Avez-vous déjà envoyé un e-mail et souhaité instantanément pouvoir le retirer ? Il se peut qu’une erreur de correction automatique ait déformé vos propos. Ou peut-être avez-vous cliqué par erreur sur répondre à tous, partageant ainsi votre message avec un groupe au lieu d’une seule personne.
Il est facile de commettre des erreurs lorsque vous envoyez rapidement des messages par e-mail. Et parfois, vous pouvez faire une erreur sans même le savoir. Les éléments que vous négligez ou ignorez peuvent vous surprendre, entraînant des malentendus susceptibles de nuire à vos relations professionnelles.
En explorant ce qui peut donner aux e-mails un aspect non professionnel et en apprenant les bonnes pratiques, vous pouvez vous prémunir contre toutes les erreurs les plus courantes. Commençons par le commencement.
Pourquoi les professionnels doivent maîtriser leurs e-mails
Les e-mails professionnels constituent l’épine dorsale de la communication quotidienne sur le lieu de travail. C’est grâce à eux que vous prenez des nouvelles de vos collègues, que vous informez votre patron ou que vous communiquez avec vos clients. Comme beaucoup de gens, vous passez peut-être plus de 10 heures par semaine à rédiger des e-mails professionnels ; il est donc important de faire en sorte que ce temps compte. Lorsque vous vous efforcez de bien rédiger vos e-mails, vous en tirez de nombreux avantages.
Démontre du professionnalisme
Le temps supplémentaire que vous consacrez à la rédaction de chaque e-mail permet de s’assurer qu’ils envoient le bon message à votre sujet. En privilégiant des e-mails clairs, courtois et bien structurés, vous montrez aux autres que vous vous souciez de votre travail et que vous souhaitez obtenir les meilleurs résultats. Mais il peut être difficile de bien faire les choses, car les gens ont des idées différentes sur ce qui est professionnel. Par conséquent, si vous n’êtes pas sûr de vous, il est préférable de jouer la carte de la sécurité et de vous en tenir à un style plus formel.
Réduit les malentendus
Faire attention à la façon dont vous rédigez vos e-mails peut réduire la confusion au travail. En étant clair et précis dans ce que vous dites, vous vous assurez que tout le monde comprend votre message dès la première lecture. Vous éviterez ainsi des erreurs potentiellement coûteuses, des pertes de temps et des occasions manquées, ce qui contribuera au bon fonctionnement de l’entreprise.
Maintient des relations professionnelles
Une bonne maîtrise des e-mails est essentielle pour entretenir des relations professionnelles solides. C’est ainsi que vous montrez que vous respectez et appréciez les personnes à qui vous envoyez des messages. Une bonne communication permet d’instaurer la confiance et facilite la collaboration sur des projets ou la résolution de problèmes en commun.
Erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’e-mails professionnels
Rédiger des e-mails avec soin est essentiel si vous souhaitez faire bonne impression. Pour bien faire les choses, il est important de connaître les erreurs courantes. Examinons quelques exemples et discutons des stratégies pour les corriger.
Utiliser votre adresse e-mail personnelle
La règle numéro un de l’étiquette des e-mails est d’utiliser une adresse électronique professionnelle. En effet, les gens risquent de ne pas vous prendre au sérieux si vous utilisez une adresse personnelle, par exemple :
- Cowboydelespace321@exemple.com
- Le.roi.de.la.sieste@exemple.com
- Jadorelesbananesetleslicornes@exemple.com
L’utilisation de ce type d’adresses peut vous faire paraître moins fiable, moins digne de confiance et moins engagé dans votre travail.
Pour éviter ces préjugés, choisissez une adresse e-mail plus professionnelle. Si votre emploi vous fournit une adresse électronique, utilisez-la pour toute correspondance professionnelle. Sinon, créez une nouvelle adresse e-mail uniquement pour le travail.
Lorsque vous créez votre e-mail professionnel, visez la clarté et la simplicité. Une adresse comportant clairement votre nom permettra à votre équipe et à vos clients de vous reconnaître plus facilement.
Utilisez des points, des traits de soulignement ou des tirets pour créer une adresse unique si votre nom complet est déjà pris. Vous pouvez également consulter différents fournisseurs d’e-mail, comme Gmail et ProtonMail, pour trouver celui qui vous permet de vous rapprocher le plus possible de votre adresse préférée.
Envoyer vos e-mails professionnels aux mauvais destinataires
Il est facile d’envoyer des e-mails aux mauvaises personnes, souvent à cause des suggestions de remplissage automatique ou parce que vous ne vérifiez pas les destinataires. Et vous ne pouvez généralement pas récupérer le message une fois qu’il est parti.
Bien qu’il s’agisse d’une petite erreur, les e-mails mal adressés peuvent causer des problèmes majeurs. Par exemple, l’envoi d’informations sur un projet à la mauvaise personne peut créer de la confusion, et la bonne personne ne recevra pas les informations dont elle a besoin.
Les répercussions pourraient être encore plus graves si votre e-mail contient des informations sensibles, telles que des données client, des informations personnellement identifiables ou des plans confidentiels. En fonction du contenu de l’e-mail, cette erreur pourrait entraîner des violations de la vie privée, des fuites de secrets d’entreprise et de nombreux problèmes juridiques.
Pour éviter cela, saisissez manuellement l’adresse électronique complète au lieu de laisser le remplissage automatique compléter l’entrée. De plus, n’appuyez pas sur Envoyer tant que vous n’avez pas vérifié attentivement la liste des destinataires de votre e-mail.
Inclure trop de destinataires dans les fils de discussion par e-mail
L’inclusion d’un trop grand nombre de personnes dans une chaîne d’e-mails peut se produire pour diverses raisons. Parfois, c’est parce que quelqu’un clique sur Répondre à tous sans se demander si tout le monde a besoin du message.
D’autres fois, c’est parce que quelqu’un inclut des personnes supplémentaires au cas où elles auraient besoin des informations. C’est généralement le cas lorsque vous utilisez la copie carbone (CC) et la copie carbone invisible (BCC) avec un manque de prudence, en ajoutant des destinataires sans discernement et sans se demander s’ils ont vraiment besoin de participer.
Au mieux, cela se traduit par une boîte de réception encombrée pour les destinataires qui n’ont pas besoin de participer à la conversation. Au pire, cela peut provoquer de la confusion, accroître la frustration ou potentiellement divulguer des informations sensibles.
Pour éviter cela, vous devez réfléchir soigneusement à qui doit lire les messages. Demandez-vous si chaque personne est directement impliquée ou a besoin des informations pour accomplir son travail. Utilisez l’option CC pour les personnes qui devraient lire le message mais n’ont pas besoin d’y répondre, et BCC pour celles qui doivent être tenues informées discrètement.
Ajout de lignes objet peu claires ou confuses
Ajouter des lignes objet peu claires ou déroutantes à vos e-mails peut être contre-productif. La ligne objet est conçue pour capter l’attention du lecteur et offrir un aperçu du contenu, incitant ainsi les destinataires à ouvrir l’e-mail.
Si elle ne fait pas mouche, la ligne objet peut avoir l’effet inverse, poussant les destinataires à ignorer ou à supprimer l’e-mail sans le lire. Prenez pour exemple des formules telles que « Affaire urgente », « Question rapide » ou « Réunion en personne ». Aucune de ces lignes objet ne donne d’indication sur le contenu du message ou sur les raisons pour lesquelles le destinataire devrait s’y intéresser.
Utilisez plutôt des lignes objet claires et spécifiques qui expliquent le but ou l’urgence de l’e-mail. Par exemple, « Rappel de réunion : demain à 10 h » ou « Besoin de commentaires : proposition de présentation client ». Ainsi, les destinataires savent à quoi s’attendre et sont plus susceptibles d’ouvrir votre e-mail et d’y donner suite.
Omission de la salutation amicale ou de la formule de clôture
Lorsque vous omettez la salutation amicale ou la formule de clôture dans un e-mail, cela peut donner l’impression que vous n’êtes pas intéressé par la conversation ou que vous êtes trop occupé pour être courtois. Cela peut conférer à vos e-mails une impression de froideur et de manque de convivialité, ce qui n’est pas très propice à l’établissement de bonnes relations de travail.
Pour remédier à ce problème, utilisez la ligne d’ouverture pour offrir un accueil chaleureux comme « Bonjour chère équipe ». À la fin, terminez poliment en utilisant quelque chose comme « Cordialement », « Sincères salutations » ou un simple « Merci ». Ce petit effort montre que vous accordez de l’importance à vos interactions et à la personne à qui vous envoyez votre e-mail, ce qui contribue à maintenir une atmosphère positive et professionnelle.
Orthographier incorrectement le nom du destinataire ou utiliser les mauvais pronoms
Faire une erreur comme mal orthographier le nom de quelqu’un ou utiliser les mauvais pronoms est un problème courant qui peut avoir d’importantes conséquences. Ces erreurs peuvent donner l’impression que vous n’êtes pas attentif ou que vous ne respectez pas l’autre personne, même si ce n’était pas votre intention.
Les noms peuvent être orthographiés de plusieurs façons. Par exemple, même des prénoms courants comme « Killian » ont de nombreuses variantes : Kilian, Kylian, Kilyan, etc. Donc, ne partez pas du principe que vous connaissez l’orthographe sans vérifier.
Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un, assurez-vous d’orthographier correctement son nom en le vérifiant dans sa signature d’e-mail, le champ d’adresse ou un e-mail précédent. Pour les nouveaux contacts, un rapide coup d’œil à leur profil LinkedIn ou au site Web de l’entreprise peut vous fournir l’orthographe correcte.
Si vous n’êtes pas sûr du genre d’une personne, ne le devinez pas en vous basant sur son nom ou sur vos propres perceptions. Si vous envoyez un e-mail à une personne nommée Sam, qui peut dire s’il s’agit d’un homme, d’une femme ou d’une personne non binaire ? Évitez les erreurs de genre en utilisant leur nom complet sans titre, par exemple « Bonjour Sam Smith » au lieu de « M. Smith » ou « Mme Smith ».
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Rédiger de longs textes sans mise en forme appropriée
Rédiger de longs paragraphes sans un formatage adéquat peut rendre votre texte difficile à lire et à comprendre. Même si vous avez beaucoup à partager, il est possible d’organiser clairement vos pensées.
Voici quelques conseils pour mettre en forme correctement vos e-mails professionnels :
- Rédiger des paragraphes courts et se concentrer sur une idée à la fois, ce qui peut aider les lecteurs à suivre plus facilement vos idées
- Répertorier les informations importantes à l’aide de puces ou de listes numérotées pour rendre le corps de l’e-mail plus facile à parcourir
- Organiser votre contenu avec des titres et sous-titres, surtout dans les longs e-mails qui nécessitent un défilement
- Laisser des espaces blancs autour des titres, des paragraphes et des listes pour améliorer la lisibilité de votre texte
- Utiliser les caractères gras et italiques avec parcimonie pour mettre en valeur des points ou des termes importants, attirant l’œil du lecteur vers les informations clés
La mise en forme correcte de vos e-mails professionnels ne prend que quelques instants mais peut faire une grande différence dans la façon dont votre message est perçu.
Employer un ton décontracté, peu assuré ou impoli
Lorsque vous parlez à quelqu’un en personne, il peut généralement voir vos expressions ou entendre votre ton. Mais dans les e-mails, rien de tout cela ne transparaît. Au contraire, la façon dont l’autre personne comprend votre message dépend entièrement du choix des mots et du ton général de votre e-mail.
Voici quelques façons dont votre ton pourrait sembler inapproprié :
- Trop familier : un e-mail commençant par « Salut » et rempli de LOL et d’émojis pourrait envoyer le mauvais message. Le destinataire peut avoir l’impression que vous n’avez rien d’important à dire ou que vous n’êtes pas sérieux.
- Incertain : si votre e-mail est rempli d’expressions telles que « Je pense », « Peut-être » ou « Je suppose », cela peut nuire à votre image professionnelle. Les gens pourraient commencer à douter de ce que vous dites ou se demander si vous ne faites pas que deviner.
- Impoli : être trop direct, utiliser des majuscules ou ne pas dire « s’il vous plaît » ou « merci » peut être perçu comme agressif ou peu amical. Cela peut créer des tensions ou des conflits inutiles, nuisant à vos relations professionnelles.
Pour adopter un ton professionnel, vous devez réfléchir à la personne à qui vous vous adressez. Chacun a sa propre idée du professionnalisme, il est donc judicieux de prendre en compte les attentes de chacun.
En général, il est préférable d’utiliser un langage poli et formel qui reste facile à comprendre. Essayez également de donner l’impression que vous êtes sûr de vous, mais n’oubliez pas d’être courtois.
Rumeurs, commérages, et dérives hors sujet
Les e-mails non professionnels souffrent souvent de problèmes tels que la dispersion, le bavardage et le hors sujet. Il y a dispersion lorsque l’e-mail s’éternise sans aller à l’essentiel. Le destinataire peut avoir des difficultés à comprendre le message principal ou même à lire jusqu’à la fin.
Le commérage par e-mail consiste à répandre des rumeurs ou à parler des autres sous un jour négatif. Ce comportement crée des tensions et de la méfiance au sein des équipes, favorisant un environnement de travail malsain. Il peut également conduire à des rapports des ressources humaines et à des enquêtes sur les fautes commises.
Dans les e-mails, le fait de s’écarter du sujet principal mène à la confusion et fait perdre du temps à tout le monde. C’est comme lorsque vous essayez de planifier une soirée entre collègues et que vous vous retrouvez à discuter de la série télévisée d’hier soir.
Pour éviter ces problèmes, limitez vos e-mails à des sujets liés au travail. Essayez d’être bref et de ne parler que du thème actuel dont vous devez discuter. En outre, essayez de ne pas aborder des sujets personnels concernant d’autres personnes, à moins qu’ils ne soient directement liés à la tâche à accomplir.
Faire perdre du temps au destinataire avec des messages obscurs
Un message énigmatique peut prendre la forme d’un e-mail contenant des instructions vagues ou des détails manquants. Il peut par exemple consister à écrire « Merci de prendre connaissance du message et de me répondre dans les plus brefs délais », sans expliquer ce dont vous avez besoin exactement et dans quel délai.
Après avoir lu ce message, le destinataire de l’e-mail doit consacrer du temps supplémentaire à essayer de comprendre ce que vous voulez dire. Il devra probablement demander des explications pour comprendre, ce qui fera perdre du temps à tout le monde, y compris à vous.
Pour éviter ce problème, soyez clair dans vos emails. Fournissez des détails et des instructions spécifiques. Au lieu du message vague ci-dessus, dites quelque chose comme : « Merci de consulter le document ci-joint et me faire part de vos commentaires sur le budget d’ici la fin de la journée. » Ainsi, le destinataire sait exactement ce qu’il doit faire sans avoir à demander davantage d’informations.
Omettre la vérification de la grammaire, de la ponctuation et de l’orthographe
En soignant votre grammaire, votre ponctuation et votre orthographe, vous aidez les gens à comprendre ce que vous dites et vous donnez une impression de professionnalisme. Grâce à la technologie actuelle, il est facile de vérifier et de corriger rapidement les erreurs afin d’éviter les fautes embarrassantes.
Voici quelques moyens simples de le faire :
- Utiliser les outils intégrés : de nombreuses applications de messagerie disposent de correcteurs orthographiques intégrés. Cette fonctionnalité met automatiquement en surbrillance les mots mal orthographiés au fur et à mesure que vous saisissez votre message, afin que vous puissiez les corriger avant de l’envoyer.
- Traitements de texte : les traitements de texte tels que Google Docs et Microsoft Word peuvent vous aider à trouver et à corriger les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Ils mettent en évidence les erreurs au fur et à mesure que vous effectuez votre saisie et peuvent lancer une vérification complète en appuyant sur un bouton.
- Programmes en ligne : des sites Web comme Grammarly et Hemingway Editor peuvent vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos messages. Ces outils ne se contentent pas de corriger les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation, mais suggèrent également des moyens d’améliorer la clarté et le style.
Prenez également quelques minutes pour vérifier manuellement votre message.
Relisez lentement l’e-mail, en recherchant d’éventuelles fautes de frappe, des formules maladroites ou un ton désagréable. N’oubliez pas de vérifier les problèmes que les outils ne détectent pas, tels que l’utilisation excessive de points d’exclamation ou l’ajout d’informations superflues.
Exemples d’e-mails mal rédigés
Passons maintenant à quelques exemples d’e-mails mal rédigés. Cette section vous donnera une idée précise de ce à quoi ressemble un e-mail médiocre, ce qui vous aidera à améliorer votre propre rédaction.
Correspondance professionnelle trop informelle
Objet : Salut ! 😄 Un petit mot en passant…
Salut chef !! Je voulais juste t’envoyer un message rapidement. Nous avons un petit problème avec notre système qui déconne, et cela perturbe grave le boulot. Ça n’arrête pas, et honnêtement, ça me fatigue sévère. 😅
Peux-tu jeter un coup d’œil quand t’auras une seconde ? Je ne sais pas trop ce qu’il y a, mais c’est vraiment louche. Un miracle serait le bienvenu cher expert ! 🧠
Merci mon vieux ! Oh, et rien ne presse, mais c’est un peu urgent...
À plus,
José
Qu’est-ce qui s’est mal passé ? Cet e-mail est trop informel pour un cadre professionnel ; l’utilisation de l’argot et des émojis ne convient pas à la communication interne, surtout avec un responsable. Il manque également d’informations précises et mélange l’urgence avec un ton détendu.
La solution ? Rédigez de manière plus formelle en évitant le style argotique et les émojis. Veillez à expliquer clairement quel est le problème. Il est également important d’être clair sur l’urgence du problème tout en restant poli.
Messages mystérieux avec une intention peu claire
Objet : Question rapide
Vous avez une seconde ? Il y a quelque chose dont je dois vous parler, mais je ne sais pas trop comment le dire. C’est à propos du projet... ou peut-être de l’équipe ? Quoi qu’il en soit, j’aimerais avoir votre avis sur un sujet qui me préoccupe. Faites-moi savoir quand vous serez libre pour discuter.
~Jordan
Qu’est-ce qui s’est mal passé ? Cet e-mail est trop vague. Il mentionne qu’il y a quelque chose à discuter, mais ne dit pas quel est le sujet ni pourquoi il est important. Il n’y a pas non plus de salutations amicales ni de formule de clôture.
La solution ? Indiquez clairement le but de votre message dans la ligne objet. Ajoutez une salutation amicale, puis partagez davantage de détails sur le sujet. Si vous n’êtes pas entièrement certain de ce qui se passe, indiquez le domaine général de préoccupation, comme le fonctionnement de l’équipe. Proposez un rendez-vous ou demandez à votre interlocuteur s’il est disponible. Enfin, terminez votre message par une formule de politesse.
Mur de texte plein de fautes de ponctuation, d’orthographe et de grammaire
Objet : Demande urgente d’information
Bonjoru, j’ai besoin d’informations vite sur le dernier projet que nous avons réalisé. Vous savez, celui pour cet client important qui nous préoccupait tous ? Pourriez m’envoyer les fichiers ou les notes que vous avez conservé. C’est très important, parce qu’il y a une confusion entre ce qu’ils disent que nous avons lirvé et ce que nous avons réellement fait. Par ailleurs, pouvez-vous me faire savoir dès possible quand ces documents sront prêts. J’ai besoin de régler ce problème avant qu’il aggrave. Merci beaucoup, Morgan
Qu’est-ce qui s’est mal passé ? Cet e-mail est plein de fautes d’orthographe, de mauvaise grammaire et d’erreurs de ponctuation. C’est également un mur de texte relativement long, ce qui le rend encore plus difficile à lire et à comprendre.
La solution ? Commencez par un correcteur orthographique pour éliminer les erreurs d’orthographe et de grammaire. Ensuite, divisez le texte en paragraphes plus courts pour en faciliter la lecture. Assurez-vous d’inclure un sujet clair, une salutation et une clôture formelles, ainsi qu’une demande directe de ce dont vous avez besoin.
Il est temps de rendre vos e-mails professionnels parfaits
Maintenant que vous savez ce qu’il faut éviter, il est temps de mettre ces conseils en action. Commencez par vérifier votre prochain e-mail avant d’appuyer sur Envoyer, en corrigeant les erreurs que vous voyez. Bien que cela puisse prendre un peu plus de temps, votre souci du détail vous distinguera et laissera une impression positive durable.