Como negocio, nunca puedes saber exactamente lo que depara el mañana. O el día siguiente. O incluso el siguiente. Pero cuando miras a largo plazo, las cosas empiezan a cambiar. Es posible (con un poco de ayuda de los datos) encontrar patrones que puedan fundamentar las tendencias futuras, especialmente en las ventas.
Las suposiciones seguras no crecen en los árboles; provienen de hacer proyecciones de ventas precisas. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre las proyecciones de ventas y cómo puedes hacerlas más precisas.
¿Qué es exactamente una proyección de ventas?
Fundamentalmente, las proyecciones de ventas son estimaciones de las cifras de ventas futuras dentro de un periodo determinado. Eso podría ser lo que sea, desde el trimestre de ventas de tu negocio hasta los próximos 5 años. Son una herramienta estratégica que emplean las empresas para anticipar y planear el rendimiento futuro de las ventas.
Proyecciones de ventas vs. pronósticos de ventas
Al igual que las proyecciones de ventas, los pronósticos de ventas también se emplean para estimar las ventas futuras. Entonces, ¿cómo podemos diferenciar entre ambos?
La principal distinción es que un pronóstico de ventas es una predicción específica de los volúmenes de ventas. El cálculo final se realiza principalmente mediante el análisis de los datos históricos de ventas. Los pronósticos de ventas tienden a actualizarse con más frecuencia y se centran en el futuro próximo.
En comparación, una proyección de ventas considera aspectos más cualitativos junto con los cuantitativos, como los datos históricos de ventas. Cualquier aspecto, desde las tendencias del consumidor y los avances tecnológicos esperados hasta las opiniones de expertos, se puede usar para producir una variedad de escenarios diferentes para el rendimiento de ventas futuro. Esto es especialmente útil cuando se mira a años en el futuro, o para lanzar un nuevo producto.
En general, las empresas utilizarán tanto las proyecciones como las previsiones de ventas para ayudar a planear los cambios anticipados en la economía o la demanda del consumidor, reduciendo así los riesgos potenciales para sus ingresos.
¿Por qué son importantes las proyecciones de ventas?
Las proyecciones de ventas son importantes porque ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas sobre sus operaciones e inversiones. Por ejemplo, si una empresa está proyectando fuertes ventas, puede prepararse para contratar más personal o invertir en nuevas líneas de productos. Alternativamente, si es probable que las ventas proyectadas caigan, puede reducirse la producción para compensar.
El uso efectivo de las proyecciones de ventas influye mucho en la creación de más resiliencia en tu negocio. Después de todo, solo puedes prepararte adecuadamente para lo que puedes ver por delante. Las proyecciones de ventas te permiten tener más flexibilidad en tu planificación a futuro y adoptar un enfoque proactivo para los cambios del mercado en lugar de uno reactivo.
En cada una de las siguientes 3 áreas es donde las proyecciones de ventas marcarán la diferencia.
1. Estrategia y establecimiento de objetivos
Planificación estratégica
Las proyecciones de ventas son un elemento crucial para decidir los objetivos, las perspectivas y la dirección futuras de tu negocio. Son necesarias para comprender y gestionar el crecimiento de tu empresa, diseñar nuevos modelos de negocio y planear la asignación de recursos durante periodos prolongados. Esto ayudará a preparar tu negocio para el éxito a largo plazo.
Estrategia de marketing
Al analizar los datos históricos de ventas, segmentarlos y proyectarlos, en combinación con el pronóstico del mercado, puedes fundamentar tus estrategias generales de marketing. Los datos anteriores pueden ayudarte a identificar mercados objetivo en crecimiento, establecer objetivos de ventas para productos o servicios específicos y asignar recursos a los canales de marketing que se espera sean los más efectivos.
Establecimiento de objetivos
Al analizar las ventas proyectadas durante un periodo prolongado, las empresas pueden establecer metas realistas a corto y largo plazo. Esto ayuda a crear hitos de ventas específicos que se pueden emplear para medir si el crecimiento va por buen camino. Y lo que es más importante, cuando se alcanzan los objetivos, se pueden compartir internamente para aumentar la motivación y garantizar que el esfuerzo individual esté alineado con las necesidades del negocio.
Evaluación comparativa de la competencia
Las proyecciones de ventas permiten realizar comparaciones más precisas con los estándares del sector. Al comparar el crecimiento de las ventas o los ingresos proyectados con los promedios del sector, puedes evaluar mejor tu posición competitiva e identificar áreas en las que puedes necesitar mejorar o capitalizar tus fortalezas, lo que, a su vez, fundamenta tus prioridades estratégicas generales.
Análisis del rendimiento
El rendimiento real de ventas se puede comparar con tus proyecciones de ventas. Es casi seguro que la varianza es un hecho, pero el análisis de la varianza entre las ventas proyectadas y las reales ayuda a identificar áreas de fortaleza o debilidad. Si el rendimiento está por debajo de las proyecciones, se requiere un examen más detallado para comprender las razones e implementar medidas correctivas.
Reducción de riesgos
Con una sólida proyección de ventas y un pronóstico de ventas, puedes tener en cuenta los riesgos potenciales por adelantado poniendo en marcha medidas preventivas para mitigar estos riesgos. Las acciones podrían implicar ajustar presupuestos, reasignar recursos o cambiar toda tu estrategia.
2. Asignación de recursos y presupuesto
Necesidades de personal
Las proyecciones de ventas pueden ayudarte con la asignación de personal. Pueden predecir si es probable que la demanda de productos en una ciudad o región en particular aumente rápidamente y requiera personal adicional. Al planear con anticipación, puedes trasladar más representantes de ventas y recursos a esas áreas y aprovechar las crecientes oportunidades.
Presupuesto de marketing
Los presupuestos de marketing inteligentes no deben basarse solo en la actividad de tu empresa tal como está ahora. Deben ser elaborados con tu futura posición en mente. Tus proyecciones y pronósticos de ventas te ayudan a establecer un panorama de cómo debería ser el mercado. Con esa información, podrás decidir un presupuesto óptimo en línea con los ingresos proyectados y el retorno de la inversión.
Soporte logístico
Las proyecciones de ventas son fundamentales en el soporte logístico al proporcionar información valiosa que ayuda a optimizar la cadena de suministro y mejorar la eficiencia general. Tus proyecciones te permiten colaborar mejor con los proveedores, gestionar el transporte y el almacenamiento de forma más óptima, y mejorar continuamente tus procesos de ventas.
Gestión de la producción
Evaluar con precisión los niveles de producción es un beneficio clave para realizar proyecciones de ventas. Junto con las previsiones de ventas, puedes entender mejor la demanda futura y planear evitar tanto la sobreproducción como la subproducción. De esa manera, puedes mover los recursos donde más se necesitarán y evitar tanto el desperdicio como la pérdida de ventas.
Desarrollo de productos
¿Qué se vende bien y qué no? Si esas tendencias continúan, ¿deberías alejarte de un determinado mercado o adoptarlo? El aspecto cualitativo de las proyecciones de ventas es especialmente útil para la toma de decisiones de producto. Quizás estabas considerando descontinuar un producto, pero un competidor importante anunció que abandonará el mercado. O tal vez estás buscando introducir un nuevo producto y necesitas estimar la demanda.
3. Optimización de ventas
Precios del producto
Las proyecciones de ventas también influyen en tu estrategia de precios y ventas. Si tus proyecciones de ventas predicen un gran volumen de compras de un producto o servicio, puedes decidir una estrategia de precios de penetración para atraer aún más clientes. Por otro lado, si tus proyecciones de ventas estiman un pequeño volumen de un producto o servicio, puedes optar por una estrategia de precios premium para maximizar las ventas. Si deseas obtener más información sobre los precios estratégicos de los productos, escribimos esta útil guía sobre los métodos de fijación de precios.
Niveles de inventario
Un elemento clave para dirigir un negocio exitoso es asegurarse de tener el inventario correcto disponible en todo momento. Un pronóstico o proyección de ventas preciso puede ayudarte a estimar la demanda y determinar cuánto inventario necesitas mantener en el sitio. No solo ahorrarás tiempo por el estrés a causa de los niveles de inventario, sino que también puedes reducir los costos en tarifas de envío adicionales para el inventario que podrían implementarse mejor en otros lugares.
Motivación del equipo de ventas
Ser capaz de establecer proyecciones de ventas precisas es una herramienta poderosa para mejorar la motivación del equipo de ventas. Puede proporcionar una hoja de ruta clara y un sentido de propósito para los equipos, y ayudar a establecer objetivos alcanzables. Cuando estos se cumplen o superan, aumenta la confianza del equipo y crea un sentido de logro. Los equipos que confían en sí mismos tienen la moral más alta, rinden más y tienen menos rotación.
Mejor servicio al cliente
Una proyección de ventas puede darte una idea de cuántas compras recibirás en un determinado periodo, para que puedas preparar a tus gerentes de ventas y equipo de ventas para manejar de manera eficiente las llamadas o correos electrónicos de los clientes. En consecuencia, puedes almacenar los artículos que necesitan, optimizar tu proceso de ventas y brindar un mejor servicio al cliente.
Seguimiento del rendimiento
También puedes usar las proyecciones de ventas para establecer metas para los representantes de ventas y realizar un seguimiento de su progreso durante un periodo determinado. Esto les permite ver lo bien que están progresando y pone de relieve cualquier aspecto en el que necesiten mejorar. También ayudará a establecer objetivos de desarrollo profesional y fomentar trayectorias profesionales transparentes y sólidas dentro de tu negocio.
¿Qué necesitas para hacer una proyección de ventas?
Por lo tanto, podemos afirmar que la proyección de ventas es una herramienta vital si quieres planear con eficacia y tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa. Pero no aparecen de la nada. Para crear una, hay que tener en cuenta varios factores. Y para que sea lo más precisa y, por lo tanto, útil, como sea posible, cuanto más integral sea tu enfoque, mejor.
Estos son algunos factores que debes considerar incluir en tus planes.
Datos históricos de ventas
El primer paso para las proyecciones de ventas es el mismo que para las previsiones de ventas: recopilar datos históricos de ventas. Mes a mes o año tras año, los resultados pasados pueden predecir el rendimiento futuro la mayor parte del tiempo. Por lo tanto, es el lugar perfecto para comenzar a mirar hacia el futuro. La distancia exacta a la que vayas depende de tu acceso a datos y recursos.
Además, comprender el contexto de tus datos de ventas anteriores aumenta enormemente su utilidad. Considera que el clima más frío puede impulsar la demanda de servicios de transmisión o eventos como los Juegos Olímpicos para ropa deportiva.
Factores económicos
Los factores económicos impulsan decisiones de compra muy diferentes. La alta inflación y el estancamiento de los salarios pueden provocar una caída en el gasto de los consumidores en artículos de lujo y, al mismo tiempo, impulsar el gasto en alternativas más baratas. Si haces una proyección o un pronóstico de ventas sin tener en cuenta el estado de la economía (o su estado proyectado), tus predicciones fracasarán.
Análisis de mercado
El contexto importa. No es posible entender cómo se ubicará tu oferta en el mercado sin comprender primero el mercado y sus influencias. Por ejemplo, si vendes servicios de consultoría a hoteles en una región específica, no se puede ignorar el estado del turismo y los viajes aéreos. Del mismo modo, es crucial saber cómo te igualas con tus competidores. ¿Cómo les va y qué puede mostrarte eso? ¿Existe un beneficio en ofrecer servicios más económicos o una deficiencia en el mercado que no se aprovechó?
Tendencias del sector
Tener en cuenta las tendencias es una de las partes más difíciles de las proyecciones de ventas. También es una de las más valiosas. Comprender las tendencias nunca está garantizado, pero puede ayudarte a anticipar los cambios en el comportamiento del consumidor, para que puedas entender mejor lo que sucederá en tu sector y aprovechar las oportunidades potenciales. Un ejemplo tradicional es monitorear las tendencias en un país y ver cómo comienzan a desarrollarse en otro a medida que se corre la voz.
Problemas del ciclo de vida del producto
¿Cuál es el grado de madurez de tu producto en el mercado? ¿Hay alternativas con nuevas funciones? Si la mayor parte de tu base de clientes ya compró, deberás tener en cuenta la saturación del mercado. Considera los principales fabricantes de teléfonos. Sus cifras de ventas interanuales son casi inservibles, ya que tiende a haber un nuevo modelo cada año, lo que hace que las ventas del anterior queden obsoletas. Y cada nueva generación de teléfonos enfrenta un panorama competitivo diferente, por lo que recurrir a experiencias anteriores podría no ser útil.
Obstáculos para una proyección de ventas exitosa
No es posible que las proyecciones de ventas sean 100% precisas. Al fin y al cabo, no podemos conocer el futuro. Por eso es importante tener expectativas realistas y usarlas como guía, no como garantía.
Estos son algunos de los desafíos más comunes que pueden interferir con una proyección de ventas.
Volatilidad del mercado
Los tiempos de volatilidad del mercado pueden ser muy difíciles de predecir, lo que dificulta tenerlos en cuenta en el proceso de proyección de ventas. La volatilidad del mercado provoca fluctuaciones en los precios de los bienes, dificultades para conseguir materias primas e interrupciones en la cadena de suministro. Todos estos escenarios pueden, a su vez, afectar el precio de producción de los bienes y provocar problemas para cumplir con los pedidos. La mayoría de las proyecciones de ventas deberían pensar un poco en los mejores y peores escenarios económicos y no contar con un resultado en particular.
Circunstancias imprevisibles
No tienes que retroceder tanto para encontrar un evento transformador que arruinó casi todas las proyecciones de ventas. La COVID-19 fue disruptiva a una escala sin precedentes y arrojó muchos sectores a aguas desconocidas casi de la noche a la mañana. Existe la posibilidad de que eventos globales similares o avances tecnológicos también cambien rápidamente el panorama del sector. Si bien las tecnologías futuras y los eventos geopolíticos potencialmente relevantes deben ser monitoreados, la lección aquí es nunca confiar completamente en que una sola proyección se haga realidad.
Comportamiento del cliente
Los pronósticos de ventas precisos dependen de tu capacidad para entender a tu cliente, sus preferencias y sus patrones de compra. Hacerlo bien puede ser muy difícil. Incluso las empresas multimillonarias no han logrado mantenerse al día a veces, especialmente en áreas, como el aumento y la caída de las plataformas de redes sociales y el cambio a los servicios de transmisión digital en lugar de los medios físicos. Las proyecciones de ventas eficaces tienen que tener en cuenta las verdades incómodas y dónde están teniendo éxito los modelos alternativos.
Información insuficiente
En cierto modo, todos los desafíos a las proyecciones de ventas precisas se deben a esto. Cuantas más suposiciones hagas, más margen de error añadirás a tus proyecciones. Es esencial ser lo más exhaustivo posible en la etapa de recopilación de datos. Realiza tanta investigación de mercado y tantos análisis como sea posible e implementa los aprendizajes de cada proyección que ejecutes a lo largo del tiempo.
Consejos adicionales para proyectar con precisión los ingresos por ventas futuras
Para ayudarte a crear proyecciones de ventas futuras y pronósticos de ventas más precisos, los siguientes consejos pueden ayudarte a elaborar la mejor proyección de ventas posible.
Escucha a tu equipo de ventas
Las mejores y más accesibles fuentes de información de ventas que tienes son tus gerentes de ventas y equipos de ventas, así que habla con ellos primero. Tendrán una visión panorámica de cómo se venden tus productos, cómo ha sido la demanda reciente y lo que dicen los clientes. Estos valiosos conocimientos pueden ayudarte a reaccionar ante los cambios u oportunidades del sector que antes no conocías, lo que definitivamente te ayudará a mejorar tus proyecciones de ventas.
Conoce a tus clientes
No olvides hacer uso de los datos de tus clientes existentes. Al comprender qué grupos de clientes tienen más probabilidades de comprar ciertos productos, puedes predecir la demanda futura. Por ejemplo, si vendes productos que son populares entre las adolescentes, es posible que desees centrar tu pronóstico de ventas en este grupo demográfico para obtener los resultados más precisos.
Vigila a tu competencia
Claramente es importante mirar primero tus propias ventas y experiencias como un predictor. Pero ningún negocio es una isla: tu posición en el mercado también importa. ¿Cuál es tu cuota de mercado y cuál se proyecta que sea? Es importante saber qué están haciendo tus competidores y si nuevos competidores están ingresando al mercado, y ajustar tus proyecciones de ventas futuras en consecuencia. Aspectos como los lanzamientos proyectados de productos de la competencia pueden interrumpir enormemente una proyección a corto plazo.
Hacer ajustes
La perfección no es posible, pero eso no significa que no puedas perfeccionar tu técnica. Las proyecciones de ventas no son aspectos estáticas en los que no puedas modificar. Si sale a la luz nueva información significativa, deberías ser capaz de adaptarla e incorporarla a tus proyecciones. Esto no significa que debas ajustar constantemente tus proyecciones para que coincidan con la realidad, ya que esta última puede cambiar de un día a otro, pero no tiene sentido aferrarte a proyecciones fuera de sincronía.
¿Cuáles son las diferentes herramientas de previsión y proyección de ventas?
Diferentes empresas emplean diferentes herramientas para crear sus proyecciones de ventas. Estas herramientas varían en costo, complejidad y relevancia. Las empresas individuales generalmente usan una combinación de ellos para adaptarse mejor a su situación. Echemos un vistazo rápido a algunas de las herramientas que están disponibles actualmente.
Software de previsión de ventas
Los módulos de pronóstico de ventas dedicados dentro del software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y punto de venta (POS) permiten a las empresas rastrear y analizar los datos de ventas, administrar los canales de ventas y generar pronósticos de ventas.
Software financiero
El software contable y financiero a menudo incluye funciones para la elaboración de presupuestos y previsiones. Estos pueden ayudar a las empresas a alinear sus proyecciones de ventas con cualquier pronóstico de ventas o planificación financiera general.
Herramientas de inteligencia empresarial (BI)
Las herramientas de BI ayudan a las empresas a analizar y visualizar datos, incluidos los datos históricos de ventas. Pueden proporcionar información sobre tendencias, patrones y métricas de rendimiento, lo que contribuye a proyecciones de ventas más informadas.
Modelos estadísticos
Las empresas con acceso a experiencia estadística pueden usar modelos estadísticos, como análisis de regresión para analizar datos históricos y crear un pronóstico de ventas preciso. Estos modelos se pueden implementar empleando software, como R o Python.
Software de planeación de la demanda
Las empresas con necesidades complejas de planeación de la cadena de suministro y la demanda pueden encontrar útil un software especializado en planeación de la demanda. Estas herramientas suelen incorporar algoritmos y análisis avanzados para mejorar la precisión de las proyecciones de ventas.
Herramientas de planeación colaborativa
Las herramientas de planificación colaborativa facilitan la colaboración multifuncional al permitir que diferentes equipos, como Ventas, Marketing y Finanzas, contribuyan al proceso de pronóstico de ventas en tiempo real.
IA y machine learning
La investigación de McKinsey ha encontrado que hasta el 60% de los ejecutivos de negocios proyectan un impacto significativo o muy significativo de la IA en las funciones de ventas. A diferencia de los humanos, las plataformas de IA con módulos de pronóstico pueden analizar grandes conjuntos de datos y ajustar automáticamente las proyecciones de ventas en función de las variables cambiantes. Como resultado, muchos proveedores de software están incorporando machine learning y la inteligencia artificial (IA) en su caja de herramientas.
Herramientas de planeación de escenarios
Las herramientas de planificación de escenarios permiten a las empresas modelar varios escenarios y evaluar el impacto potencial en las proyecciones de ventas y los ingresos futuros. Esto ayuda a identificar los riesgos y a planear las incertidumbres.
Herramientas de investigación de mercado
Las empresas que se dedican a una investigación de mercado exhaustiva pueden emplear herramientas especializadas para recopilar datos externos y conocimientos de mercado. Estas herramientas contribuyen a una comprensión más informada de las condiciones del mercado para las proyecciones de ventas.
Cómo puedes emplear las proyecciones de ventas para maximizar tus futuros ingresos por ventas
En esencia, las proyecciones de ventas te permiten a ti como empresa reducir tu perfil de riesgo y maximizar los ingresos. Lo hacen ayudándote establecer objetivos realistas y trazar un rumbo inteligente en el mercado. La información que ofrecen te ayuda a adaptar tu estrategia de marketing, optimizar tu combinación de productos, dirigirte a clientes de alto valor, implementar precios dinámicos, motivar a los equipos de ventas y gestionar el inventario, entre otros.
Ejecutar proyecciones regularmente y compararlas con el rendimiento real mejora su precisión y fomenta un enfoque proactivo y basado en datos dentro de su negocio. No solo impulsarás el crecimiento y la eficiencia, sino que también te mantendrás resiliente en condiciones de mercado dinámicas. Además, con las herramientas de IA entrando en el mercado, los beneficios potenciales que se pueden obtener de las proyecciones de ventas son mayores y más accesibles que nunca.