Travailler au sein d'une équipe soudée donne souvent l'impression d'une grande fluidité, les tâches passant sans problème d'un membre à l'autre. Pourtant, dès qu'une décision doit être prise, ce flux de travail fluide peut s'enrayer brutalement.
Quand on ne sait pas quels membres de l'équipe doivent participer à cette décision et quel est leur rôle individuel, cela perturbe le rythme et entraîne des retards et des conflits potentiels. Pour rétablir ce rythme, il est judicieux de suivre un processus clair, comme le cadre de prise de décision RAPID.
Créé par Bain & Company, RAPID permet de savoir qui fait quoi chaque fois qu'il faut prendre des décisions importantes dans votre organisation. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement tout en améliorant la clarté, la responsabilité et la collaboration. Découvrez comment fonctionne cette technique.
Le modèle de prise de décision RAPID
Le modèle de prise de décision RAPID peut changer la façon dont vous et votre équipe prenez des décisions. Il offre une structure indispensable en définissant 5 rôles clés : recommander, accepter, exécuter, contribuer et décider (Recommend, Agree, Perform, Input, and Decide). Ces rôles précisent quels membres de l'équipe apportent leur contribution, créent la proposition, ont le dernier mot et mettent le plan à exécution.
Recommander (Recommend)
Dans le modèle RAPID, le recommandeur fournit à la personne qui assume le rôle de décideur une proposition claire et organisée. Pour y parvenir, il doit avoir de solides compétences en matière de résolution de problèmes et recueillir des informations auprès des personnes qui occupent les rôles de contributeurs et d'acceptants.
Pour de meilleurs résultats, attribuez le rôle de recommandeur à une personne qui maîtrise parfaitement le sujet. Il est également essentiel que le décideur lui fasse confiance pour que ses recommandations soient appréciées à leur juste valeur.
Tout au long du processus de prise de décision, il devra évaluer avec précision les idées, les faits et les statistiques pour créer un plan d'action efficace. Les retours du contributeur et de l'acceptant peuvent varier. C'est pourquoi le recommandeur doit être ouvert à différents points de vue.
Accepter (Agree)
La personne assignée au rôle d'acceptant doit apporter son soutien à la décision proposée. Pour y parvenir efficacement, l'acceptant doit examiner la recommandation, tenir compte des risques encourus et partager ses préoccupations et suggestions.
Les acceptants ne doivent pas se contenter de rejeter le plan proposé s'ils estiment qu'il ne fonctionnera pas. Au lieu de cela, ils doivent offrir des informations et des données clés pour affiner la proposition et veiller à ce que celle-ci soit en accord avec les objectifs de l'équipe. Étant donné que cela peut entraîner des obstacles, impliquer le moins de personnes possible dans ce processus permet de prendre des décisions plus rapidement.
Il n'est pas toujours nécessaire d'attribuer ce rôle. Il n'est généralement utile que pour les décisions spécialisées qui doivent respecter des règles financières, juridiques et techniques. Si vous devez sélectionner un acceptant, vérifiez qu'il possède une expertise dans le domaine concerné pour fournir des informations et un soutien précieux.
Exécuter (Perform)
Le rôle d'exécutant consiste à transformer les décisions finalisées en actions. Une fois le plan en place, c'est à l'exécutant de le mettre en œuvre. Il veille au bon déroulement des tâches nécessaires en gérant les ressources, en respectant les délais et en supervisant tous les aspects pratiques.
Vous pouvez obtenir d'excellents résultats en attribuant ce rôle à des personnes qui ont l'habitude de faire avancer les choses. Elles doivent avoir d'excellentes compétences en communication et en gestion de projet, et prêter une attention particulière aux détails.
Impliquez l'exécutant dès le début du processus de planification dans la mesure du possible. Vous pouvez aussi envisager de lui confier le rôle de contributeur, afin qu'il puisse faire part de ses préoccupations concernant la mise en œuvre avant qu'une décision ne soit prise.
Contribuer (Input)
Les personnes qui jouent le rôle de contributeur fournissent au recommandeur les documents et les informations essentiels pour prendre des décisions éclairées. Elles peuvent le faire en effectuant des recherches, en collectant des données ou simplement en s'appuyant sur leur expertise.
Le plus souvent, vous attribuerez ce rôle à plusieurs membres de l'équipe de projet. Toutefois, n'impliquez pas plus de personnes que nécessaire afin d'éviter les idées conflictuelles. Sélectionnez les contributeurs disposant d'une expertise ou d'un accès aux données clés en rapport avec la décision en cours. Vous pourriez aussi confier ce rôle aux personnes qui risquent d'être fortement affectées par la décision finale.
Bien que le rôle de contributeur soit essentiel pour créer des propositions réfléchies, le recommandeur n'est pas toujours obligé de suivre ses conseils. Cette flexibilité permet d'éviter les retards dans le processus de prise de décision dus à des désaccords.
Décider (Decide)
Le décideur, qui peut être un groupe ou une personne, détient l'autorité suprême pour faire le choix final. Le décideur examine la proposition développée par le recommandeur, mais n'est pas lié par celle-ci. Avant d'approuver, le décideur doit réfléchir aux compromis et confirmer que le plan correspond à la mission, aux valeurs et aux objectifs de l'organisation.
Dans l'idéal, vous devez attribuer le rôle de décideur à une personne pour garantir la clarté et la responsabilité, par exemple quelqu'un qui connaît bien le sujet, fait preuve d'un leadership solide et comprend les objectifs de l'organisation. Cependant, vous pouvez confier les responsabilités de prise de décision à un groupe si vous établissez une structure de gouvernance bien définie.
Même si les dirigeants détiennent souvent le pouvoir de décision, il n'est pas toujours nécessaire qu'il en soit ainsi. Consulter des collaborateurs qui ne font pas partie de l'équipe de direction peut aboutir à un processus décisionnel plus impartial et inclusif.
Fonctionnement du processus de prise de décision RAPID
Si, en observant l'acronyme RAPID, vous avez l'impression que le processus de prise de décision n'est pas logique, sachez que vous avez tout à fait raison. C'est parce qu'il n'est pas censé être réalisé dans l'ordre.
Par exemple, le recommandeur peut rencontrer à plusieurs reprises les contributeurs et les acceptants pour élaborer une proposition réalisable. Ou, si le décideur n'approuve pas la proposition, il faudra peut-être recommencer le processus.
Pour démontrer comment ce processus complexe peut fonctionner, voici un exemple d'utilisation du modèle de prise de décision RAPID lors de la sélection d'une stratégie de marketing par e-mail.
Attribution des rôles
Lorsque vous utilisez le cadre de prise de décision RAPID, il est nécessaire d'entamer le processus en attribuant chaque rôle à une seule personne ou à un seul groupe. Voici à quoi cela pourrait ressembler pour une entreprise de marketing.
- Recommander : le responsable de la recherche marketing joue le rôle de recommandeur. Il recherchera les options et créera une stratégie de marketing par e-mail basée sur les données.
- Accepter : le directeur financier et le responsable de la conformité juridique jouent le rôle d'acceptants. Ils examineront la stratégie proposée d'un point de vue financier et juridique.
- Exécuter : le directeur marketing est choisi comme exécutant. Il déploiera la stratégie de marketing par e-mail une fois qu'elle sera décidée.
- Contribuer : l'équipe de développement de produits jouera le rôle de contributrice. Elle fournira des informations sur les fonctionnalités et les mises à jour du produit pour améliorer la stratégie marketing.
- Décider : le directeur marketing sera le décideur. Il approuvera la nouvelle stratégie de marketing par e-mail pour générer des leads et booster les ventes.
Suivre un processus étape par étape
Bien que le processus diffère pour chaque décision, équipe et organisation, l'approche suivante pourrait fonctionner lors du choix d'une stratégie de marketing par e-mail.
- Le responsable de la recherche marketing (recommandeur) interroge l'équipe de développement de produits (contributrice) sur les fonctionnalités et les mises à jour du produit. Ensuite, il recueille des informations auprès du directeur financier et du responsable de la conformité juridique (acceptants) afin d'affiner la stratégie de marketing par e-mail.
- Le recommandeur utilise des informations sur les produits, les finances et la législation pour élaborer une proposition de stratégie marketing. Cette proposition est présentée au directeur marketing (décideur) pour examen.
- Le décideur examine la proposition en tenant compte de tous les facteurs, y compris les aspects financiers et juridiques. Il peut l'approuver, demander des révisions ou le rejeter.
- Une fois la proposition approuvée, le directeur marketing remet au directeur marketing (exécutant) la stratégie marketing finalisée.
- L'exécutant met le plan en œuvre, en veillant à ce que les campagnes de marketing par e-mail qui en résultent respectent les directives fixées.
L'exemple ci-dessus montre comment le modèle RAPID peut aider les équipes à prendre des décisions éclairées. Mais n'oubliez pas qu'il existe différentes approches pour atteindre le même objectif.
Les avantages de l'utilisation du cadre de prise de décision RAPID
Lorsque vous prenez des décisions en équipe, les lignes de responsabilité sont-elles souvent floues ? Est-ce que cela entraîne de la confusion, des désaccords et des retards ? Si c'est le cas, le processus de prise de décision RAPID peut vous fournir la structure nécessaire pour clarifier qui est responsable de quoi et comment avancer au mieux. Vous n'êtes toujours pas convaincu ? Jetez un œil aux avantages suivants.
Encourager la mobilisation des employés
Avec RAPID, chaque membre de l'équipe connaît son rôle. En définissant clairement les rôles, vous pouvez obtenir une meilleure mobilisation des employés, car ils se sentent plus connectés et impliqués. Cela contribue à stimuler la productivité et à améliorer la culture de votre organisation en favorisant un environnement d'équipe plus positif et collaboratif. Cela permet également de prendre de meilleures décisions qui profiteront aux résultats financiers et à la réussite globale de votre organisation.
Réduire les obstacles
Un processus de prise de décision mal défini entraîne souvent des retards inutiles. Des processus d'approbation ambitieux ou des retours peu clairs peuvent empêcher votre équipe de passer aux étapes suivantes. RAPID élimine ces obstacles, ce qui augmente l'efficacité de votre équipe et garantit la réalisation de projets complexes dans le respect des délais et des budgets impartis.
Prendre les bonnes décisions
Souvent, les équipes doivent composer avec des décisions précipitées ou peu éclairées qui ne tiennent pas compte des informations ou des points de vue essentiels. Le cadre RAPID répond à ce problème en donnant à votre équipe un processus officiel à suivre. Des rôles et des étapes bien définis vous permettent de baser vos choix sur une vision collective, au grand bénéfice de votre organisation.
Clarifier la responsabilité des décisions
RAPID réduit le risque de malentendus quant aux personnes responsables de la prise de décisions. Personne n'a besoin de deviner les tâches à effectuer ou de gérer des missions qui se chevauchent. Chaque rôle étant bien défini, les responsabilités sont claires, ce qui minimise la confusion et réduit le chaos au sein de l'équipe. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur l'exécution efficace des tâches et d'obtenir de meilleurs résultats pour l'entreprise.
Les pièges à surveiller lors de l'utilisation de la prise de décision RAPID
Bien que RAPID vise à simplifier et à rationaliser le processus décisionnel, il faut veiller à éviter certains pièges, notamment les suivants :
Ne pas impliquer les principales parties prenantes
Vous avez besoin de la participation de toutes les parties prenantes clés lorsque vous prenez des décisions importantes. Sans elles, vous risquez de ne pas avoir les connaissances et les informations nécessaires pour prendre des décisions. Il est facile de tomber dans ce piège si vous ne définissez pas votre équipe et si vous ne choisissez pas soigneusement les personnes qui ont les bonnes compétences.
Pour éviter cet écueil, examinez et mettez régulièrement à jour les listes de parties prenantes. Vérifiez que toutes les parties concernées sont impliquées dès le début. Ensuite, capturez délibérément leurs idées tout au long du processus de prise de décision.
Ne pas obtenir de retours de la part de l'équipe
Pour prendre les bonnes décisions, vous devez obtenir des retours utiles. Des commentaires généraux ou vagues peuvent conduire le recommandeur dans la mauvaise direction. Il a besoin d'informations directes et exploitables pour élaborer des recommandations.
Veillez à ce que votre équipe apporte des informations utiles en lui montrant à quoi ressemble un retour utile. Pensez également à mettre en place des sessions structurées pour échanger des retours afin de soutenir la création de propositions.
Ne pas former les collaborateurs à la prise de décision RAPID
Sans une formation RAPID appropriée, votre équipe ne saura peut-être pas comment utiliser cette méthode. Les rôles et les responsabilités peuvent devenir flous, ce qui entrave les progrès et empêche de prendre de bonnes décisions.
Il est possible de remédier à ce problème en investissant dans une formation au cadre RAPID. Impliquez tous les membres de votre équipe, pas seulement les parties prenantes actuelles, pour préparer tout le monde à prendre d'excellentes décisions aujourd'hui et demain. Répétez la formation chaque année pour vous rafraîchir la mémoire et aider les nouvelles recrues à être opérationnelles.
Rationaliser la prise de décision grâce au processus RAPID
Une prise de décision rapide et efficace est essentielle à la réussite de votre équipe. La plupart des organisations performantes rationalisent le processus de prise de décision d'une manière ou d'une autre, et RAPID est un excellent moyen d'y parvenir. Il prépare le terrain pour de meilleurs résultats en identifiant clairement tous les acteurs clés et leurs rôles. Fini les doutes et les discussions interminables. Avec RAPID, chaque décision complexe est orientée et claire, ce qui permet à votre entreprise de se démarquer et d'aller de l'avant.