Ein kleines Unternehmen aufzubauen kann schon eine Herausforderung sein – vor allem wenn es darum geht, begrenzte Ressourcen zu verwalten, allen voran deine Zeit. Und bei dem ständigen Druck, Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen, kann sich schnell ein Gefühl der Überforderung breitmachen. Routineaufgaben wie die Dateneingabe und die Terminplanung helfen, das Geschäft am Laufen zu halten. Dennoch kosten sie wertvolle Zeit und Aufwand, die du stattdessen in den strategischen Ausbau deines Unternehmenswachstums investieren könntest.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen könnte dir den gewünschten Effizienzschub verpassen. Wenn du grundlegende Aufgaben automatisierst, kann das dabei helfen, Kosten zu senken, die Genauigkeit zu erhöhen und, was vielleicht am wichtigsten ist, wertvolle Zeit zu sparen, die du für das Wachstum deines Unternehmens nutzen kannst. Das Beste daran: Automatisierung ist heute einfacher denn je – und zwar für Unternehmen jeder Größe.
Hier erfährst du alles, was du über die Automatisierung von Geschäftsprozessen wissen musst, um die Leistung deines Teams zu steigern und dabei möglichst jede Woche Arbeitsstunden einzusparen.
Was bedeutet Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Automatisierung von Geschäftsprozessen(Business Process Automation, BPA), auch bekannt als Geschäftsautomatisierung, ist eine Strategie, bei der Technologien zum Einsatz kommen, um Routineaufgaben ohne manuellen Aufwand zu erledigen. Viele Unternehmen nutzen die Automatisierung, um Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu optimieren, ihre Teams von administrativen Aufgaben zu entlasten und die Effizienz insgesamt zu steigern.
Dabei kann es sich um einfache Dinge wie die Einrichtung eines E-Mail-Autoresponders für ein Kontaktformular oder fortschrittliche Anwendungen wie einen KI-gestützten Chatbot für den Kundenservice handeln. Wenn du noch nie zuvor einen Prozess automatisiert hast, mag sich das kompliziert anhören, ist es aber nicht: Jeder kann es tun und jedes Unternehmen kann davon profitieren.
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Brauchst du Programmierkenntnisse, um Geschäftsprozesse zu automatisieren?
Die gute Nachricht für kleine Unternehmen ist, dass du kein Experte in Sachen Programmierung sein musst, um Aufgaben zu automatisieren. Viele Automatisierungstools sind heutzutage „Low-Code“ oder „No-Code“. Das bedeutet, sie wurden für Benutzende entwickelt, die wenig bis gar keine Programmiererfahrung haben. Oft verfügen diese Tools über benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Schnittstellen, sodass du Aufgaben mit wenigen Klicks automatisieren kannst.
Natürlich können Kenntnisse im Programmieren nicht schaden, denn dann kannst du komplexere Automatisierungen anpassen oder sie von Grund auf neu erstellen – wie benutzerdefinierte API-Integrationen oder Datenverarbeitungsskripte – notwendig ist es aber keinesfalls. Mit den richtigen Tools können Geschäftsinhaber hilfreiche Automatisierungsmöglichkeiten in ihren Prozessen ermitteln und nutzen.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei der Geschäftsautomatisierung?
Mit künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich die Effizienz der Automatisierung noch steigern. So können damit Daten analysiert, Ergebnisse vorhergesagt und Entscheidungen getroffen werden, um komplexere Aufgaben mit Zuversicht zu automatisieren.
Allerdings stützt sich nicht die gesamte Automatisierung von Geschäftsprozessen auf KI. Einige der effektivsten Automatisierungen sind einfache, regelbasierte Funktionen, etwa das Einrichten deiner Abwesenheits-E-Mail, wenn du in den Urlaub fährst. Außerdem benötigen nicht alle Unternehmen eine KI-gestützte Automatisierung. Wenn du beispielsweise erst vor Kurzem dein Unternehmen gegründet hast und dein Pool an Kundendaten sehr begrenzt ist, sind KI-gestützte prädiktive Analysen für dich möglicherweise nicht von Nutzen.
Wenn du aber dein Unternehmen skalierst und damit beginnen möchtest, komplexere Aufgaben zu automatisieren – wie z. B. die dynamische Preisgestaltung basierend auf der Nachfrage nach deinen Produkten oder das Auffinden von Mustern in größeren Datensätzen, um das Benutzerverhalten vorherzusagen –kann KI eine große Hilfe sein.
Warum solltest du Geschäftsprozesse automatisieren?
Automatisierung kann deinem Team stundenlange Arbeit abnehmen, damit es sich auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist: neue Wege zur Wertschöpfung zu erschließen. Das kommt vor allem kleinen Unternehmen zugute, die begrenzte Ressourcen optimal nutzen und sich schnell an veränderte Anforderungen anpassen müssen. Sehen wir uns die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mal genauer an.
Höhere Produktivität
Die Automatisierung lästiger Aufgaben kann deine Abläufe um einiges beschleunigen. Nehmen wir zum Beispiel die Bestandsverwaltung: Mithilfe einer Software kannst du deine Lagerbestände automatisch verfolgen und Bestellungen aufgeben, wenn der Bestand niedrig ist – und das alles in einem Bruchteil der Zeit, die ein Teammitglied zum Sortieren und Erfassen jedes einzelnen Artikels benötigen würde. Dadurch kann sich dein Team auf Aufgaben mit einem höheren Wertschöpfungsfaktor konzentrieren. Gleichzeitig ist für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb mit weniger Unterbrechungen gesorgt.
Niedrigere Kosten
Automatisierte Prozesse verbessern deine Arbeitsabläufe – so kannst du dein Team klein halten und die Betriebskosten senken. Und mit der optimierten Ressourcenzuweisung kannst du genau bestimmen, wie viele Teammitglieder du für jedes Projekt brauchst. Das hilft dabei, überflüssige Aufgaben zu streichen und Ausfallzeiten zu minimieren.
Geringeres Fehlerrisiko
Wenn es um wiederkehrende Aufgaben geht, die kein kritisches Denkvermögen erfordern, sind menschliche Fehler unvermeidlich – vor allem, wenn dein Fokus auf strategischeren Initiativen liegt. Und nur eine einzige falsche Zahl in einer Tabelle kann weitreichende Folgen haben. Indem du Routineaufgaben wie die Dateneingabe automatisierst und dem System klare Regeln vorgibst, kannst du die Genauigkeit gewährleisten und kostspielige Fehler vermeiden.
Tiefgreifendere Einblicke
Automatisierte Systeme können Daten in Echtzeit sammeln und analysieren und so Erkenntnisse liefern, die dir dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört, schnell Trends aufzudecken, die sich aus deinen Daten ableiten lassen, und Bereiche für Verbesserungen und Wachstumschancen aufzuzeigen.
Mehr Zeit für Aufgaben mit hohem Mehrwert
Jeder Geschäftsinhaber wird zustimmen, dass Zeit eine der wertvollsten Ressourcen deines Teams ist. Wenn die Automatisierung wiederkehrende Aufgaben übernimmt, die den Betrieb am Laufen halten, können du und dein Team sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ideen zu verwirklichen und strategischere Aufgaben zu übernehmen, die das Wachstum vorantreiben, etwa die Entwicklung neuer Produkte und die Erschließung neuer Märkte.
Die wirkungsvollsten Automatisierungen für kleine Unternehmen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine allgemeingültige Strategie. Wichtig dabei ist, dass du die richtigen Geschäftsprozesse automatisierst, um die Auswirkungen auf dein Tagesgeschäft zu maximieren. Hier sind einige der häufigsten Bereiche, in denen intelligente Automatisierung schnell einen spürbaren Mehrwert schaffen kann.
Bereich 1: Marketingkampagnen
Gutes Marketing bedeutet, deine Kundenkontakte zu pflegen und dauerhaftes Engagement zu erzielen. Beides kann zeitaufwendig sein. Automatisierung kann dir dabei helfen, diese Verbindung ohne manuellen Aufwand aufrechtzuerhalten – mit dem Ziel, bei deinen Kunden im Gedächtnis zu bleiben und sie mit Angeboten zur richtigen Zeit bei der Stange zu halten.
E-Mail-Sequenzen
E-Mail-Marketing ist eine der ersten Dinge, die viele Unternehmen automatisieren, und das aus gutem Grund: Schließlich gelten E-Mails als eine der effektivsten Möglichkeiten, Kunden zu erreichen. Automatisierte E-Mail-Serien können sehr wirkungsvoll – ob es darum geht, mit Willkommenssequenzen einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen, mit Kampagnen zur Kundenbindung zu wiederholten Käufen zu motivieren oder inaktive Kunden mit minimalem manuellen Aufwand erneut anzusprechen.
SMS-Nachrichten
Dank der Möglichkeit, Benutzer überall und jederzeit zu erreichen, sind SMS-Nachrichten sehr hilfreich, um mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu bleiben. Automatisierte SMS-Nachrichten sind besonders nützlich, wenn dein Unternehmen in der Dienstleistungsbranche zu Hause ist und auf Terminplanung angewiesen ist. So kannst du rechtzeitige Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass Kundentermine eingehalten werden und Terminversäumnisse vermeiden werden. Du kannst nach einer Dienstleistung auch automatische Bewertungsanfragen verschicken, um deinen Social Proof und deine Online-Präsenz aufzubauen.
Soziale Medien
Auf denselben sozialen Medienplattformen aktiv zu sein wie deine Kunden, kann sich lohnen. Dafür musst du aber auch konsequent am Ball bleiben und einige Zeit investieren. Mit Automatisierungstools kannst du Beiträge im Voraus planen. So hältst du dein Profil aktiv und steigerst deine Markenbekanntheit, ohne jeden Tag manuell posten zu müssen. Du kannst sogar Workflows einrichten, um automatisch auf Kommentare oder Nachrichten zu reagieren.
Bereich 2: Vertriebsprozesse
Verkaufsteams haben jede Menge zu tun: Sie müssen über Leads, Termine und Geschäfte den Überblick behalten. Mit der Vertriebsautomatisierung kannst du deinem Vertriebsteam die Arbeit abnehmen, damit es sich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: den Aufbau tieferer und lohnenswerterer Kundenbeziehungen.
Lead-Management
Wenn dein Team eine große Anzahl an Leads zu verwalten hat, kann es schnell passieren, dass dir wertvolle Verkaufschancen durch die Lappen gehen. Damit dein Team immer den Überblick behält, kannst du die Vertriebsautomatisierung in deinem Lead-Trichter einsetzen, etwa für die Lead-Attribution, die Erfassung von Kundendaten und die personalisierte Kontaktaufnahme, um deine Kunden dort abzuholen, wo sie gerade stehen.
Zeitplanung
Außerdem kannst du deinem Vertriebsteam helfen, Herr der Lage über seinen vollen Terminkalender zu werden – indem du deinen Planungsprozess automatisierst, zeitaufwendiges Hin und Her per E-Mail vermeidest, um ein Treffen zu vereinbaren, und Kunden die Möglichkeit gibst, mit deinem Unternehmen zu interagieren, wie es für sie am bequemsten ist.
Erstellung von Dokumenten
Das Ausfertigen von Dokumenten wie Verträgen, Angeboten und Rechnungen nimmt wertvolle Zeit in Anspruch und kann den Verkaufsprozess unnötig verlangsamen. Indem du die Vertriebsautomatisierung zum Erstellen und Ausfüllen von Vorlagen für wichtige Dokumente verwendest, kannst du sicherstellen, dass die Konsistenz gewahrt wird und deinem Team so mehr Zeit für andere Dinge zur Verfügung steht.
Bereich 3: Betriebsabläufe
Es steckt viel Arbeit in den täglichen Abläufen, die ein Unternehmen am Laufen halten. Aber gerade kleine Unternehmen verfügen nicht immer über die nötigen Ressourcen, um sich bestimmten Aufgaben wie dem Kundenservice oder der Buchhaltung zu widmen. Mit der Automatisierung lassen sich verschiedene Prozesse optimieren. Das kann dir dabei helfen, diese Lücken zu schließen und für reibungslose Abläufe zu sorgen, damit du dich auf das Geschäftswachstum konzentrieren kannst.
Team-Workflows
Wenn du dein Unternehmen skalierst und damit dein Angebot, deine Belegschaft und deinen Kundenstamm weiter ausbaust, wird es immer schwieriger, dein gesamtes Team stets auf Kurs zu halten. Mit automatisierten Workflows kannst du die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit verbessern, indem du Aufgaben zuweist, Termine festlegst und den Fortschritt jedes Projekts überwachst.
Kundenservice
Automatisierte Kundenservice-Tools wie Chatbots können schnell und rund um die Uhr auf häufig gestellte Fragen antworten, was letztlich die Reaktionszeiten und die Kundenzufriedenheit verbessert. Außerdem können sie dein Team entlasten, damit es mehr Zeit hat, sich auf komplexere Anfragen zu konzentrieren, wie z. B. dringende Fehlerbehebung oder technische Probleme.
Buchhaltung
Durch die automatisierte Eingabe deiner Finanzdaten kannst du zeitaufwendige Geschäftsprozesse wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Gehaltsabrechnung optimieren. Das hilft dir nicht nur, deine Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten, sondern kann auch die Vorbereitung der Steuererklärung vereinfachen, was für die meisten Unternehmen mit einem enormen Zeitaufwand verbunden ist.
Personalbeschaffung
Einstellungsprozesse können sehr zeitraubend sein. Mit automatisierten Tools für die Personalbeschaffung kannst du deine Suche nach den geeigneten Kandidaten aber um einiges vereinfachen. Denn wenn die Suche und Auswahl automatisiert erfolgt, kannst du sicherstellen, dass du nur die besten Talente näher unter die Lupe nimmst, was die Zeit bis zur Einstellung verkürzt. Du kannst sogar die Planung von Vorstellungsgesprächen automatisieren, um die Personalbeschaffung und den Rest deiner täglichen Aufgaben unter einen Hut zu bekommen.
Worauf du bei der Auswahl deiner Automatisierungstools achten solltest
Bei der großen Auswahl an Automatisierungstools ist es wichtig, genau das auszuwählen, das deinen Anforderungen und Herausforderungen am besten entspricht. Faktoren wie Preis, Lernkurve und Skalierbarkeit gilt es dabei gleichermaßen zu berücksichtigen. Das richtige Tool sollte für dein Team einfach zu verwenden sein, sich reibungslos in deine aktuellen Systeme integrieren lassen und einen klaren, greifbaren Nutzen für dein Unternehmen haben. Hier erfährst du, was du bei der Auswahl eines Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beachten solltest.
Strategische Eignung
Wähle Automatisierungstools, die dich bei der Erreichung deiner Geschäftsziele unterstützen und dir helfen, bestimmte Herausforderungen zu meistern. Ein Tool, das optimal zu deiner Strategie passt, lässt sich viel leichter in deinen Betrieb integrieren. Überlege dir im Vorfeld, was du von dem Tool erwartest, damit du die Ergebnisse nach der Implementierung effektiv messen kannst.
Benutzerfreundlichkeit
Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die Zeitersparnis. Wähle also ein Tool, das schnell und einfach zu implementieren ist. Achten solltest du dabei auf eine benutzerfreundliche Oberfläche und ob Onboarding und Kundensupport im Leistungsumfang inbegriffen sind.
Kompatibilität mit deinem Tech-Stack
Vergewissere dich, dass dein Automatisierungstools gut in deine bestehende Software integriert ist, also etwa dein Customer Relationship Management System (CRM-System), deine Buchhaltungssoftware oder deine Projektmanagement-Plattform. Je besser deine Apps miteinander integriert sind und Daten austauschen können, desto schneller wird sich eine Effizienzsteigerung einstellen.
KOSTENEFFIZIENZ
Überlege dir, wie lange es dauern wird, bis das Tool die Automatisierungsziele erreicht, sich bezahlt macht und Erträge abwirft – vor allem, wenn dir nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen. Vergleiche die voraussichtlichen Einsparungen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit deinen Kosten – bei einem so großen Angebot an Tools solltest du eines wählen, das auch zu deinem Budget passt.
Detaillierte Berichterstattung
Daten sind von entscheidender Bedeutung, um die Auswirkungen jedes automatisierten Prozesses zu messen. Deshalb solltest du bei dem Tool deiner Wahl darauf achten, dass du auf die erfassten Daten zugreifen kannst oder umsetzbare Berichte generiert werden. Denn so kannst du die Effektivität des Tools überwachen und datengestützte Entscheidungen treffen, die zum Wachstum deines Unternehmens beitragen. Das ermöglicht es dir, deine Automatisierungstrategie weiter zu verfeinern, um in Zukunft die besten Ergebnisse zu erzielen.
Bring dein kleines Unternehmen mit einer Automatisierungstrategie schneller auf Erfolgskurs
Es kann leicht passieren, dass du dich in den täglichen Aufgaben verzettelst, was aber wiederum von Aufgaben mit hohem Mehrwert ablenken kann. Automatisierung kann dir dabei helfen, deine Abläufe zu optimieren, deine Entscheidungsfindung zu verbessern und wertvolle Zeit freizuschaufeln – das macht es zu einem klugen Schachzug für dein Unternehmen. Nutze diese Tipps, um noch heute mit der Planung deiner Automatisierungsstrategie zu beginnen und dein Unternehmen voranzubringen.