Dans le monde des affaires, prendre soin de ses résultats financiers est fondamental pour obtenir une rentabilité, une croissance et un développement durables. Le revenu net sous forme de flux de trésorerie disponible peut être utilisé pour rembourser des dettes, embaucher de nouveaux employés ou simplement réinvestir dans l'entreprise.
Pour un bilan sain, il est impératif que les recettes restent supérieures à vos dépenses réelles. Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire. Selon des données publiées par le Bureau du travail des États-Unis, environ 10 % des start-ups échouent au cours de leur première année d'activité.
C'est là que le contrôle des coûts et ses méthodes associées entrent en jeu. Considérons cela comme une planification financière, mais à l'échelle de l'entreprise. Poursuivez votre lecture pour découvrir quels stratégies, mesures et systèmes de contrôle des coûts existent et comment vous pouvez en tirer parti pour réduire les coûts et rester compétitif.
Une introduction au contrôle des coûts
Le contrôle des coûts est le processus de gestion des dépenses d'une organisation. Son but ultime est de réduire les coûts afin de gagner en stabilité financière et d'atteindre un objectif de revenu net. Bien sûr, cela ne doit pas se faire au détriment de vos offres de produits. Vous devez trouver un équilibre. Mais en général, les économies de coûts à long terme constituent la pierre angulaire de la réussite de nombreuses entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activité.
Types de dépenses professionnelles
La première étape du contrôle des coûts consiste à comprendre vos données financières et les types de coûts assumés par votre entreprise. En identifiant tous les coûts impliqués, la direction peut prendre des mesures pour optimiser les opérations et, vous l'aurez deviné, réduire les coûts.
Tous les coûts peuvent être regroupés dans les quatre catégories suivantes, dont la somme constitue le coût total de production.
Coûts fixes
Les coûts fixes sont constants pendant une période donnée. Ils ne varient pas en fonction de la quantité de biens produits et ne sont généralement pas liés aux produits et services d'une entreprise. Les coûts fixes peuvent inclure, par exemple, le loyer des bureaux et les primes d'assurance.
Coûts variables
D'un autre côté, les coûts variables peuvent évoluer en fonction de la situation commerciale, par exemple du niveau de production ou du nombre d'heures supplémentaires rémunérées. Les coûts variables peuvent être plus difficiles à quantifier parce qu'ils sont moins prévisibles. Ils ont pourtant un impact direct sur les marges bénéficiaires.
Les coûts fixes et variables sont les principaux types de coûts d'une entreprise.
Coûts directs
Les coûts directs sont les coûts associés à la production d'un produit ou d'un service. Ils comprennent des éléments comme l'emballage, la main-d'œuvre et la logistique. Ceux-ci sont faciles à surveiller, car ils peuvent être rattachés à des éléments de projet spécifiques.
Coûts indirects
Il s'agit des dépenses de projet qui ne sont pas liées aux processus de production. Contrairement aux coûts directs, les coûts indirects sont plus nébuleux, car il est plus difficile de remonter à leur source. Par exemple, ils peuvent inclure le coût de l'entretien de la sécurité dans le bâtiment où votre entreprise opère.
Les différences entre le contrôle des coûts et la gestion des coûts
Contrôle des coûts et gestion des coûts ne sont pas interchangeables. Ce sont deux termes distincts qui doivent être définis et compris séparément.
Comme nous l'avons déjà mentionné, le contrôle des coûts consiste à identifier les coûts réels qui dépassent les coûts budgétés (on parle alors d'écart de coût) et à prendre des mesures correctives pour minimiser ces dépassements.
En comparaison, la gestion des coûts permet d'avoir une vue d'ensemble d'un projet et d'estimer les ressources financières nécessaires pour le mener à bien. Si la gestion des coûts est un processus continu, le contrôle des coûts a lieu à intervalles réguliers ou lorsque cela est jugé nécessaire. En fait, le contrôle des coûts peut être considéré comme faisant partie de pratiques plus vastes de gestion des coûts.
Pourquoi le contrôle des coûts est-il important pour garantir la prospérité d'une entreprise ?
En termes simples, le contrôle des coûts aide non seulement les entreprises à rester rentables, mais aussi à maximiser les gains en abaissant les coûts réels sans compromettre la qualité. Par conséquent, il est plus probable que vous respectiez le budget et le calendrier de votre projet, et donc que les clients soient satisfaits et parlent en bien de votre entreprise. Tous ces aspects créeront des flux de trésorerie positifs et une dynamique de croissance pour votre entreprise à l'avenir. Que demander de plus ?
Cinq méthodes de contrôle des coûts
Maintenant que vous comprenez l'importance et les bases du contrôle des coûts, voyons les cinq principaux modèles de contrôle des coûts que les entreprises utilisent pour suivre, corriger et optimiser les coûts.
Méthode n° 1 : planifier le budget de votre projet
La première étape pour un contrôle efficace des coûts est de déterminer le budget du projet. C'est ce qu'on appelle la planification des ressources. Il s'agit d'identifier les ressources nécessaires pour la ou les tâches à accomplir, par exemple, la main-d'œuvre, les matériaux et la durée.
Ne vous laissez pas intimider par cette étape. Divisez chaque livrable en sous-tâches et décidez du nombre de personnes, du type de compétences et de l'équipement nécessaires pour mener à bien chacune d'entre elles. Prévoyez du temps pour la planification des imprévus, car vous devrez probablement faire face à des coûts inattendus en cours de route. Il est toujours possible qu'une tâche prenne plus de temps que prévu, ou que plus de matériel soit utilisé que prévu. Il est donc judicieux de prévoir une marge de manœuvre pour faire face à d'éventuels imprévus.
Méthode n° 2 : mettre en place de bonnes stratégies de gestion du temps
Comme le dit le vieil adage : le temps c'est de l'argent. Cela fait de la gestion du temps une méthode cruciale de contrôle des coûts. Si un projet dépasse sa date limite, cela entraînera inévitablement une hausse des dépenses, car les coûts de main-d'œuvre sont étroitement liés aux heures de travail. C'est également un coût d'opportunité, car les travailleurs concernés ne seront pas en mesure de démarrer de nouveaux projets.
Selon une étude menée par Zippia, 82 % des personnes ne disposent pas de système de gestion du temps. Résultat, le travailleur moyen consacre 51 % de sa journée de travail à des tâches qui ont peu ou pas de valeur. Heureusement, il est facile de résoudre ce problème. Il existe pléthore de systèmes de gestion du temps, comme la technique Pomodoro, la méthode du temps limité, le système Kanban et la méthode de l'iceberg, entre autres. Essayez-en quelques-uns pour identifier celui qui fonctionne le mieux pour vous et vos employés.
Méthode n° 3 : utiliser des systèmes de contrôle des modifications
Les systèmes de contrôle des modifications font référence à une méthodologie de gestion de projet. Il s'agit de gérer toutes les demandes de modification qui peuvent survenir au cours d'un projet. Lorsqu'une demande de modification est reçue, la personne ou l'équipe responsable l'évaluera avant de décider de l'accepter, de la rejeter ou de la reporter. L'objectif est de veiller à ce que seules les modifications nécessaires soient apportées, que les écarts de coûts soient évités et que le projet continue de se dérouler avec un maximum de fluidité.
Méthode n° 4 : surveiller régulièrement les coûts du projet
Le suivi des dépenses du projet est une autre technique de contrôle des coûts fréquemment utilisée. Il implique que la direction financière de l'entreprise planifie des points de contrôle à intervalles réguliers (généralement chaque semaine ou chaque mois) afin de vérifier que le calendrier du projet est conforme aux délais et que le coût réel reste proche du coût budgétisé.
Ces professionnels peuvent également décider si des changements doivent ou peuvent être apportés en fonction des données financières dont ils disposent. L'objectif est de faire en sorte que les modifications apportées n'aient pas d'impact significatif sur le budget convenu.
Méthode n°5 : déployer la gestion de la valeur acquise
La gestion de la valeur acquise(EVM) est une approche de contrôle des coûts appréciée des comptables et des chefs de projet, car elle constitue un moyen objectif de mesurer les performances des projets et des coûts. L'EVM se base sur une étude influente réalisée par Quentin Fleming et Joel Koppelman, qui montre que lorsqu'un projet est achevé à 20 %, les performances actuelles du projet peuvent être utilisées pour prédire le résultat financier final avec un écart de plus ou moins 10 %.
Pour déterminer la valeur acquise, multipliez le coût budgétisé des travaux terminés par le budget total du projet. Par exemple, si votre projet est achevé à 50 % et que le budget de la tâche est de 100 000 $, la valeur acquise du projet, jusqu'à présent, s'élève à 50 000 $. Sur la base de ce calcul, le chef de projet saura si le projet est en retard ou en avance sur le calendrier et s'il est supérieur ou inférieur au budget.
Ce puissant outil prédictif permet d'apporter des modifications à l'avance pour contrôler un projet et son budget, ce qui en fait l'une des meilleures techniques de contrôle des coûts du marché. L'EVM est normalement calculé dans des feuilles de calcul et nécessite des connaissances en comptabilité analytique, que nous aborderons prochainement.
Techniques pour un contrôle efficace des coûts des projets
Il existe d'autres techniques efficaces pour contrôler les coûts de votre entreprise.
Implémenter la comptabilité analytique
La comptabilité analytique vise à déterminer le coût total de production d'une entreprise. Ce dernier est déterminé en additionnant le coût de chaque opération commerciale avec les coûts fixes. En plus d'obtenir une estimation des coûts, vous pourrez identifier les domaines où l'efficacité peut être améliorée.
Déployer un système de contrôle des coûts de planification des ressources de l'entreprise (ERP)
La planification des ressources de l'entreprise(ERP) est un système qui automatise les processus métier tout en fournissant des informations clés sur les projets. Avec l'ERP, les ensembles de données des projets sont intégrés à une base de données centrale qui peut générer des informations exploitables en temps réel afin de rationaliser et d'améliorer l'efficacité des opérations. L'ERP peut prendre en charge des fonctions manuelles et à faible valeur, ce qui permet à vos employés de se consacrer à des activités à valeur ajoutée. En automatisant des tâches telles que le traitement des commandes, vous constaterez peut-être même une accélération des transactions.
Négocier avec vos fournisseurs et vendeurs
La plupart des entreprises ont des fournisseurs et des vendeurs externes. Avant de choisir vos entrepreneurs, assurez-vous d'obtenir des devis de plusieurs sources pour choisir la meilleure offre. Une fois que vous avez retenu ces fournisseurs, indiquez clairement que vous souhaitez travailler avec eux sur le long terme pour obtenir les conditions les plus avantageuses possibles, comme des remises sur les achats groupés. La baisse des coûts d'approvisionnement est directement liée à la baisse des dépenses réelles.
Envisager d'utiliser un logiciel de gestion de projet
Soyons réalistes : le contrôle des coûts peut être un processus long et fastidieux. Cependant, il est indispensable si vous voulez assurer la rentabilité de l'entreprise. Heureusement, il existe aujourd'hui de nombreux outils de gestion des coûts de projet qui permettent d'automatiser et de rationaliser ces processus. Voici quelques exemples :
- Harvest : c'est l'un des plus anciens logiciels de gestion de projet. Harvest simplifie le suivi du temps, la gestion du budget et la facturation. Cependant, étant donné qu'il se concentre principalement sur ces domaines, il n'apporte pas grand-chose en matière de planification des projets.
- monday.com : ce système logiciel permet de personnaliser le flux de travail, ce qui permet d'aligner le contrôle des coûts avec les exigences spécifiques du projet. L'accent est également mis sur la collaboration par le biais du partage de fichiers, du chat et des fonctionnalités de mise à jour en temps réel.
- Wrike : conçu pour réaliser un suivi du temps des employés à distance, Wrike propose des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt et d'autres diagrammes de charge de travail. Les fonctionnalités de budgétisation des projets et de suivi des performances sont également intégrées. L'un des inconvénients potentiels de Wrike est sa complexité. En effet, son intégration complète peut prendre un certain temps, même si vous vous y connaissez déjà en logiciel de gestion de projet.
- Toggl Track : cet outil offre des capacités de suivi du temps dans une interface intuitive, avec quelques fonctionnalités de gestion de projet. Comme Harvest, il se concentre sur un domaine précis (le suivi du temps) et a des fonctionnalités de gestion de projet limitées. Cependant, il est possible d'intégrer Toggl Track à d'autres outils de gestion de projet.
Identifier les domaines dans lesquels les processus peuvent être rationalisés
Les voitures de course ont une forme profilée afin de réduire les frottements et d'atteindre des vitesses élevées. Le même principe s'applique au contrôle des coûts. Afin de livrer plus rapidement et à moindre coût, prenez le temps d'identifier et d'éliminer les étapes, processus et matériaux superflus. Et, comme mentionné précédemment, envisagez d'introduire une automatisation, par exemple à l'aide d'un logiciel de gestion de projet. Cela réduira encore davantage les dépenses de l'entreprise en matière de main-d'œuvre et de temps.
Passer en revue vos stratégies de tarification
Fixer des prix compétitifs est la clé de la réussite d'une entreprise. Lorsque vous prenez ces décisions, tenez compte du coût du projet, de la demande du marché et des prix des concurrents. Si votre produit offre des fonctionnalités uniques ou est de meilleure qualité, veillez à ce que cela se reflète dans son prix final. Une fois que votre produit est sur le marché, utilisez des outils de collecte de données, comme des sondages auprès des clients et des enquêtes, pour vérifier la perception des prix de votre marque par les utilisateurs. Enfin, faites preuve d'une certaine souplesse : révisez vos prix et ajustez-les régulièrement pour garantir votre rentabilité à long terme.
Défis courants en matière de contrôle des coûts
Bien que les avantages des stratégies et méthodes de contrôle des coûts soient largement connus, les entreprises ont souvent du mal à les mettre en œuvre correctement. Si c'était facile, toutes les entreprises seraient, en théorie, rentables. Voici les obstacles les plus courants à un contrôle efficace des coûts et à la réussite globale des projets.
Fusionner des données provenant de trop de sources différentes
Les données financières peuvent provenir de différentes sources, par exemple divers sous-traitants et systèmes de gestion de contenu (CMS). Il n'est pas facile de trouver un système capable d'unifier ces multiples flux de données de manière cohérente et utilisable. Il est donc plus difficile d'identifier les domaines où les coûts peuvent être réduits et les processus rationalisés.
Avoir des rapports incorrects
Le contrôle des coûts repose sur des rapports et des données. Toutefois, les erreurs sont très fréquentes dans ces documents. Le taux d'erreur lors de la saisie manuelle des données est en moyenne de 1 %, un chiffre qui augmente si les données saisies sont complexes, si le transcripteur est fatigué ou si l'écriture est difficile à déchiffrer. En 2021, une erreur dans une feuille de calcul a coûté 10,5 millions de dollars à une entreprise. Tout cela montre que la moindre erreur peut avoir un impact sur la précision des systèmes de contrôle des coûts et des mesures prises pour minimiser les dépassements.
Veiller à ce que le contrôle des coûts lui-même ne devienne pas trop coûteux
Comme nous venons de le voir, le contrôle des coûts peut être un processus long et sujet aux erreurs. Il repose en grande partie sur la compilation des données et la production de rapports, deux activités qui coûtent cher et prennent beaucoup de temps. Cependant, il est difficile d'imposer des contraintes de temps aux processus de contrôle des coûts, car pour être efficaces, il leur faut de la rigueur et de la précision.
Confondre contrôle des coûts et comptabilité analytique
La comptabilité analytique gère l'enregistrement, l'analyse et la déclaration des coûts de l'entreprise, tandis que le contrôle des coûts est plus stratégique et vise à réduire les coûts totaux de production. La comptabilité analytique ne suffit pas à maintenir un faible écart de coûts, alors assurez-vous de la mettre en œuvre parallèlement au contrôle des coûts.
Forcer l'adhésion de toutes les personnes impliquées dans le processus de contrôle des coûts
Une collaboration et une communication continues entre les parties prenantes sont essentielles à la création de processus de contrôle des coûts efficaces. Cependant, le grand nombre de parties pouvant être impliquées dans un même projet pourrait rendre cet obstacle difficile à surmonter.
Ne pas adopter de nouveaux systèmes et technologies
De nombreuses entreprises choisissent de s'en tenir à leurs systèmes et technologies existants, malgré les progrès réalisés en matière de logiciels de gestion de projet et de contrôle des coûts. Les entreprises qui ne tirent pas parti de ces avancées technologiques prendront inévitablement du retard. Pourtant, elles sont nombreuses à vouloir conserver les systèmes qu'elles connaissent.
Par exemple, les feuilles de calcul ont été créées dans les années 1980 et ne pourront pas suivre le rythme des applications pilotées par le big data et l'intelligence artificielle. Pour être utiles, elles nécessitent une saisie correcte des données et des formules. Or, comme nous l'avons vu précédemment, les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs. Rien à voir avec un outil d'IA, où les calculs sont codés dans le système pour garantir des résultats précis.
Préparer le terrain pour réduire les coûts réels et améliorer les marges bénéficiaires
Il vaut la peine de prendre le temps de comprendre le contrôle des coûts à un niveau fondamental. Si vous pouvez l'adopter à un stade précoce, utiliser les méthodes et les logiciels les mieux adaptés à votre entreprise, et emporter l'adhésion des parties prenantes, vous aurez toutes les cartes en main pour obtenir de meilleures marges bénéficiaires et un avantage concurrentiel durable. Il n'y a aucune limite, bonne chance !