Eine unzustellbare E-Mail (bzw. ein E-Mail-Bounce) ist nicht nur eine Nachricht, die nicht ankommt, sonder auch eine verpasste Chance zur Kontaktaufnahme. Vielleicht hat ein Abonnent deswegen deinen Flash-Verkauf nicht gesehen, ein Interessent deine Einladung zu einem Webinar verpasst oder ein treuer Kunde seine Prämienpunkte nicht erhalten.
Wenn E-Mails unzustellbar sind, also „gebounced“ werden, erreichen sie nicht die Menschen, die davon profitieren würden. Und wenn das zu oft vorkommt, könnten E-Mail-Anbieter denken, dass deine Nachrichten nicht vertrauenswürdig sind. Das bedeutet, dass mehr deiner E-Mails in Spam-Ordnern landen oder sogar ganz blockiert werden könnten.
Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Du kannst die meisten Bounce-Probleme beheben, bevor sie Probleme verursachen. Schauen wir uns an, warum E-Mails abgewiesen werden und wie du sicherstellen kannst, dass deine Werbebotschaften ihr Ziel erreichen.
Was bedeutet Bounce?
Wenn du eine E-Mail versendest, erwartest du, dass sie im Posteingang des Empfängers landet. Aber manchmal ist das nicht der Fall. Stattdessen wird sie zurückgewiesen, sie "prallt ab" (engl. "bounce"), was heißt, dass sie nie zugestellt wurde. Und dies wird dann als E-Mail-Bounce bezeichnet.
Warum passiert das? Es könnte etwas Einfaches wie eine vorübergehende Störung auf dem E-Mail-Server des Empfängers sein. Es könnte sich aber auch um ein schwerwiegenderes Problem handeln, z. B. ein Ausfall der gesamten Domain.
Bounces fallen in der Regel in zwei Hauptkategorien von E-Mails:
- Soft-Bounces sind vorübergehende Zurückweisungen. Es kann sein, dass die E-Mail später immer noch durchgeht oder dass eine einfache Lösung zur Behebung ausreicht.
- Hard-Bounces sind permanente Zurückweisungen, die dir mitteilen, dass die E-Mail niemals an diese Adresse zugestellt wird.
Wenn du den Unterschied zwischen diesen Soft- und Hard-Bounces kennst, kannst du angemessen reagieren, sei es, indem du Adressen aus deiner E-Mail-Liste entfernst oder es einfach später noch einmal versuchst. Je besser du mit Bounces umgehst, desto erfolgreicher werden deine E-Mail-Kampagnen sein.
Wenn zu viele E-Mails abgewiesen werden, bedeutet das nicht nur, dass die betreffenden Nachrichten ihr Ziel nicht erreicht haben. Hohe Bounce-Raten können erhebliche Auswirkungen auf dein gesamtes E-Mail-Marketingprogramm haben.
E-Mail-Anbieter wie Gmail, Yahoo und Outlook überwachen ständig das Absenderverhalten, um ihre Nutzer vor Spam zu schützen. Sie verfolgen Kennzahlen wie (du hast es wahrscheinlich erraten) die Bounce-Rate. Wenn sie eine hohe Anzahl von Bounces von deiner Domain feststellen, stufen sie dich als potenziell problematischen Absender ein.
Dieser negative Ruf des Absenders löst eine Kaskade von Zustellbarkeitsproblemen aus. Deine E-Mails können in Spam-Ordnern statt im Posteingang landen oder ganz blockiert werden. Einige E-Mail-Anbieter können sogar Konten mit konstant hohen Bounce-Raten sperren oder kündigen.
Der Schaden geht über die reine E-Mail-Leistung hinaus. Hohe Bounce-Raten sind oft ein Zeichen für schlechte Vorgehensweisen beim Aufbau von E-Mail-Listen und beeinträchtigen die Effektivität deines gesamten Marketings. Außerdem verschwenden sie Ressourcen, weil du für den Versand von E-Mails bezahlst, die ihr Ziel nie erreichen.
Wo du E-Mail-Bounce-Benachrichtigungen findest
Wenn eine E-Mail unzustellbar ist, solltest du die entsprechenden Details kennen, damit du das Problem beheben kannst. Hier sind die drei wichtigsten Stellen, an denen du Bounce-Fehlermeldungen findest.
Dashboard der E-Mail-Marketing-Plattform
Die meisten Tools für E-Mail-Marketing verfügen in deinen Kampagnenberichten über einen eigenen Abschnitt für Bounce-Nachrichten. Achte auf Registerkarten oder Filter mit der Bezeichnung „Bounces“, „Zustellprobleme“ oder „Nicht zugestellte E-Mails“. Die Plattform kategorisiert Bounces wahrscheinlich als „Soft“ oder „Hard“ und liefert Details wie die betroffenen E-Mail-Adressen und den Grund für den Bounce.
Bounce-Benachrichtigungen
Möglicherweise erhältst du eine automatische Bounce-Benachrichtigung, wenn du E-Mails über deine Domain versendest (z. B. Gmail, Outlook oder eine geschäftliche E-Mail). Diese vollständigen Bounce-Benachrichtigungen kommen normalerweise von „MAILER-DAEMON“ oder „Postmaster“ und enthalten Details darüber, warum die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Fehlercodes
Wenn dein E-Mail-Anbieter keine eindeutige Soft- oder Hard-Bounce-Meldung ausgibt, kannst du in den E-Mail-Headern nach weiteren technischen Details suchen. Du kannst diese Header normalerweise einsehen, indem du in deinem E-Mail-Programm auf „Original anzeigen“ oder „Quelle anzeigen“ klickst. Dann suchst du nach Zeilen, die status= gefolgt von einem Code enthalten.
SMTP-Codes, die mit einer 4 beginnen (z. B. 4.2.2 für ein volles Postfach), sind in der Regel Soft Bounces, die später erfolgreich sein können. Wenn der Code jedoch mit einer 5 beginnt (z. B. 5.1.1 für eine nicht existierende Adresse), handelt es sich wahrscheinlich um einen Hard-Bounce, der auch durch Wiederholungen nicht behoben werden kann.
Soft-Bounce-Fehler und Lösungen
Du solltest Soft-Bounces nicht einfach abtun, nur weil es sich um vorübergehende Probleme handelt. Wenn sich diese Probleme mit der Zeit häufen, können sie deinem Ruf als Versender schaden. Hier erfährst du, wie du mit den gängigsten Soft-Bounce-Problemen umgehst.
Posteingang voll
Wenn du diesen Soft-Bounce-Fehler siehst, kann der Empfänger keine neuen Nachrichten mehr empfangen, weil er sein Speicherlimit erreicht hat. In diesem Fall solltest du versuchen, die E-Mail in ein paar Tagen erneut zu verschicken, da der Empfänger dann vielleicht wieder Platz freigemacht hat. Wenn du aber immer wieder diesen Bounce-Code erhältst, handelt es sich wahrscheinlich um ein inaktives Konto, das du aus deiner Liste entfernen solltest.
Nachricht ist zu groß.
E-Mail-Anbieter begrenzen die Größe der von ihnen akzeptierten Nachrichten. Bei Gmail-Adressen liegt die Obergrenze bei 25 MB und bei Outlook bei 20 MB. Wenn deine E-Mail diese Grenzen überschreitet, wird sie als Bounce zurückgewiesen. Um dieses Problem zu lösen, solltest du deine Dateien verkleinern, Bilder komprimieren oder größere Dateien extern hosten.
Vorübergehende Probleme mit dem Mailserver
Soft-Bounces treten manchmal auf, weil der Server des Empfängers vorübergehend ausgefallen oder überlastet ist. Deine E-Mail-Plattform wird in der Regel versuchen, deine Nachricht in den nächsten Tagen automatisch erneut zu versenden. Wenn das Problem länger als 72 Stunden anhält, solltest du den Empfänger über einen anderen Kanal kontaktieren.
Blockierung durch den Spam-Filter
Deine E-Mail könnte zurückgewiesen werden, wenn der Spamfilter des Empfängers deinen Inhalt als verdächtig einstuft. Deine Nachricht könnte Auslösewörter wie „Kostenlos“ oder „Jetzt xxx€ verdienen“ enthalten. Vielleicht verwendest du auch zu viele Ausrufezeichen oder Großbuchstaben in deinem Inhalt. Die meisten E-Mail-Anbieter sind auch bei Anhängen, URL-Verkürzungen und verdächtigen Links misstrauisch. Außerdem können deine E-Mails auch zurückgewiesen werden, wenn genug Empfänger manuell Spam-Beschwerden einreichen.
Hard-Bounce-Fehler und Lösungen
Hard-Bounces bedeuten, dass deine E-Mail in einer Sackgasse gelandet ist. Im Gegensatz zu Soft-Bounces lassen sie sich nicht beheben, und wenn du weiterhin an diese Adressen sendest, kann das schnell deinem Ruf als Absender schaden. Sehen wir uns an, was die Ursachen für diese dauerhaften Fehler sind und wie du sie beheben kannst.
Ungültige Adresse
Deine Nachricht kann nirgendwo landen, wenn eine E-Mail-Adresse überhaupt nicht existiert. Das passiert, wenn der Empfänger seine E-Mail-Adresse falsch geschrieben, eine gefälschte Adresse verwendet oder sein Konto gelöscht hat. Diese ungültigen E-Mail-Adressen solltest du sofort aus deiner Liste entfernen. Auch wenn die meisten E-Mail-Dienste diese Aufgabe automatisch erledigen, solltest du es trotzdem nachprüfen. Du kannst dieses Problem auch mit einem Double-Opt-In vermeiden, indem du dir E-Mail-Adressen zunächst bestätigen lässt, bevor sie offiziell in deine Liste aufgenommen werden.
Nicht existierende Domain
Wenn du diesen Hardbounce-Fehler erhältst, bedeutet das, dass der Domain-Teil der E-Mail-Adresse (alles nach dem @) nicht existiert. Vielleicht hat das Unternehmen seinen Betrieb eingestellt oder jemand hat absichtlich eine falsche Domain eingegeben. Hier solltest du keine Zeit mit der Behebung verschwenden, sondern sie sofort aus deiner Liste streichen. Wenn die betreffende Person erneut von dir hören möchte, wird sie sich mit einer funktionierenden Adresse erneut anmelden.
Fehler bei der E-Mail-Authentifizierung
Die E-Mail-Authentifizierung ist der Sicherheitscheck für deine digitale Nachricht. E-Mail-Server überprüfen die Identität deiner Versand-Domain mithilfe mehrerer Sicherheitsprotokolle, darunter:
- DomainKeys Identified Mail (DKIM)
- Sender Policy Framework (SPF)
- Domain-based Message Authentication, Reporting und Conformance (DMARC)
Wenn etwas verdächtig aussieht, wird deine E-Mail möglicherweise blockiert und du erhältst eine „Hard-Bounce“-Antwort. Wenn du dies nicht behebst, erreichen deine E-Mails vielleicht nie ihr Ziel. Daher solltest du immer mit deinem IT-Team zusammenarbeiten, um diese Sicherheitschecks aufrechtzuerhalten.
Ein schlechter Ruf als Absender kann sich negativ auf die Zustellbarkeit deiner E-Mails auswirken. Wenn du als potenzieller Spammer markiert bist, lehnen E-Mail-Anbieter deine Nachrichten automatisch ab, bevor sie überhaupt zugestellt werden können. Die einzige Möglichkeit zur Behebung dieses Hard-Bounce-Fehlers besteht in einer direkten Zusammenarbeit mit der Blockierliste, um deinen Namen zu löschen und deine E-Mail-Versandberechtigung wiederherzustellen.
Wichtige Erkenntnisse
- Bounce-Grundlagen: E-Mail-Bounces sind Zustellungsfehler, die verhindern können, dass deine Nachrichten die Empfänger erreichen.
- Reputationsrisiko: Zu viele unzustellbare E-Mails können dich als unzuverlässigen Absender kennzeichnen und deiner Glaubwürdigkeit schaden.
- Technische Hürden: Verschiedene E-Mail-Server haben besondere Anforderungen, die deine Nachrichten unerwartet blockieren können.
- Listenhygiene: Die regelmäßige Bereinigung deiner E-Mail-Liste verhindert anhaltende Zustellungsprobleme.
- Tracking ist wichtig: Die Überwachung von Soft- und Hard-Bounce-Fehlermeldungen hilft dir, Probleme bei der E-Mail-Kommunikation zu diagnostizieren und zu beheben.