Bonnes pratiques en matière de planification de rendez‑vous en ligne

Les différents moyens de prendre rendez-vous

Il existe différentes manières de prendre rendez-vous, certaines classiques et d'autres technologiques.

• Le mail est efficace et pratique. La majorité des gens possède une adresse mail. Si vous oubliez les détails d'un rendez-vous, il vous suffit de consulter votre boîte de réception pour les retrouver.
• Au téléphone. Planifier un rendez-vous par téléphone vous permet de créer une relation client, de répondre à ses interrogations et en même temps d'en savoir plus sur lui. Vous pouvez ensuite saisir les informations de rendez-vous dans votre logiciel de planning.
• Invitation via une plateforme de réunion ou de conférence en ligne. Vous pouvez envoyer des invitations à des réunions sur des applications spécifiques à partir de ces dernières. Par exemple, vous pouvez créer des invitations à des réunions avec Zoom ou Microsoft Teams. Tous les détails sont dans l'invitation, et peuvent souvent se synchroniser automatiquement avec le logiciel de planning du destinataire.
• En personne. Parfois, vous devrez peut-être prendre rendez-vous en personne. (Oui, c’est encore une pratique courante. Pensez à planifier un suivi après une réunion en personne avec un client.) Vous pouvez créer le rendez-vous dans votre logiciel, puis inviter via l'application, ou les deux parties peuvent le saisir simultanément sur leur appareils respectifs.
• Une API sur votre site Web. Si vous vous demandez comment créer un système de réservation sur votre site Web, dans la plupart des cas, vous utiliserez une API. Considérez-la comme un logiciel prêt à l'emploi, mais au lieu de stocker ce dont il a besoin pour fonctionner sur votre ordinateur, le fournisseur le stocke dans le cloud.

Prise de rendez-vous en ligne

En général, pour planifier un rendez-vous en ligne, vous utilisez un logiciel qui se connecte au cloud, une application de calendrier ou un plugin de site Web.

Logiciel

Le logiciel vous permet de faire plusieurs choses qui ne sont pas réalisables avec les méthodes de planification traditionnelles. Par exemple, un logiciel qui stocke les informations de rendez-vous dans le cloud facilite la gestion de votre entreprise.

• Planifiez et vérifiez les informations sur le rendez-vous n'importe où. Peu importe qui initie le rendez-vous (vous ou le client), les deux parties peuvent voir et, dans certains cas, modifier les informations du rendez-vous à partir de leur propre appareil. Ce type de logiciel est livré avec une interface simple que vous pouvez ouvrir pour consulter vos rendez-vous lors de vos déplacements.
• Choisissez quand votre carnet de rendez-vous sera libre pour des disponibilités. Vous pouvez programmer le logiciel pour qu'il n'accepte les nouvelles réservations qu'à une période précise. Par exemple, certains jours ou horaires de la semaine. Cela vous permet de garder un œil sur le nombre de rendez-vous pris.
• Partagez votre calendrier de rendez-vous sur plusieurs appareils et plateformes. Avec certains logiciels, vous pouvez synchroniser votre calendrier sur votre ordinateur, un appareil mobile, les réseaux sociaux, votre site Web et même dans les newsletters envoyées aux clients.
• Faites en sorte que les clients remplissent des documents avant le rendez-vous. Une autre fonctionnalité pratique du logiciel de rendez-vous est la possibilité pour les clients de saisir des informations essentielles au rendez-vous. Par exemple, les cabinets médicaux demandent aux patients de remplir des informations sur leur santé et l'Apple Store demande aux clients de saisir le problème qu'ils rencontrent avec leur appareil. D'autres entreprises peuvent utiliser cette fonction pour recueillir des informations sur ce que le client souhaite accomplir pendant la réunion.
• Synchronisez-vous avec toutes les personnes impliquées dans le rendez-vous. Avec un logiciel de rendez-vous, vous pouvez facilement mettre tout le monde sur la même longueur d'onde en utilisant une application ou des méthodes de communication automatisées comme les mails, les SMS ou les appels téléphoniques.
• Réorganisez le processus d'inscription. Avec un logiciel, vous pouvez demander aux clients de saisir des rendez-vous via une interface en ligne ou sur leurs appareils. Ensuite, le rendez-vous peut se synchroniser automatiquement avec chaque appareil qui exécute l'application ainsi qu'avec les calendriers basés sur le cloud, tels que Google Calendar.
• Faites un suivi des rendez-vous. Le logiciel vous permet de suivre le nombre de rendez-vous que vous avez, y compris le nombre que vous avez pris chaque semaine, mois, trimestre ou année.

Application Calendrier sur votre appareil mobile ou votre ordinateur

La planification de rendez-vous à l'aide d'une application de calendrier compatible avec le cloud est de plus en plus courante. Si le calendrier fourni avec votre appareil possède des fonctionnalités adéquates, vous gagnez du temps en évitant de télécharger et d'apprendre à utiliser une autre application. Vous pouvez utiliser des calendriers compatibles avec le cloud :

• Prendre des rendez-vous
• Saisir les informations d’un rendez-vous
• Modifier la date, l'heure et d'autres détails
• Fixer les rendez-vous périodiques
• Programmer des alertes pour une heure précise avant le rendez-vous
• Se connecter avec d'autres applications, telle que Google Maps, pour fournir des renseignements précis sur la localisation
• Configurer des alertes pour savoir quand vous devez partir pour votre rendez-vous en fonction de la distance et des conditions de circulation
• Inviter d'autres personnes au rendez-vous ou à la réunion par SMS ou par mail
• Montrer aux invités la liste complète de toutes les personnes programmées pour assister au rendez-vous
• Afficher le statut des personnes invitées, indiquant si elles ont accepté l'invitation ou non

Malgré toutes ces fonctionnalités, les applications de calendrier ont leurs limites. Il arrive qu’elles ne soient pas en mesure de collecter des informations auprès des contacts avant le rendez-vous ou de comptabiliser les rendez-vous que vous avez eus sur une période définie. Un autre problème potentiel est qu'elles peuvent ne pas autoriser d'autres personnes à prendre rendez-vous. Vous devrez leur demander de prendre leur propre rendez-vous, puis vous inviter en tant que participant.

Plugin sur votre site Web

Un plugin de site Web est une application qui s'intègre à votre site Web pour offrir des fonctionnalités étendues. Il existe une grande variété de plugins de réservation disponibles, vous permettant de saisir des rendez-vous en ligne. Recherchez un plugin de planification qui vous permet de :

• Personnaliser les horaires lorsque les rendez-vous sont disponibles
• Définir des autorisations pour que les clients prennent eux-mêmes des rendez-vous
• Configurer des notifications automatisées pour les réunions
• Intégrer le plugin avec des outils du calendrier dans d'autres programmes
• Intégrer des outils de génération de leads qui peuvent collecter des informations sur les clients
• Accepter les paiements
• Changer de langue ou de devise en fonction de l'emplacement ou de l'origine des participants
• Changer automatiquement les fuseaux horaires pour ceux qui participent depuis différentes régions
• L’intégrer dans une publication sur les réseaux sociaux ou une page Web

Choisir la meilleure plateforme pour votre entreprise

Lorsque vous évaluez différentes plateformes de réservation, vous devez bien sûr tenir compte de vos propres besoins, mais gardez également à l'esprit ceux de vos clients. Cela ne vous servira à rien si vos clients ne peuvent pas l'utiliser ou y accéder. Vous souhaitez trouver une plateforme de prise de rendez-vous permettant de :

• Gérer les informations des nouveaux clients et existants
• Encourager les clients à saisir des renseignements lors de la réservation
• Permettre aux clients de proposer des modifications au rendez-vous dans l'application
• Intégrer des campagnes de marketing ou de sensibilisation et des systèmes de suivi des mails
• Montrer qui accepte ou rejette les rendez-vous
• Offrir aux clients la possibilité d'expliquer pourquoi ils ne peuvent pas assister à un rendez-vous

Les fonctionnalités recherchées

Au moment de choisir votre plateforme de prise de rendez-vous, vous devez vous assurer que certaines caractéristiques indispensables sont présentes.

Caractéristiques d'utilisation

• Facile d’utilisation pour vous et vos clients
• Compatible avec les mobiles
• Offre des options de paiement
• Permet aux invités de reporter ou même d'annuler leurs rendez-vous
• Peut planifier une réunion avec plusieurs personnes
• Possède des options de confirmation de rendez-vous
• Inclut des vues de calendrier par semaine, jour ou mois
• Dispose d'un système d'enregistrement automatisé, le cas échéant
• Dispose d'un système de rappel automatisé

Fonctionnalités d’intégration

• Possède une extension pour votre site Web
• Capable de fonctionner de manière autonome, indépendamment de votre site Web, au cas où il tomberait en panne
• Intègre des liens vers des appels vocaux ou des vidéoconférences programmés
• Fonctionne avec vos autres calendriers basés sur le cloud
• Se connecte aux solutions de cartographie basées sur le cloud telles que Google ou Bing, ainsi qu'à leurs fonctionnalités de partage de liens et de localisation
• S'intègre à vos outils de gestion de la relation client (CRM)

Les bonnes pratiques lors de la prise de rendez-vous

Pour rendre une prise de rendez-vous plus simple pour vous et plus pratique pour vos clients, vous devez garder à l'esprit les bonnes pratiques suivantes.

• Laissez-vous une fenêtre de temps entre les rendez-vous. Cela libère de la place aux clients en retard et vous donne le temps de rassembler vos idées avant votre prochain engagement.
• Planifiez des rendez-vous récurrents en une seule fois plutôt que d'attendre peu de temps avant chaque rendez-vous. De cette façon, vous ne manquerez pas de réunions ou de suivis périodiques avec des clients prospects ou des partenaires stratégiques.
• Configurez le système pour envoyer automatiquement des rappels aux clients. Les rappels sont parfaits pour éviter les absence. Mais veillez à ne pas submerger les clients de rappels, sinon ils les ignoreront. Envisagez de demander au client s'il souhaite recevoir des rappels et à quelle fréquence.
• Faites en sorte que les confirmations soient envoyées automatiquement à vous et à vos clients. Vous pouvez consulter la demande de réunion pour vous préparer à l'avance.
• Utilisez un plugin ou une application qui peut détecter le fuseau horaire des participants. Ceci est particulièrement utile pour les participants de différents pays, où l'heure d'été peut entrer en vigueur ou se terminer à une date différente de celle de votre propre pays. La détection automatique du fuseau horaire résout ce problème.
• Utilisez votre planificateur de rendez-vous pour configurer des horaires de travail personnalisés pour votre personnel. Vous pouvez respecter les étapes importantes et les échéances du projet en définissant des horaires de travail qui tiennent compte du temps et des styles de travail de vos employés. Un outil de prise de rendez-vous en ligne peut être une ressource puissante pour organiser des horaires de travail flexibles qui changent d'une semaine à l'autre ou d'un mois à l'autre.
• Utilisez un générateur de formulaire personnalisé associé à votre plateforme de planification pour recueillir des commentaires avant les rendez-vous. Vous pouvez créer des champs pour que les participants saisissent les informations de contact et les données personnelles nécessaires au rendez-vous. Vous pouvez également demander aux personnes de répondre à des questions qui faciliteront la création de mesures de suivi, d’anticiper le déroulement ou d'organiser des détails spécifiques.
• Accepter les paiements. Que vous proposiez un service d'abonnement ou un produit, ou que vous souhaitiez coordonner un paiement effectué par plusieurs personnes, vous pouvez intégrer un système de paiement sécurisé et fiable à votre planificateur de rendez-vous. Cela permet aux clients de vous payer plus facilement. Il vous permet également de savoir qui a effectué les paiements et pour quels rendez-vous.

Prendre et gérer des rendez-vous en ligne peut être simple et pratique pour toutes les personnes impliquées. N'oubliez pas d'identifier vos besoins ainsi que ceux de vos clients avant de choisir une solution finale.