Découvrez les bonnes pratiques en matière de collaboration d'équipe, de leadership et de gestion de projet.
La collaboration au sein d'une équipe exige bien plus que des plaisanteries et des activités destinées à briser la glace. La main-d'œuvre hybride devenant la nouvelle norme et les employés recherchant un environnement de travail sain et stimulant, une bonne collaboration entre les équipes est plus importante que jamais.
Ainsi, au lieu de jouer à "mensonge ou vérité" pour stimuler une nouvelle équipe avant un grand projet, découvrez nos conseils en matière de collaboration d'équipe afin de stimuler la productivité, d'améliorer la culture d'entreprise et de permettre une collaboration fructueuse.
Qu'est-ce que la collaboration d'équipe ?
La collaboration d'équipe consiste à réunir un certain nombre d'employés pour discuter de nouvelles idées, résoudre des problèmes et partager des connaissances. Il ne s'agit pas seulement d'un travail d'équipe, car il nécessite des compétences complexes telles que la capacité à compromettre et à réfléchir à des concepts.
Le travail d'équipe fait référence au travail individuel que chaque membre de l'équipe effectue séparément au cours d'un projet. Autrement, la collaboration d'équipe fait référence à l'effort recueilli que tout le monde déploie lorsqu'il s'agit, par exemple, de procédures générales, d'objectifs de l'entreprise ou de concepts de projet.
Comment votre rôle favorise-t-il la collaboration en équipe ?
Que vous soyez un gestionnaire, un directeur ou un cadre, votre travail en tant que leader d'équipe consiste à donner le ton tôt et à créer un environnement sain pour permettre la collaboration d'équipe.
Il est vrai que la collaboration d'équipe repose sur la participation, les efforts et la créativité de toute l'équipe. Mais en tant que leader, votre communication, votre intelligence émotionnelle et votre soutien auront un impact direct sur la façon dont votre équipe travaillera ensemble. Si vous réussissez en tant que leader, votre équipe réussira également.
Avantages d'une bonne collaboration d'équipe
Lorsqu'ils sont correctement intégrés, vous et votre équipe pouvez bénéficier d'une variété d'avantages qui peuvent également affecter l'ensemble de l'entreprise.
Encourager la communication
Les équipes à distance et les lieux de travail hybrides deviennent de plus en plus courants, de sorte que la collaboration d'équipe peut avoir lieu n'importe où. En donnant accès à un logiciel de gestion de projet et à des outils de collaboration basés sur le cloud, vous pouvez encourager la communication et la discussion en équipe, où que tout le monde se trouve.
Favoriser la résolution des problèmes
Les équipes collaboratives sont plus susceptibles de s'engager dans une résolution productive des problèmes lorsque les membres de l'équipe peuvent partager leurs opinions professionnelles et discuter de nouvelles idées. En créant un environnement où les employés peuvent partager leurs différentes perspectives sans jugement, vous permettez à votre équipe de surmonter les obstacles et de résoudre les problèmes.
Faire en sorte que les employés se sentent respectés et valorisés
Les employés doivent se sentir entendus et avoir l'impression que leur voix compte. Lorsqu'ils travaillent avec d'autres membres de l'équipe et des gestionnaires qui respectent leurs opinions et accueillent les nouvelles idées, toute l'entreprise peut commencer à voir une augmentation de la satisfaction et du moral des employés.
Améliorer le partage des connaissances
Une bonne collaboration d'équipe peut stimuler le partage des connaissances, une activité où les membres de l'équipe échangent des informations, une expertise et différentes perspectives sur tout, des sujets commerciaux généraux aux procédures spécifiques. Le partage des connaissances peut également aider les membres de l'équipe à comprendre les rôles, les responsabilités et les méthodes de travail de leurs collègues, améliorant ainsi la performance globale de l'équipe lorsque tout le monde passe d'une tâche à l'autre.
Augmenter le temps précieux
Les outils de gestion de projet qui améliorent la collaboration peuvent aider les membres de l'équipe à suivre le temps et les efforts qu'ils consacrent chacun à un projet. Quel que soit l'outil de gestion de projet ou le logiciel de collaboration d'équipe que vous choisissez, vous serez en mesure de gérer les projets, d'exécuter les plans et de rester sur la bonne voie, tout cela vous fera gagner un temps précieux.
Trois règles pour une bonne collaboration d'équipe
Il existe 3 règles qui constituent une bonne collaboration d'équipe, et toutes commencent par vous en tant que leader.
Pour améliorer la collaboration en équipe, vous devez suivre ces 3 règles d'or :
- Communiquer vos attentes
- Donnez du pouvoir aux membres de votre équipe
- Investir dans les outils de collaboration
En suivant ces règles, vous pouvez créer une culture d'entreprise saine qui permet aux employés de travailler efficacement et de manière créative. Dans le meilleur des cas, vous devez être en mesure de diriger avec succès votre équipe jusqu'à ce qu'elle puisse collaborer et se gérer elle-même, et n'intervenir que lorsque cela est nécessaire.
Règle 1 : Communiquer vos attentes en tant que chef d'équipe
La première règle pour parvenir à une collaboration d'équipe réussie commence par la façon dont vous communiquez en tant que leader. Vous devez non seulement définir vos attentes, mais également décrire les étapes, les objectifs et les responsabilités qui s'appliquent à chaque membre de l'équipe.
En fin de compte, un projet ne peut se dérouler sans heurts que lorsque tout le monde sait ce qu'il fait, comment il le fait, à qui il rend compte et quel devrait être le résultat final.
Définir vos attentes et votre style de leadership
Cela est particulièrement important lorsque vous travaillez avec de nouvelles équipes ou de nouveaux employés, mais néanmoins, assurez-vous de définir vos attentes pour toute votre équipe. Il est également utile de décrire votre style de leadership afin que votre équipe sache ce qu'elle peut attendre de vous.
Rappelez-vous cependant que la collaboration repose sur le compromis et le soutien. Si votre équipe préfère faire quelque chose qui ne correspond pas directement à vos propres comportements collaboratifs, essayez d'atteindre un consensus ou un terrain d'entente qui peut rendre tout le monde heureux.
Définir les étapes et les objectifs du projet
À la fin de l'une de vos premières sessions de collaboration, chaque membre de l'équipe doit connaître le calendrier, la chronologie et les objectifs généraux du projet. Vous ne voulez pas que les efforts de votre équipe soient vains s'ils dévient de leur trajectoire en raison d'une mauvaise communication ou d'une information erronée.
Si votre équipe doit discuter des étapes du projet, assurez-vous de donner à chacun la possibilité de parler de ses charges de travail et de la chronologie qui lui convient le mieux.
Définir les rôles des membres individuels de l'équipe
Assurez-vous que chaque employé impliqué dans le projet soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne son rôle. En particulier, les chefs de projet doivent être informés de la manière dont les responsabilités sont définies, car vous devrez déléguer et attribuer des tâches par leur intermédiaire.
Bien que tout le monde ait déjà une idée de son travail, il est important de vous assurer que vous définissez les responsabilités spécifiques de chaque personne pour ce projet. Tous les autres doivent également savoir quelles sont ces responsabilités afin d'éviter que les tâches ne soient effectuées en double ou ignorées.
Règle 2 : Donnez du pouvoir aux membres de votre équipe
Créer des équipes performantes et productives signifie répartir les responsabilités et responsabiliser toute l'équipe. La deuxième règle d'une collaboration d'équipe efficace consiste à favoriser un environnement de travail ouvert qui permet aux membres de l'équipe de sentir que leur voix compte et qu'ils seront récompensés pour avoir partagé leurs réflexions.
Encourager la créativité
Si vous voulez réussir la collaboration d'équipe, assurez-vous toujours d'encourager la créativité. La promotion de la pensée créative permet à votre équipe de partager des points de vue nouveaux ou différents qui peuvent susciter des discussions lors des séances de brainstorming.
Les membres de l'équipe qui utilisent leur imagination peuvent s'engager dans la résolution créative des problèmes, ce qui peut encourager toute l'équipe à aborder et à résoudre les défis avec de nouvelles perspectives. Dans l'ensemble, la créativité peut stimuler la productivité, l'empathie et la capacité à sortir des sentiers battus.
Favoriser une communication honnête
Vos efforts en faveur d'une collaboration d'équipe réussie peuvent s'épanouir si vous faites de la place pour une communication ouverte et honnête. En tant que leader, vous devez créer un environnement dans lequel les employés ne se sentiront pas nerveux à l'idée de s'exprimer. Si les membres de votre équipe ont l'impression que le calendrier d'un projet est trop serré ou qu'ils doivent refuser une demande importante de la part d'un client, ils doivent impérativement savoir qu'ils peuvent venir vous voir et exprimer leur opinion.
Cela est particulièrement important dans les situations où vos employés se sentent dépassés par leur charge de travail ou si des questions personnelles commencent à affecter leur productivité (p. ex., difficultés financières, questions familiales ou problèmes de santé).
Si vous établissez tôt que vous voulez que les membres de votre équipe expriment leurs préoccupations (qu'elles soient liées au projet ou à leur charge de travail personnelle), ils se sentiront plus confiants en sachant que vous les soutiendrez.
Récompenser le travail réussi
Tout le monde a besoin de savoir qu'il fait du bon travail. Si vous voyez qu'un travail de qualité est effectué, félicitez le membre de l'équipe le plus productif ou écrivez-lui un e-mail pour lui dire que vous appréciez son travail. Vous pouvez inviter l'équipe à un Happy Hour après le travail et acheter à tout le monde un bon repas, ou même apporter du café et des pâtisseries un vendredi matin.
Tout en exprimant votre approbation et en achetant des friandises à l'équipe, essayez de ne pas vous limiter à ces suggestions. Si vous remarquez qu'un employé s'améliore considérablement ou dépasse largement les attentes, gardez cela à l'esprit au cours des prochains mois afin de pouvoir le récompenser avec une promotion, une prime ou même une augmentation.
Il est compréhensible que les récompenses monétaires ne soient pas toujours dans le budget, mais si vous êtes en mesure de rémunérer les employés pour un travail réussi de temps à autre, ils se sentiront motivés à continuer à collaborer et à produire un bon travail. Essayez de ne pas le considérer comme un pot-de-vin, mais plutôt comme une incitation à faire en sorte que les employés se sentent inspirés et appréciés.
Ouvrez la voie à de nouvelles idées
Favoriser une bonne collaboration d'équipe signifie ouvrir la salle afin que tout le monde puisse partager des idées, en particulier pendant les séances de brainstorming. Parfois, les meilleures idées peuvent provenir des employés les plus silencieux, qui peuvent se sentir moins à l'aise pour partager en groupe s'ils ne sont pas directement invités à donner leur opinion.
Si un membre de votre équipe est assez extraverti et aime parler beaucoup, assurez-vous qu'il ne domine pas la conversation. Demandez aux autres membres de l'équipe ce qu'ils pensent des idées spécifiques ou s'ils ont quelque chose à apporter. Ce n'est pas grave s'ils n'ont pas grand-chose à ajouter tout de suite, mais en leur posant la question dès le départ, vous leur montrez que vous appréciez leurs idées et leurs points de vue.
Ouvrir la parole au groupe signifie également qu'il ne faut pas se contenter de dire qu'il n'y a pas de "mauvaises réponses/idées", car certains employés peuvent encore avoir l'impression que leur contribution sera jugée. Encouragez plutôt votre équipe collaborative à poser des questions qui susciteront une conversation de groupe. Ainsi, si quelqu'un est nerveux quant à la validité de ses idées, il peut tâter le terrain pour voir comment le groupe va réagir.
Partager les connaissances avec chaque membre de l'équipe
Le partage des connaissances est l'idée de contribuer à des connaissances documentées ou non documentées avec un groupe. Lorsqu'il s'agit de collaboration d'équipe, essayez d'encourager les employés à partager leurs expériences et leurs connaissances avec tout le monde. Il peut s'agir de partager des expériences passées avec un client particulier, de décrire des réussites antérieures, de travailler sur des documents de processus en direct ou de créer des guides de style.
Lorsque les membres de l'équipe sont en mesure d'échanger des informations entre eux, ils peuvent acquérir de l'expérience, développer davantage leurs propres compétences et se sentir plus confiants lorsqu'ils travaillent ensemble. Le savoir, c'est le pouvoir, ce qui signifie que le partage des connaissances est une source de pouvoir !
Règle 3 : Investir dans les outils de collaboration d'équipe
Investir dans les logiciels est la troisième règle pour établir une collaboration d'équipe efficace. Que vous ayez une équipe au bureau, hybride ou entièrement distante, le ou les bons outils de collaboration peuvent aider vos employés à faire beaucoup de choses :
- Communiquer instantanément entre vous
- Partager les délais et les calendriers
- Atteindre les objectifs du projet
- Réfléchir à de nouvelles idées
- Accéder aux données et aux rapports
- Collaborer sur des documents en direct en temps réel
La plupart des outils de collaboration en ligne sont basés sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez accéder aux documents et communiquer avec votre équipe depuis n'importe quel endroit. Cela nécessitera probablement également que vous investissiez dans des logiciels de cybersécurité pour protéger les données et la base de connaissances de votre entreprise.
Lorsque vous commencez à investir dans un logiciel de collaboration, gardez à l'esprit que vous devrez peut-être investir dans plusieurs outils. Même le meilleur logiciel de collaboration d'équipe ne peut pas faire tout ce dont vous avez besoin sur une seule plateforme, il est donc préférable d'en investir quelques-unes en fonction des besoins de votre entreprise.
Audioconférence/vidéoconférence
Disposer d'un outil de conférence audio/vidéo est particulièrement essentiel pour les employés à distance. De nos jours, il est presque impossible de se connecter avec quiconque dans le monde des affaires sans cet outil de collaboration. Les entretiens, les réunions hebdomadaires, les réunions de direction et les consultations avec les clients sont souvent organisés en ligne, car maintenant tout le monde est basé dans plusieurs endroits.
Certaines applications comme Zoom ou Skype sont des outils autonomes, mais d'autres sont livrées avec une plateforme complète de plusieurs outils collaboratifs. Par exemple, un abonnement Microsoft 360 est fourni avec Teams, leur application de conférence audio/vidéo, ainsi qu'une suite d'autres outils tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Applications de messagerie pour la communication interne
Les applications de chat et de messagerie sont idéales pour les cas où vous souhaitez envoyer un message ou une question rapide à un membre de l'équipe, mais que vous ne souhaitez pas obstruer sa boîte de réception ou demander un appel. Plus important encore, les outils de chat et de messagerie peuvent permettre une meilleure collaboration d'équipe en aidant les collègues à rester en contact de n'importe où avec des discussions internes qui restent en un seul endroit.
Certains outils de conférence audio/vidéo incluent la messagerie instantanée (p. ex., Microsoft Teams, Skype), mais d'autres applications de messagerie, comme Slack, n'autorisent que les appels audio. Néanmoins, essayez d'en trouver un qui vous permet de "marquer" vos collègues afin que leurs boîtes de réception ne soient pas inondées de messages ou de mises à jour sans importance.
Gestion de projet
Disposer d'un outil de gestion de projet peut changer la donne pour la collaboration d'équipe. Ces outils sont dotés de fonctionnalités de base qui vous permettent de planifier des projets, de distribuer des tâches, de marquer les employés et de créer des listes de tâches. Un logiciel de gestion de projet peut également vous permettre de visualiser vos projets de manière globale, de suivre les progrès et les budgets et de définir des jalons ou des délais.
Chaque outil de gestion de projet se spécialise souvent dans quelque chose de spécifique, comme la planification automatisée, la planification de projet, la croissance des équipes, la gestion du temps ou la budgétisation. Il existe une grande variété d'applications, d'outils et de ressources de gestion de projet, alors assurez-vous de faire beaucoup de recherches avant d'investir.
Gestion des connaissances
En général, le partage de documents et de fichiers entre dans le cadre de la gestion des connaissances, qui permet aux employés de partager ou d'acquérir les informations à jour dont ils ont besoin pour rester productifs. Les logiciels de documentation et de classement sont une partie importante du partage des connaissances, ce que nous avons vu dans la deuxième règle comme étant un contributeur majeur à l'amélioration de la collaboration d'équipe.
Partage de documents et de fichiers
Les applications de partage de documents telles que Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive peuvent aider toute votre équipe à collaborer sur des documents en temps réel. Ces outils basés sur le cloud permettent à votre équipe de créer, partager, co-éditer, rechercher et même signer électroniquement de nouveaux documents.
La plupart des applications de partage de fichiers vous permettent de classer et d'organiser vos documents, images ou vidéos partagés afin que vous n'ayez pas à passer en revue plusieurs dossiers ou anciens fils de discussion par e-mail. Elles vous permettent de charger, télécharger ou distribuer des fichiers de toute taille et de maintenir l'accès depuis n'importe quel emplacement.
Gestion du temps
Les outils de collaboration peuvent également répondre aux besoins de gestion du temps, tels que l'organisation et la planification des tâches, des projets et des plans.
En tant que leader, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion du temps pour analyser le temps nécessaire à la réalisation des projets, ce qui peut vous aider à évaluer le temps que des projets similaires peuvent prendre à l'avenir. Vous pouvez également identifier les obstacles et déterminer si vos employés ont besoin d'aide en fonction du temps qu'ils mettent pour effectuer une certaine tâche.
Conseils supplémentaires pour créer des équipes collaboratives
Maintenant que nous avons passé en revue les 3 règles de la collaboration d'équipe, voici quelques conseils supplémentaires pour permettre une collaboration créative, une bonne communication et un contrôle qualité.
Impliquer l'ensemble de votre équipe sans qu'il y ait "trop de protagonistes"
Comme mentionné dans la deuxième étape, vous devez absolument faire en sorte que votre équipe se sente entendue et valorisée afin de stimuler le moral et la satisfaction des employés. Cependant, vous ne voulez pas créer une situation où il y a trop de protagonistes, c'est-à-dire trop de personnes qui essaient de prendre des décisions pour le groupe.
Si vous prévoyez d'organiser une séance de brainstorming, essayez de conserver vos invitations aux personnes qui travailleront directement sur ce projet. Les perspectives extérieures doivent certainement être les bienvenues, mais si vous avez trop de personnes qui essaient de donner leur avis sur quelque chose dont elles ne feront pas partie, vous risquez de faire en sorte que les membres les plus importants de votre équipe se sentent moins valorisés.
Tant que vous êtes responsable, assurez-vous de valider les efforts conjoints de votre équipe pour réfléchir ou résoudre les problèmes par eux-mêmes en premier. Ensuite, si votre équipe se sent bloquée ou a besoin d'une contribution supplémentaire, invitez d'autres collègues dans la conversation.
Ne vous surchargez pas avec les réunions d'équipe
La collaboration sur le lieu de travail signifie intrinsèquement avoir plusieurs réunions d'équipe. Cependant, une collaboration efficace ne repose pas uniquement sur des réunions.
Essayez de ne pas surcharger tout le monde avec des réunions d'équipe au point qu'ils ne puissent pas travailler activement sur les tâches qui sont discutées lors de ces réunions. Sinon, vous et votre équipe finirez par faire plus de discours et moins d'action. Un trop grand nombre de réunions peut également amener les employés à se sentir dépassés lorsqu'ils doivent accomplir leurs tâches réelles après les heures de travail.
Comme nous l'avons mentionné dans la troisième règle, vos efforts de collaboration doivent reposer sur quelques outils logiciels différents. Les applications de visioconférence/audioconférence sont en effet importantes, mais l'argent dépensé pour d'autres outils de collaboration peut vous aider à réduire le nombre de réunions selon le calendrier de tout le monde.
Diriger par l'exemple
Une équipe collaborative a besoin des conseils et du soutien appropriés de son leader. Lorsque vous travaillez avec vos collègues, assurez-vous de respecter les mêmes normes et attentes que celles que vous avez définies pour votre équipe.
Par exemple, ne poussez pas les gens à rester plus tard que leurs heures de travail prévues si vous ne restez pas tard vous aussi ; ne demandez pas à être entendu si vous n'écoutez pas vos collègues ; ne créez pas de règles ou de nouveaux processus si vous n'êtes pas prêt à les intégrer dans la base de connaissances plus large de votre entreprise.
Demandez des commentaires
Les bons leaders ne doivent pas avoir peur du changement. Essayez de vous adapter aux nouvelles idées en écoutant vos employés, et même d'autres équipes, à propos de ce qu'ils pensent.
Comme dans la section "trop de protagonistes", nous savons que vous ne pouvez pas plaire à tout le monde. Mais s'il y a un feedback collectif au sein de l'équipe concernant votre style de leadership, certains processus généraux ou le logiciel de collaboration que tout le monde utilise, assurez-vous de le prendre en compte et de l'adapter si nécessaire.
Soyez patient !
Enfin, soyez patient avec les résultats ! Vous et votre équipe ne verrez peut-être pas les résultats immédiatement, car une collaboration réussie est un processus lent qui ne montrera ses effets qu'au fil du temps.
Le changement peut ne pas se produire du jour au lendemain, mais si vous adoptez de bonnes habitudes de collaboration dans vos routines quotidiennes, votre influence pourrait devenir une pratique standard et même transformer la mission, les valeurs et les résultats de votre entreprise.