Come adottare un budget aziendale scorrevole

Un budget scorrevole, noto anche come rolling budget, è un sistema di pianificazione finanziaria sempre in movimento e mai statico. Le spese e i ricavi previsti per periodi specifici, solitamente 12 mesi o più, vengono rivisti continuamente. Questo metodo di definizione del budget fornisce agli imprenditori uno sguardo sempre aggiornato sulle loro finanze e sul flusso di cassa, aiutandoli a prendere decisioni più informate.

Usiamo un esempio per capire meglio come funziona un budget scorrevole. Supponiamo che il tuo anno fiscale abbia inizio a gennaio e termini a dicembre. All’inizio dell’anno, farai un bilancio previsionale delle prestazioni aziendali che comprenda tutti i dodici mesi. Con il passare del tempo, i mesi più vecchi vengono eliminati e ne vengono aggiunti di nuovi. In questo modo avrai sempre dodici mesi di previsioni di spesa e ricavi. Ad esempio, alla fine di gennaio, aggiungerai il budget del gennaio successivo.

Budget scorrevole vs Budget statico

I budget statici, chiamati anche budget tradizionali, stabiliscono una stima fissa delle spese e dei ricavi di un determinato periodo e non si adattano ai cambiamenti esterni, come le nuove tendenze di mercato o gli standard di settore aggiornati. Nel complesso, questa rigidità può limitare la capacità di un’azienda di rispondere a ciò che è inaspettato, portando a opportunità mancate e a una riduzione delle prestazioni finanziarie. Diversamente dai budget scorrevoli, non forniscono alle aziende la flessibilità necessaria per avere successo.

Tipologie di budget scorrevoli

Per implementare in modo efficace un budget scorrevole, è essenziale comprendere le varie tipologie disponibili e scegliere quelle che meglio si adattano alle tue esigenze specifiche. Ecco alcune delle tipologie di budget scorrevole che dovresti conoscere prima di prendere una decisione.

• Budget di vendita: un budget di vendita è un piano finanziario che stima i ricavi attesi dalle vendite di un’azienda in un determinato periodo, solitamente un anno. Prende in considerazione le vendite passate, le tendenze di mercato, le strategie di marketing e di vendita, la capacità produttiva e le politiche sui prezzi per prevedere i livelli di vendita raggiungibili. Comprendere quali sono i costi variabili può aiutarti anche a determinare il tuo budget di vendita.
• Budget di produzione: un budget di produzione stima i livelli di produzione previsti di beni o servizi per un periodo specifico. Aiuta le aziende a determinare le risorse necessarie, come manodopera e materiali, per soddisfare la domanda prevista, ottimizzare l’uso delle risorse e ridurre al minimo gli sprechi.
• Budget dei costi indiretti: un budget dei costi indiretti è un piano finanziario che stima i costi indiretti della gestione di un’azienda come affitti, utenze, stipendi e manutenzione. Aiuta le aziende ad allocare le risorse e a gestire i costi per mantenere la stabilità finanziaria e raggiungere obiettivi a lungo termine.
• Budget di capitale: un budget di capitale assegna i fondi per gli investimenti a lungo termine, compresi gli acquisti di proprietà o di nuove apparecchiature.
• Master budget: un master budget offre una panoramica completa di tutti gli aspetti finanziari relativi alle operazioni aziendali, tra cui il budget dei costi indiretti, il budget pubblicitario e altro ancora.

Quando è il caso di utilizzare un budget scorrevole?

Non è un segreto che il mondo degli affari sia in continua evoluzione, rendendo sempre più importante rimanere al passo con i cambiamenti nel comportamento dei consumatori, nelle tendenze e nelle normative. Ecco alcuni scenari nei quali può essere vantaggioso adottare un budget scorrevole:

Condizioni di mercato in rapida evoluzione

Il modello di budget scorrevole consente alle aziende di prevedere improvvisi cambiamenti nel mercato, consentendo loro di adattarsi e prosperare in un contesto di incertezza. Un budget scorrevole può aiutare la tua azienda ad adattarsi all’inflazione, alla concorrenza, ai cambiamenti nelle preferenze dei consumatori e altro ancora.

Fluttuazioni stagionali significative

I budget scorrevoli possono essere particolarmente utili per i settori che presentano fluttuazioni stagionali significative, come il turismo o la vendita al dettaglio. Con un budget scorrevole, le aziende possono adeguare le proprie proiezioni di spesa di conseguenza, garantendo profitti stabili in diversi periodi dell’anno.

Incertezza sugli eventi futuri

I settori che subiscono cambiamenti normativi o esposti a rapidi progressi tecnologici possono trarre un vantaggio significativo dall’adozione di budget scorrevoli o dal budgeting a base zero. I budget scorrevoli offrono una maggiore flessibilità nella pianificazione finanziaria, mentre il budgeting a base zero garantisce che ogni spesa e investimento sia giustificato a partire da zero.

Miglioramento continuo

Con il passare del tempo, le aziende che utilizzano budget scorrevoli possono imparare dai risultati precedenti, creando maggiori opportunità di crescita. I budget scorrevoli consentono alle aziende di prendere decisioni più informate, portando nel complesso a risultati finanziari migliori.

Vantaggi dell’adozione di un budget scorrevole

Implementando un budget scorrevole, le aziende possono usufruire di una serie di vantaggi, come:

Maggiore flessibilità

Un budget scorrevole può essere facilmente rivisto a seconda dei cambiamenti nel mercato o nel comportamento dei consumatori. Ciò garantisce che le tue proiezioni rimangano accurate mese per mese e ti fornisce una visione più realistica dei potenziali risultati relativi al ritorno sull’investimento.

Mitigazione del rischio

Avere accesso a dati finanziari aggiornati è essenziale per consentire alle aziende di identificare e mitigare i rischi in modo efficace. Un budget scorrevole fornisce un flusso continuo di informazioni finanziarie, consentendo alle aziende di monitorare le proprie prestazioni e di identificare potenziali problemi man mano che si presentano.

Miglioramento del processo decisionale

I budget scorrevoli forniscono informazioni più tempestive e accurate, che consentono alle aziende di prendere decisioni informate sulla loro spesa, sull’allocazione delle risorse, sulle scelte di investimento e su altre iniziative strategiche.

Migliore comunicazione

I budget scorrevoli possono migliorare la comunicazione sia all’interno di un’azienda che con gli stakeholder. Grazie alla sua capacità di fornire informazioni finanziarie aggiornate, il budget scorrevole assicura che tutti lavorino per raggiungere gli stessi obiettivi.

Per quanto riguarda gli stakeholder, un budget scorrevole può fornire proiezioni finanziarie più accurate e affidabili, migliorando credibilità e fiducia. Ciò può comportare un maggior supporto finanziario e creare più opportunità di finanziamento per l’azienda.

Aspetti negativi dell’adozione di un budget scorrevole

Come per qualsiasi pratica aziendale, i budget scorrevoli presentano vantaggi e svantaggi. È fondamentale essere consapevoli dei potenziali svantaggi di questo approccio per preparare l’azienda a qualsiasi eventualità.

Dispendioso in termini di tempo e manodopera

Il budget scorrevole di solito richiede un’ampia pianificazione e la collaborazione tra più reparti per garantire previsioni finanziarie accurate. Questo processo può richiedere molto tempo, in particolare durante le chiusure o gli audit mensili e trimestrali.

Mancanza di una pianificazione a lungo termine

Il budget scorrevole può avere lo svantaggio di concentrarsi sulla pianificazione a breve termine, il che può limitare la capacità delle aziende di elaborare una prospettiva di lungo termine. Anche se la pianificazione a breve termine è importante, le aziende devono considerare anche gli obiettivi finanziari di lungo periodo. È fondamentale trovare un equilibrio tra pianificazione finanziaria di breve e lungo periodo per ottenere una visione il più completa possibile.

Come adottare un budget scorrevole

Una pianificazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto e l’adozione di un budget scorrevole non fa eccezione. Ecco i passaggi da seguire per adottare un budget scorrevole:

Scegli il periodo di riferimento per il tuo budget

Per creare un budget scorrevole, o rolling budget, inizia selezionando il periodo da prendere in considerazione, ad esempio un anno, e decidi con quale frequenza vuoi aggiornare il budget. Gli aggiornamenti mensili o trimestrali sono i più comuni per i budget scorrevoli.

Raccogli i dati

Il passo successivo per la creazione di un budget scorrevole è la raccolta dei dati finanziari relativi agli esercizi passati per valutare i piani futuri e gli obiettivi SMART dell’azienda. Questa fase è essenziale per sviluppare un budget scorrevole accurato ed efficace.

Analizzando le prestazioni finanziarie passate, le aziende possono identificare tendenze, modelli e potenziali sfide che potrebbero influire sulle loro prestazioni finanziarie future. Questa analisi può aiutare le aziende a sviluppare stime realistiche delle spese e dei ricavi futuri.

Ad esempio, se un’azienda ha subito fluttuazioni stagionali nelle vendite in passato, può utilizzare queste informazioni per adeguare di conseguenza le proiezioni di fatturato future.

Crea un template per il budget

Una volta raccolti i dati, crea un nuovo template per il budget periodico da utilizzare ogni mese o trimestre.

Questo template deve includere informazioni rilevanti come costi di produzione, stipendi e spese generali. Utilizzando un template coerente, potrai monitorare e confrontare le tue prestazioni finanziarie in modo accurato ed efficace.

Distribuisci le risorse

A questo punto, puoi distribuire le risorse in base agli obiettivi e alle priorità della tua azienda. Dove investirete denaro e dove tagliare? Come puoi investire nella crescita limitando i costi?

Monitora le prestazioni

Per monitorare le prestazioni del tuo budget scorrevole, inizia impostando un sistema per il tracciamento dei risultati finanziari effettivi, come un foglio di calcolo o un software per la gestione finanziaria. Una volta registrati i risultati effettivi, confrontali con il budget e calcola gli scostamenti. Infine, analizza gli scostamenti per identificare eventuali differenze e determinare se sono necessarie azioni correttive.

Aggiorna e rivedi il tuo budget scorrevole

Una volta individuate le aree che richiedono attenzione, è il momento di agire e rivedere il tuo budget. In questo modo, puoi assicurarti che rifletta accuratamente lo stato attuale della tua attività e prepararti al futuro. Con dati finanziari aggiornati e strategie riviste, sarai in una posizione migliore per raggiungere i tuoi obiettivi finanziari e rimanere al passo con la concorrenza.

Revisiona il budget e regolati di conseguenza

Aggiornare il budget non è un intervento una tantum, è un processo continuo. Man mano che gli ultimi mesi o trimestri diventano irrilevanti, è importante eliminare i dati obsoleti. Questo ti consente di lavorare sempre su numeri accurati e determinare la tua linea di condotta, e può anche aiutarti a prezzare i prodotti. Rivedendo continuamente il tuo budget scorrevole, avrai la certezza di lavorare sempre su informazioni aggiornate.

Ottieni maggiore flessibilità e precisione con il budget scorrevole

Utilizzare budget scorrevoli può essere un ottimo metodo per essere sempre agili e flessibili in un mercato in continua evoluzione. Monitorando e aggiornando regolarmente il budget, puoi ottenere preziose informazioni sulle tue prestazioni finanziarie, identificare le aree che richiedono attenzione e prendere decisioni informate sulle tue finanze.

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