En el mundo de los negocios, cuidar los resultados es fundamental para la búsqueda de la rentabilidad, el crecimiento y el desarrollo sostenibles. Los ingresos netos como flujo de caja se pueden emplear para pagar deudas, contratar nuevos empleados o simplemente reinvertir en el negocio.
Para mantener un balance general adecuado, es imperativo que los ingresos sigan siendo mayores que los costos reales. Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Según los datos publicados por la Oficina de Trabajo de Estados Unidos, alrededor del 10% de las startups fracasan dentro de su primer año de operación.
Aquí es donde el control de costos y sus métodos asociados pueden intervenir para ayudar. Pensemos en ello como una planeación financiera, pero a nivel empresarial. Sigue leyendo para averiguar qué estrategias, medidas y sistemas de control de costos existen, y cómo puedes aprovecharlos para reducir costos y mantenerte competitivo.
Introducción al control de costos
El control de costos es el proceso de gestionar los gastos en una organización, con el objetivo final de reducir los costos para obtener estabilidad financiera y alcanzar un objetivo de ingresos netos. Por supuesto, esto no debe llevarse a cabo en detrimento de tus ofertas de productos; es necesario lograr un equilibrio. Pero, en general, el ahorro de costos a largo plazo es la piedra angular del éxito de muchas empresas, independientemente de su tamaño o sector.
Tipos de gastos empresariales
El primer paso en el control de costos es comprender tus datos financieros y los tipos de costos que tu negocio está asumiendo. Al identificar todos los costos involucrados, la gerencia puede tomar medidas para optimizar las operaciones y, ¡lo adivinaste!, reducir costos.
Todos los costos se pueden agrupar en las siguientes 4 categorías, cuya suma constituye el costo total de producción.
Costos fijos
Los costos fijos son constantes durante un periodo específico. No varían según la cantidad de bienes producidos y, por lo general, no están relacionados con los productos y servicios de una empresa. Los costos fijos pueden incluir elementos, como el alquiler de la oficina y las primas de seguro.
Costos variables
Por otro lado, los costos variables pueden cambiar como resultado de circunstancias comerciales; por ejemplo, el nivel de producción o la cantidad de horas en pago de tiempo extra. Los costos variables pueden ser más difíciles de cuantificar porque son menos previsibles y, sin embargo, tienen un impacto directo en los márgenes de ganancia.
Los costos fijos y variables son los principales tipos de costos para una empresa.
Costos directos
Los costos directos son los costos asociados con la elaboración de un producto o servicio. Esto incluye elementos, como el embalaje, la mano de obra y la logística. Son fáciles de monitorear y controlar porque se pueden rastrear hasta elementos específicos del proyecto.
Costos indirectos
Estos son gastos del proyecto que no están relacionados con los procesos de producción. A diferencia de los costos directos, los costos indirectos son más nebulosos y no se pueden rastrear tan fácilmente. Por ejemplo, pueden incluir el costo del mantenimiento de la seguridad en el edificio donde opera tu negocio.
Las diferencias entre el control de costos y la gestión de costos
Aunque el control de costos y la gestión de costos pueden parecer intercambiables, en realidad son términos discretos que se deben definir y entender por separado.
Como se mencionó anteriormente, el control de costos se preocupa por identificar qué costos reales son más altos que tu costo presupuestado, un fenómeno que también se conoce como varianza de costos, y tomar medidas correctivas para minimizar estos sobrecostos.
Por el contrario, la gestión de costos toma una visión panorámica de un proyecto y estima los recursos financieros necesarios para que esto se complete. Si bien la gestión de costos es un proceso continuo, el control de costos se lleva a cabo a intervalos programados o cuando se considera necesario. De hecho, se puede decir que el control de costos es parte de prácticas de gestión de costos más amplias.
¿Por qué es importante el control de costos para garantizar un negocio próspero?
En pocas palabras, el control de costos no solo ayuda a las empresas a mantener rentables, sino que también intenta maximizar activamente estas ganancias al reducir los costos reales sin comprometer la calidad. En consecuencia, es más probable que termines siguiendo el presupuesto y el cronograma de tu proyecto, lo que da como resultado clientes satisfechos que hablarán muy bien de tu negocio a los demás. Todos estos aspectos crearán flujos de efectivo positivos e impulso de crecimiento para tu empresa en el futuro. ¿A quién no le gusta?
Cinco métodos de control de costos
Ahora que comprendes la importancia y los conceptos básicos del control de costos, analicemos los 5 modelos principales de control de costos que emplean las empresas para rastrear, corregir y optimizar los costos.
Método 1: Planea el presupuesto de tu proyecto
El primer paso para un control eficaz de los costos es determinar el presupuesto del proyecto, también conocido como planeación de recursos. Este es el proceso de identificar los recursos necesarios para la(s) tarea(s) en cuestión; por ejemplo, la mano de obra, los materiales y el tiempo.
Si esto te parece abrumador, no tiene por qué serlo. Divide cada entregable en subtareas y decide el número de personas, el tipo de habilidades y el equipo necesarios para completar cada una. Deja margen para planear imprevistos, ya que es probable que te encuentres con costos inesperados en el proceso. Siempre existe la posibilidad de que una tarea lleve más tiempo del previsto (o de que se emplee más material del inicialmente previsto), por lo que es buena idea prever cierto margen de maniobra para dar cabida a posibles imprevistos.
Método 2: Implementa buenas estrategias de gestión del tiempo
Como dice el refrán: el tiempo es oro. Esto hace que la gestión del tiempo sea un método crucial de control de costos. Si un proyecto se extiende más allá de su fecha límite, inevitablemente hará que los gastos aumenten porque los costos de mano de obra están estrechamente ligados a las horas de trabajo. Esto también es un costo de oportunidad porque los trabajadores involucrados no podrán comenzar nuevos proyectos.
Según una investigación de Zippia, el 82% de las personas no tienen un sistema de gestión del tiempo, lo que hace que el trabajador promedio gaste el 51% de cada jornada laboral en tareas de bajo o nulo valor. La buena noticia es que esta es una solución fácil. Hay una gran cantidad de sistemas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, el timeboxing, el sistema Kanban y el método iceberg, entre muchos otros. Dedica algo de tiempo a la búsqueda de algunas de estas opciones para ver cuál funciona mejor para ti y tus empleados.
Método 3: Emplea sistemas de control de cambios
Los sistemas de control de cambios se refieren a una metodología de gestión de proyectos. Gestiona todas las solicitudes de cambio que puedan surgir durante el transcurso de un proyecto. Cuando se recibe una solicitud de cambio, la persona o el equipo a cargo la evaluará antes de decidir aceptarla, rechazarla o diferirla. El objetivo es garantizar que solo se realicen los cambios necesarios, se eviten las varianzas de costos y el proyecto continúe avanzando de la manera más fluida posible.
Método 4: Monitorea de manera regular los costos del proyecto
El monitoreo de los gastos del proyecto es otra técnica de control de costos que se usa con frecuencia. Implica que la gestión financiera de una empresa programe puntos de control a intervalos regulares (generalmente, cada semana o mes) para revisar y asegurarse de que el cronograma del proyecto se esté cumpliendo y que el costo real siempre se acerque al costo presupuestado.
Estos profesionales también pueden decidir si es necesario o se pueden realizar cambios en función de los datos financieros que tienen disponibles. El objetivo es asegurar que los cambios realizados no tengan un impacto significativo en el presupuesto acordado.
Método 5: Implementa la gestión del valor ganado
La gestión del valor ganado(EVM) es un enfoque de control de costos popular entre los contadores y gerentes de proyectos, ya que es un medio objetivo para medir el rendimiento del proyecto y los costos. La EVM se basa en un estudio influyente de Quentin Fleming y Joel Koppelman, que mostró que, cuando un proyecto está completo en un 20%, el rendimiento actual del proyecto se puede usar para predecir el resultado financiero final con una desviación de más o menos el 10%.
Para determinar el valor ganado, multiplica el costo presupuestado del trabajo completado con el presupuesto total del proyecto. Por ejemplo, si tu proyecto está completado al 50% y el presupuesto de la tarea es de $100,000, entonces el valor ganado del proyecto hasta ahora es de $50,000. Según este cálculo, el gerente del proyecto sabrá si el proyecto está atrasado o adelantado a lo programado y si está por encima o por debajo del presupuesto.
Esta poderosa herramienta predictiva permite realizar cambios con anticipación para mantener un proyecto y su presupuesto en curso, lo que la convierte en una de las mejores técnicas de control de costos que existen. La EVM normalmente se calcula en hojas de cálculo y requiere algunos conocimientos de contabilidad de costos, que cubriremos en breve.
Técnicas para un control eficaz de los costos de los proyectos
Existen otras técnicas para considerar en la búsqueda de los mejores métodos de control de costos para tu negocio.
Implementa la contabilidad de costos
La contabilidad de costos tiene como objetivo identificar el costo total de producción de una empresa. Este último se determina sumando el costo de cada operación comercial con los costos fijos. Esto no solo te permite obtener una estimación de costos, sino que también te ayudará a reconocer las áreas en las que se puede mejorar la eficiencia.
Implementa un sistema de control de costos de planeación de recursos empresariales (ERP)
La planeación de recursos empresariales(ERP) es un sistema que automatiza los procesos de negocio, al tiempo que proporciona información clave sobre el proyecto. Con la ERP, los conjuntos de datos del proyecto se integran en una base de datos central que puede producir información procesable en tiempo real para mantener las operaciones ágiles y eficientes. La ERP puede hacerse cargo de funciones manuales y de bajo valor, liberando a tus empleados para que se concentren en actividades de valor agregado. Al automatizar tareas, como el procesamiento de pedidos, incluso podrías encontrar que las ofertas se pueden cerrar más rápido.
Negocia con tus proveedores y vendedores
La mayoría de las empresas tienen proveedores y vendedores externos. Antes de decidirte por tus contratistas, cerciórate de obtener cotizaciones de varias fuentes para que consigas el mejor trato. Una vez que contrates a estos proveedores, deja en claro que te interesa trabajar con ellos a largo plazo para obtener los términos más favorables posibles, como descuentos por compras al por mayor. Los menores costos de adquisición se correlacionan directamente con menores gastos reales.
Considera utilizar un software de gestión de proyectos
Seamos realistas: el control de costos puede ser un proceso tedioso y lento. Al mismo tiempo, es indispensable si te quieres cerciorar de la rentabilidad del negocio. Por suerte, ahora existen muchas herramientas de gestión de costos de proyectos que pueden automatizar y agilizar estos procesos. Estos son algunos ejemplos:
- Harvest: una de las herramientas de software de gestión de proyectos más antiguas que existen, que ayuda a las empresas con el seguimiento del tiempo, la gestión de presupuestos y la facturación. Sin embargo, dado su enfoque principal en estas áreas, la herramienta no proporciona mucho en términos de planeación y programación de proyectos.
- monday.com: este sistema de software permite la personalización del proceso de trabajo, lo que ayuda a alinear el control de costos con los requisito específicos del proyecto. También hay un enfoque en la colaboración grupal a través del uso compartido de archivos, chat y capacidades de actualización en tiempo real.
- Wrike: diseñado para realizar un seguimiento del tiempo de los empleados remotos, Wrike presenta tableros Kanban, diagramas de Gantt y otros gráficos de carga de trabajo. También se integran funciones de elaboración de presupuestos de proyectos y seguimiento del desempeño. Una posible desventaja de Wrike es su complejidad, ya que puede llevar tiempo para el onboarding, incluso si tienes cierta experiencia en software de gestión de proyectos.
- Toggl Track: tiene capacidades de seguimiento del tiempo dentro de una interfaz intuitiva, con algunas funciones de gestión de proyectos. Al igual que Harvest, se centra en un área determinada; en este caso, el seguimiento del tiempo, y en una funcionalidad limitada de gestión de proyectos. Sin embargo, es posible integrar Toggl Track con otras herramientas de gestión de proyectos.
Identifica las áreas en las que los procesos se pueden optimizar
Los autos de carreras tienen una forma aerodinámica para reducir la fricción y alcanzar altas velocidades. El mismo principio se aplica al control de costos. Con el fin de entregar más rápido y a un mejor rendimiento de costos, tómate el tiempo para identificar y eliminar todos los pasos, procesos y materiales superfluos. Y, como se mencionó anteriormente, considera la posibilidad de introducir automatización, como un software de gestión de proyectos. Esto reducirá aún más los gastos comerciales en cuanto a mano de obra y tiempo.
Revisa tus estrategias de precios
Establecer precios competitivos es clave para el éxito empresarial. Al tomar estas decisiones, ten en cuenta el costo del proyecto, la demanda del mercado y los precios de los competidores. Si tu producto tiene funciones únicas o es de mayor calidad, cerciórate de que esto se refleja en su precio final. Una vez que tu producto esté en el mercado, usa herramientas de recopilación de datos, como sondeos y encuestas de clientes, para verificar la percepción del precio de tu marca por parte de los usuarios. Por último, no adoptes una actitud de fijar y olvidar los precios; revísalos y ajústalos periódicamente para cerciorar tu rentabilidad a largo plazo.
Desafíos comunes del control de costos
Si bien los beneficios de las estrategias y métodos de control de costos son ampliamente conocidos, las empresas a menudo tienen dificultades para garantizar su implementación adecuada. Si fuera así de fácil, en teoría, todas las empresas serían rentables. Los siguientes son los obstáculos más comunes para un control efectivo de los costos y el éxito general del proyecto.
Fusionar datos de demasiadas fuentes diferentes
Los datos financieros pueden provenir de una variedad de fuentes, como diferentes subcontratistas y sistemas de gestión de contenido (CMS). No es fácil crear un sistema que pueda unificar estos múltiples flujos de datos de una manera coherente y utilizable. Esto hace que sea más difícil identificar las áreas en las que se pueden reducir los costos y agilizar los procesos.
Tener informes defectuosos
El control de costos se basa en informes y datos. Sin embargo, los errores son muy comunes en estos documentos. La tasa de error en la entrada manual promedio de datos es del 1%, cifra que aumenta si los datos que se ingresan son complicados, el transcriptor de datos está fatigado o la caligrafía es simplemente difícil de descifrar. En 2021, un error garrafal en una hoja de cálculo le costó a una empresa una descomunal suma de 10.5 millones de dólares. Todo esto subraya cómo cada error puede afectar la precisión de los sistemas de control de costos y las medidas tomadas para minimizar los sobrecostos.
Garantizar que el control de costos en sí mismo no se vuelva demasiado costoso
Como se acaba de mencionar, el control de costos puede ser un proceso prolongado y propenso a errores. Se basa en gran medida en la recopilación de datos y la elaboración de informes, lo que en sí mismo requiere mucho tiempo y, por lo tanto, es costoso. Sin embargo, es un reto poner limitaciones de tiempo a los procesos de control de costos, dado que el éxito depende de la minuciosidad y la precisión.
Confundir control de costos con contabilidad de costos
La contabilidad de costos se ocupa del registro, análisis e informes de los costos de la empresa, mientras que el control de costos es más estratégico y se centra en disminuir los costos totales de producción. La contabilidad de costos en sí misma no es suficiente para mantener baja la varianza de costos, así que asegúrate de implementarla junto con el control de costos.
Forzar la aceptación de todos los involucrados en el proceso de control de costos
La colaboración continua y la comunicación constante entre las partes interesadas son clave para crear procesos eficaces de control de costos. Sin embargo, la gran cantidad de partes que pueden participar en cualquier proyecto puede hacer que este sea un obstáculo difícil de superar.
No adoptar nuevos sistemas y tecnologías.
Muchas empresas optan por seguir con los sistemas y tecnologías heredados, a pesar de los avances en la gestión de proyectos y el software de control de costos. Las empresas que no aprovechen estos avances tecnológicos inevitablemente se quedarán atrás y, sin embargo, la mayoría tiende a quedarse con lo que sabe.
Por ejemplo, las hojas de cálculo se crearon en la década de 1980 y no podrán seguir el ritmo de las aplicaciones impulsadas por el big data y la inteligencia artificial. Para ser útiles, las hojas de cálculo requieren la introducción correcta de datos y fórmulas. Y, como vimos anteriormente, las hojas de cálculo son propensas a errores. Contrasta esto con una herramienta de IA, donde las matemáticas se codifican en el sistema para garantizar resultados precisos.
Prepara el terreno para reducir los costos reales y mejorar los márgenes de beneficio
Vale la pena invertir tiempo para comprender el control de costos a un nivel fundamental. Si puedes adoptarlo en una etapa temprana, usar los métodos y el software que mejor se adapten a tu negocio y asegurar la aceptación de las partes interesadas, irás por buen camino para lograr mejores márgenes de ganancia y una ventaja competitiva sostenida. El cielo es el límite: ¡buena suerte!