Lograr nuevos clientes potenciales para tu agencia o negocio freelancer es fabuloso, pero puede llevar mucho tiempo. Y lo que es peor, cuando estás muy ocupado con proyectos, tiendes a posponer los tratos con ellos hasta que no tienes tanto trabajo y la situación se convierte en un ciclo de escasez y abundancia constante.
Así es como podría ser una secuencia de clientes potenciales:
El cliente encuentra tu sitio, le encanta lo que haces y te envía correos electrónicos.
Te envía una explicación vaga y muy larga de lo que cree que necesita. A veces da la sensación de que estas explicaciones te las dan en una lengua muerta, ya que abarcan todo, desde lo que comió la persona cuando inició su negocio hasta lo que piensa su madre de su sitio web actual.
Le envías un correo electrónico de respuesta en el que solicitas aclaraciones sobre al menos cinco de los puntos incluidos en su mensaje y le pides que rellene un planificador de proyectos que le envías adjunto como documento de Word.
Lo rellena y te lo envía de vuelta. (Seguramente usó Comic Sans o Papyrus, pero no vamos a juzgar).
Revisas sus respuestas y le contestas por correo electrónico para fijar fecha y hora para una llamada.
Para elegir una fecha y hora que os resulte conveniente a ambos, hay un cruce de entre dos y cuatro correos.
Habláis por Skype o Hangouts para averiguar lo que realmente necesita el cliente, si es una buena opción y si debes proceder a darle un presupuesto.
Con suerte, todo esto puede llevar entre cinco y seis horas. ¿Qué pasaría si pudieras quitarte de encima todo excepto la llamada? Puedes hacerlo con algo llamado "onboarding automatizado".
¿Qué es el onboarding?
"Onboarding" es un término que comenzó en los departamentos de RR. HH. cuando las máquinas de fax eran algo todavía novedoso e importante, pero que fue adoptado rápidamente por las startups tecnológicas y los hackers de crecimiento. El onboarding es, en realidad, la forma en que haces que la gente pase de "Me interesa" a "Hola, ahora soy cliente". Funciona teniendo en cuenta tres cosas:
1. Adaptación: dar a las personas el conocimiento necesario para tomar una decisión. "¿Deberíamos contratarte?"
2. Asimilación: así es como haces que las personas adecuadas sientan que han llegado al lugar adecuado. "Según lo que sé ahora, tú eres la persona/empresa que quiero contratar para hacer esto por mí".
3. Aceleración: ayudar al cliente a tomar la decisión de trabajar contigo lo más rápido posible. "Según el breve documento que acabo de leer, sé lo que puedes y no puedes hacer por mi negocio. Ya estoy listo para contratarte".
Ahora veamos cómo puedes automatizar los siete pasos de la primera sección para que solo tengas que participar en la etapa final. Si suena tentador pero te preocupa que la automatización de marketing elimine el toque humano de tu marca, no te preocupes. Te mostraré cómo crear un escenario en el que todos ganen, en el que el cliente obtenga la información que busca al instante (incluso si son las 2:00 h de la madrugada y tú estás durmiendo) y puedas examinar posibles clientes potenciales sin hacer un uso excesivo de tu tiempo o atención.
Cómo automatizar una secuencia de onboarding para nuevos clientes potenciales
El cliente encuentra tu sitio, le encanta tu trabajo y rellena un formulario sencillo que está conectado a tu lista de Mailchimp o, aún mejor, a un grupo de esa lista.
Se le envía inmediatamente un paquete de bienvenida que incluye un PDF donde se incluyen los tipos de clientes con los que trabajas, tus precios, algunas historias de éxito y los servicios que ofreces y que no ofreces.
Al final del PDF, hay un gran botón de llamada a la acción para que el cliente rellene un planificador de proyectos. Si hace clic en él, se le lleva a una página de tu sitio web con un formulario incrustado en él.
Una vez que haya rellenado el planificador de proyectos, se le dirigirá a una página de éxito con un único enlace que apunta al calendario de reservas de tu sitio, con un programador Acuity integrado. Este calendario de reservas se integra con tu calendario de Google para que sepa cuándo estás ocupado. (Esto elimina las idas y venidas de una conversación tipo "¿Está libre a las X horas el día Y?").
El mensaje de confirmación le da al potencial cliente tu identificador de Skype, por lo que todo lo que tiene que hacer es recibir el correo electrónico de recordatorio (de Acuity) el día de la conversación y añadirte a Skype.
Dado que ha leído tu PDF de bienvenida, ha rellenado tu planificador de proyectos y ha seguido las instrucciones para reservar una llamada para hablar sobre el proyecto, lo único que tienes que hacer es abrir Skype y hacer la llamada cuando llegue el momento.
Opcional: utiliza el Mailchimp de Zapier para Google Sheets Zap a fin de guardar cada nuevo cliente potencial en una hoja de cálculo. A partir de ahí, podrás hacer un seguimiento de tus notas para ver hasta qué punto del proceso ha llegado el cliente.
Opcional: utiliza el Acuity de Zapier para Mailchimp Zap a fin de añadirlo a un grupo personalizado de tu lista, lo que podría dar lugar a más automatizaciones.
Opcional: utiliza los objetivos de Mailchimp para realizar un seguimiento en caso de que los clientes potenciales no vayan a la página de tu sitio que contiene el formulario o a la página del programador Acuity. (Puedes enviar recordatorios automáticos de seguimiento).
Objeciones comunes a la automatización de tu proceso de conversión de clientes potenciales
"Perderé clientes potenciales".
Lo bueno de la automatización es que no tienes que recordar que debes seguir adelante con el proceso. A veces, tu bandeja de entrada puede estar tan a rebosar que se te pueden quedar atrás uno o dos clientes potenciales. Si tienes automatizado tu proceso de onboarding, no tienes que preocuparte por esto, especialmente si utilizas el seguimiento de objetivos de Mailchimp y envías mensajes de seguimiento automatizados si el cliente no avanza en el proceso.
"No quiero que los nuevos clientes potenciales se sientan como que no me importan o que soy un robot de marketing".
Lo que sucede con la automatización es que eres libre de mantenerte en el tono de la marca y en tu propia voz a cada paso, ¡y así debes seguir! Solo parecerá que te falta sinceridad si dejas de lado tu encanto habitual.
"Configurar esto llevará demasiado tiempo"
Sí, configurar una secuencia de onboarding de clientes potenciales totalmente automatizada puede llevar unas horas. Pero, aunque solo haya pasado por ese proceso un cliente potencial, ya te habrás ahorrado esas horas. Si hay 20 clientes potenciales, te habrás ahorrado 100 horas. Ahora, utiliza esas horas para el trabajo facturable.
La automatización requiere tiempo y planificación para funcionar. Pero una vez que la hayas configurado y esté funcionando sin problemas, el cielo es el límite con respecto a lo que puedes hacer, lo que puedes ofrecer a posibles clientes potenciales y cuánto tiempo puedes ahorrarte.
Escrito por Paul Jarvis.