Neue Leads sind für deine Agentur oder deine freiberufliche Tätigkeit großartig, aber sie können viel Zeit in Anspruch nehmen. Noch schlimmer ist, dass man, wenn man extrem viel zu tun hat, dazu neigt, Erledigungen so lange hinauszuschieben, bis man keine Arbeit mehr hat und es zu einem Überschuss-Mangel-Kreislauf kommt.
So könnte eine mögliche Kundensequenz aussehen:
Der Kunde findet deine Website, ihm gefällt deine Arbeit und er sendet dir eine E-Mail.
Er sendet dir eine vage und lange Erklärung, was er seiner Meinung nach braucht. Das fühlt sich manchmal so an, als würden die Kunden über alles und nichts reden, über das, was sie gegessen haben, als sie ihr Unternehmen gegründet haben, bis hin zu dem, was ihre Mutter von ihrer aktuellen Website hält.
Du antwortest ihnen per E-Mail und bittest sie um Klärung von mindestens fünf der von ihnen angesprochenen Punkte. Du forderst sie auf, einen Projektplaner auszufüllen, den du als Word-Dokument anhängst.
Sie füllen ihn aus und senden ihn dir per E-Mail zurück. (Wahrscheinlich haben sie Comic Sans oder Papyrus verwendet, aber ok, hier wird nicht geurteilt).
Du liest dir ihre Antworten durch und sendest ihnen eine E-Mail zurück, um einen Anruf zu vereinbaren.
Sie überlegen zwei- bis viermal hin und her, bis sie einen Termin finden, der für euch beide passt.
Ihr chattet über Skype oder Hangouts, um herauszufinden, was sie wirklich brauchen, ob es gut zu ihnen passt und ob du ihnen einen Kostenvoranschlag machen sollst.
Das kann 5–6 Stunden dauern, wenn du Glück hast. Was wäre, wenn du dir alles außer den Anruf sparen könntest? Das ist möglich, und zwar mit einer Sache, die sich automatisiertes Onboarding nennt.
Was ist Onboarding?
Onboarding ist ein Begriff, der in Personalabteilungen entstand, als es noch Faxgeräte gab, aber schnell von Tech-Startups und Growth Hackern übernommen wurde. Onboarding ist eigentlich nur die Art und Weise, wie du Leute von „Ich bin interessiert“ zu „Hey, jetzt bin ich Kunde“ bringst. Dabei werden 3 Dinge berücksichtigt:
1. Aufnahme: Den Menschen das Wissen vermitteln, um eine Entscheidung zu treffen. „Sollten wir dich einstellen?“
2. Assimilation: So vermittelst du den richtigen Personen das Gefühl, dass sie am richtigen Ort sind. „Basierend auf dem, was ich gerade erfahren habe, bist du die Person/das Unternehmen, die/das ich damit beauftragen möchte, diese Aufgabe für mich zu erledigen.“
3. Beschleunigung: Hilf ihnen, die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit dir so schnell wie möglich zu treffen. „Aufgrund des kurzen Dokuments, das ich gerade gelesen habe, weiß ich, was du für mein Unternehmen tun kannst und was nicht. Jetzt bin ich bereit, dich zu beauftragen.“
Sehen wir uns nun an, wie du die sieben Schritte aus dem ersten Abschnitt automatisieren kannst, damit du nur noch in der letzten Phase eingreifen musst musst. Wenn das verlockend klingt, du aber befürchtest, dass durch die Marketingautomatisierung die menschliche Note deiner Marke verloren geht, dann mach dir keine Sorgen. Ich zeige dir, wie du ein Win-Win-Szenario erstellst, in dem der Kunde sofort die gewünschten Informationen erhält (selbst wenn es 2:00 Uhr morgens ist und du schläfst) und du potenzielle Leads prüfen kannst, ohne dass sie deine Zeit oder Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen.
So automatisierst du eine Onboarding-Sequenz für neue Leads
Der Kunde findet deine Website, ihm gefällt deine Arbeit und er füllt ein einfaches Formular aus, das mit deiner Mailchimp-Liste oder – noch besser – einer Gruppe innerhalb dieser Liste verknüpft ist.
Er erhält umgehend ein Begrüßungspaket mit einem PDF, in dem die Arten von Kunden, mit denen du zusammenarbeitest, deine Preise, einige Erfolgsgeschichten und die Dienstleistungen, die du anbietest, aufgeführt sind.
Am Ende des PDFs gibt es eine große „Call-to-Action“-Schaltfläche für den Kunden, um einen Projektplaner auszufüllen. Wenn er darauf klickt, wird er zu einer Seite auf deiner Website weitergeleitet, auf der ein vorgefertigtes Typeform eingebettet ist.
Sobald er deinen Projektplaner ausgefüllt hat, wird er zu einer Bestätigungsseite mit einem einzigen Link weitergeleitet, der auf den Buchungskalender auf deiner Website verweist, in dem ein Acuity-Planer eingebettet ist. Dieser Buchungskalender lässt sich in deinen Google-Kalender integrieren, sodass der Kunde weiß, wann du keine Zeit hast. (Damit entfällt das Hin und Her bei der Terminfindung).
Die Bestätigungsnachricht gibt ihm deinen Skype-Namen, sodass er am Tag des Gesprächs nur die Erinnerungs-E-Mail (von Acuity) öffnen und dich zu Skype hinzufügen muss.
Da er dein Willkommens-PDF gelesen hat, deinen Projektplaner ausgefüllt und die Anweisungen zur Buchung eines Anrufs befolgt hat, um über das Projekt zu sprechen, musst du, wenn es soweit ist, nur noch Skype öffnen und den Anruf tätigen.
Optional: Verwende Mailchimp to Google Sheets Zap von Zapier, um jeden neuen Lead in einer Tabelle zu speichern. Von dort aus kannst du deine Notizen nachverfolgen, um zu sehen, wie weit der Prozess fortgeschritten ist.
Optional: Verwende Acuity to Mailchimp Zap von Zapier, um den Lead zu einer benutzerdefinierten Gruppe in deiner Liste hinzuzufügen, die dann weitere Automatisierungen auslösen könnte.
Optional: Verwende das Ziel-Tracking von Mailchimp, um herauszufinden, ob die Leads die Seite mit dem Typeform oder der Seite mit deinem Acuity-Planer nicht öffnen. (Du kannst automatisierte Erinnerungen senden).
Häufige Einwände gegen die Automatisierung des Prozesses deiner potenziellen Leads
„Ich verliere Leads.“
Das Tolle an der Automatisierung ist, dass du nicht daran denken musst, den Prozess am Laufen zu halten. Manchmal ist deine Inbox so voll, dass ein oder zwei Leads durch die Maschen fallen. Wenn dein Onboarding-Prozess automatisiert ist, musst du dir darüber keine Gedanken machen, insbesondere dann nicht, wenn du das Ziel-Tracking von Mailchimp verwendest und automatisierte Follow-ups sendest, wenn dein Prozess ins Stocken gerät.
„Ich möchte nicht, dass neue Leads das Gefühl haben, dass mir das egal ist oder dass ich ein Marketingroboter bin.“
Das Besondere an der Automatisierung ist, dass du bei jedem Schritt die Möglichkeit hast (und auch wahrnehmen solltest!), markenkonform zu bleiben und deinen Tonfall beizubehalten. Du wirkst nur dann aufgesetzt, wenn du deinen üblichen Charme weglässt.
„Das Einrichten wird zu viel Zeit in Anspruch nehmen“
Ja, es kann ein paar Stunden dauern, bis eine vollautomatische Lead-Onboarding-Sequenz eingerichtet ist. Wenn jedoch nur ein einziger Lead diesen Prozess durchläuft, hast du diese Stunden bereits eingespart. Wenn 20 Leads den Prozess durchlaufen, hast du dir 100 Stunden gespart. Nutze diese Stunden ab jetzt für Tätigkeiten, die du in Rechnung stellen kannst.
Automatisierung braucht Zeit und Planung, um zu funktionieren. Wenn du sie jedoch erst einmal eingerichtet hast und alles reibungslos funktioniert, sind den Möglichkeiten, die du potenziellen Leads bieten kannst, keine Grenzen gesetzt – von der Zeitersparnis ganz zu schweigen.
Verfasst von Paul Jarvis .