Digitale Wertstromanalyse durchführen: So wird's gemacht

Was ist eine Wertstromanalyse?

Eine Wertstromanalyse ist ein Prozess, mit dem du den aktuellen Zustand und Prognosen im Zusammenhang mit der Produktlieferung analysieren kannst. Die Analyse beginnt bei der Beschaffung oder Produktion und endet bei der Lieferung.

Mit der umfassenden Visualisierung deines Geschäftsprozesses kannst du ganz einfach ermitteln, wie die einzelnen Abläufe in deinem Unternehmen performen.

Du kannst Pläne für die Zukunft erstellen und ihnen in bestimmten Zeitabständen realistische Prognosen hinzufügen.

Kurz gesagt: Die Wertstromanalyse ist eine Möglichkeit, zu veranschaulichen, wie dein Unternehmen arbeitet und wie du versuchen kannst, den Betrieb zu optimieren. Sie umfasst u. a. Informationsfluss, Lieferketten, Liefermechanismen und sogar die Kundenzufriedenheit.

Arten und Zwecke der Wertstromanalyse

Eine Möglichkeit, Wertstromanalysen besser zu verstehen, ist es, sich einige der gängigsten Analysen anzusehen und zu verstehen, wozu sie dienen.

Wertstromkarten lassen sich auf verschiedene Weise und aus zahlreichen Gründen erstellen. Der Großteil kann in drei Kategorien unterteilt werden: den aktuellen Zustand, den idealen Zustand und den zukünftigen Zustand.

Hierbei solltest du beachten, dass sich der zukünftige Zustand und der ideale Zustand nicht perfekt überschneiden werden und sollten. Darauf werden wir näher eingehen, wenn wir die einzelnen Konzepte aufschlüsseln.

Schauen wir sie uns also genauer an.

Karte zum aktuellen Zustand

Die Wertstromkarte zum aktuellen Zustand ist wahrscheinlich am einfachsten zu verstehen. Diese Karte analysiert dein Unternehmen in seinem derzeitigen Zustand.

In dieser Karte schlüsselst du Informationen und Materialflüsse auf und siehst, wie Material/Informationen von einer Phase deines Prozesses zur nächsten fließen.

Mit der Karte kannst du schnell den Informationsfluss und die Produkte, die dein Unternehmen durchlaufen. Du kannst Ressourcen quantifizieren, die mit den Prozessen verbunden sind, und schnell entscheiden, wie gut die Prozesse funktionieren.

Eine detaillierte Karte zum aktuellen Zustand sollte dir helfen, Engpässe und Schwächen im gesamten Prozess zu identifizieren.

Karte zum idealen Zustand

Die Karte zum idealen Zustand ist ein nützliches Planungstool. Du projizierst anhand der Karte zum aktuellen Zustand – unter Berücksichtigung aller vorhandenen Probleme und Schwachstellen –, wie der ideale Zustand aussehen würde.

Wie würde dein Prozess aussehen, wenn alles so weit wie möglich optimiert würde?

Du kannst diese Optimierungen in die Karte zum aktuellen Zustand einfügen und erhältst so den idealen Zustand.

Es gibt verschiedene Methoden, um das zu tun. Du kannst den aktuellen Prozess optimieren und sehen, wie er funktioniert, wenn er perfekt ist.

Oder du kannst darüber nachdenken, wie du den Material- und Informationsfluss optimieren kannst, indem du den Prozess selbst änderst.

Beide Karten sind idealisiert, aber der Weg zum idealen Zustand ändert sich je nachdem, wie du dieses Tool verwendest, erheblich. In beiden Fällen erstellst du eine Strategie für das Produktwachstum, die das Meiste aus deinem Unternehmen herausholt.

Karte zum zukünftigen Zustand

Die Karte zum zukünftigen Zustand ist nicht mit der zum idealen Zustand identisch. Diese Karte zielt darauf ab, die Grenzen eines Prozesses aufzuzeigen. Sie ist eine Prognose dafür, wie der reale Zustand des Unternehmens nach der Implementierung geplanter Änderungen aussehen wird.

Sie sollte besser aussehen als die Karte zum aktuellen Zustand, aber sie wird nicht perfekt sein – zumindest nicht, wenn du alles realistisch betrachtest.

Der Zweck dieser Karte besteht darin, zu projizieren, wie sich eine Änderung am Prozess wirklich auf dein Unternehmen auswirken kann und was für Erwartungen du bezüglich bestimmter Änderung haben solltest.

Warum sind Wertstromanalysen für Geschäftsprozesse wichtig?

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um den Unterschied zwischen einer Wertstromkarte und anderen Analysetechniken zu untersuchen. Das primäre Ziel ist es, zu identifizieren, wie die einzelnen Schritte eines Prozesses dem Endergebnis einen Mehrwert hinzufügen. Du ermittelst den Wertstrom selbst.

Infolgedessen hebt die Wertstromkarte auch Knoten in deinem Prozess hervor, die keinen Mehrwert bieten (oder nicht genug Wert hinzufügen).

Dadurch werden problematische Schritte in deinem Prozess ersichtlich, außerdem zeigt dir die Karte genau, wo du die offensichtlichsten und größten Verbesserungen für dein Unternehmen als Ganzes vornehmen kannst.

Dies bringt einige wichtige Vorteile mit sich. Beginnen wir mit der Effizienz.

Erhöhte Effizienz

Die Karte zum aktuellen Zustand sollte dir helfen, Ineffizienzen in deinem aktuellen Prozess zu finden.

Sobald du diese Ineffizienzen erkannt hast, kannst du Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben, und du kannst sogar vorhersagen, wie sich diese Änderungen auf den zukünftigen Zustand auswirken werden.

Wertstromkarten sind wie jedes andere effektive Analysetool konzipiert, um Problembereiche hervorzuheben (auch Chancenbereiche genannt). Das steht im Mittelpunkt und wird dir helfen, die Effizienz zu verbessern.

Kosteneinsparungen

In der Regel ist ein effizienterer Prozess auch kostengünstiger. Durch die Verbesserung der Prozesseffizienz sorgt deine Wertstromkarte also auch für Kosteneffizienz.

Sie bieten aber noch viel mehr als Effizienz.

Deine Karte kann dir helfen, Bereiche zu identifizieren, die Verluste verzeichnen. Wenn die einzelnen Phasen des Prozesses Zeitverzögerungen verursachen, könntest du Geld für Arbeit, Versorgungsleistungen oder andere zeitkritische Aufgaben verlieren.

Wenn aufgrund eines Teils deines Prozesses einen wesentlichen Verlust erleidest, sollte dies auch auf der Wertstromkarte aufgeführt sein.

Es reicht, wenn sie die grundlegenden Eingaben und Ausgaben für den Geschäftsprozess enthalten. Auf diese Weise kannst du ganz klar erkennen, wie hoch deine Rendite ist, was dir wiederum helfen kann, Bereiche zu identifizieren, in denen du Kosten oder Produktivitätsverluste senken kannst.

So kann dir deine Wertstromkarte Geld sparen und die Kapitalrendite des gesamten Geschäftsprozesses verbessern.

Verbesserte Qualität

Die Wertstromkarte hebt alle wichtigen Schritte entlang des Produktions- und/oder Lieferprozesses hervor. Sie zeigt dir die anfängliche Eingabe sowie die endgültige Ausgabe und alle Schritte dazwischen an.

Wenn du qualitativ hochwertigere Ausgaben erhalten möchtest, zeigt dir die Karte genau, wo du Änderungen implementieren kannst, um dieses Ziel zu erreichen.

Die Karte hilft dir zwar dabei, die Effizienz und deine Kapitalrendite zu steigern, kann dir aber auch Bereiche aufzeigen, die die Qualität beeinträchtigen könnten. Du kannst diese spezifischen Teile des Prozesses angehen und so die Qualität verbessern.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Was es mit der Kundenzufriedenheit auf sich hat, ist nicht schwer zu verstehen. Wenn es Engpässe oder Probleme in deinem Prozess gibt, kann das zu verlängerten Lieferzeiten oder Qualitätsproblemen führen oder die Kundenzufriedenheit anderweitig beeinträchtigen.

Die Probleme deiner Kund*innen lassen sich leicht identifizieren. Deine Wertstromkarte kann dir helfen, diese Probleme von Anfang an zu vermeiden. Du kannst Probleme im Keim ersticken.

Das ist die effizienteste und effektivste Methode, um Kundenprobleme zu mindern, und daher kannst du mit einer konsistenten Steigerung der allgemeinen Kundenzufriedenheit rechnen.

Denn wer wünscht sich nicht bessere Produkte zu einem günstigeren Preis, die immer pünktlich geliefert werden?

Wettbewerbsvorteil

Wenn du die Effizienz, den Wert, die Qualität und die Kundenzufriedenheit mit deiner Wertstromkarte verbesserst, klingt das nach zahlreichen Wettbewerbsvorteilen, oder?

Das kannst du folgendermaßen betrachten:

Wenn du alle Vorteile einer Wertstromkarte nutzt und deine Konkurrenz dies nicht tut, solltest du ihnen gegenüber einen Vorteil haben. Mit einer relativ geringen Investition von Zeit, Geld und Mühe kannst du zahlreiche Ergebnisse erzielen.

Es kann aber gut sein, dass deine Konkurrenz ebenfalls Wertstromkarten verwendet. Wenn andere Unternehmen gute Wertstromkarten erstellen, entsprechend planen und alle Schritte ihres allgemeinen Workflows optimieren, werden sie äußerst wettbewerbsfähig sein.

Kannst du es dir also leisten, die Durchführung von Wettbewerbsanalysen zu vernachlässigen?

Bessere Gesamtleistung des Unternehmens

Das bringt uns zum Ende der Liste. Wertstromkarten bieten deinem Unternehmen unzählige Vorteile. Da es sich um eine ganzheitliche Visualisierung deiner Betriebsleistung handelt,

werden sie die Gesamtleistung verbessern. Du siehst den gesamten Geschäftsprozess auf einen Blick an und mit diesem Tool zielst du auf bestimmte Teile des Prozesses ab, die Verbesserungen erfordern.

Jedes Mal, wenn du dein Unternehmen auf diese Weise verbesserst, werden sich die Ergebnisse auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken. Das ist genau das, worum es bei der Wertstromanalyse geht.

Wertstromanalysen durchführen

Da du nun weißt, welche Vorteile Wertstromanalysen haben, wollen wir uns näher ansehen, wie der Prozess funktioniert.

Unten findest du einen Überblick über die Schritte, die du unternehmen kannst, um (aktuelle und zukünftige) Wertstromkarten zu erstellen, sowie darüber, wie du diese Karten für dein Unternehmen verwenden kannst.

Bereite dich auf die Wertstromanalyse vor

Wenn du die Wertschöpfung in jeder Phase deines Geschäftsprozesses abbildest, brauchst du die entsprechenden Informationen und das entsprechende Wissen. Der erste Teil der Vorbereitung besteht darin, eine Wissensbasis zu schaffen.

Stelle ein Team von Manager*innen und/oder Führungskräften zusammen, die alle Schritte des Prozesses kennen und diese Schritte gründlich analysieren können. Sie müssen die Tools, die Teamdynamik und die Art und Weise verstehen, wie alles zusammenwirkt.

Wenn dieses Team zusammengestellt ist, kannst du den allgemeinen Geschäftsprozess festlegen und nach Visualisierungsvorlagen suchen, die du für die Karte verwenden möchtest. Du kannst aus unzähligen Online-Beispielen wählen und sie so anpassen, dass du mit dem Layout zufrieden bist.

Natürlich solltest du dabei auch das Budget für den Prozess einplanen. Die Wertstromanalyse muss kein großes Projekt sein, aber du wirst einige Ressourcen dafür aufwenden müssen. Versuche also herauszufinden, wie viel dir der Prozess wert ist, und lege dein Budget dementsprechend fest.

Bilde den aktuellen Zustand ab

Wenn du alle Vorbereitungen abgeschlossen hast, kannst du den aktuellen Zustand deines Unternehmens abbilden. Hierfür sammelt dein Team Rohdaten zu den verschiedenen Schritten des Prozesses und führt Analysen durch, um die Wertschöpfung in jeder Phase zu ermitteln.

Alle diese Daten und die daraus resultierenden Analysen können dann in die Karte selbst importiert werden. Das Layout wurde bereits festgelegt, sodass die Erstellung der Karte einfach ist. Außerdem wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden und klar sind.

In gewisser Hinsicht ist es einfach, die Karte zum aktuellen Zustand zu erstellen, weil du das aktuelle Geschäft ganz einfach in diesem neuen Format abbildest. Die Daten sollten bereits verfügbar sein.

Gestalte den zukünftigen Zustand

Sobald der aktuelle Zustand abgebildet ist, kann dein Team an Zielen arbeiten.

In der Regel enthält dein Geschäftsplan übergeordnete Ziele wie Gesamtumsatzzahlen, Gewinnmargen und dergleichen. Mithilfe dieser Ziele kann dein Team bestimmte Ziele für zukünftige Termine ermitteln.

Sie können dann die Karte für den zukünftigen Zustand entsprechend entwickeln. Der aktuelle Zustand zeigt die Beziehungen zwischen Inputs, Outputs und den verschiedenen Knoten im Prozess an.

Wenn du die Outputs ändern möchtest, musst du einfach identifizieren, wie bestimmte Knoten im Prozess geändert werden müssen, um das zu erreichen.

So bildest du die Zukunft ab.

Implementiere und verbessere den Wertstrom kontinuierlich

Der wichtigste Teil kommt, sobald du die Wertstromkarte für den zukünftigen Zustand erstellt hast. Du musst die Änderungen implementieren.

Du solltest in regelmäßigen Abständen neue aktuelle Wertstromkarten erstellen, um deinen Fortschritt zu verfolgen und stets die besten Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Aber zum größten Teil geht es darum, die Aufgaben zu erfüllen, die in der Karte für den zukünftigen Zustand vorgeschrieben sind, und dann zu sehen, ob diese Änderungen die gewünschten Ergebnisse erzielt haben.

Dies ist ein iterativer Prozess, sodass du ihn so oft wie nötig wiederholen kannst – mit jeder neuen Wertstromanalyse sollte sich die Geschäftsleistung schrittweise verbessern.

Tipps zur Verbesserung deiner Wertstromanalysen

Die obigen Schritte beschreiben zwar den Prozess zur Erstellung einer Wertstromkarte, es gibt aber noch mehr zu berücksichtigen.

Wenn das etwas gänzlich Neues für dich ist, ist es vielleicht sinnvoll, dich beraten zu lassen, wie du eine Karte erstellst, die deinen Analysen einen Mehrwert bietet.

Wenn du sie einfach nach Belieben erstellst, wird deine Wertstromkarte möglicherweise nicht so aufschlussreich wie erhofft, und sie generiert ggf. nicht so viel Wert wie beabsichtigt.

Befolge die nachstehenden Tipps, um die Erstellung deiner Wertstromanalysen zu verbessern.

Richte deine Wertstromanalyse an deiner Geschäftsstrategie aus.

Das ist der wichtigste Schritt. Du solltest bereits eine Geschäftsstrategie haben. Du solltest wissen, was du erreichen möchtest, und eine allgemeine Vorstellung davon haben, wie du deine Ziele erreichen wirst. Du solltest auch Pläne für die unmittelbare und langfristige Zukunft haben.

Deine Wertstromkarten müssen mit der Geschäftsstrategie übereinstimmen – insbesondere bei der Arbeit an Karten für den zukünftigen Zustand.

Die Art und Weise, wie du dein Geschäft führst, sollte in die Karten mit einfließen. Wenn dies der Fall ist, werden die Karten alle Bereiche, die Verbesserungen bedürfen, hervorheben.

Beziehe alle relevanten Stakeholder ein

Es kommt schnell vor, dass eine Wertstromkarte zu sehr eingegrenzt wird. Vielleicht konzentrierst du dich nur auf die Kosten für Eingaben und den Gesamtumsatz oder -gewinn deiner Ausgaben, aber es sind viele Stakeholder beteiligt, die unterschiedliche Prioritäten haben.

Wenn du diese Stakeholder (einschließlich Partnerunternehmen, Lieferunternehmen, Aktionären usw.) einbindest, erhältst du einen umfassenderen Überblick über den Wertstrom.

Infolgedessen wird dir dein Wertstrom mehr offenbaren, sodass du deine Ziele hinsichtlich der Optimierung deiner Geschäftsabläufe im Allgemeinen erreichen kannst.

Priorisiere Verbesserungen

Wertstromkarten sind besonders nützlich, wenn du sie verwendest, um Änderungen zu priorisieren. Wertstromkarten sollen aufzeigen, welche Knoten den geringsten Wert hinzufügen (oder sogar den größten Wert abziehen).

Das sind deine Prioritäten. Vorrangig sind Knoten im Prozess, die unnötig sind und keinen tatsächlichen Mehrwert für das Endergebnis darstellen. Sie schaden dem Endergebnis und du kannst sie schnell verbessern.

Auf diese Weise kannst du alle geplanten Verbesserungen priorisieren. Als Ausgangspunkt solltest du deine Änderungen anhand einer potenziellen Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) bewerten. Auf diese Weise wird so schnell wie möglich der größtmögliche Wert aus dem gesamten Konzept gezogen.

Setze Änderungen schrittweise um

Auch wenn du schnelle Verbesserungen und Ergebnisse benötigst, ist es wichtig, dass du nicht zu früh etwas änderst. Eine vollständige Überholung deiner Geschäftspraktiken könnte mehr Schaden als Nutzen bringen.

Der intelligentere Ansatz ist es, jeweils eine Änderung vorzunehmen. Sobald du eine Änderung implementiert hast, solltest du sie über einen längeren Zeitraum hinweg prüfen, um die tatsächlichen Ergebnisse dieser Änderung zu messen. Dann kannst du zur nächsten Lösung übergehen.

Wenn du deinen Fortschritt nicht mit echten Daten verfolgst, weißt du nicht wirklich, welche Änderungen den größten Einfluss auf dein Unternehmen haben. Bestenfalls verpasst du Gelegenheiten. Im schlimmsten Fall wirst du deinem Prozess schaden und das Unternehmen schädigen.

Strebe nach kontinuierlicher Verbesserung

Das Konzept hinter Wertstromkarten ist der ernsthafte Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung. Wertstromkarten gehören zu den vielen Tools, die dir dabei helfen können.

Ganz gleich, ob du dich ausschließlich auf Wertstromkarten konzentrierst oder andere Möglichkeiten zur Verbesserung suchst, Mailchimp ist dein Partner.

Du findest unzählige Ressourcen, die dir alle bei bestimmten Aspekten deines Unternehmens helfen können, und dich sorgfältig und konsequent auf dem Weg zur Verbesserung voranbringen. Wenn du mehr über Marketinganalysen sowie die Berichte und Analysen von Mailchimp erfahren möchtest, kontaktiere uns noch heute.