E-Mails bieten dir die Möglichkeit, eine direkte Konversation mit deiner Zielgruppe zu führen. Egal, ob du potenzielle Kunden ansprichst, treue Abonnenten auf dem Laufenden hältst oder Unternehmensnachrichten teilst, die Art und Weise, wie du kommunizierst, beeinflusst, wie gut du du deine Leser erreichst.
E-Mail-Marketing ist eine der besten Möglichkeiten, Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Doch da die Konkurrenz um die Inbox größer ist als je zuvor, reicht das reine Versenden von Nachrichten nicht mehr. Du musst eine Kommunikation gestalten, die bei deinen Empfängern Anklang findet und deine Markenidentität widerspiegelt.
Die richtige Stimme und der richtige Tonfall können aus einer Standard-E-Mail eine ansprechende Nachricht machen, die Vertrauen aufbaut und zum Handeln anregt. Es hilft deinem Unternehmen, sich in überfüllten Inboxen abzuheben und gleichzeitig die Markenkonsistenz in der gesamten Kommunikation aufrechtzuerhalten.
Lies weiter, um mehr über den Tonfall in E-Mails zu erfahren, warum er wichtig ist, welche Arten von Tonfällen es gibt und wann du sie verwenden solltest.
Warum der Tonfall in E-Mails für das Engagement der Zielgruppe wichtig ist
Dein Tonfall ist die Körpersprache der E-Mail in schriftlicher Form. Man kann Gesichtsausdrücke in der schriftlichen Kommunikation nicht erkennen, was es schwierig machen kann, deinen Tonfall zu verstehen. Der Tonfall deiner E-Mails sagt den Empfängern genau, wie sehr du sie kennst und schätzt.
Wie der Tonfall die Wahrnehmung der Zielgruppe beeinflusst, wird oft unterschätzt. Jede Wortwahl, jede Satzstruktur und jede Begrüßung prägt die Sichtweise der Leser auf dein Unternehmen. Wenn du den richtigen Ton triffst, schaffst du eine unmittelbare Verbindung, die den Lesern das Gefühl gibt, verstanden und geschätzt zu werden.
Der Erfolg deines Brand-Marketings hängt in hohem Maße davon ab, wie gut du mit deiner Zielgruppe kommunizierst und den Tonfall vermittelst. Der Tonfall, den du in E-Mails verwendest, beeinflusst direkt, ob die Leser deiner Nachricht vertrauen, sich mit deinen Inhalten beschäftigen und eine Handlung vollziehen. Ein Fehler kann dazu führen, dass du potenzielle Kunden abschreckst oder bestehende Geschäftsbeziehungen schädigst.
Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Ansätze. Wenn du weißt, wann du welche Art von Tonfall verwenden solltest, kannst du E-Mail-Kampagnen erstellen, die die Wünsche und Probleme deiner Zielgruppe ansprechen und gleichzeitig dem Styleguide für deine Marke entsprechen.
Denke daran, dass du in derselben Nachricht nicht mehr als einen Tonfall verwenden solltest, aber das hängt in erster Linie davon ab, wem du schreibst. Hier sind die verschiedenen Arten von Tonfällen für E-Mails, aus denen du beim Schreiben von E-Mails wählen kannst:
Professioneller Ton
Ein professioneller und respektvoller Ton eignet sich gut für formelle Ankündigungen, Geschäftsvorschläge und die Kommunikation mit Unternehmenskunden. Halte deine Sprache klar, präzise und respektvoll. Vermeide Fachjargon, außer du bist sicher, dass deine Zielgruppe ihn versteht.
Freundlicher und zwangloser Tonfall
Perfekt für Newsletter und regelmäßige Blogpost-Updates, denn ein zwangloser Tonfall hilft, eine Beziehung zu den Lesern aufzubauen. Schreibe so, als würdest du mit jemandem persönlich sprechen – mit einer natürlichen Sprache und gelegentlichen Abkürzungen, um die Markenidentität beizubehalten.
Humorvoller und verspielter Ton
Setze Humor vorsichtig und strategisch ein. Humor kann zwar dazu beitragen, dass sich deine Botschaften abheben, aber er muss mit deiner Markenpersönlichkeit und den Erwartungen der Zielgruppe übereinstimmen. Dieser Tonfall eignet sich am besten für lockere Updates oder spezielle Werbeaktionen.
Einfühlsamer und unterstützender Ton
Ein einfühlsamer Tonfall ist für Kundendienst-E-Mails oder die Bearbeitung von Anliegen unerlässlich: Er zeigt den Lesern, dass du ihre Bedürfnisse verstehst und dich um ihren Erfolg sorgst. Verwende eine unterstützende Sprache, die Lösungen und positive Ergebnisse hervorhebt.
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Den passenden Tonfall für deine Zielgruppe finden
Zu verstehen, mit wem du sprichst, ist entscheidend, um den richtigen Tonfall zu wählen, der bei deiner Zielgruppe ankommt. Der Aufbau eines umfassenden Zielgruppenprofils kann dir helfen, demografische Faktoren zu analysieren, die beeinflussen, wie verschiedene Gruppen auf verschiedene Kommunikationsstile reagieren.
Alter
Wenn es um Altersgruppen und Generationspräferenzen geht, findest du unterschiedliche Muster in der Art und Weise, wie verschiedene Gruppen mit der E-Mail-Kommunikation umgehen.
Babyboomer bevorzugen in der Regel eine formelle, direkte Kommunikation mit detaillierten Erklärungen, während die Generation X gut auf direkte, sachliche Botschaften mit klaren Wertversprechen reagiert.
Millennials schätzen einen authentischen, zwanglosen Tonfall mit etwas Humor und Persönlichkeit, und die Generation Z kommt am besten mit prägnanten, bildintensiven Inhalten und ungezwungener, echter Kommunikation zurecht.
Branche
Die Branchenkenntnis beeinflusst maßgeblich die Erwartungen an eine angemessene Kommunikation. In der technischen Branche wird meist eine detailliertere, präzisere Sprache erwartet, während kreative Felder oft eine exotischere und lockerere Kommunikation bevorzugen.
Finanzdienstleistungen erfordern in der Regel einen formelleren, autoritären Tonfall, und für den Einzelhandel und den Unterhaltungssektor kannst du einen lockeren, zwanglosen Ansatz verfolgen. Wenn du diese branchenspezifischen Präferenzen verstehst, kannst du natürliche und angemessene Botschaften für deine Zielgruppe erstellen.
Kultur
Kulturelle Aspekte sollten bei der Bestimmung deines Tonfalls für deine E-Mails nicht übersehen werden. Wenn du eine internationale Zielgruppe erreichen möchtest, recherchiere kulturelle Kommunikationsnormen und passe deinen Ansatz entsprechend an.
Berücksichtige bei der Planung von E-Mails die Zeitzonen, achte auf kulturelle Feiertage und Feierlichkeiten und passe Humor und Redewendungen an verschiedene kulturelle Kontexte an. Die Verwendung einer inklusiven Sprache, die über verschiedene Hintergründe hinweg Anklang findet, trägt dazu bei, dass deine Botschaft alle Personen in deiner Zielgruppe erreicht.
Unternehmensgröße und -typ
Auch die Größe und die Bedürfnisse des Unternehmens beeinflussen die Tonpräferenzen. Kleine Unternehmen schätzen oft eine persönliche, freundliche Kommunikation, die ihnen das Gefühl gibt, wertgeschätzt und verstanden zu werden.
Mittelständische Unternehmen erwarten vielleicht eine Mischung aus professionellem und zwanglosem Ton, während Unternehmenskunden in der Regel eine formellere, strukturierte Kommunikation wünschen. Die Unterscheidung zwischen B2B- und B2C-Zielgruppen erfordert oft unterschiedliche Herangehensweisen in Bezug auf Tonfall und Inhalt.
So erfasst du Feedback zu den Präferenzen in Bezug auf den Tonfall
Es ist wichtig, Feedback über die Präferenzen deiner Zielgruppe einzuholen, um deinen Ansatz zu verbessern. Es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, wie du etwas über die Präferenzen deiner Zielgruppe in Bezug auf den Tonfall erfahren kannst:
Tracking-Metriken
Einer der besten Ansätze besteht darin, E-Mail-Engagement-Metriken über verschiedene Tonstile hinweg zu verfolgen. Überwache die Öffnungsraten, vergleiche die Klickraten für verschiedene Content-Ansätze und analysiere die Abmelderaten, um potenzielle Probleme mit dem Tonfall zu identifizieren.
Umfragen
Regelmäßige Umfragen geben einen direkten Einblick in die Kommunikationspräferenzen deiner Zielgruppe. Erstelle kurze, fokussierte Umfragen über bevorzugte E-Mail-Häufigkeit, Inhaltstypen und Tonfallpräferenzen. Füge Fragen zu bestimmten E-Mail-Kampagnen ein und nutze Umfragefunktionen, um schnelles Feedback zur Wahl deines Tonfalls zu erhalten.
Interaktionen in sozialen Medien
Soziale Medien bieten einen weiteren Einblick in die Vorlieben deiner Zielgruppe. Beobachte, wie deine Zielgruppe auf verschiedenen Plattformen kommuniziert, achte darauf, welche Inhaltstypen das meiste Engagement erzeugen, und analysiere Kommentare und Antworten, um ihre Stimme zu verstehen.
Verfolge Sharing-Muster und Engagement-Stile und verwende Social-Listening-Tools, um umfassendere Konversationen in deiner Branche zu verstehen.
Interaktionen mit dem Kundenservice
Schau dir häufige Fragen und Anliegen an, analysiere die Sprache der Kunden, wenn sie sich an dich wenden, und beobachte positive und negative Feedback-Muster.
Untersuche erfolgreiche Kundendienstlösungen und verwende Chatprotokolle und E-Mail-Threads, um die Kommunikationspräferenzen zu verstehen. Diese Interaktionen aus der realen Welt zeigen oft Präferenzen auf, die bei Umfragen möglicherweise übersehen werden.
Verschiedene E-Mail-Typen erfordern einen unterschiedlichen Tonfall, um effektiv mit deinen Lesern in Kontakt zu treten. Lass uns untersuchen, wie du deine Stimme anpasst und gleichzeitig deine Botschaft klar und ansprechend hältst.
Werbe-E-Mails
Werbe-E-Mails müssen begeistern, ohne den Verkauf zu sehr zu betonen. Konzentriere dich auf Wert und Vorteile statt auf aggressive Verkaufssprache. Versuche anstelle von „JETZT KAUFEN!“ „Entdecke exklusive Preise für Mitglieder bis Freitag“. Verwende Aktionswörter, die inspirieren und gleichzeitig professionell bleiben, wie „transformieren“, „exklusiv“ oder „Premium“. Halte deinen Call-to-Action klar und natürlich, damit die Leser den nächsten Schritt leicht machen können.
Transaktions-E-Mails
Dabei handelt es sich um E-Mails wie Bestellbestätigungen und Versandaktualisierungen. Diese Art von E-Mails sollten vor allem klar und deutlich sein. Verwende beschreibende Betreffzeilen und halte die Hauptbotschaft einfach. Füge durch kleine Details einen Hauch von Persönlichem hinzu. Du kannst zum Beispiel eine freundliche Begrüßung oder einen hilfreichen Tipp im Zusammenhang mit dem Kauf verwenden. Denke daran, dass diese E-Mails nicht nur funktional sind, sondern auch eine Gelegenheit bieten, die Kundenbeziehungen zu stärken.
Newsletter
Newsletter informieren und engagieren – und bewerben manchmal. Gliedere komplizierte Informationen in verständliche Teile und verwende dabei eine klare, alltägliche Sprache. Teile Geschichten und Beispiele, die Informationen nachvollziehbar machen. Wenn du neue Funktionen oder Branchentrends erklärst, konzentriere dich darauf, wie sie echte Kundenprobleme lösen.
Berücksichtige bei allen E-Mail-Typen die Denkweise deiner Leser. Sind sie auf der Suche nach schnellen Informationen, einer Kaufbestätigung oder einem Einblick in die Branche? Passe deinen Tonfall an ihre Bedürfnisse an und bewahre gleichzeitig die Markenkonsistenz. Nutze die Testfunktionen von Mailchimp, um deinen Ansatz zu optimieren und zu verfolgen, was bei deiner Zielgruppe am besten ankommt.
Selbst erfahrene E-Mail-Vermarkter können gängige Fehler im Tonfall machen. Hier sind drei häufige Fehler im E-Mail-Tonfall, auf die du achten solltest:
- Wenn du einen übermäßig formellen oder steifen Tonfall verwendest, wirken deine E-Mails roboterhaft und unpersönlich. Vermeide unnötigen Fachjargon, komplexe Terminologie und Unternehmenssprache. Schreibe stattdessen wie jemand, der ein professionelles Gespräch führt.
- Wenn du zu locker oder informell wirst, kann das deiner Glaubwürdigkeit schaden. Freundlichkeit ist zwar gut, aber vermeide übermäßige Ausrufezeichen, Slang oder trendige Ausdrücke, die vielleicht nicht bei deiner Zielgruppe Anklang finden. Sei dir auch bewusst, dass etwas, das „witzig“ klingen soll, für jemand anderen passiv-aggressiv klingen kann, da der Tonfall in einer E-Mail schwer zu vermitteln ist. Bleibe professionell und sei gleichzeitig nahbar.
- Ein uneinheitlicher Ton in verschiedenen E-Mails verwirrt deine Zielgruppe und schwächt deine Marke. Wenn mehrere Teammitglieder E-Mails schreiben oder du verschiedene Kampagnen durchführst, halte dich an einheitliche Sprachrichtlinien, um deine Markenbotschaft klar und kohärent zu halten.
Finde den richtigen E-Mail-Tonfall, um die Stimme deiner Marke zu stärken
Der richtige Tonfall in E-Mails schafft authentische Verbindungen zu deiner Zielgruppe und führt zu echten Geschäftsergebnissen. Jede gut formulierte Nachricht stärkt deine Markenidentität und verwandelt Gelegenheitsleser in treue Kunden. Dein Tonfall prägt die Wahrnehmung, das Vertrauen und das Engagement der Menschen mit deiner Marke.
Die Tools von Mailchimp helfen dir dabei, deinen Tonfall in E-Mails bei jedem Schritt zu perfektionieren. Teste verschiedene Ansätze mit A/B-Tests, um zu sehen, was am besten funktioniert. Ordne Customer Journeys so zu, dass dein Tonfall an verschiedene Zielgruppensegmente angepasst wird – verfolge Engagement-Metriken, um zu verstehen, welche Kommunikationsstile die Ergebnisse beeinflussen.
Wichtige Erkenntnisse
- Dein E-Mail-Tonfall wirkt sich direkt darauf aus, wie die Leser deine Marke wahrnehmen, und beeinflusst die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich mit deinen Inhalten beschäftigen.
- Unterschiedliche Arten von E-Mails erfordern einen unterschiedlichen Tonfall, um effektiv mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu treten.
- Wenn du die demografischen Daten und Vorlieben deiner Zielgruppe kennst, kannst du den effektivsten Tonfall für deine Kommunikation wählen.
- Ein einheitlicher Tonfall in der gesamten E-Mail-Kommunikation schafft Vertrauen und stärkt deine Markenidentität.