Qué es la inteligencia empresarial y cómo utilizarla

¿Qué es la inteligencia empresarial o business intelligence?

Un sistema de inteligencia empresarial obtiene datos sin procesar, los analiza y los transforma en información valiosa para la toma de decisiones comerciales.

Además de información estratégica, las empresas también pueden utilizar herramientas de IE para medir su productividad y eficacia, evaluar diferentes sistemas o procesos y llevar a cabo auditorías de actividades específicas relacionadas con el negocio.

Los recursos de inteligencia empresarial también pueden incluir datos de los clientes. Además, pueden ayudar a las empresas a definir su mercado objetivo, evaluar las ventas y el rendimiento del marketing, y obtener información sobre los intereses y actividades de los clientes, basándose en el historial de navegación y las acciones en línea.

¿Cómo funciona la inteligencia de negocios?

Un sistema de inteligencia empresarial maneja tareas específicas basadas en datos para ayudar a las empresas a obtener información de sus usuarios comerciales. Estas herramientas utilizan cuatro maneras principales de hacerlo.

1. Extracción de datos sin procesar. Las herramientas de IE profundizan en las fuentes de datos en busca de información que podría ser útil para los análisis empresariales. Esta función es esencial porque las empresas poseen grandes cantidades de información, pero solo será valiosa si está bien organizada. Las herramientas de IE pueden iniciar este proceso de recopilación.
2. Informes automatizados. Los sistemas de IE suelen incluir paneles de control centralizados que los analistas pueden utilizar para elaborar informes y mostrar datos que resulten comprensibles para los responsables de la toma de decisiones sin conocimientos de estadística ni de análisis.
3. Análisis del rendimiento. Las herramientas de IE pueden recopilar información en tiempo real para ayudar a medir el rendimiento financiero u operativo. Los usuarios pueden introducir indicadores clave de rendimiento para medir valores específicos y obtener información sobre el estado de la empresa con respecto a estos puntos de referencia.
4. Análisis predictivos. El software de inteligencia empresarial también puede obtener datos y ejecutarlos a través de modelos informáticos o herramientas de análisis estadístico para ayudar a predecir tendencias futuras.

La mayoría de los sistemas de IE se basan en el aprendizaje automático y los algoritmos para ayudar a los procesos de extracción, organización, recopilación y visualización de los datos. El objetivo de todos estos sistemas es obtener los datos sin procesar y transformarlos en datos útiles de la forma más eficiente posible.

¿Necesita tu negocio la inteligencia empresarial?

¿Puede beneficiarse tu empresa de un sistema de IE? Estas herramientas son populares entre las organizaciones, pero las pequeñas y medianas empresas también se pueden beneficiar de los análisis empresariales y la extracción de datos. Independientemente de tu sector, tamaño de empresa o modelo de negocio, puedes beneficiarte de unos procesos de toma de decisiones mejor informados.

Las herramientas de inteligencia empresarial pueden ser aún más esenciales para las pequeñas empresas porque deben manejar diferentes tipos de decisiones. Mientras que las organizaciones cuentan con ejecutivos especializados, como el director financiero y el responsable de sistemas de información, para tomar las decisiones de sus departamentos, los pequeños empresarios necesitan tomar decisiones por sí mismos, sean o no expertos en un área específica.

A continuación te explicamos con mayor detalle las ventajas que puedes esperar, independientemente del tamaño de tu operación.

Análisis en tiempo real

El software de inteligencia empresarial puede hacer el trabajo difícil de recopilar y organizar los datos. Con suficiente potencia informática, puede gestionar estos procesos en unos segundos. Necesitarías varias jornadas laborales para que los empleados organizaran los datos manualmente y los introdujeran en hojas de cálculo o bases de datos.

La rápida organización de los datos puede ayudar a supervisar los procesos empresariales y aplicar ajustes rápidamente. Puedes utilizar, por ejemplo, análisis de marketing para saber cómo están reaccionando los clientes a tus campañas en tiempo real. Puedes rectificar la ubicación del anuncio y el presupuesto en consecuencia. En la era de la publicidad de pago por clic, estos análisis rápidos pueden ser de gran valor y ayudarte a ahorrar dinero.

Toma de decisiones informadas

Las herramientas de inteligencia empresarial te permiten tomar decisiones en varios niveles.

En primer lugar, los responsables de tomar decisiones y las partes interesadas de la empresa pueden consultar los informes de IE que definen los problemas que deben resolverse. Pueden tomar decisiones que aborden estos problemas.

En segundo lugar, los gerentes y los empleados pueden utilizar los datos para explicar sus decisiones a los ejecutivos y defenderlas. El software de IE ofrece herramientas de visualización de datos que te permiten crear gráficos y tablas para ilustrar tus argumentos con datos. Estas herramientas facilitan la creación de presentaciones atractivas que los usuarios sin conocimientos técnicos podrán comprender.

Cambios en el proceso de prueba

La inteligencia empresarial no solo es útil para tomar decisiones. También puede ayudarte a evaluar esas decisiones después de que implementes los cambios.

Puedes establecer indicadores clave de rendimiento que midan el éxito de los cambios en el proceso. Después, puedes configurar un software de inteligencia empresarial para encontrar y supervisar los datos de estos KPI. Esto te dará la capacidad de ver los resultados de tus cambios y hacer un seguimiento de tus progresos con respecto a los indicadores establecidos.

Este conocimiento te puede ayudar a evaluar la eficacia, eliminar redundancias y aplicar cambios para garantizar que tus procesos alcancen los resultados deseados.

Crea predicciones

El análisis empresarial te puede ayudar a obtener información sobre el rendimiento y los procesos pasados y actuales. Dependiendo de tu modelo de negocio y de tu sector, también puedes utilizar los datos para crear predicciones.

Existen varios métodos para mirar hacia el futuro a partir de los datos.

• Define y proyecta tendencias
• Usa modelos matemáticos o informáticos para predecir tu rendimiento futuro.

Este segundo enfoque suele usarse para ayudar a decidir sobre precios o marketing de productos que todavía se están desarrollando o para predecir la demanda futura de un tipo específico de servicio y hacer planes para aumentar las ventas.

Comparte datos importantes

El software de inteligencia empresarial puede encontrar y recomendar información importante. También puede hacer que estos datos resulten accesibles para toda tu empresa.

Los sistemas de IE suelen tener un panel de control centralizado que puedes utilizar para controlar la difusión de información a otras personas de la empresa.

Estas herramientas suelen localizarse en la nube, para que puedas conceder acceso a los empleados de tu empresa. De esta forma todo el mundo parte de lo mismo y tiene acceso a la misma información, lo que reduce las redundancias y asegura que se trabaje de forma conjunta hacia un objetivo común.

Cómo aprovechar la inteligencia empresarial

Siempre debes esforzarte por adoptar un enfoque sistemático y adecuado sobre el uso de la IE en tu empresa. Estos son cuatro pasos que puedes seguir para utilizar la inteligencia empresarial.

1. Obtén tus fuentes de datos

El primer paso en cualquier proyecto de inteligencia empresarial es contar con fuentes de datos. Puedes recopilar tu información en sitios web, plataformas de CRM, datos de ventas y procesos y sistemas internos. En el mundo de la empresa actual, tan hiperconectado, puedes recopilar grandes cantidades de datos fácilmente.

2. Define los problemas y las necesidades

El siguiente paso es decidir qué datos serán valiosos. El software de IE puede recopilar datos, pero necesitas indicarle qué buscar antes de poder empezar. Puedes iniciar este paso definiendo preguntas a las que deseas responder o problemas que necesitas resolver. A continuación, decide qué información necesitas para ayudar con las soluciones o respuestas.

3. Organiza y analiza los datos

Las herramientas de IE pueden manejar la recopilación y organización de los datos. Esto libera a los analistas para observar los resultados del proceso y alcanzar conclusiones o tomar decisiones basadas en sus hallazgos.

4. Comunica los resultados y aplica cambios

Por último, debes visualizar los datos y notificarlos a los responsables de la toma de decisiones de la empresa. En una pequeña empresa podrías utilizarlo para tomar decisiones por tu cuenta, sin aportaciones de otras personas. Sea como sea, puedes utilizar la información para aplicar cambios y, después, supervisar esos cambios utilizando los mismos sistemas de IE.

Tipos de herramientas de inteligencia empresarial

Las empresas que desean aprovechar la inteligencia empresarial, pero necesitan ayuda, pueden recurrir a ciertas herramientas. Existen varios tipos de productos que una empresa puede elegir en función de sus necesidades.

• El software de IE integrado funciona con el software comercial existente. Facilita que la recopilación de datos sea fluida y resulta especialmente útil para evaluar los procesos empresariales.
• La IE de software como servicio (SaaS) es un software alojado por un proveedor externo. La ventaja de estas herramientas es que no tienes que alojarlas ni descargarlas en tus equipos. Además, los usuarios pueden acceder a las herramientas desde cualquier lugar que tenga una conexión de Internet o de datos.
• La IE en directo (IE en tiempo real) recopila datos para el análisis inmediato. Estos sistemas son ideales para evaluar procesos empresariales, gestionar campañas de marketing en tiempo real o evaluar el rendimiento financiero o de la red.
• El análisis ad hoc te permite consultar sobre tipos específicos de información en una base de datos o fuente de datos. Aunque están pensadas como consultas para una sola vez, puedes repetirlas para la recopilación de datos en curso.
• Las herramientas de IE móviles están pensadas para teléfonos inteligentes y tabletas. Permiten acceder a los datos y los paneles de control de IE en las pantallas táctiles. Algunos sistemas de IE que funcionan en equipos también ofrecen aplicaciones móviles para acceso remoto.

Comienza a analizar los datos

Una vez que elijas un sistema de IE, puedes iniciar el análisis.

Mailchimp ofrece herramientas relacionadas con la empresa para ayudarte con el análisis digital y el análisis del público para las campañas de marketing. Con estas herramientas podrás recopilar los datos necesarios, organizarlos y utilizarlos para tomar decisiones informadas que beneficien a tu empresa.

Por último, la función de Recomendaciones SMART tomará decisiones informadas basadas en datos acerca del contenido y los correos electrónicos de marketing. Estas sugerencias son automáticas y pueden agilizar tu proceso de marketing.

Ten en cuenta las herramientas de Mailchimp para tomar decisiones basadas en datos y obtener sugerencias automatizadas que te ayuden a mejorar tu rendimiento.