Als Geschäftsinhaber, der die Beziehungen zu Lieferanten verwaltet, ist es wichtig zu wissen, was eine Bestellung ist und wie sie funktioniert.
Stell dir vor, du betreibst ein kleines Unternehmen und musst Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten kaufen. Du möchtest eine reibungslose Transaktion sicherstellen und genau angeben, was du kaufst, zu welchem Preis und wann du es benötigst. Um deinem Lieferanten diese Informationen effizient zu erklären, verwendest du eine Bestellung, in der die Transaktion detailliert beschrieben wird.
Die Bestellung bestätigt formell die Absicht des Käufers, Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Bedingungen zu kaufen. Durch Klarheit und Dokumentation der Vereinbarung tragen Bestellungen dazu bei, Missverständnisse und Streitigkeiten zwischen den Parteien zu vermeiden.
Jetzt, da du die Grundlagen von Bestellungen verstehst, solltest du mehr über sie erfahren und darüber, wie der Bestellvorgang funktioniert, um eine reibungslose Beziehung zu deinen Lieferanten zu gewährleisten.
Eine Bestellung (PO) ist die offizielle Aufforderung eines Käufers an einen Verkäufer, Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Preis und innerhalb einer bestimmten Frist zu liefern. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das die von beiden Parteien vereinbarten Transaktionsdetails enthält.
Bestellung im Vergleich zur Rechnung
Bestellungen und Rechnungen werden im Beschaffungsprozess verwendet, sind aber nicht dasselbe Dokument.
Der Käufer erstellt für den Verkäufer eine Bestellung als formelle Anfrage für Waren oder Dienstleistungen. Wenn du eine Einkaufsabteilung hast, schickt sie die Bestellungen. Falls nicht, können Manager und andere Personen, die autorisiert sind, Produkte oder Dienstleistungen von Lieferanten zu kaufen, dies tun.
Die Bestellung ist ein Vorläufer der eigentlichen Transaktion. Sie enthält die Einzelheiten darüber, was der Käufer zu kaufen beabsichtigt und zu welchen Bedingungen. Der Lieferant sieht die Bestellung bei der Auftragserfüllung ein.
Andererseits erstellt der Verkäufer eine Rechnung und stellt sie dem Käufer aus, nachdem die Ware geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden. Es handelt sich um eine Zahlungsaufforderung für die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen.
Eine Bestellung unterscheidet sich auch von einer Bestellanforderung. Mitarbeiter verwenden intern eine Bestellanforderung, um ihren Arbeitgeber zu bitten, Produkte oder Dienstleistungen für interne Zwecke zu kaufen.
Die Grundlagen von Bestellungen für Dienstleistungen
Bestellungen können für Produkte oder Dienstleistungen aufgegeben werden, und der Prozess ist ziemlich ähnlich.
Bestellungen für Dienstleistungen beinhalten in der Regel:
- Leistungsbeschreibung: Dies beschreibt eindeutig die zu erbringenden Dienstleistungen, einschließlich aller spezifischen Anforderungen oder Leistungen.
- Informationen zum Dienstleister: Dieser Abschnitt enthält Informationen zum Dienstanbieter, wie Name, Adresse und Kontaktinformationen. Du solltest auch das Datum der Bestellung angeben, um eine korrekte Kommunikation mit deinem Verkäufer sicherzustellen.
- Leistungstermine: Dies sind Liefertermine für den Beginn und den Abschluss der Dienstleistungen.
- Leistungsgebühr: Dies ist die vereinbarte Gebühr für die Dienstleistungen, einschließlich aller anfallenden Steuern oder zusätzlichen Gebühren.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: In diesem Abschnitt werden alle Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen beschrieben, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Service-Level-Vereinbarungen.
Bestellungen für Dienstleistungen tragen dazu bei, Klarheit und Verantwortlichkeit bei Servicetransaktionen zu gewährleisten, indem sie die Erwartungen für beide beteiligten Parteien darlegen.
Die Erstellung einer Bestellung umfasst mehrere wichtige Schritte, die die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen auf strukturierte und organisierte Weise erleichtern. Denk daran, dass der Käufer die Bestellung erstellt.
Unternehmen haben möglicherweise Vorlagen, die ihre Kunden verwenden können, um den Prozess zu vereinfachen. Trotzdem liegt es in deiner Verantwortung, sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind, wenn du eine Bestellung erstellst.
So funktioniert der Bestellvorgang:
1. Anfrage für Dienstleistungen
Der Bestellprozess beginnt in der Regel mit einer Anfrage des Käufers nach bestimmten Waren oder Dienstleistungen. In dieser Anfrage werden die Anforderungen und Erwartungen dargelegt, einschließlich der Art der benötigten Dienste, der Mengen, der gewünschten Lieferung und etwaiger besonderer Anweisungen oder Präferenzen.
2. Lieferant bewertet die Anfrage
Nach Erhalt der Serviceanfrage beurteilt der Lieferant den Umfang und die Durchführbarkeit der Erfüllung der Anforderungen des Käufers. Diese Bewertung beinhaltet die Bewertung der Ressourcenverfügbarkeit, der Fähigkeit, die Dienstleistungen innerhalb des angegebenen Zeitrahmens oder zu einem bestimmten Datum zu erbringen, und die Übereinstimmung mit dem Fachwissen und den Angeboten des Lieferanten.
3. Der Lieferant unterbreitet ein Serviceangebot
Auf der Grundlage dieser Bewertung erstellt der Anbieter ein Angebot und unterbreitet es dem Einkäufer.
In dem Vorschlag wird der vorgeschlagene Ansatz für die Erbringung der Dienstleistungen dargelegt, einschließlich einer Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen, der geschätzten Kosten, des Zeitrahmens und der Bedingungen und Konditionen. Dieser Vorschlag dient als Grundlage für die weiteren Verhandlungen und den Abschluss der Bestellung.
4. Der Kunde genehmigt das Angebot und gibt eine Bestellung auf.
Nach Prüfung des vom Lieferanten vorgelegten Servicevorschlags beurteilt der Kunde, ob dieser seinen Anforderungen entspricht und mit seinem Budget und Zeitplan übereinstimmt. Nach der Genehmigung stellt der Kunde dem Lieferanten eine formelle Bestellung (PO) aus.
Du kannst elektronische Bestellungen ausstellen oder eine Bestellvorlage erstellen und sie ausdrucken, bevor du sie an deinen Lieferanten schickst. Natürlich solltest du dich immer bei deinem Lieferanten nachfragen, um sicherzustellen, dass du die Bestellung korrekt versendest. Viele bevorzugen digitale Bestellungen, um den Prozess für beide Parteien bequemer zu gestalten.
Denke daran, dass eine Bestellung erst dann ein rechtsverbindlicher Vertrag ist, wenn der Lieferant zustimmt, die Anfrage zu erfüllen. Sobald der Verkäufer zustimmt, wird die Bestellung rechtsverbindlich.
5. Der Anbieter erbringt die Dienstleistung
Mit der Bestellung in der Hand beginnt der Lieferant mit der Erbringung der vereinbarten Leistungen gemäß den in der Bestellung festgelegten Spezifikationen. Hierzu kann die Zuweisung von Ressourcen, die Planung von Aufgaben und die Abstimmung mit dem Kunden gehören, um eine reibungslose und pünktliche Bereitstellung der Dienste zu gewährleisten.
6. Der Kunde überprüft die Erbringung der Dienstleistung
Sobald die Leistungen erbracht sind, prüft der Kunde, ob die Arbeiten gemäß den in der Bestellung und im Leistungsangebot festgelegten Bedingungen ausgeführt wurden.
Dies kann die Überprüfung der Ergebnisse, die Durchführung von Qualitätsprüfungen und die Bestätigung, dass alle Anforderungen zu seiner Zufriedenheit erfüllt wurden, umfassen.
7. Der Lieferant schickt eine Rechnung auf Grundlage der Bestellung
Nachdem der Kunde die Erbringung der Leistungen überprüft hat, erstellt und übersendet der Lieferant dem Kunden eine Rechnung zur Zahlung.
Die Rechnung enthält Einzelheiten zu den erbrachten Leistungen und den entsprechenden Kosten gemäß den in der Bestellung festgelegten Bedingungen. Nach Erhalt der Rechnung verarbeitet der Kunde die Zahlung an den Lieferanten, schließt die Transaktion ab und erfüllt seine finanziellen Verpflichtungen.
Arten von Bestellungen
Je nach deinem Bedarf und deiner Beziehung zum Lieferanten kannst du eine spezielle Bestellung erstellen. Bestellungen können unterschiedlich sein, aber es gibt vier Hauptarten, über die du Bescheid wissen solltest. Dazu gehören:
Standard
Standardbestellungen sind die gängigste Art für einmalige Waren- oder Dienstleistungseinkäufe. Sie geben die Einzelheiten einer einzelnen Transaktion an, einschließlich Artikelbeschreibungen, Mengen, Preisen, Liefertermine und Verkaufsbedingungen.
Standard-Bestellungen werden in der Regel für routinemäßige Beschaffungsvorgänge verwendet und werden nach Bedarf ausgestellt, um unmittelbare Anforderungen zu erfüllen.
Geplante Bestellung
Geplante Bestellungen werden im Voraus erstellt, um zukünftige Beschaffungsvorgänge zu prognostizieren und zu planen.
Im Gegensatz zu Standard-POs, die für bestimmte Transaktionen ausgestellt werden, signalisieren geplante POs die Absicht, Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu kaufen. Damit wird ein Einblick in die voraussichtlichen Einkaufsaktivitäten gegeben, um Unternehmen zu helfen, die Bestandsverwaltung, die Produktionsplanung und die Budgetierung zu optimieren.
Dauerbestellung
Dauerbestellungen werden verwendet, um langfristige Vereinbarungen mit Lieferanten für wiederkehrende Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen zu treffen.
Anstatt einzelne Bestellungen für jede Transaktion auszustellen, werden in einer Rahmenbestellung die Bedingungen für die gesamte Vereinbarung festgelegt, einschließlich der Preise, Lieferpläne und Mengenverpflichtungen.
Dauerbestellungen bieten Flexibilität und Effizienz, indem sie mehrere Transaktionen unter einem einzigen Vertrag zusammenfassen, Beschaffungsprozesse vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Vertragsbestellung
Vertragsbestellungen formalisieren Vereinbarungen zwischen Käufern und Lieferanten für den laufenden Beschaffungsbedarf. Sie werden häufig bei strategischen Partnerschaften oder Großbestellungen verwendet, bei denen zur Regelung der Beziehung ein umfassender Vertrag erforderlich ist.
In Vertragsbestellungen werden Preise, Zahlungsbedingungen, Lieferung und mehr festgelegt. Indem sie im Vorfeld klare Erwartungen und Verpflichtungen festlegen, tragen sie dazu bei, Risiken zu mindern und die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen zu gewährleisten.
Obwohl Bestellungen wichtige Dokumente bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen sind, gibt es deutliche Unterschiede, wie sie aufgebaut sind und was sie beinhalten:
Umfang der Arbeit
Bestellungen für Produkte enthalten in der Regel detaillierte Beschreibungen der zu kaufenden Artikel, wie Teilenummern, Mengen, Größen, Farben und Spezifikationen.
Umgekehrt beschreiben Bestellungen für Dienstleistungen den Umfang der auszuführenden Arbeiten, einschließlich der Art der Dienstleistungen, der zu erledigenden Aufgaben, Meilensteine und aller spezifischen Leistungen oder Ergebnisse.
Ergebnisse und Zeitplan
In der Bestellung von Produkten werden ein Lieferdatum, Versandanweisungen und besondere Anforderungen an die physische Lieferung der Waren angegeben.
Andererseits definieren Kaufaufträge für Dienstleistungen den Zeitpunkt der Leistungserbringung, einschließlich Start- und Enddatum, Dauer sowie etwaiger Meilensteine oder Fristen für die Fertigstellung bestimmter Aufgaben oder Projektphasen.
Preisstruktur
Produktbestellungen enthalten in der Regel Einzelpreise, Gesamtkosten und anfallende Steuern, Rabatte oder Versandgebühren.
Im Gegensatz dazu können Bestellungen für Dienstleistungen komplexere Preisstrukturen haben, wie Stundensätze, feste Gebühren, Meilensteinzahlungen oder Einbehaltungsvereinbarungen, abhängig von der Art der Dienstleistungen und der Vereinbarung zwischen den Parteien.
Rechtliche und Compliance-Anforderungen
Für Produktbestellungen gelten möglicherweise branchenspezifische Vorschriften, Produktnormen, Garantien und Rückgaberichtlinien, die normalerweise in den Geschäftsbedingungen der Bestellung aufgeführt sind.
Umgekehrt können Bestellungen von Dienstleistungen zusätzliche rechtliche Überlegungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Service Level Agreements (SLAs) beinhalten, um die Interessen beider Parteien zu schützen.
Dein Bestellsystem einrichten
Durch die Einrichtung eines Bestellsystems werden die Beschaffungsprozesse rationalisiert und effiziente Beziehungen zu den Lieferanten aufrechterhalten. Ob es sich um Standardbestellungen für einmalige Transaktionen oder um Dauerbestellungen für wiederkehrende Einkäufe handelt, ein gut definiertes System sorgt für Transparenz, Verantwortlichkeit und die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen.