Si empleas métodos ágiles en la gestión de proyectos, tu objetivo será obtener grandes resultados de la manera más eficiente. Pero a veces, los marcos populares como Scrum o Kanban pueden no funcionar perfectamente para tu equipo. Puede que Scrum sea demasiado rígido con sus plazos. O Kanban sea demasiado abierto para tus necesidades.
En tales casos, un enfoque híbrido como Scrumban podría ofrecer justo lo que tu equipo necesita. Scrumban combina Scrum y Kanban, lo que permite a los miembros del equipo elegir nuevas tareas cuando estén listos, manteniendo todo organizado y transparente. Esto capacita a tu equipo, aumenta la flexibilidad y crea flujos de trabajo eficientes.
¿Quieres aprender más sobre cómo funciona la metodología Scrumban? Sigue leyendo para ver por qué se está convirtiendo en el enfoque ágil de referencia para muchos equipos modernos.
La fusión de las metodologías Scrum y Kanban
Scrumban es una mezcla de 2 metodologías ágiles: Scrum y Kanban. Este marco toma los ciclos de trabajo cortos y planeados de Scrum (sprints) y los combina con el flujo de trabajo continuo y la visualización de tareas de Kanban. El resultado es un sistema verdaderamente flexible para la gestión de proyectos complejos en curso.
Los equipos que emplean Scrumban organizan el trabajo en sprints para centrar e impulsar el progreso. Pero en lugar de alcances preestablecidos, las listas de tareas del sprint (backlogs) siguen siendo ligeras. Un sistema de extracción permite que las tareas entren en cada sprint en función de la prioridad, la capacidad y los límites de trabajo en curso (WIP). Esta fusión da estructura a los equipos a la vez que promueve la fluidez, ayudándoles a ofrecer un valor continuo a sus clientes.
Originalmente, Scrumban ayudaba a los equipos a pasar de Scrum a Kanban o viceversa. Cambiar entre estas metodologías ágiles a menudo era demasiado drástico, así que Scrumban alivió la transición. Permitió a los equipos aprender y experimentar con los nuevos conceptos antes de dejar de lado por completo sus métodos anteriores. Con el tiempo, Scrumban evolucionó hasta convertirse en su propio sistema independiente para la gestión de proyectos.
Elementos esenciales de Scrum
Scrum es un método ágil de gestión de proyectos creado a principios de la década de 1990. Los equipos de desarrollo de software fueron los primeros en ver su valor. Este marco les permitió adaptarse a los requisitos que cambian rápidamente, a trabajar mejor juntos y a acelerar la entrega de productos.
Desde entonces, el marco Scrum fue ampliamente adoptado en diversas industrias. Funciona así: el equipo Scrum trabaja en sprints con plazos que duran de 1 a 4 semanas para finalizar las tareas elegidas del trabajo pendiente. También tienen breves reuniones diarias para hablar sobre el trabajo y resolver problemas.
Al final de cada sprint, el equipo de Scrum revisa lo que hicieron y planean el siguiente. Además, regularmente miran hacia atrás en su trabajo durante las retrospectivas para encontrar qué mejorar en el proceso Scrum.
Entonces, ¿qué elementos se trajeron a Scrumban desde Scrum?
- Planeación en ciclos de sprint y revisión de los resultados
- Establecer límites en la cantidad de trabajo a hacer en cada sprint
- Elegir las tareas más importantes a realizar a continuación en tiempo real
- Cerciorarse de que todo esté bien entendido antes de empezar a trabajar en ello
- Tener una lista para organizar las tareas listas para comenzar pero en las que aún no se está trabajando
Componentes clave de Kanban
Kanban es otro enfoque ágil, creado en la década de 1940 como una técnica de fabricación ajustada en Toyota. Más tarde fue adaptado por los equipos de desarrollo de software para mejorar los proceso de trabajo y visualizar mejor el progreso. Muchos equipos de otros sectores también lo adoptaron tras comprobar su sencillez y eficacia.
En el centro de la metodología Kanban hay un tablero visual, conocido como tablero Kanban. Este tablero ayuda a los equipos a ver el progreso de su trabajo de un vistazo. Por lo general, se divide en columnas como Por hacer, En curso y Listo. Este enfoque visual permite a los equipos realizar un seguimiento y administrar sus tareas fácilmente.
Al igual que Scrum, Kanban limita el número de tareas en las que se trabaja a la vez. También hay reuniones periódicas, pero no necesariamente diarias, para discutir el progreso y abordar cualquier problema. Además, los equipos de Kanban revisan de manera regular su proceso para encontrar formas de mejorar.
Los aspectos clave que Kanban trajo a Scrumban son:
- Mantener el trabajo organizado empleando un tablero Kanban físico o digital
- Usar un sistema de extracción (pull) para iniciar nuevas tareas cuando hay espacio para ellas
- Establecer un número máximo de tareas en las que trabajar al mismo tiempo
- Hacer la planeación justo a tiempo en lugar de todo a la vez
- Realizar un seguimiento del tiempo que tardan las tareas para ayudar a predecir el progreso
Por qué los equipos ágiles eligen el método Scrumban
En tu viaje ágil, quizás te preguntes por qué el método Scrumban es una opción popular para equipos como el tuyo. Bueno, aquí hay algunas razones convincentes para considerar esta metodología híbrida de gestión de proyectos.
Promueve una colaboración más efectiva en el equipo de Scrumban
El trabajo en equipo está en el corazón del enfoque de Scrumban. Al mezclar Scrum y Kanban, este marco puede ayudar a tu equipo a trabajar juntos de manera más efectiva. Anima a hablar abiertamente, a tener claro el trabajo y a compartir responsabilidades para conseguir un equipo más fuerte y unido.
Permite a los equipos de Scrumban cambiar de dirección sobre la marcha
Con Scrumban, tu equipo puede cambiar sus planes rápidamente cuando sea necesario. Por ejemplo, puede que tengas que dar un giro rápidamente si los comentarios de los usuarios sugieren una gran demanda de una función no prevista. Esta flexibilidad permite a los miembros de tu equipo ajustar sin problemas su enfoque y ofrecer lo que más necesitan tus clientes.
Emplea diagramas de flujo para exponer las debilidades del proceso
Scrumban emplea diagramas de flujo para mostrar cómo se mueve el trabajo a través de un proceso. Este enfoque de flujo continuo revela dónde se podría estar desacelerando o estancado el progreso. Luego, tu equipo puede emplear esa guía visual para decidir cómo eliminar los puntos débiles del proceso y mejorar los proceso de trabajo.
Admite la mejora continua del proceso de trabajo
Las reuniones periódicas y retrospectivas de Scrumban respaldan la mejora continua. Esto ayuda a tu equipo a mejorar la calidad de su trabajo y a ofrecer un valor continuo. Todo el mundo se beneficia de este compromiso con la excelencia porque a menudo conduce a resultados de proyecto más satisfactorios.
Cuándo deben emplear los gestores de proyectos el proceso de Scrumban
A la hora de gestionar proyectos, no siempre está claro qué metodología ágil podría funcionar mejor. Si no estás seguro de cuándo elegir Scrumban en lugar de Scrum y Kanban, aquí hay algunos escenarios en los que podría ser una buena elección.
Proyectos complejos o de gran envergadura
Para proyectos de gran envergadura con muchas piezas móviles, Scrumban proporciona la flexibilidad que tanto se necesita al tiempo que evita el caos. Los sprints de Scrum crean un proceso de trabajo excelente, mientras que al revisar ofrecen hitos claros que conducen a la línea de meta. Además, los elementos Kanban impulsan el flujo, por lo que su equipo puede abordar con confianza proyectos complejos o a gran escala.
Gestión transparente del flujo de trabajo
¿Necesitas una visión clara del progreso de tu proyecto y de los posibles obstáculos? El tablero visual de Scrumban proporciona esa transparencia. Esta amplia descripción general te permite estar informado y tomar buenas decisiones durante todo el recorrido de tu proyecto. También mantiene a tu equipo en sintonía y trabajando en estrecha colaboración para lograr objetivos compartidos.
Equipos Scrum sobrecargados
Cuando tu equipo de Scrum se siente abrumado, Scrumban se presenta como una solución flexible. Al usar este enfoque híbrido, tu equipo puede concentrarse en artículos de alto valor sin distracciones. Esto ayuda a equilibrar su carga de trabajo y a prevenir el agotamiento, creando un entorno de trabajo más saludable y sustentable.
Cómo emplean los equipos de Scrumban el marco ágil para gestionar proyectos
El uso de Scrumban permite que tu equipo se adapte a las necesidades cambiantes del proyecto mientras mantiene un ritmo de trabajo constante. Este proceso comienza con la configuración del tablero de proyecto visual y la definición de los límites de WIP. A partir de ahí, es un proceso continuo de trabajo, monitoreo y ajuste a medida que avanza el proyecto.
He aquí un vistazo a los elementos clave de este marco. A medida que sigas leyendo, ten en cuenta que es un proceso algo fluido, con equipos moviéndose a través de la mayoría de los elementos según sea necesario en lugar de en un orden estricto.
Configuración de un tablero de Scrumban y etapas de flujo de trabajo
Normalmente, el primer paso es configurar el tablero de Scrumban. Este tablero es una herramienta central para todo el equipo, que permite una revisión rápida de las tareas del proyecto. Por lo general, tiene secciones para cada etapa del trabajo etiquetadas como Por hacer, En curso y Listo.
Puedes agregar o modificar estas secciones para reflejar mejor el flujo de trabajo de tu equipo. Por ejemplo, podrías incluir etapas como pruebas, revisión y espera de aprobación, dependiendo de la naturaleza de tu trabajo. Solo cerciórate de que el tablero refleje con precisión los diversos pasos de tu proyecto.
Crea el tablero durante la reunión inicial de planeación del sprint. Escribe cada tarea en tarjetas separadas y colócalas en las secciones adecuadas. A medida que los afiliados a tu equipo inicien tareas, mueve sus tarjetas de Por hacer a En curso. Cada tarea completada tendrá su carta movida a Listo para terminar su viaje por el tablero.
Definición de límites de trabajo en curso para equilibrar mejor las cargas de trabajo
Al igual que Scrum y Kanban, Scrumban requiere que establezcas límites de trabajo en curso. Estos límites determinan cuántas tareas pueden estar en la fase En curso al mismo tiempo.
Un enfoque práctico para establecer estos límites es comenzar con 1 o 2 tareas por miembro del equipo. Este límite inicial sirve como línea de base, pero se puede ajustar en el futuro. Simplemente está ahí para ayudar a distribuir el trabajo de manera uniforme entre los miembros del equipo y evitar sobrecargar a una sola persona.
A medida que tu Equipo se familiarice con su proceso de trabajo y capacidad, es probable que sea necesario refinar los límites de WIP. Plan para revisar regularmente los límites durante las reuniones de planificación, revisar, y retrospectiva para garantizar una eficacia óptima.
Gestionar los elementos de trabajo para garantizar un progreso fluido en los objetivos del proyecto
Una vez que todos comiencen a trabajar en sus tareas, es importante estar atento a cómo van las cosas. Esto te ayudará a asegurarte de que el proyecto se mantenga en buen camino y se complete antes de la fecha límite.
Para obtener una lectura de referencia sobre el progreso de tu equipo, revisa el tablero del proyecto todos los días para ver dónde se encuentra cada tarea. ¿Está empezando, va en progreso o ya finalizó? Esto te ayudará a notar si una tarea está tomando demasiado tiempo o si alguien necesita ayuda. Luego, debes consultar con el propietario de la tarea para ver si puedes hacer algo para avanzar.
Una vista en tiempo real del tablero también te ayuda a detectar dependencias que están ralentizando las cosas. Por ejemplo, si una tarea no puede pasar a Listo porque está esperando que se complete otra tarea primero, es posible que tengas que abordar el cuello de botella. Esto puede implicar la coordinación con los miembros del equipo que trabajan en tareas relacionadas o el perfeccionamiento del trabajo pendiente.
Celebrar reuniones de planeación bajo demanda para realizar ajustes rápidos
La celebración de reuniones de planeación bajo demanda es una parte clave del proceso de Scrumban. Es bueno tener una razón específica, o desencadenante, para estas reuniones. Este desencadenante podría ser algo así como un gran cambio en el proyecto o tal vez cuando solo quedan unas pocas tareas en el tablero.
Cuando se produce este desencadenante, es una señal de que necesitas tener una reunión rápida para hablar sobre qué hacer a continuación. Estas reuniones te ayudan a tomar decisiones rápidas, para que puedas ajustar tus planes y mantener el proyecto según lo programado.
Para que las reuniones sean más productivas, invita a participar a todos los miembros pertinentes del equipo, líderes de proyecto y gerentes. Además, crea una agenda enfocada y establece un límite de tiempo para asegurarte de que la reunión no tome demasiado tiempo valioso.
Logra una mejora continua de los procesos con retrospectivas
Scrumban te permite mejorar constantemente tus procesos a través de retrospectivas periódicas. Se trata de reuniones en las que todo tu equipo repasa cómo fueron las cosas y piensa cómo mejorar en el futuro. Por lo general, se llevan a cabo al final de cada sprint y nuevamente una vez que el proyecto está terminado.
Las ideas y los comentarios que recibas de estas reuniones deberían ayudarte a hacer cambios reales en tu forma de trabajar. Por ejemplo, podrías cambiar cuántas tareas reciben las personas a la vez, cómo priorizas las tareas o incluso cómo llevas a cabo las reuniones. Esto podría conducir a procesos más eficientes, un equipo profundamente comprometido y mejores resultados del proyecto.
Mejorar los resultados de los proyectos con la metodología Scrumban
Scrumban combina Scrum y Kanban para proporcionar la flexibilidad, la transparencia y la mejora constante que tu equipo necesita. Es el enfoque ideal tanto si estás manejando proyectos complejos, como si quieres gestionar mejor los flujos de trabajo o si tienes equipos de Scrum sobrecargados. Entonces, cuando tus métodos de gestión actuales no hacen clic, considera probar la metodología Scrumban. Te alegrarás de haber hecho este cambio cuando tu equipo comience a realizar envíos más rápido y a entregar valor con precisión.