Trabalhar em uma equipe unida muitas vezes é como estar em uma máquina bem lubrificada, com tarefas fluindo perfeitamente entre os membros. No entanto, no momento em que uma decisão precisa ser tomada, esse fluxo de trabalho tranquilo pode ser interrompido bruscamente.
A incerteza sobre quais membros da equipe devem participar dessa decisão e seus papéis individuais nela interrompe o ritmo, levando a atrasos e possíveis conflitos. Para restaurar esse ritmo, é bom ter um processo claro a seguir, como a estrutura de tomada de decisão RAPID.
Criado pela Bain & Company, o RAPID descobre quem faz o quê, sempre que é hora de tomar decisões importantes em sua organização. Isso ajuda a decidir assuntos de forma mais rápida e eficiente, além de melhorar a clareza, a responsabilidade e a colaboração. Veja como funciona.
O modelo de tomada de decisão RAPID
O modelo de tomada de decisão RAPID pode mudar a forma como você e sua equipe tomam decisões. Ele oferece uma estrutura muito necessária definindo cinco funções principais: Recomendar, Concordar, Executar, Contribuir e Decidir (do inglês Recommend, Agree, Perform, Input e Decide). Essas funções esclarecem quais membros da equipe apresentam informações, criam a proposta, têm a palavra final e colocam o plano em ação.
Recomendar
No modelo RAPID, o Recomendador apresenta à pessoa que ocupa a função Decidir ou o tomador de decisão, uma proposta clara e organizada. Para fazer isso bem, deve ter fortes habilidades de resolução de problemas e reunião de insights de quem está nas funções Contribuir e Concordar.
Para alcançar resultados melhores, atribua a função Recomendar a alguém com profundos conhecimentos do assunto. Também é essencial que o tomador de decisão confie nele para ter certeza de que suas recomendações serão valorizadas.
Durante todo o processo decisório, eles terão que avaliar insights, fatos e estatísticas com precisão para criar um plano de ação eficaz. O feedback das funções Contribuir e Concordar pode variar, portanto o Recomendador deve estar aberto a pontos de vista diferentes.
Concordar
A pessoa atribuída à função Concordar precisa manifestar apoio à decisão que estiver sendo proposta. Para fazer isso de forma eficaz, deverá analisar a recomendação, considerar os riscos envolvidos e compartilhar suas dúvidas e sugestões.
Os agentes não rejeitarão o plano proposto se acreditarem que não funcionará. Em vez disso, deverão oferecer insights e dados importantes que ajudem a refinar a proposta, garantindo que esteja de acordo com os objetivos da equipe. Como isso pode levar a gargalos, o envolvimento do mínimo possível de pessoas nesse processo pode levar a decisões mais rápidas.
Nem sempre é necessário atribuir essa função. Normalmente, é necessário somente em decisões especializadas que tenham que seguir regras financeiras, legais e técnicas. Se você tiver que escolher um Concordante, será importante que ele tenha experiência na área específica para apresentar insights e apoio relevantes.
Executar
A função Executar está relacionada diretamente às decisões finalizadas em ação. Quando o plano estiver em ação, será tarefa da função Executar transformar o plano em realidade. Executa as tarefas necessárias sem problemas, gerenciando recursos, cumprindo prazos e supervisionando todos os aspectos práticos.
Você pode obter ótimos resultados atribuindo essa função a indivíduos com histórico de ação. Devem ter habilidades excelentes de comunicação e gerenciamento de projetos e muita atenção aos detalhes.
Inclua a função Executar no início do processo de planejamento sempre que possível. Considere também a possibilidade de colocá-los na função Contribuir, para poder compartilhar todas as dúvidas sobre a implementação antes que uma decisão seja tomada.
Contribuir
As pessoas da função Contribuir entregam ao Recomendador material e insights essenciais para a tomada de decisões embasadas. Podem fazer isso pesquisando, reunindo dados ou simplesmente confiando em seus conhecimentos.
Na maioria dos casos, você atribuirá essa função a vários membros da equipe do projeto, mas envolverá somente o número necessário de pessoas para evitar ideias conflitantes. Selecione colaboradores com experiência ou acesso a dados críticos relacionados à decisão em questão. Você pode também considerar pessoas que poderiam ser fortemente afetadas pela decisão final.
Embora a função de Contribuir seja vital para criar propostas ponderadas, nem sempre o Recomendador precisa seguir seus conselhos. Essa flexibilidade ajuda a evitar atrasos no processo decisório devido a desentendimentos.
Decidir
A função Decidir tem a autoridade definitiva para fazer a escolha final. Este indivíduo ou grupo considera a proposta desenvolvida pelo Recomendador, mas não está vinculado a ele. Antes de aprovar, deve pensar nas desvantagens e confirmar que o plano é adequado à missão, aos valores e às metas da organização.
O ideal é atribuir a função Decidir a um indivíduo para garantir clareza e responsabilidade. Um candidato adequado pode ser alguém que conheça bem o assunto, demonstre forte liderança e conheça os objetivos da organização. No entanto, você pode dar a responsabilidades da tomada de decisão a um grupo se estabelecer uma estrutura de governança bem definida.
Embora muitas vezes a liderança detenha o poder da tomada de decisão, nem sempre precisa ser assim. Olhar além da equipe de liderança pode resultar em um processo decisório mais imparcial e inclusivo.
Como funciona o processo decisório do RAPID
Se você está olhando para o acrônimo de RAPID e pensando que os fluxos de processo decisório não fazem sentido, você está absolutamente certo. Isso porque não foi feito para ser concluído em ordem.
Por exemplo, o titular da função Recomendar pode se reunir diversas vezes com as funções Contribuir e Concordar para desenvolver uma proposta prática. Ou, se o tomador de decisão não aprovar a proposta, talvez seja preciso recomeçar o processo.
Para demonstrar como esse processo envolvido pode funcionar, veja a seguir um exemplo de como usar o modelo de tomada de decisão RAPID selecionando uma estratégia de marketing por e-mail.
Atribuição das funções
Ao utilizar a estrutura de tomada de decisão RAPID, é necessário iniciar o processo atribuindo cada função a uma única pessoa ou grupo. Isso é o que pode parecer para uma empresa de marketing.
- Recomendar: O chefe de pesquisa de marketing desempenha a função Recomendar. Eles pesquisarão as opções e criarão uma estratégia de marketing por e-mail com base em dados.
- Concordar: o diretor financeiro (CFO) e o diretor de conformidade jurídica assumem as funções Concordar. Eles analisarão a estratégia proposta das perspectivas financeiras e jurídicas.
- Executar: o gerente de marketing é escolhido para a função Executar. Eles implementarão a estratégia de marketing por e-mail assim que for decidida.
- Contribuir: A equipe de desenvolvimento de produtos assumirá a função Contribuir. A equipe apresentará informações sobre os recursos e as atualizações do produto para aprimorar a estratégia de marketing.
- Decidir: o diretor de marketing (CMO) atua como tomador de decisões. Ele aprovará a nova estratégia de marketing por e-mail para impulsionar leads e vendas.
Processo em etapas
Embora o processo seja diferente para cada decisão, equipe e organização, a abordagem a seguir pode funcionar na escolha de uma estratégia de marketing por e-mail.
- O diretor de pesquisa de marketing (Recomendar) pergunta à equipe de desenvolvimento de produto (Contribuir) sobre os recursos e as atualizações do produto. Em seguida, reúne informações relevantes do CFO e do chefe de conformidade legal (Concordar) para embasar ainda mais sua estratégia de marketing por e-mail.
- A função Recomendar utiliza insights sobre produtos, finanças e legislação para desenvolver uma proposta de estratégia de marketing. A estratégia é apresentada ao CMO (Decidir) para análise.
- O tomador de decisões analisa a proposta, considerando todos os fatores, inclusive os aspectos financeiros e legais. Podem aprovar, solicitar revisões ou rejeitar.
- Após a aprovação da proposta, o CMO entrega ao gerente de marketing (Executar) a estratégia de marketing finalizada.
- A função Executar coloca o plano em ação, garantindo que as campanhas de marketing por e-mail resultantes se adéquem às diretrizes definidas.
O exemplo acima mostra como o modelo RAPID pode ajudar as equipes a tomar decisões bem embasadas. Mas lembre-se de que há várias abordagens para alcançar o mesmo objetivo.
Benefícios do uso da estrutura de tomada de decisões RAPID
Na tomada de decisões em equipe, as linhas de responsabilidade muitas vezes ficam pouco definidas, causando confusão, desentendimentos e atrasos? Se esse for o caso, o processo de tomada de decisão RAPID pode proporcionar a estrutura necessária para esclarecer quem é responsável pelo quê e a melhor maneira de seguir em frente. Ainda não tem está seguro? Explore os seguintes benefícios.
Aumenta a adesão dos funcionários
Com o RAPID, todos os membros da equipe conhecem suas funções. Ao definir claramente os papéis, você pode conseguir uma melhor adesão dos funcionários, pois todos se sentem mais conectados e envolvidos. Isso ajuda a impulsionar a produtividade e melhorar a cultura da organização, promovendo um ambiente de equipe mais positivo e colaborativo. Isso também leva a decisões de maior qualidade que beneficiam os resultados da sua organização e o sucesso geral.
Reduz gargalos
Um processo decisório mal definido muitas vezes resulta em falhas desnecessárias. Processos de aprovação ambíguos ou feedback obscuro podem impedir que sua equipe avance para as etapas seguintes. O RAPID remove esses gargalos, aumentando dessa forma a eficiência da equipe e garantindo que projetos complexos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Toma decisões de alta qualidade
Não é incomum que as equipes lidem com decisões apressadas ou desinformadas que deixam de lado detalhes ou perspectivas importantes. A estrutura RAPID resolve esse problema proporcionando à equipe um processo formal a ser seguido. Funções e etapas bem definidas possibilitam que você embase suas escolhas em insights coletivos, beneficiando muito a organização.
Esclarece a responsabilidade da decisão
O RAPID reduz o risco de mal-entendidos sobre quem é responsável pela tomada de decisões. Ninguém precisa adivinhar o que fazer nem lidar com tarefas duplicadas. Com cada função claramente descrita, a responsabilidade é clara, minimizando a confusão e reduzindo o caos na equipe. Isso garante que sua equipe se concentre na conclusão de tarefas de forma eficaz, gerando resultados melhores para a empresa.
Armadilhas a serem observadas no uso da tomada de decisão com RAPID
Embora o RAPID procure simplificar e agilizar o processo decisório, deve-se ficar atento a possíveis armadilhas, como:
Deixar de fora as principais partes interessadas
Você precisa contar com a participação de todos os principais interessados na tomada de decisões importantes. Deixar qualquer parte relevante fora da equação pode resultar em decisões que carecem de insights e informações essenciais. Isso pode acontecer com muita facilidade se você não mapear sua equipe e selecionar com cautela pessoas com os conhecimentos adequados.
Para evitar esse problema, revise e atualize regularmente as listas de participantes. Verifique se todas as partes relevantes estão envolvidas desde o início. Em seguida, reúna especificamente os insights dessas pessoas durante o processo de tomada de decisão.
Obter informações úteis da equipe
A tomada de decisões embasadas envolve o recebimento do tipo certo de feedback. Comentários amplos ou vagos podem levar a função Recomendar na direção errada. A função precisa de insights diretos e práticos para embasar suas recomendações.
É importante que sua equipe contribua com informações úteis apresentando exemplos claros. Além disso, considere a possibilidade de criar sessões estruturadas de feedback para apoiar o processo de criação de propostas.
Falta de treinamento na tomada de decisão RAPID
Sem o treinamento adequado em RAPID, sua equipe pode não saber implementá-lo. As funções e responsabilidades podem não ficar claras, dificultando o progresso e evitando boas decisões.
É possível mudar a situação bastando investir no treinamento da estrutura RAPID. Envolva todos da sua equipe, não somente as partes interessadas atuais, para preparar todos para a tomada decisões excelentes agora e no futuro. Repita o treinamento anualmente como atualizações e para ajudar os novos contratados a se atualizarem.
Simplifique a tomada de decisões com o processo RAPID
Tomadas de decisões rápidas e sólidas são fundamentais para o sucesso da sua equipe. A maioria das organizações bem-sucedidas simplifica o processo de tomada de decisão de uma forma ou de outra e o RAPID é uma ótima maneira de fazer isso. Ele prepara o terreno para resultados melhores identificando claramente todos os principais participantes e suas funções. Chega de dúvidas ou discussões intermináveis. Com o RAPID, todas as decisões complexas têm direção e clareza, diferenciando seu negócio e impulsionando-o à frente.