The Breakthrough Coach aumentou seu público em 25% com formulários pop‑up

A The Breakthrough Coach passou 25 anos ensinando administradores escolares uma lição difícil: você não precisa fazer tudo por conta própria. Administrar o marketing da própria empresa, ao que parece, exigiu a mesma percepção.

A empresa de capital fechado oferece desenvolvimento profissional para as pessoas que mantêm as escolas em funcionamento, como diretores, líderes distritais, professores e outros profissionais da área. Por meio de seu Curso Fundamentos de 2 Dias, de uma série de webinars de acompanhamento e de seu programa de coaching pessoal, a The Breakthrough Coach alcança administradores escolares nos Estados Unidos e em outros países.

Quando Hannah Pancoast assumiu como diretora de marketing no início de 2025, herdou uma operação de comunicação sem uma equipe de marketing por trás e uma plataforma de e-mail que já não atendia às necessidades da empresa. O software antigo oferecia pouca visibilidade sobre o que estava sendo entregue, nenhuma forma de capturar novos contatos pelo site e flexibilidade insuficiente para criar campanhas que valessem a pena enviar.

Enquanto isso, seu público global estava crescendo, e a The Breakthrough Coach não tinha as ferramentas necessárias para acompanhar esse crescimento.

Mas, ao recorrer ao Intuit Mailchimp, Hannah conseguiu reunir toda a operação em uma estrutura de marketing enxuta o suficiente para ser administrada por uma equipe pequena e robusta o suficiente para ampliar as inscrições rumo a uma ambiciosa meta anual de receita.

O desafio: transformar um público global em um pipeline confiável

A The Breakthrough Coach precisava aumentar as inscrições nos cursos em meio a um público espalhado pelo mundo todo, e sua configuração não estava preparada para isso. Os administradores encontravam o site, liam sobre os programas e saíam, muitas vezes sem que a equipe soubesse que haviam passado por lá. Com uma equipe pequena e metas de receita a atingir, a empresa não podia continuar deixando esse tráfego desaparecer.

A antiga plataforma não estava ajudando. Ela oferecia pouco mais do que taxas básicas de abertura e cliques, não fornecia orientações sobre o que melhorar e dava a Hannah poucas opções para criar algo que realmente se destacasse. O próprio site também era uma lacuna.

"Não tínhamos formulários conectados ao nosso software de marketing por e-mail para ajudar a aumentar nosso público", conta Hannah. Nada estava configurado para coletar informações de contato, então os visitantes chegavam e saíam como desconhecidos, sem um caminho confiável que levasse de uma pessoa interessada navegando pelo site a um participante inscrito.

E o público acrescentava mais uma camada de dificuldade. Como a The Breakthrough Coach oferece suporte a educadores nos EUA e no exterior, sua comunicação precisa repercutir de maneiras diferentes dependendo da região geográfica.

As ferramentas: formulários pop-up, marketing por SMS e fluxos de automação de marketing

A primeira solução foi garantir que a The Breakthrough Coach entendesse quem estava visitando seu site. Hannah criou formulários pop-up com mensagens adaptadas aos problemas específicos enfrentados por educadores, em vez de promover imediatamente a compra de um programa específico.

"Focamos nos pontos problemáticos que nosso trabalho resolve", conta Hannah. "É isso que gera identificação rapidamente nas pessoas e as mantém engajadas. Queremos que nossos potenciais clientes pensem: 'ah, sim, eu tenho dificuldade com isso', em vez de: 'aqui está nosso produto; compre-o agora!'"

Enquadrar os formulários dessa forma transformou visitantes que, de outra maneira, permaneceriam passivos em contatos que levantaram a mão, por assim dizer. Os visitantes que reconheceram suas próprias dificuldades estavam mais propensos a compartilhar um endereço de e-mail, um número de telefone ou ambos.

A partir daí, os fluxos de automação de marketing assumiram o acompanhamento. Assim que um lead chegava, o Mailchimp enviava automaticamente conteúdo criado em torno desses mesmos pontos problemáticos: postagens de blog, estudos de caso e histórias de sucesso de clientes que a equipe publica todas as semanas. Em vez de receber boas-vindas genéricas, os novos contatos recebiam conteúdo relacionado ao problema que havia chamado sua atenção desde o início.

O marketing por SMS deu à empresa uma segunda linha, mais direta, para os leads com maior intenção. Muitas das pessoas que preenchem um formulário também optam por receber mensagens de texto. Hannah descobriu que esses contatos têm maior probabilidade de se inscrever em um curso. Um número de telefone é um forte sinal de interesse e um canal que alcança administradores no dispositivo que eles mantêm ao alcance durante todo o dia.

E, para entender sua base global de contatos, Hannah aproveita as ferramentas de análise e de público do Mailchimp. Etiquetas e segmentos organizam os contatos por função e região, para que uma mensagem destinada a diretores de uma escola em um país não chegue a orientadores educacionais em outro. Os relatórios também mostram quais links de cursos e localidades atraem mais cliques, dando à equipe de inscrições uma visão de onde a demanda é maior antes de planejarem a próxima divulgação.

A plataforma do Mailchimp era tão intuitiva que não era necessário ter um diploma em marketing para entendê-la. A experiência de Hannah em finanças criou uma base sólida, e uma gerente de sucesso do cliente dedicada do Mailchimp se reunia com ela mensalmente para mantê-la atualizada.

"Agora me sinto muito confiante na minha capacidade de usar a ferramenta", afirma Hannah. "O Mailchimp tornou a curva de aprendizado muito mais fácil."

Os resultados: um público em rápido crescimento e engajado

Os formulários pop-up proporcionaram um crescimento que a antiga plataforma não era capaz de gerar. Depois de implementá-los, a The Breakthrough Coach aumentou seu público em 25%, atraindo leads com alta intenção diretamente do tráfego do site que antes desaparecia sem ser identificado. Somente em janeiro de 2026, os formulários trouxeram 69 novos assinantes de SMS.

Esses formulários agora representam uma parcela significativa do negócio. "Cerca de 25% a 50% de todas as nossas inscrições vêm do formulário pop-up", diz Hannah.

O SMS se tornou o canal de crescimento mais rápido de todos. Entre junho de 2025 e março de 2026, o público móvel da empresa cresceu mais de 8 vezes. Como as pessoas que fornecem um número de telefone tendem a ser as mais engajadas, esse crescimento acrescentou um grupo concentrado de leads com maior probabilidade de conversão.

O sistema de captura e nutrição também tornou a demanda mais previsível. A The Breakthrough Coach agora vê um fluxo constante de 20 a 30 inscrições para webinars toda semana, uma base confiável na qual pode se apoiar enquanto trabalha para atingir a meta de receita anual de US$ 1,5 milhão.

Hannah acredita que está apenas começando, e o SMS é o próximo passo óbvio. Ela ainda o usa com moderação, receosa de enviar mensagens demais e desgastar a boa vontade do público, mas sua gerente de sucesso do cliente continua incentivando-a a fazer mais com o canal. Ela planeja fazer isso, com mais mensagens enviadas de forma mais intencional.

Não importa o que venha a seguir, o método não mudará. Hannah deixa que os números mostrem o caminho. "Seus dados são tudo", diz Hannah. "Você quer o máximo possível de dados para tomar decisões informadas sobre os próximos passos, e o Mailchimp certamente oferece tudo o que você precisa."