Come utilizzare CCN e CC nelle e‑mail

Che cos’è un'e-mail CCN?

Un'e-mail CCN è un messaggio inviato a più destinatari, in cui gli indirizzi e-mail nel campo CCN sono nascosti ai contatti elencati nel CC e al destinatario principale.

Quelli nel campo CC dell’e-mail sono noti come destinatari primari, mentre i destinatari secondari sono inclusi nel campo CCN. Sia i destinatari primari che quelli secondari riceveranno esattamente lo stesso messaggio, ma gli indirizzi e-mail dei destinatari secondari non saranno rivelati alle persone elencate nel CC.

Pertanto, ciò contribuisce a garantire la privacy delle persone incluse nel campo CCN.

E-mail CCN vs e-mail CC

L’obiettivo principale del campo CCN è quello di rendere invisibili gli indirizzi email a destinatari principali e secondari di una comunicazione. La funzione CC, invece, mira a garantire che le persone siano tenute al corrente di ciò che sta accadendo, senza pretendere da loro una risposta immediata.

Esaminiamo altre differenze chiave:

• Visibilità: la differenza principale tra le e-mail CCN e CC è la riservatezza. Mentre tutti i destinatari potranno vedere gli indirizzi degli altri destinatari in un thread di e-mail CC, gli indirizzi nel campo CCN non saranno visibili ai destinatari principali.
• Risposte: quando qualcuno risponde all’e-mail, solo i contatti elencati nel CC vedranno l’intero thread e saranno in grado di rispondere al messaggio di posta.
• Intestazione dell'e-mail: una delle prime cose che i destinatari vedranno quando aprono il messaggio è l'intestazione dell'e-mail, che conterrà le informazioni del mittente e i dettagli del destinatario. Se il campo CC comprende più di un destinatario, le informazioni di contatto saranno visibili a tutti. Inoltre, se l’elenco è lungo, verrà visualizzato prima del contenuto del messaggio.
• Risposta: l’aggiunta di qualcuno al CC della tua e-mail consente di presentare i destinatari tra loro, coinvolgere i partecipanti della conversazione e facilitare le comunicazioni future.

Come utilizzare il campo CCN

Utilizzare il campo CCN nelle e-mail è facile e può essere fatto in pochi semplici passaggi. Se desideri sfruttare i vantaggi dell'e-mail marketing e del CCN, usa le istruzioni sopra riportate per iniziare.

1. Apri il tuo client di posta elettronica preferito (ad es. Gmail, Microsoft Outlook e Apple Mail).
2. Apri l’e-mail builder per iniziare a comporre il messaggio. Puoi anche rispondere a un'e-mail esistente.
3. Individua il campo CCN e inserisci gli indirizzi che saranno i destinatari in CCN. Se vuoi elencare più indirizzi, è possibile separare ogni contatto con una virgola o uno spazio; in alternativa, è sufficiente premere il tasto “Invio”. In questa fase, aggiungi i destinatari principali nel campo A:
4. Componi il messaggio e rivedilo per assicurarti che ogni indirizzo di posta sia nel campo giusto. Ricorda che i contatti in CCN potranno ricevere solo la singola email e non le risposte successive.
5. Invia l’e-mail quando hai finito.

La posizione del campo dell’indirizzo CCN varia a seconda del client e-mail utilizzato. Mentre per alcuni client il campo CCN è facile da trovare, in altri potrebbe essere più difficile da individuare. Tuttavia, tutti i client di e-mail hanno un processo simile una volta determinato dove si trova il campo CCN.

Aggiungere indirizzi e-mail al campo CCN può essere un processo noioso, specialmente quando si ha intenzione di inviare un'e-mail a un vasto pubblico. Con Mailchimp, non devi preoccuparti che i tuoi contatti vedano le informazioni e-mail degli altri, poiché ogni messaggio viene recapitato direttamente ai contatti, anche se fanno parte di una lista più ampia e stai spedendo una mail di massa.

Quando dovrei usare il CCN nelle mie campagne e-mail?

Una componente importante del galateo delle e-mail è sapere quando utilizzare la funzione CCN nelle proprie campagne. Dopotutto, ogni giorno vengono scambiate circa 376 miliardi di e-mail a livello globale, il che le rende un metodo di comunicazione di primaria importanza in ambito personale e lavorativo, quindi sapere come comunicare in modo efficace è fondamentale.

Ecco quando usare il CCN nelle tue comunicazioni e-mail:

• Quando vuoi mantenere gli indirizzi riservati. L'inserimento di indirizzi e-mail nel campo CCN può essere utile se desideri mantenere riservati gli indirizzi, il che è particolarmente utile quando invii una campagna di email marketing a più destinatari. Ciò può anche proteggere l’identità dei contatti. Al contrario, il CC facilita la condivisione di informazioni nelle campagne e-mail quando vuoi che i destinatari si conoscano e siano informati su ciò che accade.
• Quando invii un'e-mail a un vasto pubblico. Quando invii una campagna di massa, i destinatari saranno in grado di rispondere al tuo messaggio. Tuttavia, è possibile che si prema per sbaglio il pulsante “Rispondi a tutti”, che invierà la risposta a tutti coloro che sono inclusi nel CC; l’uso della funzione CCN impedisce che ciò accada e ti tutela nei contesti professionali.
• Non ti aspetti una risposta. Le e-mail CCN sono ideali per le campagne di marketing che non richiedono una risposta. Ciò include e-mail impersonali, come newsletter, e messaggi inviati alla mailing list piuttosto che ai singoli contatti.
• Per motivi legati alla conformità legale e le normative sulla privacy. L'uso del CCN aiuta a rispettare varie leggi sulla privacy come il GDPR, evitando di esporre le informazioni personali dei singoli contatti ad altri destinatari.

Quando non usare il CCN nelle e-mail

Tieni presente che ci sono alcuni casi in cui l’utilizzo del CCN è inappropriato e va contro le best practice di e-mail marketing. Questi includono:

• Intercettazione digitale. Poiché il CCN nasconde gli indirizzi e-mail, può essere usato per l’intercettazione digitale, che non è professionale e può portare a problemi di conformità. Ad esempio, se si sta discutendo di questioni legali, inviare a qualcuno un'e-mail con informazioni riservate in modalità CCN può creare dei problemi seri.
• Mettere in cattiva luce i colleghi. Alcune persone potrebbero essere poco professionali e aggiungere un manager al CCN di un’e-mail nel tentativo di far notare un errore e mettere nei guai un collega.
• Corrispondenza di lavoro. L'uso del CCN per le e-mail di lavoro può risultare disonesto, poiché i destinatari potrebbero credere che il messaggio sia destinato esclusivamente a loro, limitando la trasparenza.
• Comunicare con persone che si sono cancellate dalla tua mailing list. Se le persone si sono cancellate dalla tua mailing list, aggiungere la loro e-mail nel campo CCN e inviare loro la campagna non è una buona idea.
• Quando si instaurano nuove relazioni professionali. Usare il CCN per presentarsi a nuovi contatti o clienti può sembrare poco trasparente e minare la fiducia fin dall'inizio. Queste comunicazioni iniziali dovrebbero essere personalizzate e trasparenti per costruire forti connessioni professionali.
• In progetti o discussioni collaborative. Quando i membri del team devono collaborare e basarsi sulle idee degli altri, l'uso del CCN ostacola la comunicazione aperta, indispensabile per un lavoro di squadra efficace. I progetti di gruppo richiedono una partecipazione visibile e condivisione di informazioni per funzionare efficacemente.

Vantaggi dell’uso del CCN

Comprendere i vantaggi tecnici dei diversi metodi di invio può aiutarti a costruire una strategia di e-mail marketing migliore. Oltre alle semplici preoccupazioni di base sulla privacy, la funzionalità CCN offre diversi vantaggi che possono migliorare e potenziare le comunicazioni. Scopriamo questi vantaggi:

• Ridurre al minimo il rischio di virus. Utilizzando le e-mail CCN, riduci il rischio che i tuoi contatti ricevano un messaggio contenente un virus. Poiché gli utenti non hanno accesso alle informazioni e-mail di un altro contatto, puoi limitare efficacemente la distribuzione della corrispondenza infetta.
• Ridurre la probabilità di spam. Se vuoi evitare i filtri anti-spam e migliorare la deliverability, usare un'e-mail CCN può essere un’ottima idea. Quando si invia un'e-mail CC a un grande gruppo di persone, il messaggio può essere contrassegnato come spam e gli utenti potrebbero non ricevere mai l'e-mail. Inoltre, la maggiore privacy offerta dalle e-mail CCN impedisce agli spammer di aggiungere gli indirizzi e-mail dei destinatari alle liste di spam.
• Garantire l'anonimato. Uno dei vantaggi più significativi dell’utilizzo della funzione CCN è garantire che gli indirizzi e-mail del destinatario rimangano anonimi. Nascondere gli indirizzi e-mail quando si invia una campagna può impedire ai destinatari di contattare persone che non desiderano essere coinvolte e vogliono mantenere privati i loro indirizzi.

Che cosa significa CC nell'ambito delle e-mail?

CC sta per "copia conoscenza", in inglese "carbon copy" (copia carbone), un termine che risale all'epoca delle macchine da scrivere. Il CC è un modo per includere destinatari aggiuntivi nell'e-mail rendendo la loro inclusione visibile a tutti. Questa trasparenza crea una dinamica diversa rispetto al CCN, influenzando come i destinatari interagiscono con il messaggio e tra di loro.

Come funziona il CC in pratica

Quando aggiungi qualcuno al campo CC di un'e-mail, dici essenzialmente: "Voglio che veda questa conversazione, ma non è il destinatario principale". A differenza dei destinatari CCN, tutti possono vedere chi è stato inserito in CC, creando un ambiente aperto in cui tutti i partecipanti sono consapevoli di chi riceve le informazioni.

Il campo CC appare nell'intestazione dell'e-mail e tutti i destinatari possono visualizzare l'intero thread, comprese le risposte successive. Questa visibilità significa che tutti gli individui in CC vengono tenuti informati, ma non è detto che debbano intraprendere azioni immediate.

Usi comuni del CC nelle comunicazioni aziendali

La funzione CC è uno strumento essenziale nei contesti professionali, aiutando i team a rimanere in contatto e informati in diversi scenari aziendali. Ecco i modi più comuni in cui si utilizza il CC negli ambienti di lavoro:

• Tenere informata la direzione: includere in CC supervisori o manager negli aggiornamenti dei progetti consente loro di rimanere informati senza richiedere un coinvolgimento o una risposta diretti. Inoltre, la funzione CC aiuta a tenere traccia della conversazione in caso di dubbi o fraintendimenti.
• Creare tracce di documentazione: aggiungere gli stakeholder pertinenti nel campo CC crea un registro di chi ha ricevuto le informazioni, fornendo una documentazione utile per riferimenti futuri.
• Presentare tra loro i membri del team: il CC facilita le introduzioni tra colleghi che devono lavorare insieme, permettendo di continuare la conversazione direttamente nelle e-mail successive.
• Condividere le informazioni con più reparti: quando le informazioni riguardano più team, il CC garantisce che tutti ricevano lo stesso messaggio contemporaneamente, generando una comunicazione aperta tra le parti.
• Passaggio di responsabilità: quando passi a qualcun altro un progetto o un cliente, mettere in CC la nuova persona di riferimento facilita la transizione includendola nelle comunicazioni in corso. In questo modo, le sue informazioni di contatto saranno condivise in automatico con il cliente o il collega, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Best practice CC e CCN per l'e-mail marketing

Fare la scelta giusta tra CC e CCN influisce su come i destinatari percepiscono il tuo brand e incide su metriche critiche come la deliverability e l'interazione.

Poiché le preoccupazioni sulla privacy delle e-mail diventano sempre più rilevanti sia per i consumatori che per gli organi di regolamentazione, gli operatori di marketing devono bilanciare la trasparenza con la protezione delle informazioni degli iscritti per costruire fiducia e garantire la conformità agli standard di privacy in evoluzione.

Protezione della privacy degli iscritti

Quando le persone si iscrivono alla tua mailing list, si fidano del fatto che il tuo brand possa gestire le loro informazioni in modo responsabile. Gli indirizzi e-mail spesso contengono informazioni identificative, come nomi o affiliazioni aziendali, che gli iscritti potrebbero non voler condividere con altri.

L'uso del CCN per le e-mail di marketing garantisce che queste informazioni rimangano private, preservando il rapporto confidenziale tra il brand e ogni singolo iscritto.

Le normative sulla privacy riconoscono sempre di più gli indirizzi di posta elettronica come dati personali protetti. Le leggi come il GDPR e il CCPA richiedono alle aziende di proteggere questi dati e di limitarne l'esposizione. Utilizzando il CCN nelle campagne e-mail, stai compiendo un passo proattivo verso la conformità a queste normative, dimostrando che la tua organizzazione valorizza la privacy e comprende i propri obblighi legali.

La necessità di proteggere la privacy è ancora più cruciale nel caso di mailing list specializzate. Gli iscritti alle newsletter relative a condizioni di salute, servizi finanziari, campagne politiche o gruppi di supporto potrebbero affrontare conseguenze reali se la loro iscrizione diventasse nota ad altri.

Nell’ambito dell’email marketing, il CCN fornisce un livello essenziale di riservatezza a queste categorie sensibili, garantendo che l'appartenenza a tali gruppi rimanga privata anche quando le comunicazioni vengono inviate a tutti i membri contemporaneamente.

Come evitare i filtri anti-spam quando usi il CCN

La deliverability delle e-mail continua a essere una sfida per gli operatori di marketing man mano che gli algoritmi di filtro anti-spam diventano sempre più sofisticati.

Quando usi la funzione CC per inviare e-mail a gruppi numerosi, la lunga lista di indirizzi e-mail visibili corrisponde a schemi tipici dei messaggi di spam, attivando potenzialmente dei filtri che potrebbero spedire la tua campagna realizzata con cura direttamente nelle cartelle di posta indesiderata. Il CCN aiuta i messaggi a evitare queste trappole algoritmiche presentando un'intestazione più pulita che assomiglia a una comunicazione legittima uno a uno.

Le piattaforme professionali di e-mail marketing gestiscono automaticamente la funzione CCN in background, offrendo ulteriori vantaggi grazie a un'adeguata autenticazione e infrastruttura di invio. Questi servizi implementano standard tecnici come SPF, DKIM e DMARC che verificano la tua identità sui server di posta riceventi.

Quando combinate con pratiche CCN responsabili, queste misure di autenticazione migliorano significativamente la tua reputazione come mittente, il che alla fine avrà un impatto maggiore sulla deliverability rispetto a qualsiasi singola scelta tecnica che fai quando componi i messaggi.

Sfrutta le e-mail CCN

Se pensi di inviare un'e-mail a più persone, dovrai decidere se aggiungere i destinatari al campo CC o CCN. Entrambe le e-mail CC e CCN vengono utilizzate per scopi diversi, quindi è importante valutare attentamente i pro e i contro prima di premere il pulsante "Invio".

Ad esempio, l'uso della funzione CC garantisce che i destinatari siano al corrente della conversazione in corso, facilita la trasparenza e rende più semplice per i destinatari rispondere ai messaggi. Al contrario, i campi CCN sono preziosi quando invii un'e-mail di massa e vuoi mantenere gli indirizzi privati. Ciò è utile anche per evitare l'attivazione dei più comuni filtri anti-spam e per prevenire la distribuzione di virus.

In Mailchimp, mantenere la privacy dei contatti è una priorità. Anche se il nostro e-mail builder non dispone di un campo CCN, potrai dormire sonni tranquilli sapendo che i destinatari non saranno in grado di vedere gli altri indirizzi della mailing list. Indipendentemente dal tipo di e-mail di marketing che stai creando, utilizza la nostra piattaforma completa per creare costantemente campagne di successo.

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Punti chiave da ricordare

• La copia conoscenza nascosta (CCN), in inglese "blind carbon copy", mantiene privati gli indirizzi e-mail dei destinatari, mentre la copia conoscenza (CC), in inglese "carbon copy", mostra tutti gli indirizzi a tutti i destinatari inclusi.
• Il CCN è utile per le campagne e-mail di massa, garantendo la privacy e riducendo il rischio di risposte "Rispondi a tutti".
• Il CC è adatto per tenere i destinatari informati quando sono necessarie sia trasparenza che eventuali risposte.
• L'uso del CCN può ridurre il rischio di virus e spam, garantendo l'anonimato dei destinatari e proteggendo la privacy dei contatti.

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