Il est difficile pour la plupart des gens aujourd’hui d’imaginer un monde sans e-mails. Nous l’utilisons pour presque tout : communiquer avec nos amis et notre famille, contacter des entreprises pour des questions de service client, s’abonner à des lettres d’information et, bien sûr, pour le travail.
Mais de nombreuses personnes se sentent également dépassées par les e-mails. Elles craignent de manquer des messages importants ou d’être incapables de trouver des informations cruciales lorsqu’elles en ont besoin. Nous connaissons probablement tous quelqu’un - peut-être même vous - qui a des centaines ou des milliers d’e-mails non lus dans sa boîte de réception.
Non seulement une boîte de réception encombrée et mal organisée vous empêche d’exploiter pleinement cet outil puissant, mais elle peut également être une source de stress et de frustration qui affecte le reste de votre journée.
Cependant, en mettant en œuvre quelques stratégies d’organisation simples, vous pouvez maîtriser le flot de messages et vous placer sur la voie du succès.
Les avantages d’une boîte de réception bien organisée
Les inconvénients d’un système d’e-mails désorganisé et inefficace sont évidents. Mais réfléchir aux avantages d’une boîte de réception bien ordonnée pour votre travail, votre emploi du temps et votre niveau de stress peut vous motiver à créer votre plan personnel de gestion des e-mails.
Flux de travail plus efficace
Lorsque votre bureau est désorganisé, votre travail devient facilement inefficace et difficile à gérer. Chercher une information dans une pile de papiers peut ralentir ce qui devrait être une tâche rapide et facile.
Les e-mails fonctionnent de la même manière. Trier une boîte de réception pleine ou des milliers de messages archivés n’est pas la meilleure façon d’utiliser votre temps précieux. En veillant à ce que vos e-mails professionnels et personnels soient bien organisés, vous éviterez cette frustration et ces pertes de temps.
Gain de temps
Vous avez probablement besoin de temps en temps d’accéder aux informations contenues dans vos e-mails. La recherche de messages individuels peut prendre beaucoup de temps. Même l’utilisation de la fonction de recherche pour trouver ce que vous voulez ne fonctionne pas toujours si vous ne vous souvenez pas de l’expéditeur ou d’un terme de recherche exact. Même si vous avez réussi à identifier les bons mots-clés, vous risquez de vous retrouver avec un grand nombre d’e-mails sans importance que vous devrez parcourir pour obtenir ce dont vous avez besoin.
Réduction du stress et des tracas
Une stratégie d’organisation des e-mails efficace simplifie votre vie numérique, vous aide à gérer votre temps plus intelligemment et contribue à un environnement de travail plus concentré et moins stressant. Il vous est plus facile de hiérarchiser vos tâches et d’éviter la surcharge d’informations. En outre, une bonne gestion des e-mails signifie que vous pouvez vous concentrer sur le travail à accomplir sans craindre de passer à côté de messages importants.
Dix conseils à essayer pour organiser vos e-mails
En matière d’organisation des e-mails, il n’existe pas de méthode, de processus ou de secret particulier qui convienne à tout le monde. Vous devrez peut-être faire quelques essais avant de découvrir ce qui vous correspond le mieux. Voici quelques conseils pour commencer à élaborer votre stratégie d’organisation des e-mails.
1. Consulter vos e-mails à des heures précises
De nombreuses personnes ont pris l’habitude de laisser leur boîte de réception ouverte en permanence sur leur ordinateur. Il est également courant, dans de nombreuses entreprises, d’attendre des réponses immédiates aux e-mails.
En plus d’être un moyen inefficace de traiter les messages, cela peut nuire à vos performances dans d’autres domaines. Le passage d’une tâche à l’autre oblige le cerveau à se déconnecter de la première pour se mobiliser sur la seconde, ce qui peut réduire la productivité et augmenter le nombre d’erreurs.
Si vos collègues ou vos clients s’attendent toujours à ce que vous répondiez rapidement, il est important d’y remédier. Expliquez clairement que si quelque chose est vraiment urgent, vous pouvez être joint d’une autre manière, par SMS, par messagerie instantanée ou par téléphone. Sinon, indiquez-leur que vous ne consultez les e-mails qu’à certaines heures. Lorsque vous ouvrirez votre boîte de réception, vous pourrez alors vous concentrer uniquement sur la réponse à apporter aux messages.
2. Diviser vos e-mails en plusieurs comptes
Il se peut que vous utilisiez vos e-mails pour plusieurs raisons : messages personnels, entreprise à domicile, activités communautaires et achats en ligne. Si c’est le cas, il peut être plus judicieux d’utiliser plusieurs comptes de messagerie.
Par exemple, en réservant une boîte de réception à un usage professionnel et une autre pour les achats en ligne et les lettres d’information, vous ne manquerez jamais un message d’un client important, car il ne sera pas enfoui sous des offres de réduction de vos marques préférées.
L’utilisation de plusieurs comptes signifie également que vous pouvez consulter une boîte de réception régulièrement et une autre moins souvent, selon les besoins de votre emploi du temps.
3. Combiner plusieurs comptes en un seul
D’autre part, il est possible d’avoir trop d’adresses électroniques, surtout si certaines ne sont que rarement utilisées. Si vous possédez déjà plusieurs comptes de messagerie électronique, vous avez peut-être constaté que vos e-mails sont éparpillés entre différentes plateformes.
Si consulter plusieurs boîtes de réception est une corvée, il est peut-être temps d’en supprimer certaines. Veillez à avertir vos contacts afin de ne manquer aucun message important, puis clôturez un ou plusieurs de ces comptes afin de rationaliser votre flux de travail.
4. Nettoyer en profondeur votre boîte de réception
Bien que certains e-mails soient importants à conserver à long terme, vous avez probablement un compte rempli de messages dont vous n’avez plus besoin. Qu’il s’agisse d’un rappel de l’an passé concernant une vente de gâteaux pour l’école de vos enfants ou d’un code de réduction qui a expiré, débarrassez-vous de ces e-mails inutiles !
Effectuez un nettoyage en profondeur en supprimant les messages qui ne sont plus pertinents. Si vous craignez de supprimer quelque chose dont vous pourriez avoir besoin plus tard, vous pouvez les déplacer dans un dossier séparé ou les archiver, mais au moins, les retirer de votre boîte de réception principale rendra immédiatement votre compte plus organisé.
5. Explorer les règles de routage
Chaque e-mail qui arrive dans votre système est dirigé quelque part. Par exemple, la plupart des systèmes de messagerie possèdent des mécanismes de détection de spam qui déplacent les messages soupçonnés d’être du spam vers un dossier distinct.
Vous pouvez tirer parti de ce système de routage pour rester organisé. Créez des règles qui attribuent les e-mails à différents dossiers dès leur arrivée, plutôt que d’envoyer tout dans votre boîte de réception.
Vous pouvez identifier les e-mails par ligne objet, expéditeur ou mot-clé et les diriger vers des dossiers séparés. Par exemple, si vous êtes un travailleur indépendant, vous pourriez vouloir créer des dossiers pour chaque projet de client et rediriger les e-mails associés vers le dossier approprié.
Le routage des e-mails entrants vers le bon dossier vous permet de traiter tous les e-mails relatifs à un certain projet ou sujet en une seule fois et évite à votre boîte de réception d’être surchargée. Cela signifie également que ces messages sont déjà classés par thème.
6. Se désabonner des e-mails indésirables
Il est facile de se retrouver sur de nombreuses listes de diffusion auxquelles vous ne vous souvenez même pas vous être inscrit. Plutôt que de simplement supprimer les e-mails des expéditeurs qui ne vous intéressent plus, prenez quelques instants pour vous désabonner.
Pour vous désabonner, cherchez le lien à la fin d’un message. Il peut être difficile de le voir au début car il est généralement écrit en petits caractères ou tout en bas d’un long message. Vous n’êtes pas obligé de vous désabonner de tout d’un seul coup. Réservez un peu de temps une fois par semaine ou faites-en quelques-uns par jour. L’effort que vous investissez maintenant vous fera gagner du temps plus tard, lorsque vous n’aurez plus une boîte de réception débordante de publicités et de contenus pour lesquels vous n’avez aucun intérêt.
7. Avoir une stratégie de gestion du spam
Le spam est une triste réalité de l’utilisation des e-mails. Le spam désigne des messages indésirables ou non sollicités, souvent utilisés à des fins publicitaires ou pour des activités malveillantes telles que le phishing. Selon le site de statistiques Statista,en 2022, 48,63 % de tous les e-mails étaient des spams !
Votre système de messagerie peut être très performant pour filtrer les messages spam et les diriger vers leur propre dossier. Cependant, les spammeurs améliorent constamment leurs tactiques, il est donc probable que les filtres de votre fournisseur ne soient pas parfaits.
Vérifiez de temps en temps votre dossier spam pour vous assurer que rien d’important n’y a été déplacé. En outre, vous pouvez créer votre propre politique anti-spam : lorsqu’un message indésirable arrive dans votre boîte de réception, marquez-le comme spam afin que les messages similaires soient filtrés à l’avenir.
Vous pouvez également supprimer régulièrement les adresses électroniques inutilisées de votre liste de contacts. Les comptes inactifs sont souvent ciblés par les spammeurs. Vérifiez les autorisations que vous avez accordées aux applications tierces connectées à votre compte de messagerie et révoquez celles que vous n’utilisez pas activement.
En décidant à l’avance de la manière dont vous allez gérer les messages spam, vous n’aurez pas besoin de consacrer du temps ou des efforts à décider quoi faire. Lorsqu’un courrier indésirable arrive, la politique que vous avez définie fera le nécessaire.
8. Mettre en veille les e-mails
Vous connaissez probablement la fonction « snooze » d’une alarme. Elle vous permet de désactiver un réveil et de le retarder de quelques minutes, ce qui vous permet de dormir un peu plus longtemps.
Il en va de même pour les e-mails. En utilisant la fonction snooze, vous pouvez programmer les e-mails pour qu’ils reviennent dans votre boîte de réception à un moment plus opportun. Par exemple, si vous recevez l’ordre du jour d’une réunion la semaine prochaine, vous pouvez bloquer ce message jusqu’au lundi matin afin qu’il n’encombre pas votre boîte de réception jusqu’à ce que vous en ayez besoin.
9. Marquer les messages entrants par un drapeau ou une étoile
Marquer les messages entrants d’une étoile ou d’un drapeau est une fonction offerte par de nombreux clients de messagerie pour vous aider à les classer par ordre de priorité.
De nombreuses personnes utilisent le drapeau pour indiquer qu’un e-mail est important, peut-être parce qu’il nécessite une réponse rapide ou un suivi. Si vous ne pouvez pas traiter un e-mail immédiatement, le marquer vous permet d’y revenir lorsque vous serez disponible pour lui accorder toute votre attention. Les étoiles vous permettent d’organiser les e-mails par catégories : différents projets, délais de suivi ou priorités.
Les drapeaux et les étoiles peuvent fonctionner comme des étiquettes ou des dossiers, mais ils sont utiles si vous ne souhaitez pas archiver les messages. En les marquant avec ces symboles simples tout en les gardant dans votre boîte de réception, vous pourrez voir en un coup d’œil quels messages nécessitent votre attention.
10. Utiliser l’affichage conversation
Votre fournisseur de messagerie peut offrir une fonctionnalité appelée affichage conversation : une option pour voir tous les messages d’une conversation regroupés ensemble. Cela est parfois aussi appelé fil de discussion ou vue groupée.
L’utilisation de l’affichage conversation réduit le désordre dans votre boîte de réception. Cela vous permet également de lire l’intégralité d’une conversation dans l’ordre chronologique plutôt que de rechercher des e-mails associés dans votre boîte de réception ou d’autres dossiers.
Dossiers et autres méthodes courantes pour l’organisation des e-mails
Il existe autant de façons d’organiser votre boîte de réception que d’utilisateurs. Vous trouverez ci-dessous quelques options courantes. Vous pouvez les utiliser comme décrit ou les personnaliser selon vos besoins.
Méthode du dossier temporel
La méthode du dossier temporel (parfois appelée méthode des cinq dossiers, avec l’inclusion de la boîte de réception elle-même) est populaire auprès des experts en productivité et en organisation. Dans cette méthode, vous créez un ensemble de dossiers (ou d’étiquettes dans Gmail) pour organiser les messages électroniques selon le moment où ils nécessiteront une action future.
Lorsque les e-mails arrivent, ils doivent être traités immédiatement ou placés dans l’un de vos dossiers en fonction de leur degré d’urgence. L’important est de les empêcher de rester dans votre boîte de réception.
Les noms exacts des dossiers dépendront de vos besoins, mais les options courantes incluent :
- Aujourd’hui : ce sont les messages qui nécessitent une réponse ou une action immédiate.
- Cette semaine : ce dossier contient les messages qui ne sont pas urgents, mais qui doivent être traités dans les prochains jours.
- Ce mois-ci : ces messages nécessitent une réponse ou une action, mais sont de faible priorité.
- Archive ou pour information : ce sont des e-mails que vous souhaitez conserver pour les consulter à l’avenir, mais qui ne nécessitent aucune action.
Ainsi, les dossiers fonctionnent comme un ensemble de listes de tâches. Avec cette méthode, vous pouvez vous concentrer sur les messages les plus importants qui nécessitent votre attention immédiate. Ensuite, une fois que vous aurez traité les e-mails du dossier aujourd’hui et que vous serez disponible, vous pourrez vérifier les messages de vos autres dossiers et les déplacer vers des catégories plus prioritaires ou y donner suite immédiatement.
Méthode du dossier d’attente
Si la méthode du dossier temporel ne vous convient pas, la tactique plus simple du dossier d’attente pourrait mieux fonctionner. Dans ce système, tout message qui arrive dans la boîte de réception est traité immédiatement, archivé ou placé dans le dossier d’attente.
Le dossier d’attente est destiné à tout message nécessitant une action ou une réponse. Certains e-mails peuvent être classé par priorité à l’aide d’étoiles et de drapeaux, ou vous pouvez utiliser des critères de recherche tels que l’heure ou l’expéditeur pour décider lesquels traiter en premier.
Méthode Inbox Zero
Imaginez avoir une boîte de réception vide : aucune demande urgente, aucun rappel d’événement, aucun message publicitaire de vos marques préférées. C’est l’objectif d’une méthode d’organisation appelée Inbox Zero, populaire parmi les experts en productivité.
La méthode Inbox Zero ne signifie pas que vous ne recevez jamais de messages dans votre boîte de réception, bien entendu. Il s’agit d’une tactique pour garder votre boîte de réception propre en traitant chaque e-mail une seule fois. Chaque fois que vous ouvrez votre compte de messagerie pour traiter un nouveau message, vous effectuez une action qui le retire de votre boîte de réception.
Ces actions peuvent inclure répondre à un message puis l’archiver, supprimer une lettre d’information sans importance, déléguer un e-mail en l’envoyant à un autre membre de votre équipe, ou le classer dans l’un de vos dossiers pour une consultation future.
L’objectif est de terminer avec une boîte de réception vide chaque fois que vous ouvrez votre client de messagerie. Dans ce cas, la boîte de réception fonctionne comme une liste de tâches, et votre récompense pour avoir terminé tout ce qui figure sur la liste est un compte propre et organisé.
Outils d’organisation des fournisseurs de messagerie courants
La plupart des logiciels de messagerie offrent de nombreuses manières d’organiser vos e-mails. Examinez quelques-uns des outils proposés par les fournisseurs de services de messagerie les plus populaires. Vous pourriez découvrir des options utiles que vous ignoriez ou décider de passer à un nouveau système qui correspond mieux à vos besoins.
Gmail
Plutôt que d’utiliser des dossiers pour organiser les messages, Gmail de Google utilise des étiquettes. À bien des égards, les étiquettes fonctionnent comme des dossiers. Elles peuvent être utilisées pour classer les messages en catégories. Cependant, dans Gmail, chaque message peut avoir plusieurs étiquettes, ce qui permet aux utilisateurs d’archiver des e-mails qu’ils pourront retrouver ultérieurement à divers endroits. Cette fonction vous aide à garder votre boîte de réception bien ordonnée.
En outre, il est facile de configurer et de gérer plusieurs comptes Gmail et de passer de l’un à l’autre facilement à partir d’une page Web ou de l’application mobile. Gmail propose également des modèles de messages pour les communications que vous envoyez fréquemment.
iCloud
Le service de messagerie iCloud d’Apple propose de nombreux outils d’organisation populaires tels que des dossiers, des modèles et des drapeaux, ainsi qu’un visualiseur dédié qui vous permet de consulter toutes vos pièces jointes au même endroit.
Les abonnés au service payant iCloud+ d’Apple peuvent bénéficier d’une fonctionnalité appelée Masquer mon e-mail, qui génère des adresses e-mail uniques et aléatoires pour soumettre des formulaires en ligne et s’inscrire à des lettres d’information. Les messages envoyés à ces adresses vous seront transférés, mais les expéditeurs n’auront pas votre adresse électronique réelle, sauf si vous le souhaitez. De cette manière, vous réduisez le nombre de courriers indésirables dans votre boîte de réception.
Yahoo
Si vous recevez de nombreux messages et archivez fréquemment des e-mails, Yahoo pourrait être un bon choix. Il offre un téraoctet d’espace de stockage, le plus grand de tous les services de messagerie électronique gratuits populaires. Cet outil peut être utile pour organiser votre compte si vous devez souvent consulter d’anciens messages. Vous n’aurez plus à perdre de temps à décider quels e-mails conserver et lesquels supprimer.
Outlook
Les utilisateurs de Microsoft Outlook peuvent organiser leurs e-mails par dossiers et utiliser de nombreux autres outils populaires. En outre, Outlook propose les Étapes rapides, un ensemble de raccourcis personnalisables en un clic qui permettent d’effectuer plusieurs actions à la fois sur un e-mail.
Par exemple, si vous recevez des commentaires d’un client important dans votre boîte de réception Outlook, vous pouvez marquer l’e-mail comme prioritaire et le transmettre à votre supérieur en un clic si vous avez configuré ce processus dans Étapes rapides.
Applications et services tiers pour vous aider à rester organisé
En plus des fonctions proposées par les principaux fournisseurs de messagerie, il existe d’autres options pour ajouter des outils d’organisation à votre boîte de réception. Certains d’entre eux fonctionnent avec n’importe quel service de messagerie électronique, tandis que d’autres ne s’intègrent qu’à certains fournisseurs spécifiques. En général, toute méthode qui vous semble logique pour organiser votre boîte de réception est probablement compatible avec votre client de messagerie ou un service tiers. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur quelques options populaires.
Clean Email
Clean Email propose plusieurs outils d’organisation qui s’intègrent à votre compte de messagerie. Le programme peut vous aider à trier et supprimer des e-mails par lots, à vous désabonner des listes de diffusion et à organiser automatiquement les messages dans des catégories utiles pour des réponses plus efficaces. Il propose également des plans multi-utilisateurs pour votre personnel ou vos amis et votre famille.
SaneBox
SaneBox utilise l’intelligence artificielle pour apprendre vos habitudes en matière d’e-mails et classer les e-mails en fonction de leur priorité. Les messages à haute priorité arriveront directement dans votre boîte de réception, et le programme vous enverra des notifications quotidiennes sur ce qui a été filtré. Vous recevrez moins d’e-mails nécessitant votre attention immédiate tout en étant certain de ne rien manquer d’important.
Unroll.Me
Si passer en revue tous vos e-mails indésirables et vous désabonner un par un vous décourage, Unroll.Me vous aide à vous désabonner en masse des spams, des publicités et des listes de diffusion indésirables. Le programme regroupe également tous les e-mails d’une liste de diffusion que vous souhaitez recevoir en un seul fichier quotidien afin que vous puissiez les consulter plus efficacement.
Boomerang
Boomerang est un outil de gestion des e-mails qui propose actuellement des versions fonctionnant avec Gmail ouOutlook. Boomerang offre plusieurs fonctionnalités pour vous aider à organiser vos e-mails et à rendre votre boîte de réception plus efficace. Il peut planifier des envois, vous relancer avec des rappels et retarder la distribution des e-mails dans votre boîte de réception à une heure déterminée.
Les e-mails sont un outil utile, mais ils doivent fonctionner pour vous, et non pas vous donner du travail supplémentaire à gérer. Qu’il s’agisse de votre courrier électronique professionnel ou personnel, prenez le temps d’organiser votre boîte de réception et commencez à utiliser des outils de gestion pour la désencombrer et la rendre plus facile à utiliser.
Ces conseils ne conviennent pas à tout le monde, mais il y a certainement quelque chose que vous pouvez utiliser pour améliorer l’organisation de votre boîte de réception, qu’il s’agisse de configurer votre compte pour envoyer automatiquement des messages ordinaires, de marquer les e-mails qui nécessitent une réponse rapide ou de classer vos courriers électroniques spécifiques à un projet dans un dossier dédié.
En commençant dès aujourd’hui à organiser vos e-mails, vous réduirez votre charge de travail et votre stress la prochaine fois que vous consulterez vos messages !