La dérive des objectifs dans la gestion de projet : comment la reconnaître et la prévenir

Qu'est-ce que la dérive des objectifs ?

En termes simples, ce phénomène se produit lorsque les parties prenantes ajoutent des livrables qui n'entrent pas dans le cadre initialement convenu du projet, repoussent les délais, ou les deux. Non seulement cela peut entraîner des retards importants dans un projet et en augmenter les coûts, mais cela peut également nuire au moral de votre équipe.

Quelle est l'origine de la dérive des objectifs ?

Ce phénomène peut se produire pour de nombreuses raisons. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels les chefs de projet sont confrontés.

Vous n'avez pas défini de cadre pour votre projet

Si personne n'est sur la même longueur d'onde quant à la portée d'un projet avant le début du travail, les parties prenantes principales n'ont aucun moyen de s'aligner sur ces objectifs. Par conséquent, les membres essentiels de l'équipe ne peuvent pas expliquer les tâches à accomplir, et il n'est plus question de savoir si des problèmes de gestion de projet surgiront, mais quand.

Objectifs vagues ou irréalistes

Lorsque les objectifs sont clairs, les membres de l'équipe chargée du projet peuvent facilement identifier les tâches essentielles et celles qui peuvent être reportées dans le calendrier. Ils savent sur quoi ils doivent se concentrer pour une productivité maximale. Si les objectifs sont vagues (voire irréalistes), il est difficile de savoir à quoi donner la priorité. Cela peut également entraîner des délais non respectés et nuire à la qualité du travail.

Défauts de communication

Une autre cause à l'origine de la dérive des objectifs, c'est que les informations essentielles ne sont pas communiquées efficacement. C'est l'une des raisons pour lesquelles les logiciels de gestion de projet sont souvent si essentiels : ils permettent de garantir que les documents sont distribués de manière efficace et qu'il n'existe aucun silo de données.

Tout doit être documenté et diffusé pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Une communication précoce permet d'éviter les demandes de changement qui pourraient faire dérailler tout le projet.

Trop de contributions de la part des parties prenantes

Il doit y avoir un propriétaire de projet défini pour éviter les problèmes de dérive des objectifs. Dans la plupart des cas, il s'agit du chef de projet. Même si les retours des parties prenantes sont essentiels, trop de feedback entraîne souvent des modifications fréquentes. Dans ce cas précis, trop de contributions tuent les efforts de collaboration.

Processus inadapté de contrôle des modifications

En cas de modification d'un élément important du projet (la portée et les objectifs en font partie), un processus doit être mis en place pour en assurer la visibilité. Les demandes de modification doivent être soumises de manière officielle, examinées par les parties prenantes du projet, et acceptées ou refusées. Si des changements sont appliqués sans ce niveau de communication ou de contexte, vous pourriez commencer à manquer des échéances ou à dépasser votre budget, sans savoir pourquoi. Dans l'ignorance, vous ne pourrez pas résoudre le problème.

Feedback et demandes de dernière minute

Ce qui pourrait paraître comme une modification anodine demandée à la dernière minute par un client pourrait nécessiter une refonte majeure et une énorme quantité de travail. Pour éviter cela, essayez d'obtenir le plus souvent et régulièrement possible l'avis et le feedback des clients.

Comment reconnaître la dérive des objectifs

Il est rare que la dérive des objectifs survienne soudainement dans un projet. De petits signes avant-coureurs apparaissent tout au long du calendrier du projet et la situation empire progressivement. C'est pourquoi vous devez reconnaître ces signes immédiatement et résoudre les petits problèmes avant qu'ils ne fassent boule de neige.

Imaginons par exemple que vous travailliez sur une proposition de site Web, pour laquelle tout avait été convenu, mais qu'un chef d'équipe ne cesse de demander des reports. Il souhaite ajouter des fonctionnalités au produit fini, mais sans aucun plan précis sur les moyens qui seront employés ni aucune justification de l'importance de ces fonctionnalités. Les nouvelles fonctionnalités sont si vagues que leur suivi est difficile, ce qui crée de la confusion au sein des équipes Scrum et une dérive des objectifs.

Un autre signe clair de dérive des objectifs, ce serait que l'on demande soudainement au chef de projet d'accomplir la même quantité de travail avec moins de ressources que ce qui avait été convenu. Les circonstances peuvent avoir changé indépendamment de sa volonté et le budget a peut-être été réduit, mais si la portée du projet n'est pas adaptée en parallèle, il faudra lutter constamment pour se maintenir à flot. Le travail pourrait finir par en pâtir et les délais pourraient régulièrement ne pas être respectés.

Pourquoi la dérive des objectifs est-elle un problème ?

L'une des choses les plus importantes à comprendre à propos de la dérive des objectifs, c'est qu'elle provoque presque immédiatement un effet domino. Pour les chefs de projet, c'est souvent synonyme d'échéances non respectées : la garantie que vous et votre équipe allez dépasser le budget.

La modification soudaine de la portée du projet peut également nuire à la qualité du travail fourni, car on demande désormais aux personnes impliquées d'en faire plus avec moins, quand ce n'est pas toujours possible. Cela peut conduire à une expérience négative pour les parties prenantes du projet et les clients, alors que la situation aurait pu être évitée si les précautions appropriées avaient été prises.

Quelques moyens d'éviter la dérive des objectifs

Les chefs de projet doivent comprendre ce qu'est la dérive des objectifs et prendre des mesures concrètes pour contenir ce phénomène autant que possible. Vous pouvez procéder différemment en fonction du calendrier du projet. Par exemple :

Définir la portée de votre projet

Avant le début du travail, les chefs de projet et les parties prenantes doivent se réunir pour répondre à quelques questions clés.

• Qu'essayez-vous d'accomplir exactement ?
• Quelle problématique ce projet doit-il résoudre ?
• Comment comptez-vous mettre en œuvre cette vision ?
• Quels indicateurs seront utilisés pour mesurer votre réussite ?

L'incertitude est l'une des principales causes à l'origine de la dérive des objectifs. Répondre à ces questions dans un cahier des charges avant le début des travaux pourrait vous aider à y remédier complètement.

Hiérarchiser les tâches importantes

Ajouter une ou deux petites tâches au calendrier du projet peut sembler raisonnable, mais lorsque cela se produit, le volume de travail s'accumule, détournant l'attention des personnes impliquées qui ne peuvent plus se concentrer sur les sujets plus importants. Veillez à donner la priorité à toutes les tâches stratégiques et, seulement si vous avez le temps, ajoutez des travaux qui ne font pas partie du cahier des charges d'origine.

Il est également recommandé de documenter les exigences et les modifications. Un chef de projet doit toujours avoir une visibilité en temps réel sur le travail accompli, par qui et pourquoi. Une fois toutes les exigences du projet comprises, l'équipe doit s'en tenir à la structure de répartition du travail établie. S'ils s'en écartent, il faut pouvoir le justifier et expliquer pourquoi une tâche a été ajoutée à ce stade précis.

Communiquer efficacement

La dérive des objectifs est due en grande partie à des problèmes de communication.

Par exemple, si les attentes du client sont faussées au début du projet, vous pourriez ne vous en rendre compte qu'après avoir réalisé une bonne partie du travail. À l'approche de la livraison du produit fini, le client pourrait commencer à exiger des changements, pas nécessairement parce qu'il est pointilleux, mais parce qu'il n'avait pas compris ce qui avait été défini au départ.

Ayez toujours une stratégie de communication et échangez sans cesse avec les parties prenantes et les membres de l'équipe chargée du projet. Il s'agit de veiller à ce que tout le monde comprenne les objectifs du projet et sache s'il s'en rapproche ou non.

Savoir quand dire « non »

L'un des meilleurs moyens d'éviter la dérive des objectifs dans la gestion de projet, c'est de savoir quelles demandes et quels changements soudains sont acceptables et lesquels ne peuvent pas être ajoutés au calendrier du projet déjà fixé. Toutes les demandes ne doivent pas nécessairement être approuvées dans l'immédiat, surtout si elles risquent d'entraîner des retards importants ou de modifier la portée du projet de quelque manière que ce soit.

En résumé, vous devez combiner les bonnes pratiques décrites ci-dessus pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et avance dans la même direction, à tout instant. La dérive des objectifs peut se produire à des degrés divers, selon l'étape à laquelle vous vous trouvez dans le calendrier du projet et en fonction de votre stratégie de gestion des parties prenantes. Sachez reconnaître les signes avant-coureurs, appuyez-vous sur une structure de répartition du travail qui tienne compte des problèmes mentionnés : autant d'excellents moyens de vous assurer que c'est une situation que vous saurez gérer à l'avenir.

Minimiser la dérive des objectifs pour des projets réussis

Au final, la dérive des objectifs peut être un problème dans n'importe quel projet, et la liste des causes possibles est malheureusement assez longue. Parfois, les problèmes de communication sont tellement importants que les objectifs et les attentes ne sont jamais correctement transmis et compris. D'autres fois, ces objectifs sont au mieux vagues, et au pire irréalistes. Quoi qu'il en soit, cela peut entraîner des retards importants et nuire à la qualité du travail accompli.

En définissant la portée d'un projet le plus tôt possible dans le processus, en faisant un effort proactif pour donner la priorité aux tâches importantes et en communiquant de manière claire et efficace, vous pourrez résoudre tout phénomène de dérive des objectifs et empêcher la survenue d'autres problèmes dans le cadre du projet.

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