Optimización de los correos electrónicos de confirmación de pago

Un correo electrónico de remesa de pago, también conocido como aviso de remesa, es una comunicación por escrito entre un cliente y un proveedor con detalles de pago que aseguran y notifican al proveedor que la empresa ha pagado su factura.

El aviso de remesa de pago funciona del mismo modo que los recibos de la caja registradora. Cuando un cliente compra un producto, ambas partes reciben un recibo, que actúa como documentación de las transacciones financieras.

Este documento puede ser un correo electrónico comercial o una carta, pero la mayoría de las empresas esperan un correo electrónico porque una carta tarda tiempo en enviarse. Aun así, es posible que recibas o envíes por correo postal formularios de aviso de remesa como prueba de pago.

La remesa de pago garantiza que las facturas de los proveedores se han pagado correctamente y a tiempo. Cuando tu proveedor envía una factura, proporciona datos como el número de factura, la fecha de pago, el importe adeudado, la fecha de envío de la factura y los artículos o servicios comprados. Esta factura está diseñada para servir de guía para ayudar al equipo de cuentas por pagar a comprender cuándo vencen las facturas y a quién se le paga.

Una vez que se paga una factura, el proveedor recibirá una remesa de pago de su cliente. Por desgracia, no todas las empresas utilizan esta práctica aunque ambas partes la prefieran porque les proporciona documentación y confirmación de que se ha realizado un pago, el importe del pago y dónde se depositó o envió el dinero.

Dado que el procesamiento de pagos suele llevar tiempo, una remesa garantiza a los proveedores que sus facturas se pagarán a tiempo. Muchas empresas utilizan el pago a 30 días netos, lo que significa que la empresa tiene 30 días para pagar la factura. El envío de un correo electrónico de remesa de pago el día 29 garantiza que el proveedor pagará su factura en la fecha de vencimiento especificada, evitando posibles problemas de pago en el futuro.

Los correos electrónicos de remesa de pago también garantizan que ambas partes tengan documentación escrita del pago realizado. De este modo, los proveedores a los que se les paga mediante ACH o transferencia bancaria no pueden afirmar que nunca recibieron el pago.

Los componentes clave de una nota de aviso de remesa de pago

Los correos electrónicos de remesa de pago no son legalmente obligatorios, pero son beneficiosos para ambas partes y sirven como cortesía para mejorar el mantenimiento de registros en ambas partes. La creación de un correo electrónico de remesa de pago requiere poco tiempo, y puedes usar una plantilla para cada proveedor que pagues.

Además, muchas aplicaciones de procesamiento de pagos y contabilidad para empresas se integran con las aplicaciones de proveedores de correo electrónico y te permiten generar automáticamente correos electrónicos de remesa de pago en cuanto se paga una factura.

La mayoría de los correos electrónicos de remesa de pago reflejan la información que figura en la factura, incluyendo el importe del precio, el impuesto sobre las ventas, el nombre y  la dirección del proveedor, el tipo de pago, etc. Cada correo electrónico de remesa de pago debe incluir los siguientes componentes:

Línea de asunto clara e información del remitente

Dado que los correos electrónicos de remesa de pago están diseñados para notificar a tu proveedor que se ha pagado su factura, siempre es mejor que sea simple. Puedes incluir las palabras "factura," "pago" y el nombre de tu empresa para que sea más fácil de encontrar si alguna vez necesitan volver a revisar la información.

En algunos casos, es posible que tus proveedores ni siquiera abran el correo electrónico, y la línea de asunto es suficiente para informarles de que se les ha pagado. A continuación, si hay un problema con el importe de la factura, pueden consultar el correo electrónico para ayudar a resolver el problema.

Detalles de la factura e información de pago

El diseño del correo electrónico para los recibos de aviso de remesa de pago no tiene por qué ser complicado. Solo debe contener la misma información proporcionada en la factura y la información de pago, como cuándo se realizó el pago y a dónde.

Puede incluir información importante como el número de cuenta bancaria de tu proveedor o el tipo de pago realizado. La parte más importante de este correo electrónico es el importe de la factura, que debe ser el mismo que el importe indicado en la factura original.

Mensaje de agradecimiento y reconocimiento

Los correos electrónicos de remesas de pago probablemente no crearán ni romperán tu relación con un proveedor, pero son una cortesía que ellos apreciarán. Un rápido mensaje de agradecimiento y una muestra de reconocimiento al final de tu correo electrónico de remesa de pago pueden ser muy útiles para hacer que los proveedores sientan que tu empresa los valora.

Información de contacto y datos de atención al cliente

La última información que debes compartir en el correo electrónico de remesa de pago es tu información de contacto y los datos de atención al cliente. Por lo general, esta será la dirección de correo electrónico de las cuentas por pagar o más información de contacto personal de los miembros del equipo de cuentas por pagar.

Si solo tienes una persona que gestiona estas cuentas y paga las facturas, ser más personal puede ser de gran ayuda porque garantizará que los problemas de pago se resuelvan a tiempo.

Dado que los correos electrónicos de remesa de pago están diseñados para documentar el pago, son útiles si hay alguna discrepancia. Las personas cometen errores y cualquiera puede introducir un número equivocado en el sistema de contabilidad y generar así un pago incorrecto. Cuando se producen estos errores, es útil proporcionar a los proveedores información de contacto para ayudarlos a resolver el problema.

Con esta información, pueden ponerse en contacto con la sede de tu empresa para localizar a la persona adecuada dentro de un departamento específico, lo que puede ser frustrante.

Tus proveedores quieren que se les pague correctamente y a tiempo, pero la mayoría comprenden que pueden producirse errores. Si no haces que sea fácil remediar esos errores, puede afectar a tu relación con estas otras empresas.

La mayoría de empresas trabajan con muchos proveedores. Por ejemplo, una agencia de marketing puede trabajar con otras agencias y con autónomos, mientras que una empresa basada en productos puede pedir equipos de oficina, productos y servicios de otras empresas. El aviso de remesa de pago proporciona a ambas partes la notificación de los pagos en línea y puede ser una parte crucial del proceso de facturación.

Por desgracia, los comprobantes de pago también pueden ser oportunos. Cuanto mayor sea el número de partes a las que pagues, más tiempo tardarán. Racionalizar tus correos electrónicos de remesas de pago puede agilizar el proceso y, al mismo tiempo, garantizar que aprovechas todas las ventajas de enviarlos desde el principio. A continuación, te explicamos por qué deberías intentar que tu proceso de envío de remesas de pago sea más eficiente:

Mejora la profesionalidad y la imagen de marca

El aviso de remesas de pago hace que tu negocio parezca más profesional. Los proveedores esperan que se les pague a tiempo, pase lo que pase. Las pequeñas empresas que envían formularios de aviso de remesa de pago garantizan a sus proveedores que pagan sus facturas a tiempo, haciendo que los socios valiosos sean más propensos a trabajar con ellos en el futuro.

Aumenta la eficacia del procesamiento de pagos

La optimización de tu proceso de aviso de remesas de pago puede mejorar la eficacia del procesamiento de pagos. Con la automatización, puedes enviar automáticamente mensajes de correo electrónico de aviso de remesa de pago a los proveedores tan pronto como se paguen sus facturas. Todo lo que necesitas es un software de registro y contabilidad que te permita generar estos correos electrónicos en función de la información de la factura original.

Reduce la confusión y las consultas de los clientes

Cuando un proveedor te envía una factura, tú eres el cliente. Puede ser difícil pensar en ello porque tienes tus propios clientes. Los correos electrónicos de remesa de pago disminuyen la confusión entre clientes y consumidores al garantizar que las facturas se paguen con precisión y a tiempo.

A continuación, si se produce un problema con el pago, una parte puede ponerse en contacto con otra utilizando la remesa como prueba de pago.

Mejora el flujo de caja y la gestión de cuentas por pagar

Un proceso simplificado para la notificación de aviso de remesa de pago puede mejorar la visibilidad financiera de ambas empresas y hacer que los procesos de cuentas por pagar estén más organizados. Los correos electrónicos de remesas de pago ofrecen visibilidad de los estados de pago. Si no estás seguro de que tu usuario o empresa haya pagado una factura, puedes comprobar los correos electrónicos de remesa de pago antes de duplicar la transacción.

Estos envíos también facilitan la reconciliación de los pagos rápidamente, lo que conduce a una mejor gestión financiera en general.

Un correo electrónico de remesa de pago debe ser sencillo. La mayoría de tus proveedores quieren ver los detalles de la factura para confirmar que recibirán los pagos EFT de inmediato y de acuerdo con tu contrato. Sin embargo, tus correos electrónicos siguen siendo comunicaciones, por lo que deben contener la marca y ser profesionales.

Diseño de correo electrónico sencillo y profesional

Un diseño de correo electrónico sencillo y profesional debe permitir que toda la información necesaria se transmita desde la factura. No tienes que añadir elementos de diseño ingeniosos, pero sí asegurarte de que la información es fácil de leer y comprender.

Personalización y adaptación

Añadir personalización en forma de nombre comercial y datos de contacto del proveedor puede hacer que el correo electrónico sea más eficaz. Sin embargo, estas no son comunicaciones de marketing. Deben hacer llegar rápidamente la factura necesaria con una marca básica que ayude al receptor a entender de dónde procede.

Incluir correos electrónicos de contactos

Los correos electrónicos de remesa de pago no necesitan una llamada a la acción (CTA) como un mensaje de marketing. En lugar de eso, proporciona la información de contacto de tu equipo de cuentas por pagar en caso de problemas con el pago.

Diseño compatible con móviles

La mayoría de propietarios de empresas están ocupados, por lo que no siempre están en la oficina o delante de sus ordenadores. Hacer recibos de aviso de remesas de pago para dispositivos móviles garantiza que tu proveedor pueda abrir y leer la información en el correo electrónico para asegurarse de que se le ha pagado a tiempo.

Optimización de los correos electrónicos de remesa de pago con la automatización

Los correos electrónicos de remesa de pago no son obligatorios, pero son una buena cortesía que puedes proporcionar a los proveedores, asegurándote de que pagas sus facturas a tiempo y proporcionándoles la información de contacto que necesitan en caso de que experimenten problemas con el pago.

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