I report ad hoc vengono creati in base alle necessità, separatamente dai report di routine. Vengono spesso utilizzati per rispondere a domande specifiche o fornire dati per una situazione unica, come l'analisi della cronologia degli acquisti dei clienti o la generazione di un elenco di dipendenti a lungo termine.
I report ad hoc in genere vengono creati con strumenti di BI, permettendo di accedere ai dati in tempo reale e di avere la flessibilità di creare i propri report e dashboard senza dover aspettare il supporto IT.
Ciò rende i report ad hoc un potente strumento per l'analisi degli acquisti, che aiuta a identificare le inefficienze, semplificare i processi e ottimizzare i budget fornendo visibilità sui modelli di spesa e sulle prestazioni dei fornitori.
I dati hanno sempre guidato le decisioni prese dalle aziende, ma svolgono un ruolo sempre più rilevante nella direzione di un’azienda per quasi ogni aspetto della sua attività. Tutto viene monitorato, dalle ore lavorate dai dipendenti all’importo delle imposte pagate sui ricavi. I dati risultanti vengono organizzati in un report per leggere, ricercare e scoprire facilmente informazioni precedentemente nascoste.
L’aggregazione di questi dati in un report può richiedere tempo, ecco perché si adottano delle routine di creazione di report su date e intervalli impostati. Un report ad hoc viene redatto al di fuori del ciclo di pubblicazione ed è incompleto in termini di informazioni contenute. Tuttavia, un report incompleto è comunque utile per le informazioni che contiene.
I report ad hoc forniscono dati su cui è possibile agire rapidamente se una categoria non mostra i risultati desiderati, se non c’è abbastanza personale su un progetto e se un piano d’azione è riuscito. Stai ancora cercando di capire cos’è un report ad hoc? Continua a leggere per saperne di più sulla creazione di report ad hoc e su come può essere utile per te e la tua azienda.
Che cos’è il report ad hoc?
Il significato di ad hoc nel contesto aziendale si riferisce all'atto di richiedere un set di dati specifico da un database prima della sua data di scadenza regolare. Può essere utilizzato per la profilazione dei dati o per monitorare i risultati di diverse strategie di marketing. I report ad hoc possono essere utilizzati per ottenere le informazioni più recenti da ogni categoria e processo in cui un'azienda è coinvolta, consentendo di prendere decisioni e intraprendere azioni informate.
Che cos’è l’analisi ad hoc?
L’analisi ad hoc è lo studio di un report per scoprire informazioni che possono essere utilizzate per generare un piano d’azione. Questo processo è noto come processo di business intelligence perché fornisce informazioni sullo stato attuale di una categoria. Le informazioni contenute nel report aiutano l’azienda a capire cosa accade e ad acquisire informazioni sulle sue prestazioni. In seguito, gli utenti possono implementare le modifiche se necessario, adeguare i piani e basarsi su una strategia di successo.
Report e analisi ad hoc vs standard
I report ad hoc e standard sono simili nei loro contenuti ed entrambi sono utilizzati per scopi di business intelligence. La differenza dipende dal tipo di dati e dal periodo che l’utente cerca.
Report standard
Un report standard viene eseguito periodicamente e fornisce le stesse informazioni ogni volta che è necessario. Ad esempio, potrebbe essere necessario un report per una categoria specifica ogni trimestre con dati dall’inizio alla fine del trimestre precedente. Ciò significa che il report è impostato per essere consegnato il giorno dopo la fine del trimestre e contiene un set di dati prevedibile.
Il destinatario sa che il report si troverà sul desktop in un giorno specifico entro un determinato periodo di tempo e conosce in anticipo la categoria da cui derivano i dati. Sa anche che analizzerà e utilizzerà un particolare set di dati per vari scopi.
Report ad hoc
Questi report sono fluidi, in quanto possono essere utilizzati per estrarre dati da qualsiasi categoria e per qualsiasi periodo di tempo ricercati dall’utente. Non si attende la chiusura di un periodo predeterminato e le informazioni ricercate possono essere utilizzate per tutto ciò che l’utente desidera. L’utente potrebbe aver bisogno delle informazioni per perfezionare i propri sforzi di prospezione delle vendite o determinare quanto manca al raggiungimento degli obiettivi di vendita di una divisione.
Scarica il report completo
I report ad hoc sono fondamentali nei programmi di business intelligence perché offrono informazioni rapide e attuabili. Questi report aiutano le aziende a rimanere agili fornendo informazioni aggiornate su vari progetti, permettendo ai responsabili delle decisioni di agire prontamente.
Ecco come la creazione di report ad hoc può apportare vantaggi alla tua azienda:
- Maggiore efficienza: consentendo alle aziende di monitorare in tempo reale gli indicatori chiave di prestazione (KPI), i report ad hoc migliorano l'efficienza. I KPI possono includere metriche di vendita, marketing e finanza, offrendo un'istantanea tempestiva delle prestazioni senza dover attendere i report standard.
- Risparmio sui costi: i report ad hoc consentono di risparmiare tempo e risorse, poiché forniscono dati immediati. Ciò consente decisioni più rapide e riduce i tempi di inattività. Ad esempio, se è necessario un report trimestrale a metà trimestre, un report ad hoc può fornire immediatamente i dati necessari.
- Migliore comunicazione: i report ad hoc possono essere personalizzati per set di dati specifici, garantendo che tutti i membri del team siano in sintonia. Questa personalizzazione riduce la confusione e migliora la collaborazione.
- Flessibilità: a differenza dei report standard fissi, i report ad hoc possono essere personalizzati per estrarre qualsiasi dato pertinente. Gli utenti possono definire i propri parametri, come gli intervalli di date, per ottenere informazioni precise su misura per le proprie esigenze.
Sfide della reportistica ad hoc
La pratica della creazione di report ad hoc offre molti vantaggi per un’azienda, ma presenta anche le sue difficoltà che possono comprometterne la praticità.
È essenziale definire chiaramente i dati cercati per evitare di andare nella direzione sbagliata durante l’analisi. Un altro problema con i report ad hoc è la coerenza. Chiunque abbia bisogno di accedere ai dati deve ottenere lo stesso insieme di dati per garantire che le proprie conclusioni siano in linea con quelle di tutti gli altri.
Infine, è altrettanto importante che la pratica di utilizzare report ad hoc sia bilanciata con i report tradizionali o fissi. Affidarsi troppo a dati ad hoc può causare percezioni e conclusioni distorte che non sono in linea con le informazioni raccolte e organizzate in un report tradizionale.
Tuttavia, è possibile ridurre al minimo i rischi associati alla creazione di report e analisi ad hoc utilizzando uno strumento di creazione di report ad hoc. Questa tecnologia può aiutarti a creare report ad hoc in modo rapido, semplice e accurato.
Best practice per la creazione di report ad hoc
Prima di creare i parametri per un report ad hoc, è necessario prestare attenzione a ciò che si riceverà una volta terminato il processo. Ricorda che il processo di reportistica non è ancora stato chiuso e che le informazioni fornite non mostreranno il quadro completo.
Seguire le best practice consente di ottenere il massimo valore dai dataset e di mantenere il loro contesto nel report seguente. Alcune delle best practice includono:
- Conoscere la domanda a cui si desidera che il report risponda.
- Definire gli obiettivi che si desidera raggiungere con i dati raccolti.
- Creare un layout semplice che consenta al visualizzatore di trovare facilmente i dati di cui ha bisogno.
- Utilizzare un template predefinito o crearne uno per definire i dati nel layout.
- Mantenere i report semplici e diretti in modo che tutti gli utenti possano comprendere le informazioni presentate.
- Prestare attenzione al livello di granularità quando spieghi le tue argomentazioni.
- Visualizzare più dati possibile per facilitare la rappresentazione e la mappatura.
- Semplificare l’accesso ai punti dati consolidati da parte dell'utente.
Il tema generale delle best practice nei report ad hoc è quello di semplificare la procedura. Ti stai concentrando su un dataset specifico e gli utenti assegnati alla revisione del report potrebbero non sempre capire cosa stai cercando di mostrare loro. Suddividere le informazioni in elementi visivi e fornire spiegazioni aiuta tutti a seguire e comprendere come possono svolgere efficacemente la propria parte nel progetto.
Assicurandoti di seguire le best practice sopra descritte, puoi utilizzare la creazione di report ad hoc in diversi modi. Ciò include l'identificazione degli ostacoli per migliorare la strategia, determinare e adattare il budget e prendere decisioni aziendali più consapevoli che influiscono sulle operazioni.
Trova il successo con report personalizzati ad hoc
C'è molto da guadagnare quando si migliorano vari processi attraverso report ad hoc. Possono essere applicati a ogni divisione aziendale che utilizza i report per trovare dati specifici, da un nuovo processo di automazione delle vendite alla scoperta di problemi che ostacolano la soddisfazione dei clienti. La creazione di report ad hoc funziona in tutti i tipi di attività, consente di risparmiare tempo e denaro e semplifica la risoluzione dei problemi.
Gli strumenti di reporting ad hoc sono preziosi e in Mailchimp comprendiamo il vantaggio di utilizzare strumenti diversi che migliorano i processi aziendali. Ecco perché includiamo report e dati analitici che funzionano con analisi ad hoc e tecniche di reporting. Vogliamo aiutarti a costruire un'attività di successo, quindi inizia oggi stesso e approfondisci la conoscenza delle tue strategie di marketing con il nostro software di creazione di report ad hoc.