Los mensajes de texto son, sin duda, la mejor manera de comunicarse rápidamente con la gente, ya que son personales, directos y casi imposibles de ignorar. Para la mayoría de las actualizaciones diarias, como una alerta de oferta relámpago o un mensaje de agradecimiento, unas pocas palabras son más que suficientes.
Sin embargo, a veces hay más para compartir. Tal vez sea una lista de precios, una guía detallada de productos o un nuevo menú de temporada. Un formato de documento portátil (PDF) mantiene toda esa información ordenada y profesional. Y es fácil simplemente tocar el ícono de archivo adjunto y agregar el archivo a tu mensaje de texto, ¿verdad?
Técnicamente cierto, pero adjuntar archivos PDF a mensajes de texto es tan problemático que no vale la pena. Afortunadamente, hay una mejor manera: los enlaces alojados. Aquí te explicamos por qué los archivos adjuntos no son suficientes y cómo enviar archivos PDF de la manera correcta. Empecemos.
Por qué enviar archivos adjuntos en PDF es una mala idea
Antes de llegar a la solución, hablemos de por qué los archivos adjuntos en PDF son un desastre. Hay tres razones principales para evitarlos, y todas golpean donde más duele: tu entregabilidad, la experiencia del cliente y el presupuesto.
Baja entregabilidad
Los archivos adjuntos convierten tu texto en un servicio de mensajería multimedia (MMS), y los mensajes MMS fallan mucho más que los SMS. Las restricciones de los operadores, los límites de tamaño de los archivos y los problemas de compatibilidad de los dispositivos móviles indican que es posible que tu PDF nunca llegue. O llegue corrupto. Cualquiera sea el caso, tu cliente no obtiene lo que necesita.
Experiencia del cliente poco fluida
Incluso cuando los archivos adjuntos llegan, suelen estar desordenados. Los archivos multimedia no se pueden abrir en ciertos dispositivos. Las imágenes parecen comprimidas o distorsionadas. Algunos dispositivos Apple y Android descargan el archivo automáticamente, mientras que otros hacen que los clientes tengan que pasar por instancias arduas innecesarias. Es frustrante, y la frustración no es lo que quieres que se asocie con tu negocio.
Altos costos
Los mensajes MMS estándar cuestan aproximadamente tres veces más que los SMS estándar. Y eso es sin archivos adjuntos, lo que aumentaría aún más los costos. ¿Por qué pagar el triple (o más) cuando un simple enlace en un SMS hace el trabajo mejor por una fracción del precio?
Qué hacer en su lugar: subir y enlazar
Entonces, si los archivos adjuntos no son una opción, ¿cuál es el la alternativa? Es sencillo. Solo tienes que subir el PDF a un almacenamiento seguro en la nube y enviar el enlace por mensaje de texto.
Aquí es donde puedes alojar tus archivos:
- Google Drive: obtienes almacenamiento gratuito, controles sencillos para compartir y la capacidad de acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Como la mayoría de las pequeñas empresas, probablemente ya estés usando este administrador de archivos.
- Sitio web de tu negocio: crea una página de recursos o sube archivos al sitio web existente de tu empresa. Es ideal para compartir los archivos PDF que tus clientes necesitan con frecuencia, como los manuales de productos.
- Mailchimp: el gestor de contenido hace que enviar archivos PDF por mensaje de texto sea fácil. Sube tu archivo, copia el enlace y suéltalo en tu mensaje. Como ya estás en Mailchimp, no hay saltos entre plataformas.
Elige lo que mejor se adapte a tu proceso de trabajo o mezcla y combina. Por ejemplo, tu sitio web podría alojar recursos perennes, como menús, mientras que Mailchimp se encarga de los archivos específicos de la campaña.
Casos de uso perfectos para enlaces a PDF en SMS
Probablemente ya estés pensando en toda la información importante que podrías enviar de esta manera. ¿Facturas? ¿Fichas de productos? ¿Menús actualizados? Estos son los casos en los que enviar un mensaje de texto con un enlace a un archivo PDF realmente vale la pena.
Documentos financieros
Las facturas, los recibos digitales y las hojas de precios de productos son mucho más fáciles de enviar por mensaje de texto que por correo postal o correo electrónico. Un enlace a un archivo PDF ofrece a tus clientes un registro permanente al que pueden acceder en cualquier momento, directamente desde su aplicación de mensajería.
Información de productos y servicios
¿Quieres lanzar algo nuevo o describir tus ofertas? Un PDF bien diseñado permite a los clientes guardar, hojear y volver a los detalles cuando estén listos. Puedes incluir imágenes JPG, enlaces a archivos de video o audio, o incluso una nota personal, todo en un solo archivo ordenado.
Novedades de la empresa
Los grandes cambios no pertenecen a una pequeña burbuja de texto. El formato PDF te da espacio para explicar cosas como cambios de política, nuevos horarios o anuncios sin sobrecargar el mensaje en sí. Los clientes pueden descargarlo en cualquier teléfono celular o computadora y consultarlo cuando lo necesiten.
Recursos para clientes
¿Necesitas enviar instrucciones de configuración, guías de incorporación o preguntas frecuentes? Un PDF alojado permite a tus destinatarios abrir la información al instante en su aplicación móvil favorita, ya sea un navegador o Acrobat Reader. Y si has habilitado los campos de formulario, incluso pueden editar archivos PDF para agregar notas o rellenar campos con datos según sea necesario.
Pasos para enviar un archivo PDF por mensaje de texto con Mailchimp
¿Buscas una manera sencilla de enviar documentos por mensaje de texto? El alojamiento de archivos gratuito de Mailchimp facilita la carga de archivos PDF (además de archivos de audio, video, imagen y más) y la obtención de un enlace que puedes colocar en cualquier mensaje nuevo. Te mostramos cómo hacerlo.
Paso 1: Carga tu PDF a Mailchimp
Comienza por dirigirte al gestor de contenido de Mailchimp. Es tu punto central para gestionar todo, desde imágenes hasta archivos más grandes, como los PDF, y admite documentos de hasta 10 MB cada uno.
Para llegar allí, inicia sesión y luego haz clic en el botón Contenido en la barra lateral izquierda. Esto abre tu biblioteca de archivos. Desde allí, haz clic en el botón Cargar en la esquina superior derecha y elige el archivo que deseas enviar. Mailchimp lo almacenará por ti; no tendrás que preocuparte por problemas de entregabilidad de archivos grandes o archivos adjuntos no compatibles.
Paso 2: Genera la URL para compartir
Para compartir archivos por mensaje de texto, necesitarás un enlace directo. En la pestaña Cargas, busca tu PDF y marca la casilla junto a él. Luego, haz clic en la flecha desplegable en el botón Ver detalles en la parte superior y selecciona Copiar URL.
Verás una confirmación rápida en la parte inferior de la página que te indica que el enlace se ha copiado y está listo para usar. Asegúrate de pasar tus URL de SMS por un acortador de URL antes de enviarlas para mejorar la legibilidad y ahorrar espacio en tu mensaje.
Paso 3: Escribe tu mensaje SMS
Ahora es el momento de crear tu nuevo mensaje. Procura que el contenido sea breve, claro y enfocado en el valor del PDF que estás enviando, ya sea un menú, una guía de productos o una lista de precios. Pega la URL acortada y dale a tu público una razón para hacer clic.
Algunos ejemplos de mensajes SMS :
- “Hola, [Nombre]. Echa un vistazo a las últimas ofertas de [Nombre de la empresa]. Folleto completo en: [enlace]”
- “Aquí tienes tu guía de inicio rápido de [Nombre de la compañía]: [enlace] Está llena de respuestas, pero siempre estamos aquí si necesitas más.”
- “¡Hola, [Nombre]! ¿Necesitas localizar tu recibo más tarde? Guarda este enlace [link] de [Company Name] para acceder fácilmente.”
No necesitas decir mucho. El objetivo es conseguir que tus destinatarios abran, vean y descarguen el archivo sin distracciones.
Paso 4: Prueba tu mensaje de texto antes de enviarlo
Antes de compartir archivos con tus clientes, haz una prueba. Envíate el mensaje a ti mismo y a algunos colegas para confirmar que el mensaje es coherente con la marca, que el enlace se abre correctamente y que el archivo se carga rápidamente en todos los dispositivos. Una vez que estés satisfecho con el aspecto y el desempeño de todo, puedes pulsar Enviar con confianza.
Conclusiones clave
- Omite los archivos adjuntos: adjuntar archivos PDF a los mensajes de texto los convierte en mensajes MMS, que cuestan más, fallan con más frecuencia y crean una experiencia tosca para tus clientes.
- En su lugar, envía un enlace a un archivo PDF: usar un enlace alojado es el sueño de cualquier empresario porque funciona en todos los dispositivos y no consume el presupuesto para SMS.
- Conoce tus opciones: Google Drive, el sitio web de tu empresa y el gestor de contenido de Mailchimp te permiten alojar y compartir archivos de forma segura, así que elige lo que se adapte a tu proceso de trabajo o mezcla y combina.
- Confía en el gestor de contenido: el gestor de contenido de Mailchimp te permite almacenar, gestionar y compartir archivos PDF, videos y mucho más, agilizando todo tu proceso de trabajo con SMS.
- Prueba antes de enviar: envía siempre un mensaje de prueba para confirmar que el enlace funciona y que el PDF se abre correctamente antes de que tus clientes lo vean.