Como muchos de nosotros, probablemente sepas cómo hacer un sándwich, poner una carga de ropa a lavar o escribir un cheque. Por simples que sean estas tareas, probablemente podrías indicarle a alguien más que las haga, ¿no? Pero, ¿y si no supiera qué son el pan, una lavadora o un bolígrafo? Ahí es cuando la tarea se pone un poco complicada.
Para las pequeñas y medianas empresas, algunos procesos pueden parecer sencillos, pero pueden volverse complicados rápidamente cuando entran en juego factores variables y flujos de procesos alternativos. Por eso, la redacción de casos de uso para empresas es fundamental para la planificación de proyectos y el desarrollo de productos.
¿Qué es un caso de uso?
Un caso de uso es una descripción escrita y detallada de cómo un usuario final (es decir, un cliente) usa un sistema o producto. El objetivo de redactar un caso de uso es que puedas entender específicamente las interacciones detalladas entre tu cliente y tu sistema o productos.
Para decirlo de manera muy simple, escribir un caso de uso se trata del viaje, no del destino. Es el proceso de planificar cómo alguien llega del punto A al punto B. Aunque el objetivo es que la persona alcance el punto B, escribir un caso de uso se centra más en entender los pasos técnicos necesarios para llegar al punto B.
Desde una perspectiva empresarial, la persona es tu cliente, y el punto B es la meta del cliente. Redactar un caso de uso empresarial implica conocer los pasos necesarios para que tu cliente logre su objetivo, que podría ser realizar una compra o hacer clic en una pestaña de tu sitio web para llegar a la página deseada. Una vez que se redacta un caso de uso, corresponde a tus ingenieros y desarrolladores de software diseñar y codificar correctamente cada uno de estos caminos.
Muchas organizaciones escriben casos de uso, pero hay dos tipos de equipos que dependen mucho de los casos de uso: ingeniería de software y desarrollo de productos.
Ingeniería de software y sistemas
Los casos de uso se crean principalmente en entornos de ingeniería de software y sistemas. Ayudan a los desarrolladores e ingenieros a comprender cómo un usuario interactúa con un sistema desde la perspectiva de la interfaz de usuario (UI).
Por ejemplo, si tienes una tienda en línea, tendrás que pensar en cómo tus clientes interactuarían con tu sitio web. Si un cliente visita tu sitio y quiere comprar un artículo, ¿cómo podría hacerlo? La mayoría de los clientes en línea pueden estar familiarizados con la interfaz de usuario de un sitio web, pero eso aún significa que tu caso de uso “el cliente realiza una compra” debe especificar lo siguiente:
- ¿Es un usuario registrado o un cliente nuevo?
- ¿Cómo puede un usuario agregar algo a su carrito?
- ¿Cómo puede un usuario eliminar un artículo de su carrito?
- ¿Qué información necesita proporcionar el usuario antes de finalizar la compra?
Desarrollo de productos
Los casos de uso también se crean durante el proceso de desarrollo de productos. En este caso, los casos de uso ayudan a los gestores de proyectos y a los desarrolladores a entender, desde una perspectiva de análisis y gestión empresarial, cómo un usuario interactúa con un producto.
Por ejemplo, piensa en un frasco de vidrio con una tapa de estaño. Tiene muchos usos: puedes usarlo para almacenar alimentos, beber de él o colocar artículos del hogar en él.
Ahora imagina que, en lugar de un frasco de vidrio, tu empresa vende dispositivos tecnológicos o software, algo complejo que requiere mucha reflexión sobre cómo los usuarios pueden interactuar con él. Aquí, tu equipo de desarrollo de productos necesitará trabajar con tus ingenieros para identificar cada forma en que un usuario interactuaría con ese producto.
Caso de uso vs. historia de usuario vs. flujo de proceso
Los casos de uso son similares tanto a las historias de usuario como a los flujos de procesos, pero cumplen diferentes propósitos.
Una historia de usuario es más general para tu público. A diferencia de un caso de uso que enumera pasos específicos sobre cómo un usuario puede completar un objetivo, una historia de usuario describe las necesidades y deseos del usuario para ese objetivo.
Las historias de usuario suelen tener la plantilla “Como / puedo / para que” y pueden verse así: “Como cliente, puedo comprar mi marca favorita en línea para no tener que pasar horas buscando en una tienda por departamentos”. Aquí, la historia del usuario destaca el deseo del cliente de encontrar un artículo en línea sin tener que ir a una tienda física.
Alternativamente, los flujos de procesos, documentos de procesos o guías paso a paso son formatos generales que describen los pasos necesarios para cualquiera que busque lograr un objetivo. Una guía de onboarding de nuevos empleados o una lista de verificación de ventas son buenos ejemplos de flujos de procesos.
Lo que los diferencia de un caso de uso es que los flujos de procesos cubren ampliamente cada paso y se centran en diferentes interacciones entre personas, objetos y otros procesos, mientras que un caso de uso se centra solo en tu interacción con un sistema o producto.
¿Por qué necesitas un modelo de caso de uso para los procesos de negocio?
Escribir una descripción detallada de un caso de uso puede tomarte tiempo al principio. Pero una vez que tengas el proceso dominado, puedes empezar a cosechar los beneficios.
Desglosa proyectos grandes
Escribir casos de uso descriptivos es parte de Scrum y marketing ágil porque ayudan a agilizar la producción y descomponer tareas complejas. Por supuesto, la idea de crear un producto innovador y único puede ser fácil de entender conceptualmente. Sin embargo, necesitas un modelo de caso de uso que te ayude a descomponer cada tarea para que tus usuarios puedan alcanzar su objetivo de utilizar efectivamente tu producto único. Esto también ayudará a guiar a tus equipos de Desarrollo de Productos e Ingeniería de Software mientras navegan por cada caso de uso.
Adopta la perspectiva de los clientes
Los casos de uso se tratan, en última instancia, de alinearse con las necesidades de tus clientes y planificar cada tarea para que tus clientes obtengan el máximo valor. Al desglosar los objetivos principales de tus clientes en casos de uso de sistemas más pequeños, puedes proporcionar a tu equipo la información necesaria para comprender la perspectiva holística de tus clientes en cada tarea.
Te prepara para resultados alternativos y obstáculos
No todos los proyectos salen al 100 % como se planeó. Los casos de uso pueden ayudarte a prepararte para resultados alternativos cuando las tareas se bloquean por nuevos obstáculos o incluso por otras tareas. Al planificar con antelación y diseñar rutas alternativas, tú y tu equipo podrán recuperarse. Incluso el hecho de escribir un caso de uso puede ayudarte a identificar tareas que tu base de clientes ya no considere valiosas, lo que te ayudará a alinearte con tu público objetivo.
Anatomía de un caso de uso
Desglosemos los elementos principales que se encuentran al redactar casos de uso empresarial.
Actores
Los actores son quién o qué interactúa con tu producto o sistema. En el desarrollo de productos, estos actores empresariales suelen ser tus clientes, ya sea de forma individual o en grupo. En ingeniería de software, también puede ser un sistema informático externo que interactúe con tu proceso, como la autenticación bifactorial o un rastreador de inventario.
Un actor principal es el actor principal que inicia la interacción con tu producto o sistema. Algunos casos de uso pueden tener actores secundarios que también realizan interacciones, pero el actor principal es la estrella del espectáculo, el que generalmente activa el caso de uso.
Metas
El objetivo es el resultado de las interacciones de tu actor con tu producto o sistema. Es lo que tu actor espera conseguir al final del escenario del caso de uso.
Sistemas
El sistema en un caso de uso es el proceso que permite a tus actores alcanzar su objetivo. Al redactar un caso de uso, este es el espacio donde anotarás cada paso.
Cursos normales y alternativos
Dentro de tu sistema, escribirás un curso normal de eventos. Esta es la descripción detallada, paso a paso, que explica cómo los actores alcanzarán la meta. También hay cursos alternativos que abordan diferentes trayectorias para tus actores.
Escenarios de éxito y de fracaso
Un escenario exitoso es cuando tu actor puede completar cada paso en tu sistema con éxito. Para cada caso de uso, siempre debes esbozar el escenario principal de éxito donde tu actor alcanza un objetivo. Sin embargo, también debes incluir un escenario de fracaso, que es el resultado si tu actor no logra alcanzar su meta.
Cómo redactar un caso de uso empresarial
Redactar un caso de uso para nuevos sistemas puede ser sencillo cuando comienzas desde cero, y en la mayoría de los casos, puedes seguir una plantilla de caso de uso similar cada vez que creas uno nuevo. Pero si estás escribiendo casos de uso para procesos existentes, ten en cuenta que probablemente necesitarás seguir descomponiendo los sistemas en metas más pequeñas.
Define a tu cliente
Primero, tendrás que definir a tu actor principal. Por lo general, serán tus clientes, pero, como se mencionó antes, también puede ser un sistema externo. Si no estás seguro de quién es tu base de clientes, empieza a segmentar tu público. Esto te ayudará a identificar los tipos de personalidad, valores y comportamientos de tu público.
Determina los objetivos de tus clientes
A continuación, necesitarás considerar qué objetivos específicos deberán cumplir tus clientes para interactuar con tu producto o sistema. Por ejemplo, si eres un bloguero que vende productos, tendrás que redactar todos los diferentes casos de uso que describan cómo tus clientes pueden leer tu blog, comprar un producto o ponerse en contacto contigo.
Traza tu modelo de caso de uso de negocio
Ahora, tendrás que presentar tu modelo de caso de uso. Una gran forma de hacer esto es mediante una representación visual, como un diagrama de casos de uso. Este es un boceto sencillo que identifica al actor principal, su objetivo y el sistema con el que interactúa. Sin embargo, también puedes simplemente redactarlos en una plantilla estandarizada.
Tu diagrama de casos de uso debe describir el curso normal y alternativo de los eventos. Por ejemplo, supongamos que tu modelo de caso de uso describe cómo un cliente compraría un artículo en tu tienda en línea.
Un flujo normal describiría cada uno de esos pasos, como agregar el artículo deseado a un carrito, ir a la caja y llenar la información de envío. Un flujo alternativo incluiría lo que podría suceder si un cliente ingresa una dirección incompleta o un número de tarjeta de crédito incorrecto. Es importante tener en cuenta que incluso si un cliente encuentra un flujo alternativo de eventos, aún debería alcanzar su objetivo deseado.
Sin embargo, este sistema de casos de uso podría convertirse en un escenario de fracaso. Si un cliente descubre que el artículo que desea no está disponible en su talla o está agotado, esto le impediría lograr su objetivo de realizar una compra.
Identifica las relaciones entre los casos de uso
Algunos casos de uso pueden ser bastante fáciles de documentar, pero otros sin duda pueden ser más complejos. Cuando se involucran diferentes actores y tienes múltiples casos de uso con varios flujos, es importante dar sentido a cómo pueden conectarse.
Supongamos, por ejemplo, que manejas una empresa de reservas de viajes en línea. Si tienes un caso de uso para un cliente que necesita ayuda para programar su viaje y otro para un cliente que necesita ayuda para reprogramar su viaje, podría ser inteligente combinar ambos. Además, ambos tipos de clientes tienen el mismo objetivo: Quieren contactarse con tu soporte al cliente.
Escribe la especificación de requisitos del usuario
Una vez que tengas tu caso de uso documentado, es momento de elaborar la especificación de requisitos del usuario. Esta es una lista de requisitos fundamentales que un usuario debe cumplir para alcanzar tu objetivo.
Aunque los casos de uso son principalmente internos, los requisitos de los usuarios son externos. Se les da a los usuarios que prueban tu producto o sistema para verificar si funciona correctamente, también conocido como prueba de aceptación del usuario. Si tu usuario alcanza su objetivo, entonces tu sistema es exitoso. Pero si encuentra demasiados obstáculos, podría significar volver al punto de partida.
Mejora las operaciones comerciales con casos de uso eficientes
Los casos de uso son como el tejido que convierte en realidad los conceptos y escenarios empresariales. Ayudan a dar dirección a los equipos e identificar obstáculos para que tus clientes finalmente puedan tener una experiencia fluida. Una vez que te sientas cada vez más cómodo escribiendo casos de uso, podrás guiar tu negocio hacia el éxito.