Tudo o que você precisa saber sobre e‑mails de confirmação

Os diferentes tipos de confirmações por e-mail que as pessoas costumam receber

Nem todas as confirmações por e-mail têm o mesmo propósito. Cada tipo aborda diferentes ações dos clientes e atende a metas específicas de negócios. Sabendo essas diferenças, você elabora mensagens mais eficazes para o seu público em momentos específicos da jornada com sua empresa ou marca.

As confirmações por e-mail geralmente assumem uma das quatro formas:

E-mail de confirmação de assinatura

A forma mais antiga de confirmação por e-mail muitas vezes era uma resposta a pedidos de inscrição em boletins eletrônicos ou outros conteúdos online. Nos dias de hoje, um e-mail de confirmação de assinatura aborda uma grande variedade de solicitações, desde respostas simples até o aviso aos clientes de que o processamento da transação está em andamento.

E-mail de confirmação de pedido e de envio

Com o avanço do e-commerce e dos portais online, surgiram os e-mails de confirmação de pedido para garantir que a transação foi finalizada. Além de uma simples confirmação, essas mensagens geralmente resumem os itens envolvidos e podem incluir outros detalhes, como a data estivada para entrega, informações de rastreamento e políticas de devolução.

E-mail de confirmação de registro

Um subconjunto de confirmações de pedido envolve e-mails de confirmação de registro para eventos ou atividades no futuro. Em vez de simplesmente informar o cliente de que o assento foi reservado, a estratégia de confirmação por e-mail deve animar, cultivar ou expandir uma base de fãs e fortalecer a fidelidade à marca. Além da simples confirmação, os e-mails seguintes podem enviar informações ou outros materiais, como a programação ou o material de aprendizagem associado a um webinar.

E-mail de confirmação da reserva

Certos tipos de e-mails de confirmação envolvem mais do que apenas reservar um lugar na fila ou em um local. Em vez disso, eles incentivam o cliente a escolher um assento específico, quarto, suíte ou outra localização preferida para um voo, hotel, carro, concerto, evento esportivo ou outra atividade ou destino.

Por que um e-mail de confirmação é importante?

Os motivos mais importantes pelos quais sua empresa ou organização deve enviar e-mails de confirmação são reconhecer transação, confirmar informações, tranquilizar os clientes e oferecer qualquer informação adicional que possa ser útil, de forma a fazer com que considerem sua empresa como um local confiável que pode ser uma fonte para futuras transações.

Os e-mails de confirmação também são extremamente importantes para você. Mais do que simplesmente responder ao pedido ou compra deles, você pode colher informações valiosas de um portal de confirmação de e-mail bem elaborado. Além de um endereço de e-mail verificado, um e-mail de confirmação que atenda às expectativas dos seus clientes também proporciona os seguintes benefícios:

Capacidade de interagir com a caixa de entrada principal do cliente

A maioria dos clientes envia solicitações com um endereço de e-mail válido e confirmado, que eles acessam com frequência. Mesmo que um cliente use um endereço de e-mail descartável ou secundário durante sua primeira interação, é muito provável que escolham sua caixa de entrada principal para transações futuras ou ao criar um perfil de cliente, desde que tenham uma experiência positiva.

Oportunidades para responder às ações dos clientes de forma proativa

Conforme você desperta o interesse dos clientes ao enviar e-mails de confirmação automatizados, informativos e pontuais, você será capaz de entender seus padrões de navegação, práticas e preferências. Essas informações permitem que você adapte respostas acionadas pelas interações deles com seus representantes online e humanos.

Estratégia para aumentar a taxa de cliques (CTR)

Essas informações permitem que você manipule as informações cruciais dos clientes de forma a aumentar a taxa de cliques (CTR). Se um cliente gosta de pizzas de queijo nas tardes de domingo, envie a eles uma oferta especial. Quando um passageiro da companhia aérea prefere determinados destinos, envie alertas sobre ofertas especiais de reserva para os aeroportos que coincidem com os padrões de confirmação de reserva anteriores.

Métodos para upselling, quando apropriado

Além das informações úteis em seu e-mail de confirmação de registro, e-mail de confirmação de compra, e-mail de confirmação de pagamento ou outras notificações, você pode direcionar os clientes com produtos ou serviços de alta qualidade que complementarão ou aprimorarão sua experiência. Seja uma chance de atualizar um local de assento durante uma reserva ou adicionar acessórios a um produto a um preço com desconto, permita que seus e-mails de confirmação façam parte do trabalho para você. Se uma transação específica não for apropriada para uma venda adicional, as informações coletadas poderão ajudar a responder a futuras interações.

Maneira de cultivar a antecipação e fidelizar o cliente

A maioria das transações eletrônicas envolve um senso de antecipação. Enviar um e-mail de confirmação informativo, fácil de entender e bem projetado proporciona conforto e tranquilização. Em vez de se preocupar que suas informações tenham desaparecido em um vazio, você responde à sua expectativa informando que valoriza as transações deles com a sua empresa.

Principais elementos de um e-mail de confirmação eficaz

Para criar um e-mail de confirmação impactante, você deve organizar as informações de modo a fortalecer a marca e melhorar a experiência dos clientes.

Começando com um modelo de e-mail de confirmação já testado, você otimiza seu tempo e inclui todos os detalhes necessários. Os e-mails de confirmação mais bem-sucedidos têm vários componentes que colaboram para tranquilizar os clientes e mantê-los envolvidos com a sua empresa.

Assunto claro e informações do remetente

O assunto é a primeira coisa que os destinatários veem, então capriche. O assunto deve ser claro e direto e indicar exatamente o que o e-mail confirma. Isso garante que a mensagem seja aberta e não se perca na caixa de entrada lotada.

Tão importante quanto é a informação de quem enviou o e-mail.

Personalização para aprimorar a experiência do cliente

Inclua o nome do cliente e a transação ou ação específica para que o e-mail pareça uma comunicação genuína e não uma resposta automatizada. Essa personalização mostra aos clientes que você os valoriza como indivíduos.

Detalhes essenciais, como o número do pedido ou a próxima etapa

O objetivo principal de um e-mail de confirmação é dar os detalhes da confirmação. Seja o número do pedido, os detalhes da reserva ou as informações da assinatura, essas informações críticas devem aparecer em destaque, para que os clientes saibam que a transação foi concluída.

Marca padronizada no tom e nas imagens visuais

Os e-mails de confirmação devem parecer uma extensão natural do seu site e da experiência geral da sua marca. Cores, fontes, logotipos, imagens e tom de voz padronizados reforçam o reconhecimento da marca e criam uma jornada tranquila ao cliente em todos os pontos de contato com a sua empresa.

Informações de contato e links para o suporte ao cliente

Mesmo o mais completo e-mail de confirmação não responde a todas as possíveis dúvidas dos clientes. Com informações claras para contato e um link para os recursos de suporte, fica fácil para os clientes recebem ajuda, se necessário, evitando a frustração e gerando confiança no seu atendimento.

Práticas recomendadas para e-mails de confirmação

Lembre-se de que uma abordagem de e-mail de confirmação bem projetada não envolve um único modelo redundante. Muitas vezes, os e-mails de confirmação ocorrem em várias mensagens que podem envolver uma sequência de eventos, com a capacidade do cliente de ter algum nível de controle sobre sua distribuição, de forma semelhante à maneira como um indivíduo pode rastrear o status de envio e entrega de um item.

Em algumas ocasiões, mais é melhor; Em outros momentos, menos e-mails podem ser percebidos pelo cliente como menos "bagunça". Obtenha o equilíbrio perfeito e aumente o valor de suas estratégias de confirmação de e-mail.

Embora as melhores práticas para criar e-mails de confirmação eficazes variem de acordo com a natureza da transação, existem algumas práticas gerais que costumam ser bem-sucedidas:

Desenvolva uma mensagem "curta e simples"

Se alguém interagir com sua empresa, garanta que você valoriza seu tempo. Evite sobrecarregar o cliente com informações que eles possivelmente não desejem ou necessitem.

Comece com uma resposta curta, otimista e personalizada com um título de assunto cativante. Mantenha o foco no assunto em questão, mas ofereça links ou indicações para aqueles que possam desejar informações adicionais.

Divulgue sua marca

Certifique-se de que seu e-mail de confirmação represente o melhor de sua empresa ou organização. Uma marca de sucesso envolve uma abordagem que combina profissionalismo e identidade de marca com a percepção de que você deseja atender às necessidades daqueles que interagem com você.

Lembre-se dos clientes na versão móvel

É provável que a maioria das pessoas que interage com seus sites não o faça apenas a partir de um computador pessoal. Eles podem comprar, vender, assinar, reservar, confirmar e cancelar transações em um laptop pela manhã e em um telefone celular à tarde. Para ampliar o impacto dos seus emails de confirmação, pense em reduzir o layout para que ele se ajuste facilmente e de forma intuitiva em uma tela menor.

Adicione uma chamada para ação sempre que for apropriado

Para os clientes que têm idade suficiente para lembrar de cartas escritas à mão e amigos por correspondência, eles sabem que a comunicação é uma via de mão dupla. Se você planeja desenvolver uma estratégia de confirmação de e-mail que beneficie tanto você quanto seus clientes, ela deve promover oportunidades de maior envolvimento. Incentive-os a seguir suas mídias sociais, envie cupons de desconto ou outros incentivos se eles indicarem você para outras pessoas.

Faça sua mensagem se destacar

Nos velhos tempos, muitas pessoas receberam catálogos pelo correio. A maioria acabou em aterros. Para evitar que sua mensagem seja perdida no excesso de informações digitais, crie mensagens que se destaquem e tenham um grande impacto.

Como otimizar o e-mail de confirmação para envolver

Os e-mails de confirmação geralmente apresentam uma impressionante taxa de aberturas, sendo valiosos para um envolvimento mais profundo com os clientes. Estas estratégias de otimização transformam esses e-mails transacionais em ferramentas que incentivam a ação dos clientes sem deixarem de cumprir a principal meta:

Usando conteúdo dinâmico para personalizar e-mails

Use os dados dos clientes para criar uma experiência realmente personalizada. O conteúdo dinâmico se adapta com base no comportamento, nas preferências e no histórico dos clientes. Com ele, você mostre produtos, recomendações e conteúdos adequados a cada destinatário.

Incorporando elementos interativos, como botões e pesquisas

Os e-mails de confirmação estáticos não dão oportunidades de interagir com o cliente. Os botões clicáveis, pesquisas de feedback, links para redes sociais e classificação de produtos criam pontos de envolvimento que convidam o cliente a realizarem outra ação com sua marca enquanto a confirmação ainda está na cabeça do cliente.

Testes A/B em assunto e conteúdo para maior envolvimento

O que funciona em um público pode não funcionar em outro. Fazendo testes A/B nos e-mails de confirmação, você identifica quais assuntos geram mais aberturas, quais layouts de conteúdo geram mais cliques e quais chamadas para ação têm melhor taxa de conversões.

Estratégias de envio: quando enviar o e-mail de confirmação

A maioria dos e-mails de confirmação deve ser enviada imediatamente após a ação, mas o momento estratégico dessas mensagens pode impactar significativamente a eficácia. Testando diferentes cronogramas de entrega, você descobre o horário ideal para um e-mail de lembrete, a entrega da nota fiscal ou uma pesquisa de satisfação.

Monitorando e analisando as métricas de desempenho

Os insights gerados ao monitorar o desempenho dos e-mails de confirmação trazem dados valiosos sobre o comportamento dos clientes. Monitorando métricas como taxa de aberturas, taxa de cliques e ações pós-clique, você sabe o que está funcionando, o que não está e como melhorar sempre sua estratégia de e-mail de confirmação ao longo do tempo.

Próximas etapas importantes após um e-mail de confirmação

Criar o e-mail de confirmação é só o começo. Para realmente maximizar o impacto, você precisa de uma estratégia que integre essas mensagens ao seu ecossistema de marketing mais amplo. Você verá como os e-mails de confirmação são eficazes quando eles fizerem parte de um atendimento bem pensado para o cliente, em vez de mensagens isoladas.

Você não precisa enviar e-mails de confirmação em silo digital. Use a expertise de um líder em marketing por e-mail e automação para desenvolver a abordagem mais impactante e bem-sucedida.

Siga estas cinco etapas:

Crie uma lista de e-mails de adesão

Você talvez precise ter várias listas para separar novos de usuários dos antigos e para trabalhar com determinados grupos demográficos. No Mailchimp, você cria uma estratégia de marketing bem-sucedida e constrói uma base sólida para as campanhas.

Crie gatilhos apropriados

Mantenha uma seleção de emails de confirmação minuciosamente selecionados e com design personalizado para responder a diversas ações, como quando um cliente preenche um formulário, solicita uma assinatura ou busca informações. Substitua a abordagem genérica por uma abordagem pessoal.

Crie e-mails de confirmação que causem impacto

Os profissionais de marketing da Mailchimp têm o talento e os recursos necessários para ajudá-lo a personalizar os melhores emails de confirmação para uma variedade de finalidades. Não reinvente a roda quando uma está pronta para te levar em uma direção melhor e mais lucrativa.

Após criar, automatize

Deixe a abordagem clássica da automação de e-mails do Mailchimp oriente você ao iniciar o processo. Conforme você desenvolve uma abordagem automatizada, é possível expandir seu potencial para lidar com solicitações e dúvidas mais complexas. Com regras predefinidas e outros critérios, você trabalha junto com o Mailchimp para desenvolver uma estratégia de e-mail de confirmação automatizada.

Estenda a automação para lidar com condições mais complexas

Alguns clientes nunca veem o e-mail de confirmação ou não interagem. É importante que sua abordagem à confirmação por e-mail reconheça os comportamentos regulares e preferidos de cada cliente. Além de enviar a mensagem de confirmação, o Mailchimp pode criar uma campanha gota a gota — uma série de respostas automatizadas — conforme necessário para orientar e apoiar seus clientes.

Erros comuns a evitar nos e-mails de confirmação

Ao redigir um e-mail de confirmação, até os mais experientes profissionais de marketing podem cometer erros. Um simples e-mail para confirmar o horário marcado pode parecer direto, mas um errinho pode causar confusão ao cliente, reduzir o envolvimento e até resultar na perda de negócios.

Evitando esses erros, suas mensagens de confirmação darão os detalhes que os clientes precisam, e você atinge suas metas.

• Excesso de informações no e-mail: muitas empresas cometem o erro de colocar todos os detalhes possíveis em uma mensagem. Informar os detalhes do pedido é importante, mas sobrecarregar os clientes com informações gera confusão, e pontos importantes podem se perder.
• Linha de assunto vaga, o que diminui a taxa de aberturas: linhas de assunto pouco claras não comunicam o propósito específico da mensagem. Seja explícito sobre o que a confirmação se refere para que o destinatário identifique e priorize rapidamente seu e-mail.
• Confirmação com detalhes incompletos ou incorretos: nada abala mais a confiança do cliente do que receber um e-mail de confirmação com as informações erradas. Antes de enviar, sempre confira se os preços, datas, quantidades e dados para contato da empresa estão corretos.
• Ignorando as boas práticas de acessibilidade e legibilidade: muitas empresas negligenciam a importância do e-mail de confirmação fácil de ler e de entender. Com a estrutura adequadas nos cabeçalhos, o contraste de texto e links descritivos, todos os clientes possam acessar seu conteúdo.
• Falha ao testar em todos os aparelhos e clientes de e-mail: a confirmação pode ficar perfeita no seu computador, mas apresentar problemas nos aparelhos móveis ou em determinados clientes de e-mail. Sempre teste os e-mails em várias plataformas para garantir que as informações de contato da empresa e outros elementos críticos aparecem corretamente para todos os destinatários.

Aprimorando a experiência do cliente com e-mails de confirmação eficazes

Os e-mails de confirmação são pontos de contato críticos na jornada do cliente. São momentos em que você tem a total atenção dos clientes e a chance de fortalecer o relacionamento com eles. Empresas inteligentes reconhecem essa oportunidade e criam e-mails de confirmação que fazem mais do que confirmar a transação. Eles dão fidelidade à marca, geram mais envolvimento e criam uma experiência marcante para os clientes.

Com as excelentes ferramentas de design de e-mail do Mailchimp, é fácil implementar as boas práticas apresentadas aqui para melhorar seus e-mails de confirmação. Com modelos prontos para uso e recursos avançados de automação, o Mailchimp tem tudo que você precisa. Cadastre-se hoje mesmo no Mailchimp.

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Principais conclusões

• Os e-mails de confirmação têm taxa de aberturas excepcionalmente altas e servem como ponto de contato crítico para dar confiança aos cliente e promover mais envolvimento.
• E-mails de confirmação eficazes fazem mais do que apenas confirmar as transações — eles criam oportunidades para personalização, upselling e coleta de insights valiosos dos clientes.
• Os e-mails de confirmação mais eficazes têm linha de assunto clara, personalização, os detalhes essenciais da transação, a marca padronizada e informações de contato acessíveis.
• Integrando os e-mails de confirmação ao seu ecossistema de marketing mais amplo, no momento certo, após vários testes e com automação, você maximiza o impacto deles na experiência dos clientes.

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