Assim que você clicar em enviar, seu e-mail será enviado para a caixa de entrada do destinatário, rápido como uma flecha. Geralmente, não há um botão ops que ajuda a corrigir as coisas se você cometer um erro, então é preciso acertar antes de enviar.
As apostas são ainda maiores ao enviar e-mails de trabalho para clientes, colegas e superiores. Você precisa garantir que cada palavra esteja correta, manter o tom educado e profissional e tornar sua mensagem clara. É aqui que entra em cena a habilidade de escrever e-mails formais.
Ao dominar essa habilidade essencial, seus e-mails formais refletirão seu profissionalismo e garantirão que as pessoas levem cada palavra a sério. É fundamental para causar uma ótima primeira impressão e manter as conversas produtivas e em dia. Pronto para mergulhar e aprender o básico? Veja como escrever e-mails formais que abrem portas e constroem relacionamentos profissionais duradouros.
O que são e-mails formais e por que usá-los?
Os e-mails formais são mensagens claras, bem organizadas e gentis utilizadas para comunicações profissionais. Eles são diferentes dos e-mails que você enviaria para um amigo ou familiar porque seguem regras específicas. Você começa com uma saudação adequada, escreve o conteúdo usando linguagem formal e termina com uma despedida respeitosa.
Normalmente, você escreve e-mails formais para pessoas importantes ou para quem você não conhece bem, como um novo cliente, um possível empregador ou um superior em sua empresa. Você também pode usar esse estilo para tratar de um assunto sério, dar notícias importantes ou fazer uma solicitação formal, como um pedido de férias. Também é uma boa ideia se você simplesmente não estiver familiarizado com o estilo de comunicação profissional do destinatário.
Escrever mostra formalmente que você é um profissional e ajuda a evitar qualquer confusão sobre o que você está dizendo. Também sinaliza que você está levando as coisas a sério e tem respeito pela pessoa para quem está enviando e-mails e pelo assunto da conversa.
Formato de e-mail formal eficaz para correspondência comercial
Um e-mail formal é muito parecido com uma carta formal, apenas no formato digital. Utiliza a mesma estrutura e princípios para garantir que a mensagem seja clara e respeitosa com o leitor. Essa abordagem ajuda a manter um tom educado e profissional, seja entrando em contato com um cliente ou atualizando seu chefe. Aqui está uma visão geral das partes essenciais a serem incluídas ao escrever um e-mail formal.
Assunto
A linha de assunto funciona como o título do seu e-mail. Para obter as melhores taxas de abertura, procure chamar a atenção do leitor e compartilhar a essência da sua mensagem em 7 palavras ou menos. Você precisa comunicar a importância e a relevância do seu e-mail rapidamente, portanto, escolha suas palavras com sabedoria.
Uma boa linha de assunto informa ao destinatário o que é o seu e-mail e por que você está entrando em contato com ele. Por exemplo, ao compartilhar datas de reuniões, diga “Reunião de status do projeto em 5 de dezembro” em vez de uma declaração vaga como “Reunião”. Mas tudo depende de para quem você está enviando o e-mail e do motivo do seu e-mail.
Exemplos de linhas de assunto fortes:
- Cronograma e lista de verificação de integração
- Feedback necessário sobre a proposta de rascunho
- Convite para Webinário Anual de Estratégia de Marketing
- Solicitação de data de agendamento de demonstração do produto
- Cronograma atualizado do projeto disponível para revisão
Essas linhas de assunto resumem o conteúdo do e-mail e a ação Obrigatório. Isso ajuda a capturar a atenção do destinatário e o incentiva a enviar seu e-mail formal prontamente. Uma linha de assunto bem elaborada pode fazer a diferença entre uma resposta rápida e seu e-mail se perder em uma caixa de entrada lotada.
Saudações profissionais
Uma saudação profissional define o tom do seu e-mail. É o primeiro toque pessoal, mostrando respeito e gentileza para com o destinatário. O padrão é começar com “Prezado” ou “Olá”, seguido pelo título e sobrenome, como “Prezado Sr. Smith”. Você também pode usar o cargo deles, como “Dr.”, para mostrar respeito pelo papel deles. Se não tiver certeza do título ou gênero preferido, use o nome completo para manter um tom formal.
Quando o nome exato não é conhecido, talvez seja preciso usar a criatividade. Você pode escolher "Prezado gerente de contratação da [nome da empresa]", "Prezada equipe de suporte técnico" ou "A quem possa interessar" como uma alternativa genérica, mas educada. Essas saudações gerais também personalizam sua mensagem, tornando mais provável que você receba uma resposta atenciosa.
Corpo do texto
O corpo do seu e-mail é onde você entra em detalhes sobre sua mensagem. Comece com uma abertura de e-mail formal padrão, declarando o propósito do seu e-mail. Por exemplo, ao solicitar informações sobre um projeto, você pode dizer: "Estou escrevendo para saber sobre o status e o cronograma do projeto". No entanto, se você nunca conversou com a pessoa antes, é melhor se apresentar nas primeiras linhas.
Ao escrever o corpo formal do e-mail, seja direto e chegue ao ponto principal rapidamente, mas não sacrifice a clareza pela concisão. Mantenha o conteúdo em um ou dois parágrafos curtos que cobrem qualquer informação que você queira compartilhar. Isso pode incluir o motivo pelo qual você está escrevendo o e-mail formal, quaisquer solicitações ou perguntas e detalhes relevantes sobre o tópico.
Encerramento formal
Adicionar um encerramento formal antes de sua assinatura pode deixar uma impressão duradoura. É a nota final do seu e-mail, como um aperto de mão firme no final de uma reunião presencial. Para finalizar a conversa de forma positiva, escolha um encerramento adequado ao tom do seu e-mail formal e ao seu relacionamento com o destinatário.
As assinaturas comumente usadas no formato formal de e-mail incluem:
- Sinceramente,
- Cordialmente
- Atenciosamente
- Atenciosamente,
- Agradecimento
Qualquer um desses encerramentos funciona bem para sinalizar o fim da conversa mantendo um tom profissional. Lembre-se de adicionar uma vírgula após a despedida escolhida para fazer a transição para sua assinatura na linha seguinte.
Assinatura
Sua assinatura de e-mail formal é como seu cartão de visita digital. Ela deve incluir seu nome completo, cargo, empresa e informações de contato, como seu número de telefone e endereço de e-mail. Você também pode adicionar o site ou o endereço físico da sua empresa.
Uma assinatura profissional permite que a outra pessoa saiba exatamente quem você é, como entrar em contato com você e de onde você está escrevendo. Isso pode ser particularmente útil se alguém precisar entrar em contato com você rapidamente ou enviar informações adicionais por outros canais.
Se a plataforma permitir, crie uma assinatura predefinida que seja preenchida automaticamente quando você iniciar um novo e-mail formal. Depois, tudo o que você precisa fazer é verificá-la antes de enviar cada e-mail para confirmar que está correta e atualizada.
Sete etapas simples para escrever e-mails formais
Escrever e-mails formais é importante, mas não precisa ser intimidador. Seguindo as sete etapas simples abaixo, você pode compor e-mails profissionais com facilidade que causarão uma boa impressão e obterão os resultados certos.
Etapa 1: selecione uma fonte profissional
A escolha da fonte é importante. Fontes decorativas, como Comic Sans, não são ideais para escrita formal. Elas distraem muito e são difíceis de ler. Opte por um estilo clássico e profissional, como Arial, Times New Roman ou Calibri. Além disso, use um tamanho de fonte que seja agradável aos olhos, geralmente em torno de 10 a 14 pontos.
Etapa 2: pesquise o destinatário
Você só pode personalizar um e-mail formal se souber detalhes importantes sobre o destinatário. Reserve um tempo para pesquisar o nome completo, o cargo e outros detalhes relevantes que ajudarão você a personalizar sua mensagem. Isso permitirá que você se dirija à pessoa corretamente e adapte seu e-mail às necessidades dela.
Etapa 3: crie um assunto claro
Embora algumas pessoas deixem a linha de assunto por último, escrevê-la primeiro pode ajudar a manter seu e-mail formal claro e conciso. Procure resumir o motivo do e-mail em apenas algumas palavras para transmitir efetivamente o propósito dele. Inclua palavras de ação em sua linha de assunto para solicitar que o destinatário dê os próximos passos, seja analisar documentos ou confirmar um horário de reunião.
Etapa 4: abra com uma saudação apropriada
Em seguida, é hora de escrever uma saudação adequada usando o que você sabe sobre o destinatário. Se você souber o título e o sobrenome, use-os junto com "Prezado" ou até mesmo "Olá" como sua saudação. Caso contrário, use apenas o nome completo ou uma saudação geral até que você possa reunir mais detalhes posteriormente em novos e-mails.
Etapa 5: declare o motivo do e-mail usando o tom certo
Agora, você pode chegar ao cerne do seu e-mail formal. Comece o primeiro parágrafo com uma breve introdução ou compartilhando o motivo pelo qual você está escrevendo. Seja uma pergunta, uma atualização ou uma solicitação, seja claro e direto. Se necessário, adicione um segundo parágrafo com mais detalhes sobre o assunto em questão. Evite jargões desnecessários e mantenha os parágrafos curtos para facilitar a leitura.
Etapa 6: assine com uma conclusão formal e uma assinatura profissional
A conclusão formal e a assinatura vêm a seguir para encerrar tudo. Selecione uma conclusão que corresponda ao tom do e-mail e que esteja alinhada com o quanto você conhece a pessoa para quem está enviando o e-mail. Por exemplo, se você tem um relacionamento profissional próximo, "Saudações" funciona bem. No entanto, "Atenciosamente" pode ser mais adequado para um contato inicial. Seja qual for a sua escolha, coloque uma vírgula após o fechamento e pressione enter antes de adicionar sua assinatura profissional.
Etapa 7: analisar seu email formal para confirmar que está pronto para ser enviado
A etapa final para elaborar um e-mail formal é revisá-lo minuciosamente para confirmar se está pronto para ser enviado. Vá além da simples revisão: passe o conteúdo por um verificador ortográfico. Além disso, considere usar uma ferramenta como o Grammarly para verificar se há erros gramaticais e confirmar que você está usando um tom profissional.
Não se esqueça de confirmar se você tem o nome, o cargo e o endereço de e-mail corretos do destinatário. Depois, verifique novamente se o assunto, a assinatura e os anexos estão corretos antes de clicar em enviar. Depois que seu e-mail deixa suas mãos, não é fácil lembrá-lo e revisá-lo, portanto, reserve um tempo para essa etapa.
Melhores práticas para escrever e-mails profissionais
Quando você se prepara para enviar um e-mail formal, não é apenas o processo passo a passo de escrevê-lo que conta. Há um pouco mais a fazer se você quiser que seus e-mails realmente atinjam o objetivo. Além de acertar o formato básico, as práticas recomendadas a seguir podem afetar muito a forma como você transmite sua mensagem.
- Evite gírias e emojis: deixe as conversas informais para bate-papos sociais. Usar linguagem de texto e emojis em e-mails formais pode parecer pouco profissional e tirar o foco da sua mensagem. Continue escrevendo frases completas em tom respeitoso para manter a credibilidade.
- Corte informações desnecessárias: seja o mais conciso possível sem deixar nada de fora. Se uma informação não está agregando valor ou não se relaciona diretamente com o seu ponto principal, é apenas uma distração. Reduza os e-mails ao que é realmente necessário para causar o maior impacto.
- Considere um modelo de e-mail formal: se você não se sentir confortável em criar seus próprios e-mails formais, pense em usar um modelo de e-mail primeiro. Seu padrão predefinido garante que você adicione todas as partes importantes, como saudações e encerramentos, para manter seus e-mails com aparência organizada e profissional. Não quer usar um modelo? Explore sua caixa de entrada em busca de bons exemplos de e-mails formais para usar como guia.
- Use um endereço de e-mail profissional: seu endereço de e-mail deve refletir seu profissionalismo. Endereços bobos feitos no passado, como TacoTuesdayEnthusiast@example.com, simplesmente não serão suficientes. Use um endereço que reflita seu nome e organização para enviar a mensagem certa.
- Verifique novamente os anexos de e-mail: sempre dê uma segunda olhada nos anexos antes de enviar seu e-mail. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um potencial empregador sobre uma vaga, anexe seu currículo (e confirme se também é o correto).
- Analise os detalhes do destinatário: um erro simples, como digitar incorretamente o nome do destinatário, pode ser um início desajeitado para seu e-mail formal. Verifique três vezes esses detalhes para mostrar sua atenção e respeito—e evitar situações embaraçosas.
- Adicione um recibo de entrega: se você estiver enviando informações urgentes, um recibo de entrega pode ser útil. Ele traz a tranquilidade de saber que seu e-mail chegou à caixa de entrada correta, alertando você assim que o destinatário o abrir.
O objetivo é tornar seus e-mails formais o mais claros, gentis e eficazes possível. Com essas dicas e truques, você pode garantir que seus emails entreguem a mensagem desejada e reflitam positivamente em sua imagem profissional.
Escreva e-mails formais para impulsionar as comunicações comerciais
Aprender a escrever um e-mail formal pode impactar significativamente o sucesso da sua carreira. Ao manter seus e-mails claros, educados e bem organizados, você garantirá que sua mensagem seja transmitida conforme o esperado. Isso ajudará você a construir relacionamentos mais fortes com seus clientes, colegas e parceiros. Eles certamente verão você como alguém confiável e profissional, e isso é uma grande vantagem em qualquer negócio. Portanto, se você deseja elevar sua carreira, esforce-se bastante para aperfeiçoar suas habilidades formais de e-mail.