Cómo prevenir el scope creep (síndrome de lavadero) en la gestión de proyectos

¿Qué es la desviación del alcance?

En pocas palabras, la desviación del alcance se produce cuando las partes interesadas del proyecto agregan más entregables de lo que se aceptaron inicialmente, retrasan los plazos o ambas cosas. Esto no solo puede causar retrasos significativos en un proyecto y aumentar los costos, sino que también puede afectar el ánimo de tu equipo.

¿Por qué ocurre la desviación del alcance?

La desviación del alcance se debe a una amplia variedad de razones. A continuación se presentan algunas de las más comunes a las que suelen enfrentarse los gestores de proyectos.

No tienes un alcance de proyecto

Si no todos entienden y están de acuerdo sobre el alcance de un proyecto antes de que comience el trabajo, no hay manera de que todas las partes interesadas clave se alineen hacia esos objetivos. Como resultado, los miembros esenciales del equipo no pueden comunicar lo que debe hacer, y los problemas de gestión del proyecto relacionados con la desviación del alcance se convierten en una cuestión de "cuando" no de "si."

Objetivos vagos o poco realistas

Cuando los objetivos son claros, los miembros del equipo del proyecto pueden ver fácilmente qué tareas son esenciales y cuáles se pueden aplazar en el cronograma. Saben en qué deben centrarse para obtener la máxima productividad. Si las metas son vagas (o simplemente poco realistas), se vuelve difícil saber qué priorizar. Esto también puede provocar el incumplimiento de los plazos y una mala calidad del trabajo.

Falta de comunicación

Otra razón por la que se produce la desviación del alcance es porque la información esencial no se comunica de manera eficaz. Esta es una de las razones por las que el software de gestión de proyectos suele ser tan crítico: ayuda a garantizar que los documentos se distribuyan de manera efectiva y que no existan silos de datos.

Todo debe estar documentado y difundido para garantizar que todos permanezcan en la misma página. La comunicación temprana evita solicitudes de cambio que podrían descarrilar toda la empresa.

Demasiadas aportaciones de las partes interesadas

Debe haber un propietario claro del proyecto para evitar problemas de desviación del alcance. En la mayoría de los casos, será el gestor de proyectos. Si bien la retroalimentación de las partes interesadas es esencial, obtener demasiada información a menudo causa modificaciones frecuentes. Esta es una de esas situaciones en las que se aplica el viejo dicho "muchos cocineros estropean el caldo".

Proceso de control de cambios deficiente

Cuando se cambia un elemento importante del proyecto (y el alcance es parte de eso), debe haber un proceso establecido para la visibilidad. Las solicitudes de cambio deben enviarse formalmente, revisarse por las partes interesadas del proyecto y aceptarse o rechazarse. Si los cambios ocurren sin este nivel de comunicación o contexto, es probable que empieces a perder plazos o a sobrepasar el presupuesto, pero no estarás seguro de por qué. Como tal, no puedes solucionar el problema.

Comentarios y solicitudes de último momento

Lo que puede parecer un pequeño cambio presentado a última hora por un cliente puede requerir una revisión importante y un trabajo significativo. Para evitar esto, trata de obtener retroalimentación y comentarios regulares de los clientes con la mayor frecuencia posible.

Cómo reconocer la desviación del alcance

A menudo, la desviación del alcance del proyecto no se produce de una sola vez. Aparecen pequeñas señales de advertencia a lo largo del cronograma del proyecto y las cosas empeoran lentamente. Debido a eso, se recomienda que se identifiquen esos signos inmediatamente para poder detener un pequeño problema antes de que se vuelva mucho más grande.

Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en una propuesta de sitio web acordada, pero un líder de equipo continúa pidiendo ampliaciones de la fecha límite. Quieren agregar más funcionalidad al producto terminado, pero no hay un plan claro sobre cómo sucederá eso o por qué es tan importante. Las nuevas características son tan vagas que es difícil hacerles un seguimiento, lo que genera confusión en los equipos de Scrum y la desviación del alcance.

Otra clara señal de la desviación del alcance es una situación en la que se le puede pedir a un gestor de proyectos de repente que realice la misma cantidad de trabajo con menos recursos de los acordados. Tal vez las circunstancias cambiaron más allá de su control y el presupuesto se redujo, pero si el alcance del proyecto no se ha reducido a la par, generará una lucha constante para mantenerse a flote. A la larga, el trabajo puede resentirse y los plazos podrían incumplirse con regularidad.

¿Por qué la desviación del alcance (scope creep) es un problema?

Una de las cosas más importantes que hay que entender sobre la desviación del alcance es que causa un efecto dominó casi de inmediato. Desde el punto de vista de los gestores de proyecto, suele provocar el incumplimiento de las fechas de entrega, lo que causará seguramente que usted y su equipo superen el presupuesto.

Los cambios repentinos en el alcance del proyecto también podrían ser la causa de una mala calidad, ya que ahora se le pide a la gente que haga más con menos cuando eso no sea posible. Esto puede causar una experiencia negativa para las partes interesadas del proyecto y los clientes, aunque la situación podría haberse evitado si se hubieran tomado las precauciones adecuadas.

Formas de evitar la desviación del alcance

Los gestores de proyectos deben entender qué es la desviación del alcance y tomar medidas prácticas para ayudar a gestionarlo en la medida de lo posible. Puedes hacer esto de diferentes maneras dependiendo del cronograma del proyecto. Esto incluye:

Define el alcance de tu proyecto

Antes de que comience el trabajo, los gestor de proyectos y las partes interesadas deben reunirse y responder algunas preguntas clave.

• ¿Qué es exactamente lo que estás tratando de lograr?
• ¿Qué debe resolver este proyecto?
• ¿Cómo vas a ejecutar esa visión?
• ¿Qué métricas se usarán para medir el éxito?

Un elemento clave de la desviación del alcance es la incertidumbre, por lo que responder estas preguntas a través de una declaración del alcance antes de que comience el trabajo puede ayudar a eliminarla por completo.

Prioriza las tareas importantes

Agregar 1 o 2 pequeñas tareas al cronograma del proyecto puede parecer razonable, pero cuando esto ocurre, el volumen de trabajo se acumula, restando atención a los asuntos más importantes. Asegúrate de que todas las tareas críticas estén priorizadas y, si hay tiempo, agrega proyectos que no sean parte de la declaración de alcance original.

También es una práctica recomendada documentar los requisitos y los cambios. Un gestor de proyectos debe tener siempre visibilidad en tiempo real de qué trabajo realiza quién y por qué. Una vez que se comprendan todos los requisitos del proyecto, el equipo debe apegarse a la estructura de desglose del trabajo establecida. Si se desvían de esta, hay que justificar por qué ocurre esto en ese momento concreto.

Comunícate de manera eficaz

Gran parte de la desviación del alcance de un proyecto se debe a la falta de comunicación.

Por ejemplo, si las expectativas de un cliente están sesgadas al principio del proyecto, es posible que solo te des cuenta una vez que se haya completado una cantidad grande de trabajo. A medida que te acercas a entregar un producto terminado, el cliente comienza a pedir cambios, no necesariamente porque sea exigente, sino porque no entendió lo que se estaba logrando en primer lugar.

Ten siempre una estrategia de comunicación y comunícate con las partes interesadas del proyecto y los miembros del equipo para cerciorarte de que todos entiendan en qué consiste el éxito y qué tan cerca (o lejos) estás de alcanzarlo.

Saber cuándo decir "no"

Una de las mejores maneras de evitar la desviación del alcance en la gestión de proyectos es entender qué solicitudes y cambios repentinos se pueden ajustar y cuáles no se pueden agregar a la línea de tiempo del proyecto acordada. No todas las solicitudes tienen que ser atendidas con aprobación inmediata, especialmente si corren el riesgo de causar retraso significativos o alterar el alcance del proyecto de alguna manera.

En general, debes usar una combinación de las prácticas recomendadas mencionadas para asegurarte de que todos estén en la misma página y se muevan en la misma dirección en todo momento. La desviación del alcance ocurre en diversos grados, dependiendo de dónde te encuentres en el cronograma del proyecto y de tu estrategia de gestión de las partes interesadas. Comprender las señales de advertencia y apoyarte en una estructura de desglose del trabajo que aborde los problemas mencionados son excelentes maneras de asegurarte de que esto sea algo que puedas manejar en el futuro.

Minimiza la desviación del alcance para que los proyectos tengan éxito

Al final, la desviación del alcance puede ser un problema para cualquier proyecto debido a una lista desgraciadamente larga de razones. A veces, existen brechas de comunicación hasta el punto de que los objetivos y las expectativas nunca se transmiten adecuadamente. Otras veces, esos objetivos son vagos en el mejor de los casos y poco realistas en el peor. En cualquier caso, esto puede provocar retrasos importantes y entorpecer la calidad del trabajo realizado.

Al definir el alcance de un proyecto lo antes posible en el proceso, hacer un esfuerzo proactivo para priorizar tareas importantes y comunicarte de manera clara y efectiva, puedes resolver cualquier desviación del alcance y evitar que haya problemas en el proyecto más adelante.

Si quieres seguir fácilmente el progreso de tus campañas de marketing, usa Mailchimp. Con un panel de control de análisis completo, puedes obtener una visión holística de tus proyectos y asegurarte de que se cumplan los objetivos.