Como escrever um e‑mail de lembrete gentil

E-mails de lembrete são usados como acompanhamento de uma interação anterior e normalmente usados quando você exige uma ação de alguém.

Isso pode lembrá-lo de um próximo evento, solicitando uma atualização de status se houver falta de comunicação ou até mesmo um acompanhamento de um prazo perdido. Um e-mail de lembrete educado é uma ótima maneira de atrair a atenção do destinatário e incentivá-lo a agir de uma forma ou de outra.

Quando enviar um e-mail de lembrete

E-mails de lembrete são usados em várias situações. De um modo geral, eles são usados para lembrar alguém antes que algo aconteça, ou para acompanhar alguém depois que uma data de vencimento foi excedida ou depois que algo aconteceu.

Seja um lembrete de reunião entre colegas, um lembrete de compromisso para clientes, um lembrete de pagamento, um aviso para clientes ou até mesmo apenas um lembrete para um amigo de um próximo evento.

Quando redigidas corretamente, as mensagens de lembrete servem como uma ótima maneira de obter gentilmente uma resposta das pessoas sem que a data de vencimento bata repentinamente à sua porta e você fique sem tempo.

Por que e-mails de lembrete amigáveis são importantes?

Pesquisas sugerem que mais de 330 bilhões de e-mails são enviados e recebidos por dia. Esse número impressionante deve enfatizar a importância dos e-mails de acompanhamento, pois muitos e-mails são ignorados acidentalmente todos os dias. Para garantir uma resposta de alguém, é melhor planejar com antecedência - espere ter que enviar um e-mail de lembrete em algum momento, seja antes ou depois de uma data de vencimento.

Os e-mails de lembrete também podem ajudar a demonstrar aos destinatários que você realmente se importa com eles. Manter um bom relacionamento virtual com o cliente depende muito do tom e da maneira como você se dirige ao cliente - um e-mail de lembrete positivo e gentil pode ajudar muito a aumentar a confiança do destinatário em você e a construir um relacionamento positivo com o cliente.

Exemplos de e-mail de lembrete amigável

Não existe um modelo de e-mail de lembrete de tamanho único, de um modo geral, eles devem ser cuidadosamente selecionados de acordo com o motivo específico do acompanhamento para serem eficazes. No entanto, o tipo mais universal de e-mail de lembrete e um tipo que pode ser aplicado à maioria das situações é apenas um e-mail de lembrete simples e educado.

Normalmente, esses e-mails são curtos com um tom educado e servem como um lembrete gentil para uma solicitação simples. A formalidade nesta circunstância depende de quão bem você conhece o destinatário. Se não houver prazo, esses e-mails podem ser ainda mais descontraídos usando frases como:

"Você teve a chance de ver meu último e-mail?" "Apenas um lembrete rápido…" "Apenas um lembrete amigável..."

No outro extremo do espectro, se houver um prazo estrito (por exemplo, o e-mail é uma continuação de um lembrete de compromisso ou é um e-mail de lembrete de evento), então você pode querer que o tom seja um pouco mais urgente.

Independentemente disso, é importante manter um tom educado e escolher as palavras com cuidado. Os lembretes de compromissos devem ser informativos, detalhando a data e a hora do compromisso com o mínimo de jargão em torno dele para garantir que o ponto apareça de forma clara e eficaz.

Um e-mail de lembrete de pagamento provavelmente será um pouco mais longo, com anexos de repercussões legais e evidências factuais para apoiá-lo, mantendo o tom respeitoso.

Se o evento for mais informal, como um evento musical ou uma festa no escritório, você pode usar palavras que reflitam isso.

Enviar um e-mail de lembrete para um colega pode ter um tom diferente, dependendo de quão bem você conhece a pessoa, com que frequência você trabalha com ela e da urgência do seu pedido.

Isso pode ser qualquer coisa, desde um e-mail de lembrete de reunião de zoom, simplesmente contendo a senha e o link, caso o e-mail anterior seja perdido, ou pode ser mais um lembrete de e-mail profissional, que geralmente consiste em mais detalhes ou anexos. Se você precisar de uma resposta urgente deles, algumas frases úteis podem ser:

"A equipe está aguardando sua resposta." "Precisamos desses detalhes antes de podermos continuar com o projeto..." "Precisamos da sua resposta o mais rápido possível."

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Componentes de um e-mail de lembrete

A maioria dos e-mails de lembrete consiste em alguns componentes-chave. Cada um desses componentes deve ser cuidadosamente elaborado para emular um tom educado e amigável que seja respeitoso, independentemente do atraso no prazo ou da urgência da resposta. Incluindo:

• Linha de assunto do e-mail
• Abertura
• Corpo
• Despedida

A linha de assunto deve ser usada para chamar a atenção do leitor e alertá-lo imediatamente sobre o problema/evento/compromisso que você está lembrando.

Manter a linha de assunto concisa e resumir o tema abrangente de todo o e-mail chama imediatamente a atenção do leitor e ajuda a evitar que seu e-mail seja perdido na inundação. Sem uma linha de assunto informativa, o destinatário pode nem mesmo abrir seu e-mail.

Além disso, a linha de assunto pode ajudar o leitor a entender o conteúdo do e-mail antes mesmo de abri-lo, o que significa que ele pode abrir o e-mail imediatamente com um conhecimento básico sobre o que isso implica.

Sempre comece com uma saudação educada e respeitosa, independentemente da gravidade do lembrete. Após a saudação inicial, a abertura do e-mail deve sempre incluir algumas frases curtas e concisas detalhando o objetivo exato do e-mail de acompanhamento e por que ele é necessário.

Quanto mais claro e conciso o texto, melhor. Vá direto ao objetivo, para garantir que o destinatário registre mentalmente o lembrete instantaneamente.

O corpo do e-mail deve conter todos os detalhes que o destinatário precisa para formar sua resposta. Para evitar que a situação se arraste ainda mais, você deve incluir todas as informações, anexos e detalhes relevantes incluídos no e-mail inicial - uma maneira fácil de reduzir as perguntas repetidas.

Para fechar o e-mail, considere incluir um termo de chamada para ação, deixando detalhes de como o destinatário pode responder, em quanto tempo sua resposta é necessária e o que ele deve fazer em relação às próximas etapas.

Se o e-mail de lembrete estiver lembrando alguém de uma próxima reunião, evento ou compromisso, o que significa que não há mais tarefas a fazer da parte deles, uma aprovação simplista e agradável é sempre eficaz.

Como escrever um e-mail de lembrete bem-sucedido

Escrever um e-mail de lembrete bem-sucedido pode ser um ato de equilíbrio delicado. Por um lado, você quer ter certeza de que sua mensagem é assertiva o suficiente para provocar uma resposta, mas, por outro lado, você não quer parecer rude ou agressivo.

Com tanto em jogo, é essencial ter um e-mail de lembrete bem elaborado, que atinja o tom certo e transmita sua mensagem com clareza. Continue lendo para descobrir dicas práticas sobre como escrever um e-mail de lembrete eficaz que seja persuasivo, profissional e educado.

Comece com uma saudação amigável

Comece como pretende continuar - comece com uma saudação calorosa que seja tanto profissional quanto pessoal. No entanto, isso depende de quão familiarizado você está com a pessoa para quem está enviando o e-mail.

Se for um amigo, colega ou alguém com quem você conversou antes de um simples "Olá, (seu nome)" será suficiente. Se você estiver enviando um e-mail para um cliente, é necessário um tom mais formal, como uma fatura de pagamento ou uma próxima reunião de zoom com um cliente", Prezado (nome dele)" ou até mesmo "Prezado senhor/mamãe", funcionaria melhor.

Seja educado

Este é um dos fatores mais importantes em e-mails de lembrete bem-sucedidos. Para criar um e-mail de lembrete gentil que não soe abrasivo ou agressivo, manter o tom respeitoso e educado é importante para garantir uma resposta calma do destinatário. Se eles se sentirem ofendidos ou chateados com o e-mail, eles podem não responder ou, se o fizerem, sua resposta pode ser rude.

Para evitar isso, use "por favor" em todo o seu e-mail, mantendo as frases breves e factuais se o assunto envolver temas delicados. Se você estiver familiarizado com o leitor e o assunto for menos sério, inclua uma boa frase em algum lugar do e-mail. Por exemplo, para despedir, você pode dizer:

"Espero que você tenha uma ótima noite e esteja aproveitando o tempo bom!"

Lembre-os gentilmente da tarefa

Lembre educadamente o destinatário de qualquer tarefa pendente usando termos de chamada para ação. Isso pode incluir "Siga este link para pagar agora" ou "Clique no link abaixo para confirmar sua reserva" ou "Responda a este e-mail com uma data ou hora que seja melhor para você."

Isso afirma que uma ação é necessária da parte deles, mantendo um tom educado em todo o corpo do e-mail que os incentiva a responder em breve.

Apresente um motivo para o e-mail de lembrete

Apontar um motivo pelo qual você está acompanhando pode enfatizar a urgência do seu leitor e ajudar a obter uma resposta. Isso é melhor usado no início do e-mail, por exemplo:

"Apenas um lembrete sobre a próxima reunião que marcamos na sexta-feira..." "Este é o último lembrete sobre sua fatura em atraso. Pague a fatura imediatamente usando..."

Esclarecer por que você está enviando o e-mail de acompanhamento pode evitar qualquer irritação do destinatário e ajudá-lo a entender o objetivo. Se o e-mail de lembrete for enviado antes do prazo, o tom geralmente pode ser mais relaxado. Se o prazo já passou e a resposta necessária depende do tempo, seu tom pode refletir isso.

Oferecer ajuda

Informar ao destinatário que você pode contatá-lo a qualquer momento é uma ótima maneira de suavizar e-mails de lembrete, especialmente se o assunto for sobre dinheiro ou assuntos delicados.

Isso também ajudará você a dizer mais informações sobre o que o leitor está fazendo e se ele viu seus e-mails ou não. Essa frase pequena, mas sutil, funciona de maneira bastante universal e pode ser uma linha simples no final do seu e-mail:

"Não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida."

Fim de uma nota amigável

Além do ponto acima, oferecer ajuda é uma ótima maneira de deixar o e-mail com uma nota positiva, o que é importante se você deseja uma resposta construtiva do seu leitor.

Uma assinatura simples e profissional é sempre eficaz, mas você deseja que a última linha garanta que o leitor saiba que você está disponível para entrar em contato em caso de confusão. Deixar seus dados de contato no final do e-mail também é uma dica útil que fará com que seu leitor se sinta confiável e, portanto, confortável o suficiente para responder.

Para medir as taxas de resposta de e-mail, compare o número de e-mails entregues com o número de respostas de e-mail.

Dicas para escrever e-mails de lembrete amigáveis

No mundo acelerado de hoje, não é incomum que os e-mails sejam ignorados ou esquecidos. Como resultado, pode ser frustrante quando você está esperando uma resposta de alguém.

No entanto, existem maneiras de escrever e-mails de lembrete amigáveis que podem ajudar a refrescar a memória do destinatário sem soar agressivo ou rude.

Use um tom amigável

Este ponto foi reiterado muito ao longo deste artigo e por uma boa razão! Um e-mail de lembrete amigável evita muitas reações indesejadas e drama de ambas as extremidades, construindo um bom relacionamento entre cliente/colega, mantendo a comunicação positiva!

Escreva de forma concisa

Seja conciso e direto ao ponto, garantindo que você transmita seu ponto de vista de forma eficiente e com o mínimo de confusão possível. Muitos leitores vasculham os e-mails para chegar ao ponto imediatamente, portanto, quanto menos palavras, melhor.

No entanto, não sacrifique nenhuma palavra educada de proteção que mantenha o tom amigável por causa disso.

Personalize sua mensagem

Usar o nome do leitor ajuda a adicionar uma sensação pessoal que os ajuda a entender que eles têm a responsabilidade pessoal de responder ao e-mail e agir.

Se você conhece o destinatário, adicionar outros tópicos também pode ser útil para manter o e-mail de lembrete amigável e otimista. Por exemplo, se você estivesse enviando um e-mail para um colega, poderia dizer:

"Ótimo trabalho na apresentação na semana passada! Eu estava apenas enviando um e-mail para lembrar você..."

Use uma chamada para ação clara

Dê ao leitor instruções claras sobre quais são os próximos passos e o que você espera que ele alcance após este e-mail de lembrete. Isso evita confusão e mais atrasos. Adicionar termos diretos de chamada para ação com links torna isso fácil e sem complicações para o destinatário.

Marque o tempo certo

Saber quando enviar o e-mail de lembrete pode ser complicado, pois isso é pessoal para cada situação. Quer seja antes ou depois do prazo, certifique-se de deixar um espaço suficiente para responder ao e-mail e tomar as medidas necessárias. Isso pode variar dependendo da tarefa que você exige deles, portanto, leve isso em consideração ao planejar seus e-mails de lembrete.

Erros comuns de e-mail de lembrete a serem evitados

Há também alguns contras absolutos ao escrever um e-mail de lembrete. A imprecisão, a falta de urgência e a sobrecarga de e-mails podem impedir o leitor de responder aos seus e-mails ou até mesmo de notá-los. Capture seu leitor com uma linha de assunto concisa e direta e certifique-se de evitar alguns desses erros comuns.

• Ser muito insistente
• Não personalizar sua mensagem
• Ser muito vago
• Não proporcionar valor
• Enviar muitos lembretes
• Não testar seus e-mails

Aumente as taxas de resposta com e-mails de lembrete amigáveis

Enviar e-mails de lembrete é uma ótima maneira de aumentar a taxa de resposta e a participação. Se você estiver lembrando alguém preventivamente ou se o prazo já tiver passado, um e-mail de lembrete bem escrito pode ser tudo o que o destinatário precisa para formar uma resposta.

Garantir que seu tom seja educado, claro, personalizado e direto ajudará a tornar seu e-mail de lembrete bem-sucedido. Concentre-se em transmitir seu ponto de vista com ênfase em qualquer tarefa do lado do leitor, ajudando também a construir um relacionamento sólido e de confiança entre você e o leitor.

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