Si vous utilisez des méthodes agile en gestion de projet, votre objectif est d'obtenir d'excellents résultats de la manière la plus efficace possible. Cependant, il arrive que des frameworks populaires tels que Scrum ou Kanban ne conviennent pas tout à fait à votre équipe. Scrum est peut-être trop strict dans ses calendriers. Ou Kanban est trop ouvert pour vos besoins.
Dans ce cas, une approche hybride telle que Scrumban pourrait offrir exactement ce dont votre équipe a besoin. Scrumban combine Scrum et Kanban, permettant aux collaborateurs de choisir de nouvelles tâches lorsqu'ils sont prêts, tout en conservant l'organisation et la transparence. Cela permet de responsabiliser votre équipe, de renforcer sa flexibilité et de créer des flux de travail efficaces.
Vous voulez en savoir plus sur la méthodologie Scrumban ? Poursuivez votre lecture pour découvrir pourquoi elle est en train de devenir l’approche agile de référence pour de nombreuses équipes modernes.
La fusion des méthodologies Scrum et Kanban
Scrumban est un mélange de deux méthodologies agiles : Scrum et Kanban. Ce framework reprend les cycles de travail courts (sprints) planifiés de Scrum et les associe au flux de travail continu et à l'affichage visuel des tâches de Kanban. Le résultat est un système vraiment flexible pour gérer des projets complexes en continu.
Les équipes utilisant Scrumban organisent le travail en sprints pour se concentrer et progresser. Mais au lieu de portées prédéfinies, les listes de tâches de sprint (backlogs) restent légères. Un système pull permet aux tâches d'entrer dans chaque sprint en fonction des limites de priorité, de capacité et de travail en cours (WIP). Cette fusion permet aux équipes de se structurer tout en favorisant la fluidité, ce qui les aide à offrir une valeur continue à leurs clients.
À l’origine, Scrumban aidait les équipes à passer de Scrum à Kanban ou vice versa. Le passage d’une méthodologie agile à l’autre était souvent trop drastique, alors Scrumban a facilité la transition. Cela a permis aux équipes d’apprendre et d’expérimenter les nouveaux concepts avant d’abandonner complètement leurs méthodes précédentes. Au fil du temps, Scrumban a évolué vers son propre système autonome de gestion de projets.
Les éléments essentiels de Scrum
Scrum est une méthode de gestion de projet agile créée au début des années 1990. Les équipes de développement logiciel ont été les premières à en voir la valeur. Ce framework leur a permis de s’adapter à l’évolution rapide des exigences, de mieux travailler ensemble et d’accélérer la livraison des produits.
Depuis lors, le framework Scrum a été largement adopté dans divers secteurs d’activité. Il fonctionne comme suit : l'équipe Scrum travaille selon des sprints limités dans le temps d'une à quatre semaines pour terminer les tâches choisies dans le backlog. Ils ont également de courtes réunions quotidiennes pour parler du travail et résoudre les problèmes.
À la fin de chaque sprint, l'équipe Scrum passe en revue ce qu'elle a fait et planifie le suivant. En outre, ils reviennent régulièrement sur leur travail au cours de rétrospectives afin de déterminer ce qu'il convient d'améliorer dans le cadre du processus Scrum.
Quels sont donc les éléments que Scrumban a repris de Scrum ?
- Planification en cycles de sprint et examen des résultats
- Fixer des limites sur la quantité de travail à effectuer dans chaque sprint
- Choisir les tâches les plus importantes à effectuer ensuite en temps réel
- S'assurer que tout est bien compris avant de commencer à travailler
- Avoir une liste pour organiser les tâches prêtes mais sur lesquelles on ne travaille pas encore
Composants clés de Kanban
Kanban est une autre approche agile, créée dans les années 1940 comme technique de production lean chez Toyota. Elle a ensuite été adaptée par les équipes de développement logiciel pour améliorer les flux de travail et mieux visualiser les progrès. De nombreuses équipes d’autres secteur d’activité l’ont également adoptée après avoir constaté sa simplicité et son efficacité.
Au cœur de la méthodologie Kanban se trouve un tableau visuel, appelé tableau Kanban. Ce dernier permet aux équipes de voir d'un coup d'œil l'avancement de leur travail. Il est généralement divisé en colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ». Cette approche visuelle aide les collaborateurs à suivre et à gérer leurs tâches en toute simplicité.
Comme Scrum, Kanban limite le nombre de tâches effectuées à tout moment. Il y a aussi des réunions régulières, mais pas nécessairement quotidiennes, pour discuter des progrès et aborder les problèmes. De plus, les équipes Kanban revoient régulièrement leurs processus pour trouver des moyens de les améliorer.
Les principaux aspects transférés de Kanban à Scrumban incluent :
- Organiser le travail à l’aide d’un tableau Kanban physique ou numérique
- Utiliser un système pull pour démarrer de nouvelles tâches lorsqu'il y a de la place
- Fixer un nombre maximum de tâches à effectuer en même temps
- Planifier juste à temps plutôt qu'en une seule fois
- Suivre la durée des tâches pour mieux prévoir l'avancement
Pourquoi les équipes agile choisissent la méthode Scrumban
Dans votre parcours agile, vous vous demandez peut-être pourquoi la méthode Scrumban est un choix populaire pour des équipes comme la vôtre. Eh bien, voici quelques raisons incontournables d'envisager cette méthode hybride de gestion de projet.
Favorise une collaboration plus efficace au sein de l'équipe
Le travail d'équipe est au cœur de l'approche Scrumban. En combinant Scrum et Kanban, ce framework peut aider votre équipe à collaborer plus efficacement. Il encourage les discussions ouvertes, la clarté dans les tâches à accomplir et le partage des responsabilités pour une équipe plus forte et plus unie.
Permet aux équipes de changer de direction à la volée
Avec Scrumban, votre équipe peut modifier rapidement ses plans en cas de besoin. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de réorienter rapidement votre travail si les commentaires des utilisateurs suggèrent une forte demande pour une fonctionnalité non prévue. Cette flexibilité permet aux membres de votre équipe d'ajuster leur approche de manière fluide et de fournir ce dont vos clients ont le plus besoin.
Utilise des diagrammes de flux pour exposer les faiblesses des processus
Scrumban utilise des diagrammes de flux pour montrer comment le travail avance dans un processus. Cette approche de flux continu révèle les points de ralentissement ou d'arrêt de la progression. Ensuite, votre équipe peut utiliser ce guide visuel pour décider comment éliminer les faiblesses du processus et améliorer les flux de travail.
Favorise l'amélioration continue du processus de travail
Les réunions et rétrospectives Scrumban régulières favorisent l'amélioration continue. Celles-ci permettent à votre équipe d'améliorer la qualité de son travail et d'apporter une valeur ajoutée constante. Tout le monde bénéficie de cet engagement en faveur de l'excellence, car il conduit souvent à des résultats de projet plus satisfaisants.
Dans quels cas utiliser le processus Scrumban ?
Dans le cadre de la gestion de projets, il n'est pas toujours évident de déterminer la méthode agile qui convient le mieux. Si vous ne savez pas à quel moment choisir Scrumban plutôt que Scrum et Kanban, voici quelques scénarios dans lesquels ce choix peut s'avérer judicieux.
Projets complexes ou de grande envergure
Pour les projets de grande envergure comportant de nombreux éléments dynamiques, Scrumban offre la flexibilité nécessaire tout en évitant le chaos. Les sprints Scrum créent un excellent rythme de travail, tandis que les revues constituent des jalons clairs pour atteindre la ligne d'arrivée. En outre, les outils Kanban stimulent le flux de travail, ce qui permet à votre équipe de s'attaquer en toute confiance à des projets complexes ou de grande envergure.
Gestion transparente des flux de travail
Vous avez besoin d'une vision claire de l'avancement de votre projet et des éventuels blocages ? Le tableau visuel de Scrumban vous offre cette transparence. Cette vue d'ensemble vous permet de rester informé et de prendre les bonnes décisions tout au long de votre projet. Elle permet également à votre équipe de rester en phase et de collaborer étroitement à la réalisation d'objectifs communs.
Équipes Scrum surchargées
Lorsque votre équipe Scrum se sent débordée, Scrumban offre une solution flexible. En utilisant cette approche hybride, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur les éléments à forte valeur ajoutée sans se laisser distraire. Cela permet d'équilibrer leur charge de travail et de prévenir l'épuisement professionnel, créant ainsi un environnement de travail plus sain et plus durable.
Comment les équipes Scrumban utilisent le framework agile pour gérer des projets
L'utilisation de Scrumban permet à votre équipe de s'adapter à l'évolution des besoins du projet tout en maintenant un rythme de travail régulier. Ce processus commence par la mise en place du tableau visuel du projet et la définition des limites WIP. À partir de là, il s'agit d'un processus continu de travail, de suivi et d'ajustement au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Voici un aperçu des éléments clés de ce framework. Au fil de votre lecture, gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un processus assez fluide, les équipes traversant la plupart des éléments en fonction de leurs besoins plutôt que dans un ordre strict.
Mise en place d'un tableau Scrumban et d'étapes de flux de travail
Généralement, la première étape consiste à mettre en place le tableau Scrumban. Il s'agit d'un outil central pour l'ensemble de l'équipe, qui permet d'examiner d'un coup d'œil les tâches du projet. Il comporte généralement des sections pour chaque étape du travail, intitulées À faire, En cours et Terminé.
Vous pouvez ajouter ou modifier ces sections pour mieux correspondre au flux de travail de votre équipe. Par exemple, vous pouvez inclure des étapes telles que Test, Examen et En attente d'approbation, en fonction de la nature de vos tâches. Veillez simplement à ce que le tableau reflète fidèlement les différentes étapes de votre projet.
Mettez en place le tableau lors de la réunion initiale de sprint planning. Inscrivez chaque tâche sur des cartes séparées et placez-les dans les sections appropriées. Au fur et à mesure que vos collaborateurs entament des tâches, déplacez leurs cartes de À faire à En cours. Chaque tâche achevée verra sa carte déplacée vers Terminé pour terminer son parcours sur le tableau.
Définir des limites WIP pour équilibrer au mieux les charges de travail
Comme Scrum et Kanban, Scrumban exige que vous fixiez des limites WIP. Ces plafonds déterminent le nombre de tâches qui peuvent se trouver en même temps au stade En cours.
Une approche pragmatique pour fixer ces limites consiste à commencer par 1 à 2 tâches par collaborateur. Cette limite initiale sert de référence et peut être ajustée par la suite. Elle vise simplement à répartir le travail de manière équilibrée entre les membres de l'équipe et à éviter de surcharger une personne en particulier.
Au fur et à mesure que votre équipe se familiarise avec son flux de travail et ses capacités, les limites WIP devront probablement être affinées. Prévoyez de réexaminer régulièrement les limites lors des réunions de planification, de revue et de rétrospective afin de garantir une efficacité optimale.
Gérer les éléments de travail afin d'assurer le bon déroulement des objectifs du projet
Une fois que tout le monde a commencé à travailler sur ses tâches, il est important de garder un œil sur la façon dont les choses se déroulent. Cela vous permettra de vous assurer que le projet reste sur la bonne voie et qu'il est achevé dans les délais.
Pour avoir une idée de la progression de votre équipe, consultez quotidiennement le tableau du projet pour savoir où en est chaque tâche. Commence-t-elle, est-elle en cours ou terminée ? Cela vous permettra de savoir si une tâche prend trop de temps ou si quelqu'un a besoin d'aide. Vous saurez alors qu'il faut vérifier auprès du responsable de la tâche si vous pouvez faire quelque chose pour faire avancer les choses.
Une vue en temps réel du tableau vous permet également de repérer les dépendances qui ralentissent l’avancement. Par exemple, si une tâche ne peut pas passer à l'étape Terminé parce qu'elle attend qu'une autre tâche soit achevée en premier, vous devrez peut-être remédier à ce blocage. Cela peut impliquer une coordination avec les collaborateurs travaillant sur des tâches connexes ou l'affinement du backlog.
Organiser des réunions de planification à la demande pour des ajustements rapides
L'organisation de réunions de planification à la demande est un élément clé du processus Scrumban. Il est bon d'avoir une raison spécifique, ou un déclencheur, pour ces rencontres. Il peut s'agir d'un changement important dans le projet ou du fait qu'il ne reste plus que quelques tâches à accomplir.
Lorsque ce déclencheur se produit, c'est le signe que vous devez organiser une réunion rapide pour discuter de ce qu'il faut faire ensuite. Ces réunions vous aident à prendre des décisions rapides, ce qui vous permet d'ajuster vos plans et de respecter le calendrier du projet.
Pour les réunions les plus productives, invitez tous les collaborateurs concernés, les chefs de projet et les responsables à y participer. Créez également un ordre du jour ciblé et fixez une limite de temps pour que la réunion ne s'éternise pas.
Améliorer continuellement les processus grâce aux rétrospectives
Scrumban vous permet d'améliorer constamment vos processus grâce à des rétrospectives régulières. Il s'agit de réunions au cours desquelles l'ensemble de l'équipe examine la façon dont les choses se sont déroulées et trouve des moyens de faire mieux à l'avenir. Elles ont généralement lieu à la fin de chaque sprint et une fois le projet terminé.
Les idées et le retour d'information que vous obtenez lors de ces réunions devraient vous aider à apporter de réels changements à votre façon de travailler. Par exemple, vous pourriez modifier le nombre de tâches que les gens reçoivent en même temps, la façon dont vous établissez les priorités, ou même la façon dont vous menez les réunions. Cela pourrait conduire à des processus plus efficaces, à une équipe plus engagée et à de meilleurs résultats pour les projets.
Améliorez les résultats de vos projets grâce à la méthodologie Scrumban
Scrumban combine Scrum et Kanban pour fournir la flexibilité, la transparence et l'amélioration continue dont votre équipe a besoin. C'est l'approche idéale, que vous traitiez des projets complexes, que vous souhaitiez mieux gérer vos flux de travail ou que vous ayez des équipes Scrum surchargées. Ainsi, lorsque vos techniques de gestion actuelles ne fonctionnent pas, envisagez d'essayer la méthodologie Scrumban. Vous serez heureux d'avoir fait ce changement lorsque votre équipe commencera à livrer le travail plus rapidement et à fournir de la valeur avec précision.