Pour beaucoup d'entreprises, les fermetures massives qui ont eu lieu en 2020 ont entraîné des gels budgétaires, des retards de paiement, des chômages partiels et des craintes. Alors que nous continuons tous à lutter contre la pandémie tout en réfléchissant à ce que l'avenir nous réserve, certains entrepreneurs, organisations et dirigeants sortent la tête de l'eau et recherchent des conseils sur la voie à emprunter. Pour certains, l'heure n'est plus à la gestion des crises au jour le jour, mais à l'a mise en place d'une éventuelle renaissance.

Comment les dirigeants d'entreprise peuvent-ils non seulement survivre à cette période d'instabilité actuelle, et en même temps œuvrer à la reconstruction de leur entreprise ? "Si on pense constamment que c'est la fin du monde, que c'est la mort de son entreprise indépendante ou de son agence, alors oui, ce sera probablement le cas", déclare Peter Czapp, cofondateur du cabinet comptable britannique The Wow Company. Au lieu de cela, Peter Czapp vous encourage à vous poser les questions suivantes, à vous et à votre équipe : Comment pouvons-nous retourner cela à notre avantage ? Quels aspects de notre organisation sont prêts pour le changement ? Quelles mesures devrions-nous prendre maintenant et pour lesquelles nous serons reconnaissants dans deux ans ?

Que vous gériez une grande agence ou que vous soyez un solopreneur, la pandémie a très certainement changé votre façon de travailler. Découvrez ci-dessous quelques suggestions d'experts sur la manière d'adopter ce changement, mais aussi de potentiellement l'utiliser pour construire quelque chose qui vous rendra encore plus fier bien après que la situation se soit calmée.

I. La survie

Faire face au pire scénario

Pour Peter Czapp, affronter la situation de face est la première étape essentielle pour surmonter la panique. Il conseille de réfléchir, en détail, aux pires scénarios auxquels votre entreprise est confrontée. À partir de là, il dit : "Vous pouvez commencer à vous demander ce que vous feriez si cela se produisait". De là, vous commencez soudainement à trouver des pistes, et cela rend les choses plus limpides."

Demandez-vous : que se passe-t-il si je perds mon plus gros client ? Que se passe-t-il si je n'ai plus ce gros contrat ? Analysez les chiffres et voyez s'il y a une marge de manœuvre pour adapter votre activité en conséquence. Peut-être auriez-vous besoin d'une injection de fonds, si oui, de quel montant et à quelle vitesse ? Réfléchir aux hypothèses détaillées, plutôt qu'à une simulation floue, aide à éliminer l'anxiété ressentie lors de la prise de décision.

Trouver un mantra

Pensez à un énoncé clair et simple qui résume l'approche de votre entreprise pour relever ce défi spécifique. Pour Peter Czapp, ce principe directeur consistait à soutenir leurs employés et à les aider à donner la priorité à leurs familles. Une fois articulée, cette déclaration est devenue un principe directeur par rapport auquel Peter Czapp et ses collègues ont comparé chacune des décisions qu'ils ont prises à partir de là. "Vous vous assurez simplement que tout ce que vous entreprenez est cohérent avec ce plan", déclare Peter Czapp. Dites-le à voix haute. Partagez-le avec l'équipe. Passez-le en revue chaque semaine et assurez-vous que vos décisions sont alignées sur celui-ci.

Rester informé

Pendant une période d'instabilité, il est essentiel de disposer d'informations importantes qui sont facilement disponibles, organisées et aussi à jour que possible. Pour une petite entreprise, c'est particulièrement vrai concernant les informations financières. "Lorsque les choses se compliquent et que les flux de trésorerie deviennent soudainement un peu plus serrés, que votre marge de manœuvre passe de 3 mois à 2, puis à 1, et que vous commencez à vous demander si vous serez en mesure de payer vos employés ce mois-ci, il est vraiment important d'avoir des informations précises à portée de main", déclare Peter Czapp.

C'est le moment passer en revue vos finances, avec beaucoup plus de régularité que vous n'auriez pu le faire avant la crise. Si vous avez analysé les chiffres tous les mois, passez à une routine hebdomadaire, et si c'était une routine hebdomadaire, il faudra peut-être le faire tous les jours. Le fait d'être au courant des informations financières précises les plus récentes vous aidera à rester informé et à prendre de meilleures décisions. Si vos finances manquent d'organisation, envisagez d'investir dans la modernisation de ce domaine de votre entreprise, c'est une dépense que vous pouvez justifier en cas de crise financière.

Gérer votre trésorerie et l'ajuster en conséquence

La formule de gestion des flux de trésorerie en période difficile est assez simple : ralentissez ou réduisez ce qui sort, et accélérez ou augmentez ce qui entre. Cependant, dans le premier cas, indique Peter Czapp, il ne s'agit pas nécessairement de cesser les paiements. "Il s'agit de collaborer avec les individus et de travailler avec votre chaîne d'approvisionnement pour parvenir à des conclusions positives", dit-il. Rencontrez vos fournisseurs, vos sous-traitants et votre propriétaire au milieu pour voir si vous pouvez interrompre ou répartir vos paiements.

À votre tour, vous pouvez répondre à des demandes similaires de la part de vos propres clients qui demandent des réductions ou espèrent prolonger les conditions de paiement. Trouvez un moyen de faire des compromis. Offrez la réduction demandée, mais uniquement en échange d'un paiement anticipé, d'un engagement prolongé ou de conditions de contrat plus favorables. Plutôt que de laisser un client dormir sur une somme importante qui vous est due dans le cadre d'un projet à gros budget, proposez-lui de la diviser en paiements mensuels plus petits et plus faciles à payer. Et assurez-vous de conserver un certain effet de levier si possible, ajoute Peter Czapp : ne déployez pas de refonte du site Web et ne partagez pas de fichiers tant que vous n'avez pas été payé.

II. La renaissance

Vous avez traversé une période chaotique, et maintenant vous êtes dans les décombres à vous demander comment aller de l'avant. Après cela, votre travail ne sera peut-être pas le même qu'il y a 6 mois, et ce n'est pas grave. Il s'agit du moment idéal pour réaligner votre entreprise et vous assurer qu'elle fonctionne comme vous le souhaitez. Voici quelques éléments à prendre en compte, et peut-être à repenser, lorsque vous travaillerez à la reconstruction :

Revoir votre objectif

En tant qu'entrepreneur, vous avez défini une vision et un objectif clairs, et peut-être qu'au fil des années, cette vision est passée au second plan, alors que la vie et les affaires prenaient le dessus. Peut-être avez-vous commencé à jongler avec des projets qui ne vous passionnaient pas, ou qui ne servaient pas vos objectifs et intentions initiaux. Pour les dirigeants d'entreprise et les professionnels indépendants, c'est une histoire vieille comme le monde. "Mais cette fois-ci, c'est une merveilleuse occasion de vous reconnecter avec la raison pour laquelle vous faites cela, avec votre objectif et la façon dont vous pouvez construire quelque chose qui vous rendra vraiment fier et vous aidera à accomplir une chose encore plus grande", déclare Peter Czapp. "Ces situations nous obligent à nous arrêter, à réfléchir et à nous demander ce que nous voulons. Quel est l'intérêt ? Qu'est-ce qui va nous rendre heureux et épanouis ? Quelle activité puis-je développer pour laquelle je serai très enthousiaste dans 2 ans ?"

Il y a également de fortes chances que le travail que vous vouliez faire il y a un an ou deux ne soit pas le même que ce qui vous plaît aujourd'hui, et ce n'est pas grave non plus. Prenez le temps de réfléchir à ce à quoi cela ressemblerait et à ce que cela signifierait pour votre entreprise. Ensuite, vous pouvez prendre des décisions en fonction de vos souhaits et besoins actuels, plutôt que de les adapter à d'anciens objectifs qui ne vous conviennent plus.

Rediriger les ressources là où c'est important

Kelly Vaughn, PDG et fondatrice de The Taproom, travaille principalement avec des e-commerçants. En 2020, Kelly Vaughn a déclaré avoir vu des commerçants rediriger leurs efforts et leur énergie de l'expérience en magasin vers l'expérience en ligne, qu'il s'agisse de perfectionner leur expérience en ligne ou simplement de la lancer. "Je constate que les gens reconnaissent que le niveau d'efforts qu'ils consacrent à leur site Web, leur expérience en ligne et leurs e-mails a un impact : plus ils y consacrent de temps et de ressources, plus cela les aidera à s'améliorer à long terme", dit-elle. "Il s'agit de se préparer un peu plus, plutôt que d'être simplement réactif à la situation." Pour la plupart de ces entreprises, c'est l'occasion de jeter un œil à tout ce qui était mis en suspens, comme un site Web plus fonctionnel ou une manière plus directe d'atteindre les clients, et enfin d'y consacrer du temps, des ressources et de l'attention. Ces décisions, ajoute Kelly Vaughn, bénéficieront aux entreprises bien après que la pandémie ne soit plus d'actualité.

Faire un peu de ménage financier

Jody Grunden est le fondateur et PDG de Summit CPA, qui offre des services de "directeur financier virtuel" aux entreprises. À ce stade, les clients de son entreprise se tournent vers l'intérieur et demandent quels changements ils peuvent apporter en interne pour s'assurer de ne jamais devoir revivre ce qu'ils ont vécu au début du confinement dû à la COVID-19. Les clients profitent de ce moment pour réduire les dépenses inutiles (comprenez : avons-nous vraiment besoin de cet énorme espace de bureau luxueux, alors que les derniers mois ont prouvé qu'on pouvait être aussi efficaces en télétravail ?), rationaliser leurs opérations et s'occuper sérieusement de leur épargne. (Pour rappel, Jody Grunden recommande d'utiliser 10 à 30 % du chiffre d'affaires annuel de votre entreprise, soit 2 à 6 mois de dépenses, en fonction du niveau de risque de votre entreprise.)

Cependant, il ne s'agit pas seulement de resserrer les budgets ou de se délester du superflu, mais aussi de savoir quelle direction vous empruntez et par quels moyens vous allez y arriver. "La clé réside dans les prévisions", explique Jody Grunden. Il considère cela comme une feuille de route qui permet aux entreprises de prendre des décisions basées sur les informations plutôt que sur les émotions. Le simple fait d'en avoir une en place peut vous aider à redresser la barre. "Une fois votre feuille de route entièrement remplie, on dirait que les gens se dirigent automatiquement vers cet objectif final", dit-il. "Je dirais que si vous n'avez pas de prévisions de trésorerie solides, où vous examinez les liquidités, le chiffre d'affaires et les dépenses, c'est le moment réunir ces éléments et de les examiner très fréquemment."

Réévaluer votre business model, vos clients et votre culture

Vous réalisez peut-être qu'avant la pandémie, vous voyagiez constamment pour rester solvable. Ou encore que votre entreprise dépend d'un seul client. Ou simplement que vous et votre équipe proposez une gamme de services dont la moitié d'entre eux n'est pas très rentable ; l'une dépasse à peine le seuil de rentabilité et l'autre n'est pas vraiment le point fort de votre équipe après tout. Alors que vous œuvrez à la reconstruction, il s'agit du moment idéal pour évaluer ces éléments et se repositionner en conséquence.

Dans un tel contexte, votre clientèle peut être l'un des domaines prêt à être réévalué. Peter Czapp vous encourage à vous poser la question suivante : concernant les types de clients avec lesquels vous travaillez, avec lesquels vous sentez-vous le plus épanoui ? Lesquels sont les plus rentables ? Et quels clients ont le plus de valeur pour vous ?

De plus, si vous avez des employés, il n'y a jamais eu de meilleur moment pour jeter un regard neuf sur votre culture d'entreprise. Selon l'étude de la Wow Company, 75 % des agences interrogées au Royaume-Uni ont déclaré qu'elles envisageaient d'augmenter le télétravail à l'avenir, tandis que seulement 16 % ont déclaré qu'elles prévoyaient de revenir à la situation initiale. Cela représente un changement majeur non seulement dans la façon dont les entreprises travaillent, mais également dont elles recrutent. "Tout à coup, vous pouvez embaucher les meilleurs talents qui se trouvent à une heure de route de votre bureau, mais également à l'international", explique-t-il. Toutefois, vos propres employés peuvent eux aussi aller chercher les meilleurs emplois ailleurs dans le monde, ce qui signifie qu'il s'agit peut-être du bon moment pour améliorer votre stratégie de rétention du personnel. "Nous devons vraiment réfléchir à la façon dont nous gérons nos équipes et nos cultures, dans un environnement où le télétravail sera de plus en plus répandu."

Pour finir : inspirer profondément et prendre votre temps

Se rétablir de cette situation n'est pas un sprint mais une course de fond. À mesure que vous relevez ces défis et que vous cherchez à vous reconstruire, le fait de vous laisser le temps et l'espace nécessaires pour prendre des décisions éclairées et réfléchies sera essentiel, non seulement pour la santé de votre entreprise, mais aussi pour votre propre santé. "Donnez-vous le temps de réfléchir, de traiter, de planifier et d'élaborer des stratégies", suggère Kelly Vaughn. "Bloquez-vous du temps pour vous asseoir et réfléchir : quelle est ma situation ? Où souhaiterais-je être ? En théorie, qu'est-il possible de faire ? Puis, élaborez ce plan d'action. Une fois ces objectifs écrits sous vos yeux, vous êtes beaucoup plus susceptible de les atteindre parce que vous y avez vraiment réfléchi."

Écrit par Gray Chapman

Gray Chapman est un écrivain indépendant. Ses ouvrages ont été publiés dans le New York Times, le Guardian et l'Atlanta Magazine, entre autres. Elle vit à Atlanta avec son mari, son fils et deux chiens un peu turbulents mais adorables.