Trabajar para una organización sin ánimo de lucro puede ser emocionante y gratificante, y muchos empleados y voluntarios de este tipo de organizaciones sienten pasión por su trabajo y su misión.
Pero las organizaciones sin ánimo de lucro tienen muchas cosas diferentes de las que estar al tanto, a menudo con un personal mínimo y un presupuesto ajustado. Así, pues, cualquier cosa que ayude a mantener la información, los donantes, los eventos y la recaudación de fondos organizados y eficientes marca una gran diferencia.
El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede hacer todo eso y mucho más. Existen numerosas opciones, algunas diseñadas específicamente para las necesidades de las organizaciones sin ánimo de lucro. Debido a que hay muchos programas para elegir, puede ser difícil saber por dónde empezar o qué buscar. Sigue leyendo para obtener toda la información que necesitarás para encontrar la mejor solución para ti.
¿Qué es el software de CRM?
También conocido como “software de gestión de relaciones con los miembros” o “sistema de gestión de donantes”, un programa de CRM es una forma exhaustiva para que las organizaciones con y sin ánimo de lucro realicen un seguimiento de sus clientes y contactos, lleven a cabo análisis de datos, realicen un seguimiento de las donaciones y generen informes personalizados.
Algunos programas incluso utilizan los datos para descubrir información práctica sobre las nuevas fuentes de donantes y las prácticas recomendadas en las campañas de marketing y recaudación de fondos.
Aunque algunos programas están dirigidos tanto a organizaciones con ánimo de lucro como a organizaciones sin ánimo de lucro, otros programas de CRM son específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro y tienen funciones como la integración con páginas de donación para ayudar a recaudar dinero, administrar voluntarios y registros de eventos, y llevar a cabo campañas de apoyo.
Mediante un programa de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro, las organizaciones pueden asegurarse de que toda su información esté en un solo lugar de fácil acceso y utilizar herramientas de análisis para organizar la información de los donantes, identificar tendencias en las donaciones y hacer recomendaciones para aumentar la retención de donantes, lo que conduce a una mejor administración general del programa.
Ventajas del software de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro
La mayoría de organizaciones sin ánimos de lucro ya intentan hacer muchas cosas con presupuestos ajustados. Asegurarse de que maximizan el beneficio de sus donantes y colaboradores es clave para llevar la misión de la organización.
El software de CRM está diseñado para ayudar a gestionar los datos, mejorar la eficacia y simplificar las operaciones diarias, reduciendo el tiempo y esfuerzo que necesita el personal de la organización.
Muchas organizaciones utilizan programas generales de base de datos, pero un software de CRM dedicado, especialmente diseñado con funciones para organizaciones sin ánimo de lucro, puede proporcionar el tipo de herramientas dirigidas a ayudar a este tipo de entidades a crecer y prosperar.
Atención al cliente mejorada
Con tantos datos de donantes que gestionar, muchas organizaciones sin ánimo de lucro tienen problemas al actualizar los registros de los contactos, mantener actualizada la base de datos de donantes y reunir todos los detalles para una gestión eficaz de los eventos. Cuando necesites consultar información rápidamente, ya sea para un donante, un voluntario o un asistente a un evento, el programa de CRM ideal te ayudará a garantizar que puedas responder a las solicitudes de inmediato.
Automatización de tareas
Son muchas las cosas que intervienen en la gestión de una organización sin ánimo de lucro que suceden de forma habitual, desde campañas de recaudación de fondos hasta informes anuales. Muchos CRM proporcionan herramientas de automatización para ayudar a que el proceso sea más sencillo y eficiente.
Tanto si se trata de ponerse en contacto con voluntarios y donantes para que actualicen sus datos de contacto como de generar informes sobre el registro de eventos, con solo hacer clic en un botón se pueden realizar muchas tareas habituales. Incluso puedes configurar recordatorios para hacer llamadas de agradecimiento para reforzar las relaciones con los donantes y asegurarte de que no se te escape nada.
Análisis e informes prácticos
Tu organización sin ánimo de lucro tiene muchos archivos, quizás distribuidos en docenas de plataformas de software diferentes, incluida tu plataforma de correo electrónico, tu plataforma de recaudación de fondos en línea y tu programa de gestión de proyectos. Con el mejor software de CRM para ti, tendrás toda tu información importante a tu disposición.
Tu software de CRM puede ejecutar informes para ayudarte a identificar a tus donantes infrautilizados y crear nuevos perfiles de donantes. Los programas de CRM para organizaciones sin fines de lucro con más funciones también pueden mostrar representaciones visuales de tu organización, como pirámides y ciclos de vida de los donantes. Esto te ayudará a evaluar el estado y el potencial de tu organización de forma rápida y sencilla.
Procesos más eficaces
Siempre que trabajas en una organización, el tiempo es crucial. Algunas tareas que requieren trabajo diario pueden llevar mucho tiempo y ser tediosas, lo que resulta en un desperdicio de tus recursos limitados.
Los procesos automatizados ayudan a reducir la cantidad de esfuerzo que dedicas a realizar tareas rutinarias como actualizar los datos de los donantes o supervisar la gestión de contactos. La integración de procesos entre sistemas también permite una mejor comunicación interna, reduciendo así el tiempo perdido en tareas de bajo impacto.
Información de fácil acceso
El programa de CRM adecuado incluye todas las funciones necesarias para centrarse en las necesidades de información específicas de las organizaciones sin ánimo de lucro, como direcciones de donantes e historial de donaciones. Poder extraer datos relevantes fácilmente significa que puedes centrar tus esfuerzos de recaudación de fondos de manera más eficiente.
Mayor retención de donantes
Todas las organizaciones sin ánimo de lucro saben que es más eficiente mantener a los donantes existentes que encontrar nuevos. Los programas de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro también lo saben, y por eso tienen un sistema de gestión de donantes diseñado para ayudar a maximizar esas relaciones y aprovechar las herramientas de recaudación de fondos para mantener a los donantes contentos y comprometidos y hacer que sigan donando.
Datos centralizados en toda la organización
Asegurarse de que todos los datos más importantes de tu organización estén en un solo lugar y sean accesibles para todos los que los necesiten facilita las decisiones y ayuda a evitar oportunidades perdidas. Cuando los datos se distribuyen entre diferentes sistemas, se dificulta la colaboración entre miembros del equipo.
Los sistemas de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro recopilan información en un solo lugar o vinculan los programas que ya utilizas para asegurarte de que todo el mundo tenga acceso a los datos más actuales.
Características comunes del software de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro
Aunque cada programa de CRM es diferente, hay algunas funciones que son comunes en la mayoría de ellos y que tal vez quieras tener en cuenta a la hora de investigar las soluciones de CRM disponibles.
Seguimiento e informes
Cualquier organización que dependa de donantes necesita funciones de generación de informes potentes. El primer paso es realizar un seguimiento de los registros de los contactos y de las donaciones.
Muchos programas de CRM también ofrecen una sólida segmentación de datos y más información sobre los datos demográficos para ayudarte a determinar de forma inteligente tu mejor camino a seguir. Puedes personalizar tus propios informes específicos según las necesidades de tu organización o utilizar uno de los informes preprogramados que muchos programas de software proporcionan.
Recaudación de fondos
La recaudación de fondos suele ser la parte más laboriosa de la gestión de una organización sin ánimo de lucro. Los programas de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro están diseñados con numerosas herramientas de recaudación de fondos para ayudar a identificar y llegar a posibles donantes y llevar a cabo una investigación de perspectivas. Las funciones incorporadas del software pueden incluir herramientas para la recaudación de fondos en línea, administración de campañas e incluso procesamiento de pagos. Más fondos significa más oportunidades para cumplir con la misión principal de tu organización sin ánimo de lucro.
Comunicaciones con donantes
La clave para construir y mantener buenas relaciones con los colaboradores es una buena comunicación. Un programa de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro que ayude a aumentar los procesos de comunicación eficaces al generar recordatorios, tener una sólida presencia en las redes sociales y ayudar a mantener la gestión de contactos actualizada puede garantizar mejores relaciones con todos.
Gestión de donantes
La gestión de donantes no es igual en todas las organizaciones. Algunos colaboradores pueden necesitar más información que otros o más atención personal. Poder acceder a toda la información de tu donante en un solo lugar y hacer un seguimiento de tus contactos mejorará tus relaciones con los donantes.
Además, los programas diseñados para organizaciones benéficas pueden ayudarte a planificar los mejores momentos para contactar con los donantes y el mejor enfoque para obtener los rendimientos más exitosos, eliminando las conjeturas al tratar con los donantes.
Soporte y formación
Muchos programas de CRM pueden ser complejos. Encontrar uno que ofrezca asistencia al usuario y formación sobre las nuevas funciones te ayudará a asegurarte de que puedas sacar el máximo partido del programa, incluso si tu organización no tiene su propio departamento de informática interno.
Integración de software
Tu organización sin ánimo de lucro puede tener varios tipos de programas que utilizas para todo, desde el procesamiento de pagos hasta la creación de campañas de correo directo. Los programas de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro pueden reunir toda esa información, ya sea dentro del propio programa o mediante la integración con otros programas, como una plataforma de marketing por correo electrónico que utilizas para tareas como las redes sociales o la gestión de eventos.
Encontrar un CRM que funcione para tu organización sin ánimo de lucro
Hay una serie de cosas a tener en cuenta a la hora de buscar el CRM adecuado para una organización sin ánimo de lucro. La amplia variedad de opciones puede ser abrumadora, pero esto también significa que existe el mejor software de CRM para tu organización, con las funciones clave que necesitas.
¿En la nube o local?
Los programas de CRM se pueden basar en la nube y accederse a ellos a través de Internet o se pueden instalar directamente en tu sistema informático. Encontrar la configuración adecuada para ti puede ser cuestión de coste, personal y las necesidades de tu organización.
Los sistemas basados en una nube de marketing o una nube de servicios permiten al usuario acceder a los datos en cualquier lugar y en cualquier momento a través de Internet sin necesidad de un gran equipo de TI para mantenimiento o actualizaciones. Los programas locales a menudo tienen costes iniciales más altos, pero pueden ser más económicos a largo plazo, ya que tienden a tener tarifas de suscripción mensuales más bajas (si es que las tienen).
Ambos tipos a menudo incluyen aplicaciones móviles que te permiten acceder a la información y actualizar los registros de los donantes incluso cuando estás fuera de la oficina.
¿Ofrece las funciones que necesitas?
Cada organización sin ánimo de lucro es diferente, al igual que cada programa de software de CRM es diferente. Antes de empezar a buscar, piensa en qué funciones tendrían más sentido para ti.
¿Tienes una gran base de donantes? En muchas grandes organizaciones, ¡el número total de donantes pasados y potenciales puede llegar a los millones! Si ese es tu caso, elegir un CRM con una sólida base de datos de donantes es clave para asegurarte de que todos los donantes se gestionen adecuadamente.
¿Tu organización lleva a cabo eventos de recaudación de fondos? Muchos programas de CRM tienen funciones de planificación de eventos que pueden rastrear la venta de billetes, ayudar con la administración de subastas y crear listas de tareas pendientes para asegurarse de que nada quede por hacer.
Si tu organización depende en gran medida de los voluntarios, algunos programas de CRM son especialmente buenos a la hora de ayudar a contratar voluntarios y coordinar la gestión de estos.
Saber exactamente lo que necesitas antes de empezar a comparar programas te ahorrará tiempo y te evitará abrumarte con las opciones.
¿Se ajusta el coste al presupuesto de tu organización?
Todas las organizaciones sin ánimo de lucro deben ser muy conscientes de su presupuesto. Al fin y al cabo, cuanto menos dinero se gaste en administración y recaudación de fondos, mayor será la cantidad que podrá destinarse a contratar personal y ejecutar programas. Investigar no solo las funciones de los programas de CRM para organizaciones benéficas, sino también los costes, puede ayudarte a asegurarte de que obtengas el mejor valor.
Por lo general, los software de este tipo ofrecen tres modelos de suscripción: una licencia única, una cuota de suscripción mensual o una cuota anual. La mejor opción para ti dependerá del tamaño de tu organización, las funciones ofrecidas (puede que haya diferentes funciones según diferentes niveles de suscripción) y el número de usuarios que necesitarán acceso al programa. Puede que cada usuario requiera una licencia independiente, así que asegúrate de comprender la estructura de costes de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro antes de tomar una decisión.
¿Qué tipo de asistencia proporciona la empresa de software?
Al igual que cualquier organización, las empresas que desarrollan software de CRM para organizaciones sin ánimos de lucro se preocupan por sus propias relaciones con los clientes. Eso significa que quieren ofrecer un buen producto y mantenerte feliz durante mucho tiempo.
Es importante comprender qué soporte prestan para el software, con qué frecuencia se actualiza este y cómo pueden ayudar a tu personal a utilizar el programa de la forma más eficaz. Debido a que los programas de CRM ofrecen tantas funciones, puede llevar un tiempo conocerlas todas y comprender cómo usarlas mejor. La ayuda de la empresa que creó el programa puede ser clave para que puedas empezar a hacerte a él.
Diez opciones populares de software de CRM
Existen muchas opciones en cuanto a software de CRM. Hemos enumerado algunas aquí, incluyendo un poco de información sobre cada uno, para darte un punto de partida.
1. Mailchimp
Además de crear sitios web y campañas de marketing por correo electrónico, Mailchimp tiene una solución para la gestión de organizaciones sin ánimo de lucro, el software de CRM de Mailchimp, que puede mantener a tu organización sin ánimo de lucro organizada y conectada.
Mailchimp te ofrece la posibilidad de personalizar la forma en la que clasificas tus contactos para que tu comunicación y marketing sean lo más selectivos y eficaces posible. Otras funciones son las pruebas A/B, que te permiten probar diferentes versiones de líneas de asunto y diseño para ver qué obtiene la mejor respuesta, y contenido dinámico para que puedas usar una única plantilla de correo electrónico y crear mensajes personalizados para cada tipo de público.
2. Keela
Keela es un programa de CRM específicamente orientado a organizaciones sin ánimo de lucro. Keela se ha centrado en gran medida en el desarrollo de herramientas eficaces de recaudación de fondos y marketing para organizaciones sin ánimo de lucro y ofrece herramientas de recaudación de fondos, marketing por correo electrónico, gestión de datos, presentación de informes y gestión de proyectos. Aunque Keela es un programa potente, puede que no sea la mejor opción para los grupos dirigidos por voluntarios que no puedan aprovechar la funcionalidad completa de Keela.
3. Nutshell
Nutshell es un programa basado en la nube con aplicaciones móviles para Android y iPhone. No está diseñado específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro, pero tiene muchas funciones que estas pueden aprovechar, como la automatización de tareas para correos electrónicos.
4. Salesforce
El programa de nube para organizaciones sin ánimo de lucro de Salesforce está diseñado teniendo en cuenta tus problemas, lo que hace que la captación de donantes, la gestión de proyectos y otras necesidades de organizaciones sin ánimo de lucro sean más sencillas. También ofrece las 10 primeras suscripciones gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro.
5. Fundly
Fundly tiene una integración de Facebook particularmente robusta para que puedas enviar tu mensaje al mayor número de personas posible, y se especializa en la financiación colectiva (crowdfunding). También cuenta con funciones que te permiten seguir las solicitudes de becas.
6. Edge NXT de Raiser
Edge NXT de Raiser es un programa basado en la nube que tiene una amplia gama de funciones y está optimizado para grandes organizaciones sin ánimo de lucro. También tiene aplicaciones móviles y, aunque su funcionalidad puede ser algo compleja, las organizaciones con grandes bases de donantes pueden ver en ella la solución perfecta.
7. Kindful
Creado específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro y sus necesidades, Kindful se centra especialmente en la recaudación de fondos en línea. Si aceptas donaciones en línea y deseas que todos los datos se sincronicen perfectamente con la base de datos de tu organización, esta puede ser una buena opción para ti.
8. MonkeyPod
MonkeyPod sabe que, a medida que tu organización crece, tus necesidades también cambian. Este añade nuevas funciones y actualizaciones cada semana y anima a los usuarios a aportar ideas y comentarios para que el programa sea lo más útil posible para toda la comunidad de organizaciones sin ánimo de lucro.
9. Trail Blazer
Trail Blazer tiene funciones para organizaciones sin ánimo de lucro en general, pero también incluye herramientas específicas para campañas políticas. Si la misión de tu organización está relacionada con la política, es posible que sus herramientas para banca telefónica e iniciativas populares te resulten especialmente útiles.
10. CiviCRM
Si te preocupa el coste, échale un vistazo a CiviCRM. El software es de código abierto, por lo que es totalmente gratuito. Además, tiene capacidades de informes incorporadas o personalizadas.
Cómo aprovechar al máximo tu software de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro
Una vez que hayas investigado los CRM para organizaciones sin ánimo de lucro disponibles y hayas invertido en el mejor de ellos, deberás maximizar el potencial del programa para la administración de donantes, la integración de bases de datos y todo lo demás.
Aprende a utilizar el programa
Los programas de CRM sin ánimo de lucro pueden ser potentes, pero todas esas características, como las herramientas de recaudación de fondos, la capacidad de rastrear las donaciones y la gestión de donantes, pueden resultar abrumadoras al principio. Antes de empezar, dedica tiempo a asegurarte de que todos los que vayan a utilizar el programa estén familiarizados con sus funciones clave, sepan cómo acceder a la información que necesitan, como datos de donantes y herramientas analíticas, y puedan aprovechar al máximo todas las funciones de CRM destinadas a organizaciones sin ánimo de lucro.
Configura tus datos de una manera que tenga sentido para tu organización
Del mismo modo que cada organización tiene una misión diferente, cada una utiliza los datos de una manera diferente. Si te centras más en la recaudación de fondos entre seguidores que en la de grandes donantes, deberás centrarte en cómo utilizas el software de CRM. Si tu organización está basada en suscripciones, la gestión de los miembros y la comunicación con estos puede ser más importante que la interacción de los donantes u otras herramientas.
Integración con otros programas
Es poco probable que tu software de CRM sea el único programa que tu organización usará. Asegúrate de dedicar tiempo a configurar todas las funciones que te permitirán utilizar el programa de forma más eficaz, integrándolo con cualquier otro programa que utilices para la gestión de voluntarios, redes sociales o gestión de eventos.
Presta atención a las actualizaciones de software
Cualquier programa eficiente siempre estará buscando formas de mejorar el producto. Si el software de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro que eliges añade funciones, actualiza formas de analizar datos o introduce aún más funciones de automatización de procesos de trabajo, ¡querrás saberlo!
Tanto si necesitas aprender a utilizar las nuevas funciones como si quieres actualizar el software, estar al día significa que puedes aprovechar al máximo todas las funciones clave del programa y todas las soluciones de CRM que ofrece.
Una vez que encuentres el programa de CRM adecuado para tu organización, podrás empezar a utilizar sus funciones de creación de informes, sus herramientas de gestión de donantes y la gestión de campañas de recaudación de fondos para que tu organización sin ánimo de lucro sea lo más eficaz posible.