Saiba como a gestão de gargalos pode melhorar o desempenho da empresa. Veja como identificar um gargalo e conheça estas estratégias para combatê‑lo.
Não importa que tipo de negócio você administre, diferentes fluxos de trabalho estão em jogo. Mesmo um professor de piano em casa tem um processo e, quando há um processo, é possível que haja um gargalo.
Os gargalos podem prejudicar o desempenho dos negócios, então você deve saber como identificá-los, gerenciá-los e evitá-los.
Embora você saiba por que os gargalos são ruins para o seu negócio, nem sempre é fácil saber como identificá-los e resolvê-los. O primeiro passo é aprender a encontrá-los.
Há algumas ideias simples que podem ajudá-lo a encontrar gargalos em quase todos os processos.
O melhor truque é mapear seu processo. Você pode detalhar como sua empresa opera em uma lista de etapas — essas são as etapas do pipeline. Você deve sequenciar essas etapas para ver se uma parte do processo precisa aguardar outro elemento. Por exemplo, se você faz escrivaninhas, deve cortar a madeira antes de montar ou embalar os produtos. Se o corte da madeira demorar muito, isso cria um gargalo para as tarefas subsequentes.
Como parte do processo de mapeamento, você pode encontrar ferramentas que ajudam na documentação do processo, mapeamento do fluxo de valor e muito mais. Aproveite todas elas.
Depois de ter o esboço do seu fluxo de trabalho, você deseja identificar possíveis gargalos. Alguns são baseados em desempenho, o que significa que uma única pessoa ou dispositivo pode causar um bloqueio. Outros são baseados no sistema, então o processo em si forçará um gargalo.
Quando você pode identificar e classificar possíveis gargalos, a última etapa é compará-los com os indicadores de desempenho. Você tem prazos de envio atrasados? Você está cumprindo todas as suas metas de produção? Seus funcionários parecem estressados e sobrecarregados? Esses são sinais claros de gargalos.
Depois de saber como identificar um gargalo, é importante corrigi-lo o mais rápido possível.
Infelizmente, você nem sempre pode resolver um gargalo imediatamente. Em vez disso, você precisa de estratégias gerais que o ajudem a resolver problemas, permanecer fluido em seus processos e formar uma abordagem de negócios contínua para lidar com o inesperado.
Você pode encontrar ferramentas de estrutura de estratégia de produtos para ajudar na gestão de gargalos. Dê uma olhada nas seguintes estratégias para aprender como corrigir um gargalo,
O tempo ocioso é um assassino em todos os setores. Às vezes, as pessoas ficam inativas. Às vezes, as ferramentas ficam ociosas. Às vezes, estações de trabalho ou locais inteiros precisam estar mais ativos. O ponto é que, quando você tem algo ocioso, não está produzindo, o que pode levar a gargalos.
Digamos que você seja um fabricante e seu principal gargalo de processamento ocorra porque você solicita a embalagem de um fornecedor antes de enviar seus produtos. Muitas vezes, você está aguardando pela embalagem.
Deixar alguns dos seus processos de fabricação ociosos enquanto você espera pela embalagem faz sentido. Caso contrário, você terá vários produtos que não pode enviar.
Aqui está a parte complicada. Se você ficar ocioso demais, poderá recuperar o atraso na embalagem, mas não haverá itens suficientes para acompanhar o atendimento do pedido.
Como tal, você normalmente não quer abordar um processo de gargalo diminuindo a produtividade. Você pode reduzir o número de pedidos que aceita, mas deixar parte do seu processo ocioso para aguardar outro processo pode prejudicar seus lucros. Em vez disso, você deseja eliminar o gargalo e alcançar o restante do sistema.
Usando este exemplo de embalagem, você pode obter fornecedores de embalagens adicionais para que, juntos, eles possam atender às suas necessidades e permitir que você se concentre na eficiência.
Sua força de trabalho está lá para fazer o trabalho, seja consertar equipamentos quebrados, encontrar soluções rápidas para problemas repentinos, fabricar produtos ou realizar serviços. Se você tiver uma força de trabalho grande o suficiente, poderá superar os gargalos mais comuns regularmente.
Agora, a maioria das empresas tem capital limitado disponível para contratar mais pessoas. Considere adotar uma abordagem estratégica para expandir sua força de trabalho. Identifique seus gargalos e descubra qual equipe poderia resolvê-los melhor. Contrate essas posições primeiro. Às vezes, uma única pessoa extra no cronograma de produção pode fazer a diferença.
Esta é uma visão ampla para que isso se aplique a todos os setores, mas você precisa identificar o gargalo se quiser resolvê-lo. Depois de saber onde ocorre o bloqueio, você deseja reduzir a tensão sobre ele.
Digamos que você forneça serviços de encanamento em casa. Você descobre que seu gargalo ocorre quando você tem muitos pedidos para sua equipe de encanamento chegar em um dia. Como reduzir a tensão do gargalo?
Você pode contratar mais encanadores. Você pode aceitar menos pedidos. Ou você pode aumentar o tempo de serviço esperado. Digamos que os clientes podem agendar um serviço on-line e você tem disponibilidade a cada 15 minutos. Se você tiver um gargalo, altere esses intervalos para a cada 20 minutos. Isso reduzirá a pressão do seu problema específico.
Para quem não conhece, WIP significa “trabalho em andamento” (work in progress). Esta é uma maneira de definir e acompanhar as tarefas envolvidas em um processo de negócios (é mais comumente usado na fabricação). Se você monitorar de perto cada WIP, poderá ver como seus fluxos de trabalho funcionam, quando e onde os problemas parecem ocorrer.
Você está dividindo seu modelo de negócios geral em processos individuais que fazem com que os fluxos de trabalho funcionem sem problemas. Então, você está observando cada segmento em busca de problemas, ineficiência de produção ou qualquer outra coisa que possa contribuir para gargalos. Depois de ver um problema, você pode criar uma solução exclusiva para a situação.
Às vezes, a melhor opção para eliminar gargalos é evitá-los em primeiro lugar. O desafio é que a maioria das medidas de prevenção dependerá das especificidades do seu negócio e de como você o administra.
Um fluxo de trabalho automatizado pode ajudar, mas nem sempre é viável. Com tudo isso dito, existem algumas ideias gerais que são bem-sucedidas em todos os setores.
Lembre-se de que aprender a gerenciar gargalos no gerenciamento de operações pode ser mais comum, mas segue os mesmos tópicos de qualquer outro setor ou posição.
Esta é uma das soluções mais óbvias, mas é óbvia porque é eficaz. Se você aumentar a capacidade da sua linha de produção, poderá eliminar gargalos. Normalmente, os gargalos ocorrem porque o volume excede as expectativas ou alguma parte do sistema de produção apresenta desempenho inferior.
Se a capacidade máxima do sistema for maior e mais robusta, você poderá acomodar esses imprevistos com mais fluidez e evitar que pequenos problemas se transformem em gargalos significativos.
Por outro lado, diminuir o volume produz exatamente o mesmo efeito que aumentar a capacidade. Se você sabe que terá falta de pessoal por algum tempo, aceite menos pedidos para esse determinado período. É outra abordagem direta e fácil de entender. Geralmente, essa é a solução mais fácil e melhor se você puder reduzir o volume de pedidos sem prejudicar o negócio.
Isso não apenas ajudará a evitar gargalos, mas também pode aumentar a satisfação do cliente (porque você pode atender à demanda) e pode até criar uma pequena escassez que pode justificar aumentos de preços.
Naturalmente, não existe uma solução única para todos, mas quando diminuir o volume é uma opção viável para uma empresa, ela traz muitos benefícios.
É claro que nem sempre você tem condições de aceitar menos pedidos ou gastar dinheiro em mais infraestrutura para o processo de produção. Quando você busca soluções mais econômicas, o agendamento é uma oportunidade para evitar os gargalos.
Vale a pena dizer que a escassez ou problemas de pessoal nem sempre criam problemas de operação de gargalo, mas se você tiver as pessoas certas no trabalho nos momentos certos, elas podem prevenir ou resolver gargalos.
Você pode revisar seu agendamento com seus sistemas existentes ou investir em software de agendamento que possa ajudá-lo a otimizar agendamentos com mais precisão.
Como frase, "minimizar o tempo de inatividade" não é muito útil. Na verdade, é genérico, mas o desafio aqui é que os problemas de tempo de inatividade variam de acordo com o negócio.
Ao entender isso, você pode pensar sobre suas fontes mais comuns de tempo de inatividade e atacá-las diretamente. Você tem problemas de comunicação devido a interrupções na internet? Você tem blecautes contínuos ou quedas de energia que afetam a produção? Você tem um equipamento que frequentemente falha e tem que ser reparado?
Você conhece seu negócio e os problemas mais comuns que enfrenta. Enfrente-os na hora, não espero um momento oportuno. O tempo de inatividade é o que acaba exacerbando os problemas de gargalo.
Você não precisa suportar gargalos que prejudicam os negócios. Existem muitas soluções disponíveis que podem ajudá-lo a evitar gargalos e gerenciá-los com eficiência. No entanto, você deve aprender a identificar e reconhecer os bloqueios do fluxo de trabalho para garantir que eles não se tornem problemas mais significativos.
Com a automação de marketing da Mailchimp, você pode reduzir a sobrecarga de sua equipe e automatizar fluxos de trabalho para aumentar a eficiência. Dessa forma, seus funcionários podem fazer mais, em menos tempo.