus mensajes de fuera de la oficina. Por ejemplo, la persona que se comunica contigo no necesariamente necesita saber a dónde vas de vacaciones. Concéntrate en las fechas exactas en las que estarás fuera del trabajo y en tus puntos de contacto. Pon en negrita o resalta esta información si es necesario.
• Haz un poco más: Demuestra que quieres proporcionar ayuda incluso en tu ausencia. Para tus compañeros de trabajo, incluye una lista de enlaces internos importantes. Para tus clientes y clientes, dale promociones especiales y ofertas que puedan aprovechar.

Lo que no debes hacer con las respuestas automáticas de correo electrónico

• Haz compromisos vacíos: no prometas revisar tus correos electrónicos u otros mensajes durante las vacaciones si no tienes intención de hacerlo. Si tendrás acceso limitado al correo electrónico, no te comprometas a responder tan pronto como regreses a la oficina en caso de que tengas mucho que ponerte al día. Establecer expectativas puede conducir potencialmente a más problemas en el futuro.
• Incluye a un colega que no haya aceptado ayudar: No incluyas a un colega como dirección de correo electrónico de contacto si no ha aceptado ayudar. Esto puede tomar por sorpresa tanto al colega como a la persona que te envía el correo electrónico, haciéndote parecer negligente y poco profesional.
• Promete una respuesta inmediata de tus colegas: Del mismo modo, incluso si tu colega acepta ayudar, no lo comprometas a una respuesta inmediata. Están asumiendo tu trabajo además del suyo.

Descarga plantillas de correo electrónico de muestra para fuera de la oficina

Si bien los consejos que hemos proporcionado hasta ahora son útiles, puede ser útil comprender cómo es un buen mensaje de ausencia.

Nuestra colección de mensajes fuera de la oficina está diseñada para ayudarte a comunicar tu ausencia de manera profesional y efectiva.

Los correos electrónicos de respuesta automática pueden ayudar a mantener la eficiencia de la comunicación en varios escenarios comerciales. Desde gestionar las expectativas durante tu ausencia hasta responder las consultas de los clientes, estos mensajes automatizados desempeñan un papel crucial en la comunicación profesional.

Respuestas automáticas fuera de la oficina

Las respuestas automáticas de fuera de la oficina son esenciales para mantener una comunicación profesional mientras estás fuera del trabajo. Estos mensajes suelen incluir tus fechas de ausencia, la fecha de regreso y un contacto alternativo para asuntos urgentes.

Un mensaje de fuera de la oficina bien redactado garantiza que los remitentes estén informados sobre tu falta de disponibilidad y ayuda a gestionar sus expectativas de respuesta.

Respuestas automáticas de atención al cliente

Las respuestas automáticas de atención al cliente son respuestas inmediatas que se te envían cuando envías una consulta o un tiquete de soporte. Estos mensajes suelen confirmar que el equipo de soporte ha recibido la consulta, proporcionan un tiempo de respuesta estimado y pueden incluir enlaces a preguntas frecuentes o recursos de autoayuda.

Este tipo de respuesta automática ayuda a establecer expectativas y puede resolver problemas antes de que intervenga un agente de soporte.

Gracias por contactarnos, respuestas automáticas

Las respuestas automáticas "Gracias por contactarnos" se envían inmediatamente después de que un cliente se comunica a través de un formulario de contacto o correo electrónico.

Estos mensajes acusan recibo de la comunicación del cliente, expresan gratitud por su interés y, a menudo, proporcionan información sobre cuándo pueden esperar una respuesta más detallada. Este tipo de respuesta automática ayuda a generar confianza en el cliente al garantizar que su mensaje no se fue al vacío.

Respuestas automáticas de confirmación de suscripción al boletín

Las respuestas automáticas de confirmación de suscripción al boletín se envían a los usuarios que acaban de suscribirse a una lista de correo. Estos mensajes suelen confirmar la suscripción, dan la bienvenida al nuevo suscriptor y pueden incluir información sobre qué tipo de contenido esperar y con qué frecuencia.

Algunos también pueden incluir una llamada a la acción para interactuar con la marca de inmediato u ofrecer una promoción especial de "bienvenida".

Cómo usar correos electrónicos de respuesta automática para la automatización de marketing

Los correos electrónicos de respuesta automática no son solo para mensajes de fuera de la oficina o atención al cliente; puedes emplearlos como parte de tus esfuerzos de automatización de marketing. El uso estratégico de las respuestas automáticas puede nutrir a los clientes potenciales, agilizar tus procesos de CRM y crear campañas de marketing más específicas.

Exploremos cómo los correos electrónicos de respuesta automática pueden generar mejores resultados para tu negocio.

Cómo las respuestas automáticas pueden cultivar clientes potenciales

Cuando un cliente potencial completa un formulario de contacto o descarga un recurso, una respuesta automática puede entregarte contenido relevante, responder preguntas comunes o guiarte al siguiente paso en el recorrido del comprador.

Al personalizar estas respuestas en función de las acciones o intereses del cliente principal, puedes mantener la interacción y mover clientes potenciales más abajo en el embudo de ventas sin intervención manual.

Por ejemplo, si un cliente potencial descarga un estudio de caso sobre un producto específico, tu respuesta automática podría incluir recursos adicionales relacionados con ese producto, testimonios de clientes o una invitación a un seminario web relevante. Este enfoque oportuno y específico mantiene tu marca en primer plano y demuestra tu compromiso de aportar valor.

Integración de respuestas automáticas con sistemas de CRM

Cuando las respuestas automáticas están conectadas a tu CRM, pueden actualizar automáticamente la información de los clientes potenciales, activar tareas de seguimiento para los representantes de ventas y proporcionar datos valiosos para la puntuación de clientes potenciales.

Por ejemplo, cuando un cliente potencial responde a un correo electrónico de respuesta automática haciendo clic en un enlace específico o solicita más información, esta interacción se puede registrar en tu CRM. Estos datos se pueden emplear para priorizar clientes potenciales, personalizar futuras comunicaciones o activar flujos de trabajo automatizados.

Segmentación de listas de correo electrónico en función de las respuestas de respuesta automática

Analizar cómo interactúan los destinatarios con tus respuestas automáticas puede brindarte información sobre sus intereses, preferencias y nivel de participación. Esta información se puede emplear luego para crear campañas de email marketing más específicas y efectivas.

Por ejemplo, si un suscriptor interactúa constantemente con respuestas automáticas que contienen actualizaciones de productos, pero ignora las de noticias del sector, puedes segmentarlo en una lista "centrada en el producto".

De manera similar, puedes identificar clientes potenciales muy comprometidos según sus interacciones con respuestas automáticas y crear un segmento separado para el fomento acelerado.

Respuestas automáticas de correos electrónicos y cumplimiento del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) tiene pautas estrictas para el manejo de tus datos personales, incluida la información compartida en respuestas automatizadas. Comprender cómo crear respuestas automáticas que cumplan con el RGPD es crucial para que las empresas mantengan la confianza y eviten posibles problemas legales.

Aquí hay algunas maneras de asegurar que tus correos electrónicos de respuesta automática cumplan con las leyes de protección de datos.

Cómo garantizar que las respuestas automáticas cumplan con las leyes de protección de datos

Para garantizar que tus correos electrónicos de respuesta automática cumplan con el RGPD y otras leyes de protección de datos:

• Obtén el consentimiento explícito: Solo envía respuestas automáticas a personas que dieron su consentimiento claro para recibir comunicaciones de tu organización.
• Proporciona transparencia: Indica en tu política de privacidad cómo utilizas los correos electrónicos de respuesta automática y qué datos pueden contener.
• Implementa la minimización de datos: incluye solo la información necesaria en tus respuestas automáticas, evitando cualquier dato personal excesivo.
• Respeta las solicitudes de exclusión voluntaria: Cerciórate de que tu sistema de respuesta automática está integrado con tus mecanismos de exclusión o Unsubscribed para impedir el envío de mensajes a quienes retiraron su consentimiento.
• Transmisión segura: Usa cifrado y protocolos seguros al enviar correos electrónicos de respuesta automática que contengan información personal.

Qué información debes y no debes incluir para seguir cumpliendo la normativa

Para mantener la conformidad con el RGPD en tus correos electrónicos de respuesta automática:

Incluye:

• Una breve explicación de por qué se envía la respuesta automática
• Información de contacto esencial para asuntos urgentes
• Un enlace a tu política de privacidad
• Información sobre cómo darte de baja de futuras comunicaciones

No lo incluyas:

• Detalles personales innecesarios sobre el destinatario o el remitente
• Información confidencial sobre otros empleados o clientes
• Mensajes de marketing sin consentimiento previo
• Enlaces a sitios web de terceros sin la debida divulgación

Mantén un buen servicio al cliente con respuestas automáticas profesionales

Si quieres configurar tu email comercial y destacar de la competencia con un servicio al cliente de primer nivel empleando un mensaje de respuesta automática de vacaciones. Al ofrecer una comunicación clara y contactos alternativos, demuestras tu profesionalismo y cumples con las expectativas de tus clientes incluso cuando estás fuera del trabajo.

Además de los mensajes fuera de la oficina, otros tipos de automatización del correo electrónico también pueden ayudar a que tu negocio crezca. Elimine el trabajo ocupado de su agenda y obtenga ayuda con correos electrónicos transaccionales, correos electrónicos de bienvenida, correos electrónicos sin respuesta y más usando el software de marketing por correo electrónico de Mailchimp.

¿Necesitas ayuda con el diseño del correo electrónico? Echa un vistazo a nuestros recursos sobre plantillas de diseño de correo electrónico y las mejores tipografías para correos electrónicos.