La mayoría de las organizaciones tienen tantos datos, tantos documentos y tantos canales en línea que es difícil hacer un seguimiento de todo. ¡Tantos que nos hacen perder la cabeza! Pero a veces, al menos cuando se trata de sistemas de gestión de contenidos, eso puede ser algo bueno. Sigue leyendo para obtener más información sobre los sistemas de gestión de contenidos sin encabezado y cómo pueden servirte.
¿Qué es un sistema de gestión de contenidos?
Un sistema de gestión de contenidos (CMS) es un tipo de repositorio de contenido diseñado para crear, almacenar, gestionar y publicar contenido en un sitio web, aplicación u otro lugar en línea. Un CMS unifica el contenido en un solo lugar, lo que simplifica la edición, la búsqueda y el intercambio de datos, al tiempo que facilita la presentación del contenido en cualquier formato.
¿Qué hace exactamente un CMS?
Crear contenido
El back-end de un CMS es el lugar donde se gestiona el contenido. Esto incluye documentos, fotos, vídeos, texto y otros materiales que se pueden ordenar, diseñar, formatear y previsualizar. Algunos programas de CMS tienen plantillas y otras herramientas para ayudarte.
Almacenar datos
Los programas de CMS contienen grandes cantidades de contenido, estructurado de una manera que facilita la búsqueda de lo que necesitan los usuarios. Y como el espacio de almacenamiento puede convertirse en un problema para las organizaciones con muchos datos, los sistemas basados en la nube ofrecen un espacio de almacenamiento que puede ampliarse según sea necesario.
Administrar contenido
Con los programas de CMS, los usuarios tienen muchas opciones para administrar el contenido. El contenido que ha sido ordenado, organizado o definido por propietarios expertos se denomina "contenido estructurado" y es una de las cosas en las que destaca un CMS. El contenido estructurado es más accesible, coherente y fácil de publicar.
Publicar contenido
Cuando estés listo para mostrar contenido en tu sitio web o aplicación, el programa de CMS dispone de una interfaz de usuario de gestión de contenidos para publicar la información pertinente. Y debido a que todo está almacenado en el back-end, puedes administrar el contenido y realizar cambios según sea necesario.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de contenidos?
Entender qué sucede entre bambalinas puede ser útil a la hora de evaluar qué tipo de herramientas de gestión de contenidos son adecuadas para ti.
Back-end del gestor de contenido
Aquí es donde se lleva a cabo el trabajo entre bambalinas de una aplicación de software CMS: creación de contenido, gestión, edición, búsqueda y todo lo demás que asegura que tu contenido esté organizado y sea accesible.
Interfaz de programación de aplicaciones
También conocida como API, conecta el back-end con los mecanismos que permiten a las aplicaciones (front-end) acceder a ese contenido. Los usuarios pueden interactuar con el CMS desde otras aplicaciones y sitios web, acceder a sus funciones y publicar contenidos de una forma más acorde con las experiencias digitales que quieren crear para los clientes.
Por ejemplo, si deseas publicar tu último comunicado de prensa, almacenado en el CMS, en tu sitio web, una API te permite a ti o a tu programador conectarse al CMS, encontrar el documento y publicarlo.
Canales de distribución de contenido
Un último paso es tomar los materiales almacenados y gestionados en el CMS y ponerlos a disposición de todo el mundo. Esta es la fase en la que tu sitio web se pone en marcha o tu tienda online abre sus puertas.
Tres tipos de sistemas de gestión de contenidos
Las plataformas CMS no son compatibles con todos los tamaños. Sigue leyendo para conocer los diferentes tipos y cada una de sus ventajas e inconvenientes.
CMS tradicional (o acoplado)
En un CMS tradicional, el back-end (donde se crea, almacena y administra el contenido) está vinculado (o enlazado) al front-end para que todos los elementos del CMS funcionen juntos. Cuando se agrega, ajusta o elimina contenido en el back-end, los cambios se producen dentro del mismo sistema que presenta contenido a los usuarios finales.
El software de CMS tradicional tiene algunas ventajas. Es sencillo y fácil de usar para quienes no tienen un amplio conocimiento de programación. Estos programas de CMS ofrecen un fácil acceso, plantillas personalizables y un editor "WYSIWYG" (What You See Is What You Get [Lo que ves es lo que obtienes]), por lo que no es necesario tener conocimientos de codificación.
CMS desacoplado
Un CMS desacoplado combina las funciones de las plataformas de CMS tradicionales y sin encabezado. El back-end y el front-end no están vinculados, pero el sistema de distribución del front-end, o capa de presentación, funciona de una manera predeterminada para trabajar con el back-end. Aunque las dos partes del sistema son independientes, ofrece algunas de las ventajas de un CMS tradicional, como plantillas fáciles de usar, pero también garantizan un poco más de flexibilidad.
CMS sin encabezado
Un CMS sin encabezado, por otro lado, desvincula por completo el front-end y el back-end. Los programadores trabajan en la creación, gestión, diseño y almacenamiento de contenidos y, a continuación, entregan contenido web a varias plataformas digitales de una manera altamente personalizable.
La gestión de contenidos no estructurados, es decir, contenidos que no tienen una estructura o formato predeterminados, como texto, imágenes y vídeos, también es más flexible. Es decir, se puede almacenar en varios formatos de archivo y reutilizar según sea necesario.
Es posible que hayas oído hablar de los grupos electrógenos de sitios estáticos, que guardan algunas similitudes con los sistemas CMS sin encabezado. Aunque también crean sitios web que funcionan de forma independiente del sistema back-end, son más adecuados para sitios pequeños sin cantidades significativas de datos o actualizaciones, mientras que un CMS puede funcionar de forma más dinámica con cantidades más grandes de información.
Ventajas de un sistema de gestión de contenidos sin encabezado
Si bien cada tipo de sistema (sin encabezado, desacoplado o tradicional) tiene sus ventajas, los sistemas sin encabezado han crecido en popularidad por las siguientes razones.
Desarrollo flexible
Con un back-end y un front-end desacoplados, es más fácil entregar contenido a múltiples canales y personalizar para diferentes usos y plataformas. Además, los desarrolladores pueden utilizar el lenguaje de programación y las herramientas de su elección, incluso agregar código personalizado. Esta es una ventaja importante que mejora su productividad y les permite ofrecer sitios web y aplicaciones de alta calidad.
Contenido reutilizable
Dado que el software del CMS sin encabezado permite a los programadores publicar en el front-end de cualquier canal digital, el contenido web se puede reutilizar en varias plataformas como aplicaciones móviles o una tienda online.
Además, la gestión de documentos es un componente fundamental de muchos CMS sin encabezado. Las empresas suelen tener muchos archivos digitales como documentos PDF, documentos de Word, imágenes y más. Un buen CMS sin encabezado ofrece la capacidad de almacenar, gestionar y utilizar estos archivos en el formato que sea más conveniente.
Acceso simultáneo por parte de varios usuarios
Los sistemas sin encabezado son buenos para la autoría colaborativa. Los desarrolladores pueden trabajar por separado en el front-end y en el back-end, sin que afecte al contenido en la capa de presentación. Además, los desarrolladores web pueden utilizar el lenguaje de programación y las herramientas que prefieran, no los que exija la plataforma.
Escalabilidad
Cada parte del CMS puede crecer, cambiar y escalar por separado. Si deseas añadir otro servidor web o rediseñar completamente tu sitio web, puedes hacerlo sin tener que cambiar todo el sistema.
Además, muchos programas de CMS sin encabezado están alojados en la nube, lo que significa que pueden escalar más fácilmente y acceder a mayores capacidades de almacenamiento que pueden crecer con tu base de clientes, contenido web y tráfico.
Preparado para el futuro
Debido a que tu contenido no está vinculado a una capa de presentación front-end específica, es más fácil de adaptar a medida que la tecnología cambia y tu empresa crece. Tanto si se trata de nuevas páginas web como de aplicaciones móviles innovadoras, el enfoque sin encabezado te permite publicar todo tu contenido digital con la tecnología más reciente y avanzada.
Cómo elegir el mejor CMS para ti
Hay un sistema perfecto para ti sea cual sea el tamaño de tu empresa y de la cantidad de contenido digital que tengas. Aquí tienes una lista de preguntas para ayudarte a pensar en las necesidades de tu organización y decidir qué solución funcionará mejor.
¿Qué nivel de seguridad de datos necesito?
Aunque todos los sistemas CMS están diseñados para gestionar el contenido, también debes tener en cuenta la seguridad de los datos. Es importante buscar un software CMS que ofrezca seguridad de nivel empresarial (un sistema de seguridad robusto que te permita gestionar quién puede acceder y editar diversos tipos de contenido). Muchas plataformas de CMS sin encabezado ofrecen sistemas de permisos basados en grupos para que puedas personalizar tus protocolos de seguridad.
¿Cuántos grupos diferentes de usuarios habrá?
Las personas con diferentes funciones de usuario pueden acceder a un CMS sin encabezado de varias maneras, ya que es independiente de la capa de presentación.
Tu organización puede tener una gran plantilla de desarrolladores, vendedores y creadores de contenidos, o puede ser una organización unipersonal. Saber cuántas personas tendrán que utilizar el CMS y su nivel de conocimientos técnicos te guiará hacia el sistema correcto.
¿Con qué facilidad se puede crear, editar y administrar el contenido?
En cada paso del proceso, desde la creación hasta la publicación, se trata de contar con un sistema que equilibre la robustez de las características con la facilidad de uso. Además, es posible que desees una comunidad de apoyo sólida.
Algunas plataformas CMS ofrecen documentación, foros y soporte del proveedor, así como una comunidad dinámica de desarrolladores y usuarios que pueden proporcionar orientación y asistencia. Esto es especialmente importante si tu empresa es pequeña y la mayoría de tus empleados tienen conocimientos técnicos limitados o no son capaces de hacer cosas como añadir código personalizado.
Otra opción disponible es un sistema de gestión de contenidos, diseñado específicamente para contenidos web y que satisface las necesidades de la mayoría de las organizaciones que no requieren funciones personalizadas, alto rendimiento o velocidad.
¿Qué funciones de la plataforma CMS debo tener en cuenta?
Cada aplicación de gestión de contenidos es un poco diferente y puede ofrecer más personalización o dar soporte en diferentes áreas. Piensa en las necesidades de tu empresa y en las siguientes tareas de CMS:
Buscar
La mayoría de las plataformas CMS tienen buenas funciones de búsqueda. Debido a que administran una gran cantidad de información, es importante poder encontrar esa información dondequiera que tengas contenido almacenado.
Revisión
Las funciones de revisión y el control de revisión para registrar y guardar las versiones del contenido a medida que se está editando son imprescindibles. De esta forma siempre podrás ver qué se ha cambiado y volver a una versión anterior si es necesario conforme revisas tu contenido web.
Indexación
La indexación intuitiva es un proceso en el que el sistema asigna automáticamente metadatos o etiquetas al contenido. En lugar de requerir el etiquetado manual, el sistema define las etiquetas analizando el contenido en sí. Además de mejorar la precisión, también permite ordenar y buscar de forma eficiente y efectiva el contenido estructurado y los datos.
Documentos electrónicos heredados
A medida que la tecnología cambia, es fácil que los sistemas se queden obsoletos. En lugar de volver a crear contenido, un buen CMS te permitirá gestionar fácilmente los documentos heredados (documentos digitales creados con software o formatos de archivo obsoletos o no compatibles).
¿Qué tamaño tienen tu sitio web y tu empresa?
¿Necesitas varias páginas web, coordinar redes sociales y capacidades de comercio electrónico? ¿O tiene más sentido un enfoque más sencillo?
Si tienes una organización pequeña, es posible que prefieras un programa con plantillas personalizadas y funciones completas de soporte de plantillas, lo que permite a cualquiera crear sitios web y aplicaciones de aspecto profesional. Aunque los programas CMS sin encabezado pueden tener plantillas y compatibilidad con plantillas, es menos común que en los sistemas tradicionales, y las plantillas pueden estar más centradas en formatos de back-end.
¿La plataforma es compatible con SEO?
Obtener una gran cantidad de tráfico relevante para tu presencia web requiere prestar atención a la optimización de los motores de búsqueda (SEO). Cuando los usuarios buscan los "mejores pasteles de boda cerca de mí", se trata de que los resultados de los principales motores de búsqueda muestren tu pastelería cerca de la parte superior.
Un buen CMS tendrá funciones de SEO que controlen el tráfico web, las visitas a la página y otros datos vitales desde la publicación inicial de tu sitio, para que puedas hacer cambios en tiempo real.
¿En qué tecnología se basa?
Aunque algunos de los detalles de estos sistemas pueden llegar a ser bastante técnicos, hay algunas cosas que debes tener en cuenta si no quieres escribir todo el código tú mismo.
Un CMS de código abierto es ideal para cualquiera que desee acceder al código fuente. Es más flexible y rentable, pero no tiene por qué ser complejo. Por ejemplo, WordPress es una plataforma popular porque es fácil de usar y los plugins de WordPress te permiten agregar funciones a tu sitio y aumentar su facilidad de uso.
Por otro lado, los programas CMS de código cerrado a menudo proporcionan más atención al cliente y la codificación propia la gestiona la empresa para que puedas centrarte en tu empresa.
Toda organización quiere ofrecer a sus clientes las mejores experiencias digitales posibles, que quizás se puedan facilitar con un CMS sin encabezado que pueda crear, almacenar, gestionar y publicar datos.
Con esta información, cuando busques el sistema adecuado para ti, ¡no tendrás problemas!