Lorsque les processus commencent à sembler désordonnés ou inefficaces, il peut être difficile de cerner le problème. Le traitement des commandes prend-il trop de temps ? Des informations essentielles se perdent-elles entre les équipes ? Ne passez plus au crible des feuilles de calcul et des rapports interminables, il existe une manière plus simple d’identifier le problème.
Avec les diagrammes de flux de données, découvrez facilement comment l’information circule au sein de votre entreprise. Avec quelques symboles de base, vous pouvez représenter visuellement vos flux de travail, ce qui vous permet de voir plus facilement où les choses pourraient ralentir ou dévier de la trajectoire. C’est comme créer une feuille de route pour vos données.
Vous voulez tracer votre chemin vers la réussite ? Nous allons voir comment vous pouvez créer vos diagrammes de flux de données et les utiliser pour améliorer vos opérations commerciales.
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de données ?
Un diagramme de flux de données représente de manière visuelle la circulation des informations dans un système ou un processus. Contrairement aux organigrammes de processus de base, ces diagrammes vont au-delà de la simple cartographie des étapes pour montrer comment les données se transforment entre les points. Cependant, ils ne montrent pas le flux de contrôle : la logique, les conditions et le moment qui déterminent quand et pourquoi les données se déplacent.
L’idée des diagrammes de flux de données a émergé dans les années 1970 pour aider les entreprises à appréhender des systèmes informatiques de plus en plus complexes. Edward Yourdon et Larry Constantine ont introduit le diagramme dans leur livre Structured Design. Les entreprises ont rapidement adopté cette méthode simple et visuelle pour cartographier les données circulant dans leurs systèmes.
À mesure que les diagrammes de flux de données gagnaient en popularité, divers styles ont émergé, notamment ceux-ci :
- Diagramme de Gane-Sarson
- Yourdon/De Marco
- Méthode d’analyse et de conception de systèmes structurés (SSADM)
- Langage de modélisation unifié (UML)
Chaque style a ses propres règles et symboles pour indiquer comment les données circulent. Gane et Sarson utilisent des rectangles arrondis pour les processus, tandis que Yourdon et De Marco optent pour la simplicité avec des cercles. La méthode UML utilise des silhouettes en bâtons pour les entités externes au lieu de formes de base.
Comment les entreprises utilisent les diagrammes de flux de données
Les diagrammes de flux de données aident les entreprises à résoudre leurs problèmes quotidiens et à améliorer leurs opérations. Voici comment.
- Optimisation des processus commerciaux : imaginez que la commande d’un client est bloquée parce qu’elle doit être approuvée par plusieurs personnes. Un diagramme de flux de données vous indique où se situent les blocages afin que vous puissiez corriger le processus et expédier les commandes plus rapidement.
- Conception de logiciels : supposons que vous développiez une nouvelle application pour effectuer le suivi de vos clients. Un diagramme de flux de données vous aide à planifier comment l’application collecte, stocke et utilise les informations des clients.
- Amélioration de la communication : expliquer un processus complexe à un nouvel employé peut être délicat. Un diagramme de flux de données est un guide visuel simple qui illustre le fonctionnement des processus et facilite ainsi leur compréhension.
- Amélioration de l’expérience client : l’analyse du flux de données des clients peut révéler les points de friction dans leur parcours. Par exemple, le diagramme pourrait indiquer que votre processus de retour est trop complexe. Une fois que vous avez identifié le problème, vous pouvez simplifier le processus et satisfaire vos clients.
- Assurer la conformité et la sécurité : les diagrammes de flux de données vous aident à visualiser comment les informations sensibles, telles que les numéros de carte de crédit ou les dossiers médicaux, circulent au sein de votre entreprise. Le suivi d’informations sensibles comme celles-ci garantit que vous respectez les règles et protégez les données contre les pirates informatiques.
En cartographiant la manière dont les informations circulent, les diagrammes de flux de données aident les entreprises à travailler plus intelligemment, pas plus dur. Ils sont la clé pour optimiser les flux de travail lents, améliorer la collaboration en équipe et créer une meilleure expérience client.
Types de diagrammes de flux de données
Lors de la création de diagrammes de flux de données, vous pouvez choisir entre un digramme logique et un diagramme physique. Un diagramme de flux de données logique aide à définir un processus, tandis qu’un diagramme de flux de données physique montre comment il fonctionne en pratique. Examinons chaque type plus en détail.
Diagramme de flux de données logiques
Considérez les diagrammes de flux de données logiques comme la vue d’ensemble globale. Ils montrent comment les données circulent et se transforment sans entrer dans les détails. Par exemple, un diagramme logique peut simplement indiquer « Traiter la commande client » sans préciser si la commande provient d’un site Web, d’un appel téléphonique ou d’un achat en personne.
Diagramme de flux de données physiques
Les diagrammes de flux de données physiques détaillent comment les informations circulent dans le système. Ils montrent les logiciels, les bases de données et les personnes à chaque étape. Prenons l’exemple de la commande client. Un diagramme physique montre que la commande entre dans le logiciel de vente, est traitée dans le système d’inventaire et est enregistrée dans la base de données client.
Les quatre composants d'un diagramme de flux de données
Chaque diagramme de flux de données utilise quatre éléments de base qui cartographient la circulation des informations. Ces éléments indiquent d’où proviennent les données, où elles se dirigent et ce qui se passe en chemin.
Entité externe
Une entité externe est un élément interagissant avec votre système depuis l’extérieur, comme un acteur dans l’histoire de vos données. Exemple : un client qui passe une commande, un fournisseur qui livre des marchandises ou même une autre entreprise qui envoie des informations. Il peut également s’agir d’autres systèmes informatiques qui communiquent avec le vôtre.
Les entités externes envoient ou reçoivent des informations, mais ne les traitent pas et ne les modifient pas. Ce ne sont que les points de départ ou d’arrivée dans le parcours de vos données. La plupart des diagrammes représentent ces entités sous forme de rectangles ou d’ovales, mais UML utilise une figure en bâton à la place.
Processus
Un processus est une action qui modifie ou organise les données. Il reçoit des informations, les modifie et génère un flux de sortie. Les exemples incluent le calcul d’un prix total, la vérification d’un identifiant ou le tri des commandes des clients selon les règles commerciales.
Chaque processus est étiqueté avec une phrase courte et précise qui décrit ce qu’il fait, comme « Traiter le paiement », « Envoyer la facture » ou « Mettre à jour l’inventaire ». Les processus sont généralement représentés par un cercle, un carré ou un rectangle arrondi.
Entrepôt de données
L’entrepôt de données est l’endroit où les informations sont conservées pour une utilisation ultérieure. Les bases de données cloud, les fichiers informatiques ou même les classeurs physiques servent d’entrepôts de données.
Lorsque les processus nécessitent des informations, par exemple lors de la vérification de l’historique des commandes d’un client, ils récupèrent les données stockées. Lorsqu’ils ont besoin d’enregistrer de nouvelles informations ou de mettre à jour des dossiers existants, par exemple pour enregistrer une vente ou modifier une adresse de livraison, ils envoient des données à l’entrepôt.
La plupart des diagrammes représentent les entrepôts de données sous forme de boîte avec un côté ouvert ou de deux lignes horizontales. Le symbole pourrait être étiqueté « Système de gestion de la relation client (GRC) », « Registres d’inventaire » ou « Historique des commandes ».
Flux de données
Un flux de données montre comment les informations circulent entre plusieurs processus, entités externes et entrepôts de données. Ces flux relient toutes les parties d’un diagramme de flux de données en cartographiant la circulation des données du début à la fin.
Chaque étiquette de flux de données décrit le type de données transférées, telles que « Commande client », « Facture » ou « Confirmation de paiement ». Les flèches indiquent les flux de données, montrant la direction du mouvement. Certains flux de données sont unidirectionnels, tandis que d’autres sont bidirectionnels.
Niveaux de diagramme de flux de données
Les diagrammes de flux de données s’adaptent à vos besoins. Que vous souhaitiez un aperçu global ou une analyse détaillée, ces niveaux vous aident à visualiser et à analyser votre système avec le bon niveau de détail.
Niveau 0 : Diagramme de contexte
Un diagramme de contexte présente l’ensemble de votre système à son niveau le plus simple. Il représente votre système comme un processus unique au centre, puis montre comment les informations circulent entre votre système et le monde extérieur.
Prenons le système de prise de rendez-vous d’une clinique vétérinaire. Dans cet aperçu, il y a une seule bulle de processus au centre avec l’étiquette « Système de prise de rendez-vous des patients ». Autour de celui-ci, vous trouverez des flux vers et depuis des entités externes telles que :
- Les propriétaires d’animaux de compagnie qui demandent des rendez-vous et reçoivent des confirmations
- Les vétérinaires qui fournissent leurs horaires et obtiennent des listes quotidiennes de patients
- Un système de réservation assurant le suivi des rendez-vous et envoyant des rappels
Cette vue d’ensemble présente les éléments de base : qui interagit avec votre système et quelles informations circulent entre les entités. Cela prépare le terrain pour des diagrammes plus détaillés montrant exactement comment ces processus majeurs fonctionnent à l’intérieur du système.
Niveau 1 : décomposition du processus
Un diagramme de flux de données de niveau 1 prend un seul processus du diagramme de contexte et le décompose en sous-processus plus petits. Au lieu de considérer l’ensemble du système comme une seule entité, ce niveau présente les processus clés et la façon dont les données circulent entre eux.
Pour revenir au système de prise rendez-vous de la clinique vétérinaire, un diagramme de niveau 1 pourrait diviser le « Système de prise de rendez-vous des patients » en processus distincts pour :
- Vérification des créneaux horaires disponibles
- Planification de nouveaux rendez-vous
- Gérer les plannings des vétérinaires
- Envoi de rappels de rendez-vous
- Mettre à jours les dossiers des patients
Chaque processus transforme les données et les transmet à l’étape suivante. Par exemple, lorsqu’un propriétaire d’animal demande un rendez-vous, le système vérifie les créneaux disponibles. Si le créneau est ouvert, le système logiciel traite la demande et met à jour l’emploi du temps du vétérinaire. Ensuite, il envoie un rappel au propriétaire de l’animal et enregistre les détails du rendez-vous dans un fichier de données pour les dossiers des patients.
Niveau 2 : flux de processus détaillé
Un diagramme de flux de données de niveau 2 zoome encore plus en montrant les étapes de chaque sous-processus. Cette vue détaillée aide à identifier les obstacles, les redondances et les opportunités d’amélioration dans vos flux de travail.
Dans le processus « Planification de nouveaux rendez-vous » de l’exemple de la clinique vétérinaire, les étapes spécifiques pourraient être :
- Créer ou mettre à jour les dossiers des patients
- Vérifier l’historique vaccinal de l’animal
- Ajuster les créneaux horaires au type de consultation
- Coordonner les rendez-vous avec la disponibilité du laboratoire
Les flux de données deviennent également plus spécifiques. Vous ne voyez pas simplement « Demande de rendez-vous », mais quelles informations transitent entre les étapes. Par exemple, lorsque vous associez les créneaux horaires au type de consultation, vous pouvez suivre comment le système traite la demande, trouve un créneau disponible suffisamment long pour ce type de consultation et enregistre l’heure dans le calendrier.
La plupart des entreprises s’arrêtent au niveau 2 car aller plus loin crée souvent plus de confusion que de clarté. Bien que vous puissiez décomposer encore davantage les processus, par exemple en divisant « Vérifier la disponibilité des vétérinaires » en étapes pour accéder au calendrier, filtrer par spécialité et vérifier les conflits, ce niveau de détail n’aide que rarement à résoudre les problèmes.
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Créer un diagramme de flux de données étape par étape
Créer un diagramme de flux de données peut sembler intimidant, mais c’est plus simple que vous ne l’imaginez. En suivant ces étapes simples, vous cartographierez vos systèmes d’information comme un professionnel en un rien de temps.
Étape n°1 : Définir la portée
Avant de commencer à dessiner, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous souhaitez cartographier. Quelles sont les limites de votre système ? Quels processus ou activités souhaitez-vous inclure ? Définir clairement la portée favorise la concentration et évite de se perdre dans les détails.
Étape 2 : Créer un diagramme de niveau de contexte
Commencez par une vue d’ensemble. Dessinez une forme unique représentant l’ensemble de votre système, puis ajoutez des formes autour de celle-ci pour les entités externes qui interagissent avec votre système. Utilisez des flèches pour indiquer comment les données circulent entre elles.
N’oubliez pas de tout étiqueter clairement. Attribuez à votre système un nom descriptif dans la forme centrale et étiquetez chaque entité externe. Étiquetez également chaque flèche avec le type de données qui circule, comme « Commande client », « Informations de paiement » ou « Confirmation d’expédition ».
Étape n°3 : Définir les sous-processus
Décomposez votre processus principal en étapes plus petites. N’oubliez pas la règle d’or : chaque processus doit recueillir des informations, en faire quelque chose et les envoyer.
Prenez des notes sur :
- Tâches clés : quelles sont les tâches principales de votre système ?
- Entrées et sorties : de quelles informations chaque tâche a-t-elle besoin et qu’est-ce qu’elle produit ?
- Transformation des données : comment chaque étape modifie-t-elle ou traite-t-elle les informations ?
Suivez le parcours des données dans votre système jusqu’à ce qu’elles aient achevé leur trajet. Si vous ne savez pas comment certains processus fonctionnent, discutez avec les personnes qui les gèrent au quotidien.
Étape 4 : construisez un diagramme de niveau 1
Il est maintenant temps d’assembler les pièces de votre puzzle de flux de données. Prenez les sous-processus que vous avez définis à l’étape 3 et cartographiez-les visuellement.
Commencez par une entité externe qui déclenche le processus, comme un client passant une commande. Dessinez votre premier processus, puis suivez les données qui circulent dans votre système. Ajoutez chaque processus dans l’ordre, en les reliant par des flèches pour indiquer comment les données sont transférées entre eux.
Étiquetez chaque flux de données pour savoir clairement ce qui est transféré à chaque étape. Suivez le parcours des données jusqu’à leur destination finale, qu’il s’agisse d’une entité externe ou d’un entrepôt de données.
Étape 5 : Vérifier et peaufiner votre diagramme
Partagez votre diagramme avec les parties prenantes clés qui utilisent et gèrent le système. Elles pourraient repérer des éléments que vous avez manqués ou proposer des moyens plus clairs pour expliquer comment cela fonctionne. Une fois que vous aurez reçu leurs retours, collaborez pour identifier des moyens d’améliorer vos processus. Considérez-le comme une carte qui vous aidera à trouver de meilleures voies dans votre système.
Les bonnes pratiques pour réussir un diagramme de flux de données
Vous connaissez déjà les bases des diagrammes de flux de données, mais voici comment vous pouvez les améliorer.
Utilisez un outil de création de diagrammes de flux de données
Bien que dessiner vos diagrammes à la main soit possible, des outils logiciels en ligne tels que Lucidchart et Miro peuvent rendre les choses beaucoup plus simples et rapides. Ils disposent généralement de modèles avec des formes et des connecteurs à glisser-déposer prêts à l’emploi. Ils rendent également l’édition et le partage de vos diagrammes simples, vous permettant ainsi de les mettre à jour rapidement au fur et à mesure que vos processus évoluent.
Trouvez un exemple de diagramme de flux de données
Internet regorge d’exemples de diagrammes de flux de données. Recherchez des exemples dans votre secteur d’activité ou qui cartographient des processus similaires aux vôtres. Ils peuvent vous montrer quels agencements fonctionnent bien et vous aider à identifier les éléments importants que vous pourriez avoir manqués. Ne faites pas un simple copier-coller, mais adaptez le modèle à vos besoins.
Respectez la notation standard
Chaque style de diagramme possède ses propres symboles : des cercles pour les processus dans une méthode, des rectangles dans une autre. Choisissez un style de notation unique et utilisez-le de manière cohérente dans l’ensemble de votre diagramme. Utilisez également la même police, la même taille de texte et les mêmes styles de ligne dans tout votre diagramme afin de maintenir un aspect épuré et professionnel.
Suivez le flux de gauche à droite
Organisez vos processus pour qu’ils se déroulent de gauche à droite sur la page. Cette direction naturelle facilite le suivi de la migration des données dans votre système. Bien que vous puissiez avoir besoin d’afficher occasionnellement des données circulant dans d’autres directions, essayez de minimiser les lignes qui s’entrecroisent et qui peuvent rendre votre diagramme difficile à comprendre.
Limitez le nombre de processus par niveau
N’essayez pas de tout afficher dans un seul diagramme. Limitez chaque niveau à 7 à 9 processus au maximum. Au-delà, il sera désordonné et difficile à comprendre. Imbriquez plutôt les processus complexes dans des sous-diagrammes distincts où vous pourrez les décomposer en étapes plus claires et détaillées.
Principaux points à retenir
- Visualisez vos processus : utilisez des diagrammes de flux de données pour cartographier comment les informations circulent dans un système afin d’identifier les domaines à améliorer.
- Allez au-delà des organigrammes : montrez toujours comment les données évoluent au fur et à mesure de leur déplacement, et pas seulement les étapes d’un processus.
- Divisez les processus en étapes claires : assurez-vous que chaque processus a une entrée, une action et une sortie claires.
- Simplifiez vos diagrammes : utilisez des symboles standard, un flux de gauche à droite et limitez le nombre de processus par niveau.
- Vérifiez et affinez : obtenez les retours des principales parties prenantes pour garantir l’exactitude de votre diagramme et identifier les améliorations possibles de vos processus.