Engpässe können dein Team belasten und die Unternehmensleistung beeinträchtigen. Schau dir unsere Strategien an und erfahre, wie du Engpässe bewältigen und vermeiden kannst.
Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen du führst, sind unterschiedliche Workflows im Spiel. Selbst ein Klavierlehrer zu Hause hat einen Prozess, und wenn es einen Prozess gibt, ist ein Engpass möglich.
Engpässe können die Unternehmensleistung beeinträchtigen, daher musst du wissen, wie du sie erkennen, managen und verhindern kannst.
Du weißt vielleicht, warum Engpässe schlecht für dein Geschäft sind, aber wie du sie erkennen und beheben kannst, ist nicht immer klar. Der erste Schritt ist zu erfahren, wie du sie finden kannst.
Es gibt ein paar einfache Tipps, die dir helfen können, Engpässe in fast jedem Prozess zu finden.
Der beste Trick ist, deinen Prozess abzubilden. Du kannst die Geschäftsabläufe deines Betriebs in eine Liste von Schritten unterteilen – das sind die Phasen deiner Pipeline. Du solltest diese Schritte in eine Reihenfolge bringen, um zu sehen, ob ein Teil des Prozesses auf ein anderes Element warten muss. Wenn du etwa Schreibtische herstellst, musst du das Holz zusägen, bevor du die Produkte zusammenbauen oder verpacken kannst. Wenn das Sägen des Holzes zu viel Zeit in Anspruch nimmt, entsteht ein Engpass für die nachfolgenden Aufgaben.
Im Rahmen des Mapping-Prozesses findest du Tools, die dir bei der Prozessdokumentation, dem Wertstrom-Mapping und mehr helfen. Profitiere von allen Möglichkeiten.
Sobald du einen Überblick über deinen Workflow hast, solltest du potenzielle Engpässe erkennen. Einige sind leistungsabhängig, was bedeutet, dass eine einzelne Person oder ein einzelnes Gerät eine Blockade verursachen kann. Andere sind systembedingt, so dass der Prozess selbst einen Engpass erzwingen wird.
Wenn du potenzielle Engpässe erkennen und klassifizieren kannst, besteht der letzte Schritt darin, sie mit Leistungsindikatoren abzugleichen. Verzögerte Versandzeiten? Erfüllst du alle deine Produktionsziele? Scheinen deine Mitarbeiter gestresst und überfordert zu sein? Das sind alles klare Anzeichen für Engpässe.
Sobald du weißt, wie du einen Engpass erkennen kannst, ist es wichtig, ihn so schnell wie möglich zu beheben.
Leider kannst du einen Engpass nicht immer sofort beheben. Stattdessen brauchst du allgemeine Strategien, die dir helfen, Probleme anzugehen, in deinen Prozessen fließend zu bleiben und einen fortlaufenden Geschäftsansatz zu entwickeln, um mit dem Unerwarteten umzugehen.
Hier findest du Tools für das Produktstrategie-Framework, die dir beim Engpassmanagement weiterhelfen. Sieh dir die folgenden Strategien an, um zu erfahren, wie du einen Engpass beheben kannst,
Leerlaufzeiten sind in jeder Branche ein Killer. Manchmal sind Leute inaktiv. Manchmal sind Tools untätig. Manchmal müssen ganze Workstations oder Standorte aktiver sein. Die Sache ist die: Wenn du etwas im Leerlauf ruhen lässt, produziert es nichts, was zu Engpässen führen kann.
Angenommen, du bist ein Hersteller und dein primärer Engpass in der Verarbeitung entsteht, weil du die Verpackung bei einem Lieferanten bestellst, bevor du deine Produkte versenden kannst. Du wartest oft auf die Verpackung.
Es macht Sinn, einige deiner Fertigungsprozesse ruhen zu lassen, während du auf die Verpackung wartest. Andernfalls hast du verschiedene Produkte, die du nicht versenden kannst.
Hier kommt der knifflige Teil. Wenn du zu viel ruhen lässt, kannst du vielleicht mit dem Verpacken aufholen, doch dann sind nicht genug Artikel da, um mit der Auftragsabwicklung Schritt zu halten.
Daher ist es in der Regel nicht ratsam, einen Engpass anzugehen, indem du die Produktivität verlangsamst. Du könntest die Anzahl der Bestellungen, die du annimmst, reduzieren, aber wenn du einen Teil deines Prozesses ungenutzt lässt, um auf einen anderen Prozess zu warten, kann das deinen Gewinn schmälern. Stattdessen solltest du den Engpass beseitigen und den Rest des Systems aufholen.
Anhand dieses Verpackungsbeispiels kannst du zusätzliche Lieferanten für die Verpackung beschaffen, damit sie gemeinsam mit deinem Bedarf mithalten können und du dich auf die Effizienz besinnen kannst.
Deine Belegschaften sind dazu da, um Arbeit zu erledigen, egal ob es um die Reparatur defekter Geräte, die schnelle Lösung plötzlicher Probleme, die Herstellung von Produkten oder die Ausführung von Serviceleistungen geht. Wenn du eine ausreichend große Belegschaft hast, kannst du deine gängigsten Engpässe regelmäßig bewältigen.
Heute haben die meisten Unternehmen nur begrenztes Kapital zur Verfügung, um zusätzliche Mitarbeiter einzustellen. Erwäge einen strategischen Ansatz zur Erweiterung deiner Belegschaft. Erkenne deine Engpässe und finde heraus, welches Personal sie am besten beheben kann. Besetze diese Positionen zuerst. Manchmal kann schon eine einzige zusätzliche Person in der Produktionsplanung den Unterschied bewirken.
Wir es halten es hier allgemein, damit dies branchenübergreifend anwendbar ist, doch du musst den Engpass erkennen, wenn du ihn beheben willst. Sobald du weißt, wo die Blockade auftritt, solltest du die Belastung reduzieren.
Nehmen wir an, du erbringst Serviceleistungen im Bereich der Sanitärinstallation in Haushalten. Du stellst fest, dass es zu Engpässen kommt, wenn du zu viele Aufträge hast, die dein Klempnerteam an einem Tag nicht bewältigen kann. Wie entlastest du den Engpass?
Du kannst mehr Klempner einstellen. Du kannst weniger Aufträge entgegennehmen. Oder du kannst die erwartete Zeit der Serviceleistung verlängern. Angenommen, Kunden können eine Serviceleistung online planen und du hast alle 15 Minuten einen Termin frei. Wenn du einen Engpass hast, ändere diese Intervalle auf alle 20 Minuten. Damit wird die Belastung für dein konkretes Problem verringert.
Für diejenigen, die damit nicht vertraut sind, WIP steht für „work in progress“, also „laufende Arbeiten“. Dies ist eine Methode, um die Aufgaben in einem Geschäftsprozess zu definieren und nachzuverfolgen (sie wird am häufigsten in der Fertigung eingesetzt). Wenn du jedes WIP genau überwachst, kannst du herausfinden, wie deine Workflows funktionieren und wann und wo Probleme auftreten.
Du schlüsselst dein Geschäftsmodell in einzelne Prozesse auf, die dafür sorgen, dass die Workflows reibungslos ablaufen. Dann achtest du in jedem Segment auf Probleme, ineffiziente Produktion oder sonstige Faktoren, die zu Engpässen beitragen könnten. Wenn du ein Problem einmal erkannt hast, kannst du eine Lösung entwickeln, die für die jeweilige Situation einzigartig ist.
Manchmal ist der beste Weg, um Engpässe auszuschließen, sie von vornherein zu verhindern. Die Herausforderung besteht darin, dass die meisten präventiven Maßnahmen von den Besonderheiten deines Geschäfts und der Art, wie du es betreibst, abhängen werden.
Ein automatisierter Workflow kann helfen, ist aber nicht immer praktikabel. Dennoch gibt es ein paar allgemeine Tipps, die branchenübergreifend zum Erfolg führen.
Vergiss nicht, dass das Erlernen, wie du Engpässe im managen kannst, im Betriebsmanagement gängiger sein mag, aber es folgt den gleichen Prinzipien wie in jeder anderen Branche oder Position.
Dies ist eine der offensichtlichsten Lösungen, aber sie ist offensichtlich, weil sie effektiv ist. Wenn du die Kapazität deiner Produktionslinie erhöhst, kannst du Engpässe beseitigen. In der Regel treten Engpässe auf, weil das Volumen die Erwartungen übersteigt oder ein Teil des Produktionssystems nicht die gewünschte Leistung erbringt.
Wenn die maximale Kapazität des Systems größer und solider ist, kannst du unvorhergesehene Probleme reibungsloser bewältigen und verhindern, dass sich kleine Probleme zu erheblichen Engpässen entwickeln.
Auf der anderen Seite hat eine Verringerung des Volumens genau den gleichen Effekt wie eine Erhöhung der Kapazität. Wenn du weißt, dass du eine Zeit lang unterbesetzt sein wirst, nimm für diese Zeit weniger Bestellungen an. Es ist ein weiterer direkter, leicht verständlicher Ansatz. Oft ist dies die einfachste und beste Lösung, wenn du dein Bestellvolumen senken kannst, ohne das Geschäft zu gefährden.
Auf diese Weise werden nicht nur Engpässe vermieden, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöht (weil die Nachfrage befriedigt werden kann) und es kann sogar eine gewisse Knappheit geschaffen werden, die Preiserhöhungen rechtfertigt.
Natürlich gibt es keine Patentlösung, aber wenn die Verringerung des Volumens eine praktikable Option für ein Unternehmen ist, hat sie viele Vorteile.
Natürlich steht es dir nicht immer frei, weniger Aufträge anzunehmen oder mehr Geld in die Infrastruktur für den Produktionsprozess zu investieren. Wenn du nach kosteneffizienten Lösungen suchst, ist die Planung eine Möglichkeit, Engpässe in den Griff zu bekommen.
Personalmangel oder ‑probleme führen nicht immer zu Engpässen in den Betriebsabläufen, doch wenn du die richtigen Leute zur richtigen Zeit zur Stelle hast, können sie Engpässe oft verhindern oder überwinden.
Du kannst deine Planung mit deinen bisherigen Systemen überprüfen oder in eine Planungssoftware investieren, die dir hilft, deine Planung genauer zu optimieren.
Die Formulierung „Ausfallzeiten minimieren“ ist an sich nicht besonders hilfreich. Tatsächlich ist es sehr allgemein gehalten. Die Herausforderung besteht allerdings darin, dass die Probleme mit Ausfallzeiten je nach Unternehmen variieren.
Wenn du das verstehst, kannst du über deine häufigsten Ursachen für Ausfallzeiten nachdenken und sie direkt angehen. Hast du Probleme mit der Kommunikation bei Internetausfällen? Gibt es bei euch Stromausfälle, die die Produktion beeinträchtigen? Hast du ein Stück Ausrüstung, das häufig repariert werden muss?
Du kennst dein Unternehmen und die gängigsten Probleme, mit denen du dich konfrontiert siehst. Nimm sie direkt in Angriff und warte nicht damit. Ausfallzeiten sind das, was Engpässe ultimativ verschlimmert.
Du brauchst keine geschäftsschädigenden Engpässe hinzunehmen. Es gibt viele Lösungen, die dir helfen können, Engpässe zu vermeiden und effektiv zu managen. Allerdings musst du lernen, Blockaden im Workflow zu erkennen und dafür zu sorgen, dass sie sich nicht zu größeren Problemen entwickeln.
Mit der Marketingautomatisierung von Mailchimp kannst du die Belastung deines Teams reduzieren und Workflows automatisieren, um die Effizienz zu steigern. Auf diese Weise können deine Mitarbeiter mit weniger Zeit mehr schaffen.