In der Geschäftswelt ist es für das Streben nach nachhaltiger Rentabilität, Wachstum und Entwicklung von grundlegender Bedeutung, sich um die eigene Bilanz zu kümmern. Der Nettogewinn in Form von freiem Cashflow kann verwendet werden, um Schulden zu tilgen, neue Mitarbeiter einzustellen oder einfach in das Unternehmen zu investieren.
Für eine gesunde Bilanz ist es unerlässlich, dass die Einnahmen höher sind als deine tatsächlichen Kosten. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Laut Daten, die vom US Bureau of Labor veröffentlicht wurden, scheitern rund 10 % der Start-ups innerhalb ihres ersten Betriebsjahres.
Hier können die Kostenkontrolle und die damit verbundenen Methoden Abhilfe schaffen. Betrachten wir es als Finanzplanung, aber auf Unternehmensebene. Lies weiter, um herauszufinden, welche Strategien, Maßnahmen und Systeme es zur Kostenkontrolle gibt und wie du diese nutzen kannst, um Kosten zu senken und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Eine Einführung in die Kostenkontrolle
Die Kostenkontrolle ist der Prozess der Verwaltung der Ausgaben in einer Organisation, mit dem ultimativen Ziel, die Kosten zu senken, um finanzielle Stabilität und ein angestrebtes Nettoeinkommen zu erreichen. Natürlich sollte dies nicht zulasten deines Produktangebots sein, es muss ein Gleichgewicht gefunden werden. Aber im Allgemeinen sind langfristige Kosteneinsparungen der Grundstein für den Erfolg vieler Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.
Arten von Geschäftsausgaben
Der erste Schritt zur Kostenkontrolle besteht darin, deine Finanzdaten und die Arten von Kosten zu verstehen, die dein Unternehmen trägt. Durch die Identifizierung aller damit verbundenen Kosten kann das Management dann Maßnahmen ergreifen, um den Betrieb zu optimieren und – Du hast es erraten! – Kosten zu reduzieren.
Alle Kosten können in die folgenden vier Kategorien eingeteilt werden, deren Summe die Gesamtkosten der Produktion ausmacht.
Fixe Kosten
Die Fixkosten sind über einen bestimmten Zeitraum konstant. Sie variieren nicht je Menge der produzierten Güter und haben im Allgemeinen keinen Bezug zu den Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens. Zu den Fixkosten gehören Posten wie Büromiete und Versicherungsbeiträge.
Variable Kosten
Andererseits können sich die variablen Kosten aufgrund von Geschäftsumständen ändern, zum Beispiel aufgrund des Produktionsniveaus oder der Höhe der Überstundenvergütung. Variable Kosten können schwieriger zu quantifizieren sein, da sie weniger vorhersehbar sind und dennoch direkte Auswirkungen auf die Gewinnmargen haben.
Fixe und variable Kosten sind die Hauptarten von Kosten für ein Unternehmen.
Direkte Kosten
Die Direktkosten sind die Kosten, die mit der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind. Dazu gehören Posten wie Verpackung, Arbeitskraft und Logistik. Diese sind leicht zu überwachen und nachzuverfolgen, weil sie zu bestimmten Rechnungsposten zurückverfolgt werden können.
Indirekte Kosten
Dabei handelt es sich um Projektkosten, die nichts mit den Produktionsprozessen zu tun haben. Im Gegensatz zu direkten Kosten sind indirekte Kosten undurchsichtiger und lassen sich nicht so einfach nachvollziehen. Sie können beispielsweise die Kosten für die Aufrechterhaltung der Sicherheit in dem Gebäude umfassen, in dem dein Unternehmen tätig ist.
Die Unterschiede zwischen Kostenkontrolle und Kostenmanagement
Obwohl Kostenkontrolle und Kostenmanagement austauschbar klingen, handelt es sich in Wirklichkeit um unterschiedliche Begriffe, die getrennt voneinander definiert und verstanden werden müssen.
Wie bereits erwähnt, befasst sich die Kostenkontrolle damit, herauszufinden, welche tatsächlichen Kosten deine budgetierten Kosten übersteigen – ein Phänomen, das auch als Kostenvarianzbezeichnet wird – und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um diese Kostenüberschreitungen zu minimieren.
Im Gegensatz dazu betrachtet das Kostenmanagement ein Projekt aus der Vogelperspektive und schätzt die finanziellen Ressourcen ab, die benötigt werden, um es zu Ende zu bringen. Während das Kostenmanagement ein kontinuierlicher Prozess ist, erfolgt die Kostenkontrolle in festgelegten Abständen oder bei Bedarf. Tatsächlich kann man sagen, dass die Kostenkontrolle ein Teil einer umfassenderen Verfahrensweise des Kostenmanagements ist.
Warum ist Kostenkontrolle wichtig, um ein florierendes Geschäft sicherzustellen?
Einfach ausgedrückt, hilft die Kostenkontrolle den Unternehmen nicht nur dabei, profitabel zu bleiben, sondern sie versucht auch aktiv, diese Gewinne durch die Senkung der tatsächlichen Kosten zu maximieren, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität eingehen zu müssen. Folglich ist es wahrscheinlicher, dass du das Budget und den Zeitplan deines Projekts einhalten kannst, was zu zufriedenen Kunden führt, die dein Unternehmen in den höchsten Tönen loben werden. Alle diese Aspekte werden deinem Unternehmen künftig positive Cashflows und Wachstumsdynamik verleihen. Was gibt es da nicht zu mögen?
Fünf Methoden zur Kostenkontrolle
Nachdem du nun die Bedeutung und Grundlagen der Kostenkontrolle verstehst, besprechen wir die fünf wichtigsten Modelle der Kostenkontrolle, die Unternehmen zur Verfolgung, Korrektur und Optimierung von Kosten verwenden.
Methode 1: Plane dein Projektbudget
Der erste Schritt zu einer effektiven Kostenkontrolle ist die Festlegung des Projektbudgets, auch bekannt als Ressourcenplanung. Dabei geht es darum, die Ressourcen zu ermitteln, die für die anstehende(n) Aufgabe(n) benötigt werden, z. B. Arbeitskräfte, Materialien und Zeit.
Wenn das überwältigend für dich klingt, muss es das nicht sein. Unterteile jede Aufgabe in Teilaufgaben und entscheide, wie viele Personen, welche Fähigkeiten und welche Ausrüstung für jede Aufgabe benötigt werden. Lass Raum für Notfallpläne, da du unterwegs wahrscheinlich auf unerwartete Kosten stoßen wirst. Es besteht immer die Möglichkeit, dass eine Aufgabe länger dauert als erwartet – oder dass mehr Material verbraucht wird als ursprünglich gedacht. Daher ist es eine gute Idee, etwas Spielraum für mögliche unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.
Methode 2: Implementiere gute Zeitmanagementstrategien
Wie das altbekannte Sprichwort sagt: Zeit ist Geld. Das macht Zeitmanagement zu einer wichtigen Methode zur Kostenkontrolle. Wenn ein Projekt länger dauert als geplant, steigen die Kosten unweigerlich, denn die Arbeitskosten sind eng mit den Arbeitsstunden verbunden. Es handelt sich dabei auch um Gelegenheitskosten, weil die betroffenen Arbeitnehmer nicht in der Lage sein werden, neue Projekte zu beginnen.
Laut einer Studie von Zippia haben 82 % der Menschen kein Zeitmanagementsystem, was dazu führt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert verbringt. Die gute Nachricht ist, dass dies einfach zu beheben ist. Es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagementsystemen, wie z. B. die Pomodoro-Technik, Timeboxing, das Kanban-System und die Eisbergmethode, um nur einige zu nennen. Nimm dir etwas Zeit, um einige dieser Optionen auszuprobieren und herauszufinden, welche für dich und deine Mitarbeiter am besten geeignet ist.
Methode 3: Verwende Änderungskontrollsysteme
Änderungskontrollsysteme beziehen sich auf eine Projektmanagement-Methode. Es verwaltet alle Änderungsanforderungen, die im Laufe eines Projekts auftreten können. Wenn ein Änderungsantrag eingeht, wird er von der verantwortlichen Person oder dem Team geprüft, bevor entschieden wird, ob er angenommen, abgelehnt oder zurückgestellt wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass nur notwendige Änderungen vorgenommen werden, Kostenvarianzen vermieden werden und das Projekt weiterhin so reibungslos wie möglich abläuft.
Methode 4: Überwache regelmäßig die Projektkosten
Die Überwachung der Projektausgaben ist eine weitere häufig verwendete Kostenkontrolltechnik. Dabei handelt es sich um die Planung von Kontrollpunkten im Finanzmanagement eines Unternehmens in regelmäßigen Abständen (normalerweise wöchentlich oder monatlich), um zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Projektzeitplan eingehalten wird und die tatsächlichen Kosten genau den budgetierten Kosten entsprechen.
Diese Fachleute können auf Grundlage der ihnen zur Verfügung stehenden Finanzdaten auch entscheiden, ob Änderungen erforderlich sind oder vorgenommen werden können. Damit soll sichergestellt werden, dass die vorgenommenen Änderungen keine nennenswerten Auswirkungen auf das vereinbarte Budget haben.
Methode 5: Setze das Earned-Value-Management ein
Das Earned-Value-Management(EVM) ist ein beliebter Ansatz zur Kostenkontrolle bei Buchhaltern und Projektmanagern, da es ein objektives Mittel zur Messung der Projekt- und Kostenleistung ist. EVM basiert auf einer einflussreichen Studie von Quentin Fleming und Joel Koppelman, die zeigte, dass, wenn ein Projekt zu 20 % abgeschlossen ist, die aktuelle Projektleistung verwendet werden kann, um das endgültige finanzielle Ergebnis mit einer Abweichung von plus oder minus 10 % vorherzusagen.
Um den „Earned Value“ zu ermitteln, multipliziere die budgetierten Kosten der abgeschlossenen Arbeiten mit dem Gesamtbudget des Projekts. Wenn dein Projekt beispielsweise zu 50 % abgeschlossen ist und das Aufgabenbudget 100.000 US-Dollar beträgt, beträgt der Ertragswert des Projekts bis jetzt 50.000 US-Dollar. Anhand dieser Berechnung weiß der Projektmanager, ob das Projekt hinter oder vor dem Zeitplan liegt und ob es über oder unter dem Budget liegt.
Dieses leistungsstarke Prognose-Tool ermöglicht es, im Voraus Änderungen vorzunehmen, um ein Projekt und sein Budget auf Kurs zu halten, und ist damit eine der besten Kostenkontrolltechniken auf dem Markt. EVM wird normalerweise in Tabellenkalkulationen berechnet und erfordert einige Kenntnisse über Kostenrechnung, auf die wir in Kürze eingehen werden.
Techniken für eine effektive Projektkostenkontrolle
Es gibt andere Techniken, die du bei der Suche nach den besten Methoden zur Kostenkontrolle für dein Unternehmen berücksichtigen solltest.
Implementiere eine Kostenrechnung
Die Kostenrechnung zielt darauf ab, die Gesamtproduktionskosten eines Unternehmens zu ermitteln. Letztere werden ermittelt, indem die Kosten der einzelnen Geschäftsvorgänge mit den Fixkosten addiert werden. Dadurch erhältst du nicht nur eine Kostenschätzung, sondern kannst auch Bereiche erkennen, in denen die Effizienz verbessert werden kann.
Implementiere ein Kostenkontrollsystem – Enterprise-Resource-Planning (ERP)
Enterprise-Resource-Planning(ERP) ist ein System, das Geschäftsprozesse automatisiert und gleichzeitig wichtige Projekteinblicke liefert. Mit ERP werden Projektdatensätze in eine zentrale Datenbank integriert, die in Echtzeit umsetzbare Erkenntnisse liefern kann, um den Betrieb schlank und effizient zu halten. ERP kann wenig werthaltige und manuelle Funktionen übernehmen, sodass deine Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Auftragsabwicklung könntest du sogar feststellen, dass Geschäfte schneller abgeschlossen werden können.
Verhandle mit deinen Lieferanten und Anbietern
Die meisten Unternehmen haben externe Lieferanten und Anbieter. Bevor du dich für einen Auftragnehmer entscheidest, hole dir unbedingt Angebote von mehreren Quellen ein, um sicherzustellen, dass du das beste Angebot erhältst. Sobald du diese Lieferanten unter Vertrag genommen hast, solltest du deutlich machen, dass du daran interessiert bist, langfristig mit ihnen zusammenzuarbeiten, um dir die günstigsten Konditionen zu sichern, z. B. Rabatte bei Großeinkäufen. Niedrigere Beschaffungskosten stehen in direktem Zusammenhang mit niedrigeren tatsächlichen Ausgaben.
Erwäge den Einsatz einer Projektmanagement-Software
Machen wir uns nichts vor: Kostenkontrolle kann ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein. Gleichzeitig ist sie unverzichtbar, wenn du die Rentabilität deines Unternehmens sicherstellen möchtest. Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Tools zum Projektkostenmanagement, mit denen diese Prozesse automatisiert und optimiert werden können. Hier sind ein paar Beispiele:
- Harvest: Harvest ist eines der ältesten Projektmanagement-Software-Tools auf dem Markt und hilft Unternehmen bei der Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Rechnungsstellung. Da sich das Tool jedoch in erster Linie auf diese Bereiche konzentriert, bietet es nicht viel für die Projektplanung und -terminierung.
- monday.com: Dieses Softwaresystem ermöglicht eine individuelle Anpassung des Arbeitsablaufs, wodurch die Kostenkontrolle an die spezifischen Projektanforderungen angepasst werden kann. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Zusammenarbeit in der Gruppe durch Dateifreigabe, Chat und Echtzeit-Aktualisierungsfunktionen.
- Wrike: Wrike wurde entwickelt, um die Zeit von Remote-Mitarbeitern zu erfassen, und bietet Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Arbeitsauslastungsdiagramme. Features zur Projektbudgetierung und Leistungserfassung sind ebenfalls integriert. Ein potenzieller Nachteil von Wrike ist seine Komplexität, da die vollständige Einarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, selbst wenn du kein Anfänger im Bereich Projektmanagement-Software bist.
- Toggl Track: Toggl Track bietet Zeiterfassungsfunktionen innerhalb einer intuitiven Oberfläche mit einigen Projektmanagement-Features. Wie Harvest konzentriert es sich auf einen bestimmten Bereich – in diesem Fall auf Zeiterfassung – und besitzt eine eingeschränkte Projektmanagementfunktionalität. Es ist jedoch möglich, Toggl Track mit anderen Projektmanagement-Tools zu integrieren.
Identifiziere Bereiche, in denen Prozesse rationalisiert werden können
Rennwagen haben eine stromlinienförmige Form, um die Reibung zu verringern und hohe Geschwindigkeiten zu erreichen. Das gleiche Prinzip gilt für die Kostenkontrolle. Um schneller und kostengünstiger zu liefern, nimm dir die Zeit, alle überflüssigen Schritte, Prozesse und Materialien zu identifizieren und zu eliminieren. Und, wie bereits erwähnt, erwäge die Einführung von Automatisierungen wie z. B. einer Projektmanagement-Software. Dadurch werden die Geschäftskosten in Form von Arbeitskraft und Zeit weiter gesenkt.
Überprüfe deine Preisstrategien
Die Festlegung wettbewerbsfähiger Preise ist der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Berücksichtige bei diesen Entscheidungen die Projektkosten, die Marktnachfrage und die Preise der Wettbewerber. Wenn dein Produkt einzigartige Features bietet oder von höherer Qualität ist, stelle sicher, dass sich dies im Endpreis widerspiegelt. Sobald dein Produkt auf dem Markt ist, verwende Tools zur Datenerfassung wie Kundenbefragungen und -umfragen, um die Preiswahrnehmung der Nutzer in Bezug auf deine Marke zu überprüfen. Und schließlich solltest du deine Preise nicht einfach so festlegen, sondern sie regelmäßig überprüfen und anpassen, um deine langfristige Rentabilität zu sichern.
Häufige Herausforderungen bei der Kostenkontrolle
Obwohl die Vorteile von Strategien und Methoden zur Kostenkontrolle allgemein bekannt sind, fällt es Unternehmen häufig schwer, ihre ordnungsgemäße Umsetzung sicherzustellen. Wenn es so einfach wäre, wäre theoretisch jedes Unternehmen profitabel. Im Folgenden sind die häufigsten Hindernisse für eine effektive Kostenkontrolle und den Gesamterfolg des Projekts aufgeführt.
Zusammenführen von Daten aus zu vielen verschiedenen Quellen
Finanzdaten können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, zum Beispiel aus verschiedenen Subunternehmern und Content-Management-Systemen (CMS). Es ist nicht einfach, ein System zu entwickeln, das diese verschiedenen Datenströme auf kohärente und nutzbare Weise vereinheitlichen kann. Dadurch wird es schwieriger, die Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt und Prozesse optimiert werden können.
Fehlerhafte Berichte
Die Kostenkontrolle basiert auf Berichten und Daten. Allerdings sind Fehler in diesen Dokumenten sehr häufig. Die Fehlerrate bei manueller Dateneingabe liegt im Durchschnitt bei 1 %, eine Zahl, die steigt, wenn die eingegebenen Daten kompliziert sind, die Person, die die Daten eingibt, müde ist oder die Handschrift einfach schwer zu entziffern ist. Im Jahr 2021 kostete ein Tabellenkalkulationsfehler ein Unternehmen den Verlust von satten 10,5 Millionen US-Dollar. All dies unterstreicht, wie sich jeder Fehler auf die Genauigkeit von Kostenkontrollsystemen und Maßnahmen zur Minimierung von Kostenüberschreitungen auswirken kann.
Sicherstellung, dass die Kostenkontrolle selbst nicht zu kostspielig wird
Wie bereits erwähnt, kann die Kostenkontrolle ein fehleranfälliger und langwieriger Prozess sein. Sie stützt sich stark auf die Datenerfassung und -berichterstattung, was an sich schon sehr zeitaufwändig und daher teuer ist. Allerdings ist es schwierig, zeitliche Beschränkungen für Kostenkontrollprozesse festzulegen, da der Erfolg von Gründlichkeit und Genauigkeit abhängt.
Verwechslung der Kostenkontrolle mit der Kostenrechnung
Die Kostenrechnung befasst sich mit der Erfassung, Analyse und Berichterstattung der Unternehmenskosten, wohingegen die Kostenkontrolle strategischer ist und sich auf die Senkung der Gesamtkosten der Produktion konzentriert. Die Kostenrechnung allein reicht nicht aus, um die Kostenvarianz gering zu halten, daher solltest du sie parallel zur Kostenkontrolle einsetzen.
Erzwingen der Zustimmung aller am Kostenkontrollprozess beteiligten Parteien
Kontinuierliche Zusammenarbeit und konsistente Kommunikation zwischen den Stakeholdern sind der Schlüssel zur Schaffung erfolgreicher Kostenkontrollprozesse. Die schiere Anzahl der Parteien, die an einem Projekt beteiligt sein können, könnte dies jedoch zu einem schwer zu überwindenden Hindernis machen.
Keine Einführung neuer Systeme und Technologien
Viele Unternehmen entscheiden sich trotz der Fortschritte bei der Software zum Projektmanagement und zur Kostenkontrolle für die Beibehaltung von Altsystemen und -technologien. Unternehmen, die diese technologischen Fortschritte nicht nutzen, werden unweigerlich ins Hintertreffen geraten, und doch neigt die Mehrheit der Unternehmen immer noch dazu, bei dem zu bleiben, was sie kennen.
Zum Beispiel wurden Tabellenkalkulationen in den 1980er Jahren entwickelt und werden mit den Anwendungen, die von Big Data und künstlicher Intelligenz angetrieben werden, nicht mithalten können. Um nützlich zu sein, erfordern Tabellenkalkulationen die korrekte Eingabe von Daten und Formeln. Und wie wir bereits gesehen haben, sind Tabellenkalkulationen fehleranfällig. Im Gegensatz dazu ist bei einem KI-Tool die Mathematik in das System kodiert, um genaue Ergebnisse zu gewährleisten.
Schaffe die Voraussetzungen für geringere tatsächliche Kosten und verbesserte Gewinnmargen
Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um die Kostenkontrolle auf einer grundlegenden Ebene zu verstehen. Wenn du sie frühzeitig einführst, die Methoden und die Software verwendest, die für dein Unternehmen am besten geeignet sind, und die Zustimmung deiner Stakeholder sicherstellst, bist du auf dem besten Weg zu besseren Gewinnmargen und einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Nach oben sind keine Grenzen gesetzt, viel Glück!