Lograr que se lean tus correos electrónicos y se tomen acción conforme a ellos no solo depende de lo que dices, sino de cómo lo presentas. Tu mensaje compite con muchos otros por captar la atención, y la diferencia entre un correo electrónico que logra resultados y uno que se ignora a menudo se limita a la comprensibilidad.
Cuando los destinatarios pueden leer y comprender rápidamente tu mensaje, es más probable que establezcan una interacción. Los correos electrónicos mal estructurados con bloques de texto densos y lenguaje complejo crean fricción que aleja a los lectores. Esto sucede sobre todo ahora que la mayoría de las personas revisan el correo electrónico en dispositivos móviles, donde el tamaño de la pantalla hace que la comprensibilidad sea aún más importante.
Entender cómo redactar correos electrónicos que sean fáciles de leer y procesar es fundamental para cualquier persona que use el correo electrónico para la comunicación de negocios. Veamos cómo puedes mejorar la comprensibilidad de los correos electrónicos y las tasas de respuesta.
¿Qué es la comprensibilidad del correo electrónico?
La comprensibilidad del correo electrónico es la facilidad con la que tu público puede consumir y entender tu mensaje. Abarca todo, desde la elección de vocabulario y la estructura de las oraciones hasta el formato y la presentación visual. Cuando un correo electrónico tiene buena comprensibilidad, los destinatarios pueden captar rápidamente tus temas principales sin realizar un esfuerzo mental significativo.
Los lectores de mensajes que son fáciles de digerir absorben la información de manera integral y es más probable que recuerden tus temas clave. Un bajo nivel de comprensibilidad crea barreras cognitivas. Los destinatarios que tienen dificultades para comprender tu mensaje a menudo lo abandonan por completo.
La comprensibilidad afecta directamente las tasas de apertura, las métricas de interacción y las conversiones. Los correos electrónicos escritos a un nivel de lectura adecuado (generalmente alrededor del octavo grado) tienen un rendimiento significativamente mejor que aquellos escritos a niveles de complejidad más altos. Esto no se trata de "bajar el nivel" de tu mensaje; se trata de eliminar obstáculos innecesarios entre tus ideas y la comprensión de tu público.
Entender las puntuaciones de legibilidad
La puntuación de comprensibilidad es una medida que te indica qué tan difícil es leer un texto. Muchos tipos de herramientas ofrecen pruebas de comprensibilidad para correos electrónicos, contenido web, páginas web y otras formas de comunicación escrita.
Las puntuaciones de comprensibilidad se calculan mediante fórmulas que analizan varios factores, como la longitud de las oraciones, la complejidad de las palabras, el conteo de sílabas y la estructura de los párrafos. La puntuación obtenida, por lo general, corresponde a un nivel de grado específico, indicando los años de educación que se necesitan para comprender el texto con facilidad.
Se usan varias fórmulas comunes de comprensibilidad para evaluar el contenido escrito:
- Flesch-Kincaid: el nivel de grado Flesch-Kincaid es quizás la fórmula de comprensibilidad más conocida que mide el texto en un nivel escolar de EE. UU. Considera la longitud media de las oraciones y la media de sílabas por palabra.
- Índice Gunning Fog: esta fórmula de comprensibilidad del texto proporciona una puntuación a nivel de grado, pero pone más énfasis en las palabras complejas. Cuenta específicamente las palabras con tres o más sílabas para identificar vocabulario que puede ser complejo.
- Índice SMOG (medida simple de lenguaje confuso): esta fórmula cuenta las palabras polisilábicas (tres o más sílabas) sobre una muestra de 30 oraciones. Es muy útil para evaluar comunicaciones críticas donde la comprensión es fundamental. El índice SMOG tiende a proporcionar niveles de calificación un poco más altos que otras fórmulas, ya que se enfoca mucho en la complejidad de las palabras.
- Índice de Coleman-Liau: a diferencia de las fórmulas basadas en sílabas, Coleman-Liau analiza la cantidad de caracteres por palabra en lugar de sílabas. Esto lo hace especialmente útil para las comunicaciones digitales donde cuenta la cantidad de caracteres.
La puntuación de comprensibilidad ideal para el email marketing generalmente se ubica entre un nivel de lectura de sexto y octavo grado. Este rango garantiza que tu mensaje sea accesible al público más amplio posible, mientras permite la inclusión de ideas sofisticadas.
El contenido de correo electrónico que supera el nivel de décimo grado con frecuencia tiene caídas significativas en la interacción. Recuerda que incluso los públicos con un alto nivel educativo aprecian una comunicación clara y directa, especialmente cuando la bandeja de entrada está llena y se valora la rápida comprensión.
¿Por qué es importante la comprensibilidad en el email marketing?
Entonces, ¿por qué es importante la comprensibilidad de los correos electrónicos? Una escritura clara y libre de errores ortográficos mejora dramáticamente la comprensión y la interacción del lector.
Cuando los destinatarios pueden seguir fácilmente tu mensaje sin tener que releer las oraciones o descifrar el significado, es más probable que lean todo tu correo electrónico y tomen la acción deseada. Por naturaleza, el cerebro humano se siente atraído hacia contenido que requiere menos esfuerzo cognitivo.
Los correos electrónicos redactados en niveles de lectura adecuados generan tasas de clics más altas, más respuestas y mejores métricas de conversión. Esta relación entre la comprensibilidad del correo electrónico y la interacción se vuelve aún más evidente en los entornos móviles, donde las limitaciones de la pantalla hacen que la comprensibilidad sea aún más crucial para el éxito.
Considera estos ejemplos contrastantes:
Bajo nivel de comprensibilidad: "De acuerdo con nuestra comunicación previamente establecida en relación con la aplicación del nuevo marco procedimental, solicitamos tu pronta revisión y tus comentarios posteriores relacionados con la citada documentación que adjuntamos".
Alto nivel de comprensibilidad: "De acuerdo con nuestra conversación de la semana pasada, adjuntamos la nueva guía de procedimientos para que la revises. ¿Podrías revisarla y compartir tu opinión a más tardar el viernes?
El segundo ejemplo utiliza un lenguaje claro para transmitir la misma información y requiere mucho menos esfuerzo mental para procesarla. Esta diferencia impacta directamente en cómo los destinatarios responden a tu mensaje.
Consejos para mejorar la legibilidad de los correos electrónicos
Escribir de manera más sencilla hace que tu correo electrónico sea accesible para un público más amplio. Crear correos electrónicos fáciles de comprender no requiere habilidades especializadas; solo necesitas prestar atención a los principios clave.
Estas estrategias prácticas pueden aumentar significativamente la facilidad con la que los destinatarios procesan y actúan sobre tus mensajes:
- Usa un lenguaje claro y conciso: elige palabras simples y precisas. Pregúntate: "¿Podrías expresar esta idea de manera más directa?" A menudo, puedes reducir la cantidad de palabras sin perder el significado, lo que proporciona suficiente espacio para un uso eficaz del espacio en blanco y mejora el diseño del correo electrónico.
- Divide el contenido en partes más cortas: crea un espacio visual que haga que tu mensaje parezca más accesible. Junto con la tipografía del correo electrónico y el tamaño de la tipografía, considera la longitud de tus párrafos y si puedes usar listas con viñetas para dividir grandes bloques de texto. Los bloques de texto largos intimidan a los lectores y pueden llevar al abandono del mensaje, mientras que los mensajes cortos mejoran su comprensibilidad.
- Elige palabras simples y familiares: aunque la terminología especializada tiene su lugar, un vocabulario innecesariamente complejo crea barreras para la comprensión. "Usar" funciona mejor que "utilizar", y "ayudar" es más claro que "facilitar".
- Usa la voz activa para mayor claridad: la voz activa proporciona una claridad que a menudo le falta a la voz pasiva. Compara "El informe fue completado por nuestro equipo" con "Nuestro equipo completó el informe". La versión activa es más corta, más directa y genera una sensación de mayor control.
- Optimiza la longitud de las oraciones y los párrafos: ten como objetivo una longitud promedio de 14-20 palabras por oración o menos; mezcla oraciones más cortas y más largas para lograr un ritmo adecuado. Recuerda que las pantallas de los móviles hacen que las oraciones largas sean más difíciles de leer.
- Incorpora encabezados atractivos y relevantes: los encabezados ayudan a los destinatarios a navegar por tu contenido y encontrar la información más relevante para ellos. También dividen el texto visualmente, haciendo que el mensaje general sea menos complejo.
Cómo verificar y mejorar tu puntuación de legibilidad
Varias herramientas excelentes en línea pueden ayudarte a evaluar y mejorar la comprensibilidad de tu correo electrónico. El Editor Hemingway (hemingwayapp.com) resalta oraciones complejas, voz pasiva y palabras excesivamente complicadas en tu texto. Mientras tanto, Grammarly ofrece evaluaciones de comprensibilidad junto con su revisión gramatical y te proporciona un nivel de grado estimado para tu redacción. Muchos procesadores de texto, incluyendo Microsoft Word, también tienen estadísticas de comprensibilidad integradas.
Al interpretar los puntajes de comprensibilidad, enfócate en las tendencias en lugar de fijarte en los números exactos. Si tu correo electrónico tiene un nivel de lectura constante de 12.° grado, esfuérzate por simplificar tu lenguaje y la estructura de tus oraciones. Sin embargo, no sacrifiques tu voz auténtica ni la información técnica necesaria solo para alcanzar una determinada puntuación.
La realización de pruebas y ajustes del correo electrónico basado en métricas de comprensibilidad debería convertirse en parte de tu proceso regular. Considera realizar pruebas A/B con diferentes versiones de correos electrónicos importantes, variando los niveles de comprensibilidad, para ver cuál funciona mejor para tu público. Recuerda que las líneas de asunto también requieren atención especial para la comprensibilidad; a menudo son el factor decisivo para que la gente abra tu correo electrónico.
Asegúrate de corregir el estilo de tu correo electrónico. No importa qué tan bien estructurada esté tu comunicación, los errores tipográficos y gramaticales afectan el profesionalismo y distraen la atención de tu mensaje. Siempre tómate el tiempo para corregir antes de enviarlo. De preferencia toma un descanso del borrador durante unos minutos para revisarlo con atención.
Errores comunes que afectan la comprensibilidad de los correos electrónicos
Hay varias razones por las que los correos electrónicos cuidadosamente elaborados pueden ser ignorados. Estos obstáculos de legibilidad podrían estar saboteando tu mensaje antes de que siquiera tenga una oportunidad:
- Terminología y lenguaje especializado demasiado complejos: la terminología específica del sector tiene su lugar, pero el exceso de jerga aleja a los lectores que no están familiarizados con el lenguaje especializado. Incluso cuando escribes a colegas en tu campo, las alternativas más simples a los términos técnicos suelen comunicar de manera más efectiva.
- Párrafos largos y densos sin pausas: cuando te enfrentas a un gran bloque de texto, muchos destinatarios simplemente omiten el mensaje por completo. El espacio en blanco es tu aliado para crear contenido de correo electrónico accesible y atractivo que no abrume a los lectores a primera vista.
- Falta de elementos visuales para guiar al lector: el uso estratégico de texto en negrita, cursiva, encabezados y listas con viñetas crea una jerarquía visual que ayuda a los lectores a navegar por tu contenido. Los principios de diseño de email marketing sugieren usar estos elementos con moderación pero con propósito para destacar la información clave.
- No tener en cuenta la comprensibilidad para dispositivos móviles: al haber más personas que leen correos electrónicos en pantallas pequeñas, el diseño de correo electrónico adaptable a distintas pantallas es crucial. Las líneas de asunto se truncan en pantallas pequeñas, y los correos electrónicos con buen formato se adaptan a diferentes tamaños de dispositivos. Siempre prueba cómo se ve tu mensaje en varios dispositivos antes de enviar comunicaciones esenciales.
Cómo mejorar la comprensibilidad de tus correos electrónicos para obtener mejores resultados
La comprensibilidad del correo electrónico no solo facilita la lectura de tus comunicaciones digitales, sino que también respeta el tiempo y la atención de tus destinatarios. Los mensajes claros y bien estructurados demuestran profesionalismo y consideración por tu público. También aumentan drásticamente la probabilidad de que tu comunicación cumpla con su propósito previsto.
Antes de enviar cualquier correo electrónico importante, tómate el tiempo para revisar los errores y la comprensibilidad. Considera pedir ayuda a tus colegas para que revisen las comunicaciones críticas con el fin de identificar las partes donde se pueda mejorar la claridad. Recuerda que la entregabilidad del correo electrónico depende de factores técnicos y de la creación de contenido con el que los destinatarios quieran interactuar.
Mailchimp te ayuda a evaluar y mejorar de manera constante la comprensibilidad de tus correos electrónicos. El optimizador de contenido analiza tus mensajes y puede sugerir mejoras para mejorar las métricas de interacción y las tasas de respuesta. Mailchimp también ofrece plantillas de correo electrónico que se adaptan automáticamente a diferentes tamaños de pantalla para que tu contenido cuidadosamente elaborado mantenga su comprensibilidad sin importar el tipo de dispositivo.
Conclusiones clave
- La comprensibilidad del correo electrónico impacta directamente las tasas de apertura, la interacción y las conversiones.
- Dividir el contenido en párrafos cortos, usar un lenguaje sencillo e incorporar elementos visuales mejora drásticamente la comprensión y las tasas de respuesta.
- Herramientas como los analizadores de comprensibilidad pueden ayudarte a evaluar tus correos electrónicos mediante fórmulas establecidas como el índice Flesch-Kincaid y el índice Gunning Fog.
- El diseño de correo electrónico compatible con dispositivos móviles y adaptable a distintas pantallas es esencial, ya que la mayoría de los destinatarios ahora leen los correos en pantallas más pequeñas.