La lettre d'information d'entreprise est le moyen le plus efficace de transmettre des informations à tout le monde en même temps. L'e-mail est également l'un des moyens les plus sûrs d'obtenir des résultats pour votre entreprise, que ce soit en externe ou en interne. Rendez votre communication interne intrigante pour que les membres de votre équipe aient hâte de la lire et d'en apprendre plus sur les événements de l'entreprise, les nouvelles recrues, les dernières promotions et les événements à venir, et qu'ils ne l'envoient pas directement dans la corbeille.
Que vous connaissiez déjà les lettres d'information pour le personnel ou non, dans cette analyse, vous découvrirez comment maintenir l'engagement des employés grâce à elles. Voyons ce qu'est une lettre d'information pour le personnel, son importance et la façon dont vous pouvez en rédiger pour convaincre et influencer les employés de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une lettre d'information destinée au personnel ?
Une lettre d'information destinée au personnel, ou lettre d'information interne, est un e-mail ou une publication électronique qui tient tous les membres de l'organisation au courant de ce qui se passe dans l'entreprise et des sujets qui les concernent. Ces lettres d'information sont sacrées dans la mesure où seules les parties internes les reçoivent. Personne ne doit les partager en dehors de l'organisation.
Certains sujets de la lettre d'information peuvent inclure des événements de travail ou des fonctions professionnelles à venir en dehors du bureau, des notifications concernant la venue de visiteurs dans l'entreprise, des rappels des procédures et réglementations importantes, des messages pour féliciter publiquement des employés pour des promotions ou des événements personnels, ou pour rappeler les prochains anniversaires.
Les lettres d'information des entreprises étaient autrefois ennuyeuses et génériques. Aujourd'hui, les employeurs font preuve de plus de créativité lorsqu'ils transmettent des informations importantes afin de maintenir le moral des troupes, l'engagement des employés et l'implication de l'entreprise. La lettre d'information interne a toujours joué un rôle crucial, même avant de proposer des contenus fascinants.
Pourquoi les lettres d'information pour le personnel sont-elles toujours aussi importantes ?
Les lettres d'information d'entreprise ne visent pas simplement à transmettre au groupe des informations commerciales et des actualités importantes de l'entreprise de la manière la plus efficace. Elles sont avant tout axées sur les employés.
Développer un sentiment d'appartenance au travail
Disposer d'un bon système pour envoyer des lettres d'information, c'est pouvoir développer un sentiment d'appartenance au travail. Lorsque tout tourne autour des objectifs, les employés peuvent se retrouver coincés dans une routine. Ils peuvent ne plus se sentir proches de leurs collègues et ne pas avoir l'impression de bien accueillir les nouvelles recrues.
Ils peuvent également ne pas savoir ce qui se passe sur le lieu de travail à tous les niveaux. Lorsqu'ils prennent un moment pour regarder la lettre d'information qui leur est destinée, ils peuvent découvrir ce qui se passe, se sentir plus proches des autres membres de l'entreprise et être davantage motivés pour atteindre ces objectifs.
Atteindre les employés dans tous les espaces et lieux à la fois
Tous les employés ne passent pas leur journée de travail à leur bureau. Certains travaillent sur le terrain, au bureau ou dans tout autre lieu de leur choix.
Les opportunités de travail flexible, à distance et à domicile sont plus nombreuses que jamais, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas garder toute votre tribu connectée. La lettre d'information pour le personnel transmettra votre message à tous vos employés en même temps, où qu'ils se trouvent.
Boostez l'engagement et la motivation des employés
Les bonnes lettres d'information pour le personnel tiennent compte de la culture de votre entreprise, des intérêts individuels des employés et des sujets tendance.
Lorsque vous rédigez et envoyez ce type de lettre d'information aux employés, vous stimulez leur engagement et leur motivation de plusieurs façons. Attendez-vous à recevoir des commentaires utiles et de nouvelles idées de leur part, et à constater une volonté de collaborer pour l'ensemble de l'organisation.
Tenez les employés informés des actualités de l'entreprise
Les employés ne veulent pas être les derniers à savoir ce qui se passe au sein de l'entreprise, qu'il s'agisse de quelque chose de positif ou de négatif, ou entre les deux. Vous n'avez pas non plus toujours besoin de soustraire tous les employés à leurs responsabilités et de les rassembler pour une réunion en personne.
La meilleure façon de tenir les employés informés de ce qui se passe est de créer une lettre d’information et de l’envoyer de manière régulière. De cette façon, personne ne manquera les actualités importantes ou les mises à jour concernant les informations sur l’entreprise, les politiques, les changements de direction, etc.
Même si vous organisez une réunion ou communiquez oralement les actualités de l'entreprise, vous serez soulagé de savoir que tout le monde a également reçu ces informations par écrit.
Réduisez l'excès de communication
Les experts ont la preuve que les ressources numériques ont remodelé notre capacité d’attention déjà limitée. N’organisez des réunions interminables et ne diffusez pas de vidéos trop longues. Votre groupe risquerait d’être agité et de ne pas se souvenir de la moitié de ce que vous avez partagé.
L'idéal est d'avoir une lettre d'information que les employés peuvent ouvrir au moment qui leur convient et consulter selon leurs besoins. Ils peuvent jeter un œil aux titres, parcourir rapidement la lettre et accéder aux informations les plus importantes pour eux à ce moment-là.
Améliorez le moral et la fidélité des employés
Lorsque vous trouvez de bons employés, essayez de les conserver. Une simple lettre d'information peut les aider à être optimistes quant à leur avenir au sein de l'entreprise, à comprendre qu'ils ont leur place dans les accomplissements et à développer leur esprit d'équipe.
Tous ces facteurs contribuent à améliorer leur loyauté envers l'entreprise, la direction et leurs collègues.
Que mettre dans une lettre d'information pour le personnel ?
Savoir utiliser la bonne formulation et rédiger une lettre d’information électronique est essentiel et peut considérablement influencer les taux d’ouverture et d’engagement.
Pour rédiger une lettre d'information d'entreprise efficace, vos lignes d'objet doivent être intéressantes. Au lieu de mettre en objet « Lettre d'information de l'entreprise » systématiquement, vous pouvez utiliser un thème ou un sujet récapitulatif en rapport avec le contenu unique de cette période.
Veillez également à utiliser des mots descriptifs qui attirent l'attention des employés plutôt que des phrases communes ou la même formulation à chaque fois. Cependant, n'en faites pas trop, car cela ne paraîtra pas sincère. La formulation doit correspondre à la culture que vous avez créée au sein de l'organisation.
Assurez-vous que votre audience sait pourquoi elle reçoit cette correspondance de votre part ou commencez par résumer ce qu'elle peut attendre de cette lettre d'information. Vous pouvez aussi lui donner un indice de ce qui va suivre pour qu'elle soit impatiente de recevoir la prochaine lettre d'information.
L'envoi d'une lettre d'information aux membres du personnel peut notamment permettre de renforcer leur sentiment de connexion, alors assurez-vous que le contenu de votre e-mail contribue à cet objectif. Partagez des faits amusants sur le personnel, y compris les membres de la direction. Cela permet de briser la glace et de mettre en avant les points communs plutôt que les différences.
Veillez à ce qu'il y ait un bon équilibre entre ce que vous donnez et ce que vous recevez dans le contenu de votre lettre d'information. Le personnel ne doit pas avoir l'impression que vous envoyez une correspondance de plus pour lui demander quelque chose. Il veut plutôt se sentir récompensé pour sa contribution. Essayez donc de créer des sections pour rendre hommage aux membres du personnel de différentes manières.
Enfin, rendez la lettre d’information intéressante avec des rubriques non conventionnelles contenant des anecdotes, des récompenses, des jeux, des événements, des publications de réseaux sociaux ou des informations sur les loisirs qui intéressent le personnel tels que le sport, les voyages, la restauration ou le shopping. Les modèles de marketing par e-mail de Mailchimp permettent d’inclure facilement tous ces sujets dans une mise en page organisée.
Idées de lettres d'information destinées aux membres du personnel qui favoriseront leur engagement
Si vous consacrez du temps et du travail à la partie planification et création de votre lettre d’information d’entreprise, vous obtiendrez les résultats que vous recherchez en termes d’augmentation de l’engagement du personnel. Voici neuf idées de lettres d’information destinées au personnel pour vous lancer.
Incluez dans votre première lettre d'information un message de présentation et de bienvenue
La première lettre d'information doit être l'occasion pour chacun de se familiariser avec les nouveaux et anciens membres du personnel. Cela vous aidera à créer immédiatement ce lien et cette communauté qui seront bénéfiques à l'organisation.
Après la première lettre d'information, conservez une section de présentation et d'accueil des nouvelles recrues et donnez des informations amusantes sur le personnel et la direction. Vous pouvez également inclure des messages de félicitations pour les personnes ayant récemment vécu des événements importants.
Partagez des informations générales au sujet de l'entreprise
Pour renforcer l'état d'esprit et la fidélité des employés, vous pouvez donner des informations générales sur l'entreprise.
Parlez de son origine, de sa raison d'être, des personnes qu'elle aide, de son évolution et d'autres faits amusants qui se sont produits en cours de route. Vous n'avez pas besoin de partager tout cela dans une seule lettre d'information. Un seul fait à la fois suffit pour un texte court et agréable qui vous aidera à atteindre votre objectif.
Partagez des actualités ou des événements liés à votre secteur d'activité
Vos employés n'ont peut-être pas le temps de se tenir au courant de tout ce qui se passe dans le secteur, mais cela peut tout de même être important ou utile pour eux. Partagez quelques détails sur la direction que prend l'industrie. Cela pourrait les aider à améliorer le rôle qu'ils jouent et les objectifs qu'ils souhaitent atteindre au sein de l'organisation.
Ne laissez pas de côté ce qui fonctionne pour vous
Vous pouvez continuer à utiliser les stratégies traditionnelles de lettre d'information qui vous sont essentielles telles que les actualités concernant l'entreprise, les informations sur les nouvelles versions de produits, les événements et les dates importantes à venir.
Impliquez vos employés en leur demandant leur avis
Posez des questions à votre audience sous la forme d'enquêtes, de questionnaires ou de sondages. N'oubliez pas d'utiliser un appel à l'action pour les inviter à répondre.
Continuez à raconter des anecdotes
Ces faits amusants peuvent concerner l'entreprise, la direction, les membres du personnel ou des sujets tendance en rapport avec l'entreprise ou la culture d'entreprise.
Offrez des récompenses
Proposez un concours, un quiz ou un tirage au sort avec une récompense pour chaque période d'envoi de votre lettre d'information. Cela contribuera à créer de l'enthousiasme autour de la réception et de l'ouverture de la lettre d'information destinée au personnel.
N'oubliez pas de dire merci
Prenez le temps de remercier les membres du personnel pour leur contribution. Si un département, une équipe ou une personne en particulier a réalisé quelque chose de remarquable, donnez-lui un coup de projecteur dans la lettre d'information.
Partagez du contenu plus utile
Si votre entreprise dispose d'un blog ou d'un site Web contenant des informations importantes, n'oubliez pas d'ajouter un lien pour rappeler son existence.
Comment configurer une lettre d'information dans Mailchimp
La configuration d'une lettre d'information dans Mailchimp est simple et rapide. Il vous suffit de suivre ces étapes simples :
- Connectez-vous à votre compte ou inscrivez-vous si ce n'est pas encore fait.
- Depuis le tableau de bord, faites défiler vers le bas pour voir apparaître « Créer une campagne ».
- Une fois le menu visible, choisissez Standard, Texte brut ou Modèle sous E-mail. Les modèles personnalisables de lettre d’information par e-mail de Mailchimp vous aideront à obtenir un résultat similaire aux lettres d’information traditionnelles et colorées que les entreprises distribuaient auparavant sous forme imprimée.
- Donnez un nom à votre campagne pour ne pas perdre de vue la date et l'objet de votre lettre d'information, puis cliquez sur « Commencer ».
- Ajoutez les destinataires à la section « À » en sélectionnant le groupe d'e-mails auxquels vous souhaitez envoyer la lettre d'information du personnel.
- Remplissez la section « De : » pour indiquer de qui provient l'e-mail.
- Ajoutez une ligne d'objet accrocheuse dans la section d'objet.
- Cliquez sur Concevoir un e-mail pour accéder au concepteur d’e-mail par glisser-déposer facile à utiliser. Vous pouvez y ajouter votre contenu, vos réseaux sociaux, vos images, votre arrière-plan coloré, vos boutons, vos liens et plus encore. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez utiliser cette mise en page pour créer un modèle de lettre d’information avec Mailchimp
- Enfin, préparez-vous à partager votre lettre d'information ou à programmer son envoi à une date et une heure ultérieures.
Selon les dirigeants avisés et prospères, le personnel est un atout des plus précieux. Il vous sera très utile de tenir vos employés informés des actualités de l'entreprise, de les divertir tout en les informant sur le secteur, et de faire preuve de créativité pour leur faire savoir à quel point ils sont précieux. Grâce à ces conseils, vous enverrez une superbe lettre d'information d'entreprise qui vous permettra d'améliorer l'engagement du personnel.