The Breakthrough Coach aumentó su público un 25 % usando formularios emergentes

The Breakthrough Coach ha pasado 25 años enseñándoles a los administradores de escuelas una lección difícil: no tienes que hacer todo tú mismo. Resultó que dirigir el marketing de la empresa requería el mismo entendimiento.

La empresa privada ofrece desarrollo profesional para las personas que mantienen las escuelas en funcionamiento: directores, líderes de distrito, docentes y personal académico. A través de su curso de fundamentos de dos días, su serie de talleres web de seguimiento y su programa de formación personal, The Breakthrough Coach llega a administradores escolares de todo Estados Unidos y otros lugares.

Cuando Hannah Pancoast se unió como directora de marketing a principios de 2025, recibió una operación de difusión sin el respaldo de un equipo de marketing y una plataforma de correo electrónico que había quedado obsoleta. El antiguo software de la empresa no le ofrecía la visibilidad suficiente de lo que se estaba logrando, no permitía captar nuevos contactos desde el sitio web y carecía de la flexibilidad necesaria para crear campañas que valiera la pena enviar.

Mientras tanto, su público global crecía y The Breakthrough Coach no contaba con las herramientas para mantenerse al día.

Pero al recurrir a Intuit Mailchimp, Hannah pudo consolidar la operación en un motor de marketing lo suficientemente ágil como para que lo gestionara un equipo pequeño y lo suficientemente sólido como para aumentar las inscripciones para llegar a un ambicioso objetivo de ingresos anuales.

El reto: convertir un público global en un canal de oportunidades confiable

The Breakthrough Coach necesitaba aumentar las inscripciones a los cursos con un público disperso alrededor del mundo, y su configuración no estaba diseñada para eso. Los administradores encontraban el sitio web, leían sobre los programas y se iban, muchas veces sin que el equipo supiera que habían pasado por ahí. Con un equipo pequeño y objetivos de ingresos que cumplir, la empresa no podía seguir permitiendo que ese tráfico desapareciera.

La antigua plataforma no ayudaba. Solo informaba sobre las tasas básicas de apertura y de clics, no ofrecía orientación sobre qué mejorar y le daba a Hannah pocas formas de diseñar algo que sobresaliera. El sitio web en sí también representaba una carencia.

"No teníamos ningún formulario conectado a nuestro software de email marketing que nos ayudara a aumentar nuestro público", dice Hannah. No había nada configurado para recopilar información de contacto, así que los visitantes iban y venían como desconocidos, sin una vía confiable para pasar de ser visitantes interesados a participantes inscriptos.

Y el público añade otra capa de dificultad. Debido a que The Breakthrough Coach apoya a educadores en EE. UU. y en el extranjero, sus mensajes deben tener un impacto diferente según la región geográfica.

Las herramientas: formularios emergentes, marketing por SMS y flujos de automatización de marketing

La primera solución fue asegurarse de que The Breakthrough Coach entendiera quién visitaba su sitio web. Hannah creó formularios emergentes con mensajes adaptados a problemas específicos que enfrentan los educadores, en lugar de promocionar de entrada un programa específico para comprar.

"Lo enfocamos en los puntos débiles que aborda nuestro trabajo", dice Hannah. "Eso es lo que conecta rápidamente con las personas y las mantiene interesadas. Queremos que nuestros clientes potenciales piensen: ‘ah, sí, yo también tengo problemas con eso’, en lugar de: ‘este es nuestro producto; ¡cómpralo ya!’.”

Presentar los formularios de esa manera convirtió a quienes navegaban pasivamente en contactos que, por así decirlo, habían levantado la mano. Los visitantes que reconocían sus propias dificultades estaban listos para compartir una dirección de correo electrónico, un número de teléfono o ambos.

A partir de ahí, los flujos de automatización de marketing se encargaron del seguimiento. Cuando llegaba un cliente potencial, Mailchimp enviaba automáticamente contenido basado en esos mismos puntos débiles: publicaciones de blog, estudios de caso e historias de éxito de clientes que el equipo publica cada semana. En lugar de una bienvenida genérica, los nuevos contactos recibían algo relacionado con el problema que había llamado su atención desde el principio.

El marketing por SMS le dio a la empresa una segunda línea, más directa, hacia sus clientes potenciales con mayor intención de compra. Muchas de las personas que completan un formulario también se suscriben a los mensajes de texto. Hannah descubrió que esos contactos tienen más probabilidades de inscribirse en un curso. Un número de teléfono es una señal fuerte de interés y el canal que llega a los administradores, al dispositivo que tienen a su alcance todo el día.

Y para dar sentido a su base global de contactos, Hannah aprovecha las herramientas de análisis y público de Mailchimp. Las etiquetas y los segmentos organizan los contactos por función y región, para que un mensaje destinado a directores en un país no llegue a consejeros académicos en otro. Los informes también muestran qué enlaces de ubicación de cursos atraen más clics, lo que permite al equipo de inscripción saber dónde la demanda es mayor antes de planificar la próxima iniciativa.

La plataforma de Mailchimp era tan intuitiva que no se necesitó un título en marketing para entenderla. La formación de Hannah en finanzas le dio una base sólida, y con las reuniones mensuales con un Gestor de Éxito del Cliente exclusivo de Mailchimp se puso en marcha rápidamente.

"Me siento muy segura de mi capacidad para manejar la herramienta ahora", dice Hannah. "Mailchimp hizo que la curva de aprendizaje fuera mucho más fácil."

Los resultados: un Público que crece rápidamente y está comprometido

Los formularios emergentes generaron un crecimiento que la antigua plataforma no era capaz de lograr. Después de implementarlos, The Breakthrough Coach aumentó su público un 25 %, atrayendo contactos de alta intención directamente del tráfico del sitio web que antes desaparecía sin identificarse. Solo en enero de 2026, los formularios consiguieron 69 nuevos suscriptores de SMS.

Esos formularios ahora alimentan una parte significativa del negocio. "Del 25 % al 50 % de todas nuestras inscripciones provienen del formulario emergente", dice Hannah.

Los SMS se convirtieron en el canal de más rápido crecimiento. Entre junio de 2025 y marzo de 2026, el público móvil de la empresa creció más de 8 veces. Dado que las personas que proporcionan un número de teléfono suelen ser las más comprometidas, ese crecimiento agregó un grupo concentrado de contactos con más probabilidades de convertirse.

El sistema de captación y educación también hizo que la demanda fuera más predecible. The Breakthrough Coach ahora tiene un flujo constante de 20 a 30 inscripciones a talleres web cada semana, una base confiable sobre la que puede apoyarse mientras trabaja para alcanzar un objetivo de ingresos anuales de 1,5 millones de dólares estadounidenses.

Hannah cree que apenas está comenzando, y el SMS es el siguiente paso lógico. Todavía lo usa con moderación, con cuidado de no enviar demasiados mensajes de texto y agotar la paciencia de sus destinatarios, pero su gestor de éxito del cliente la sigue animando a hacer más con el canal. Tiene previsto hacerlo, enviando más mensajes con mayor intención.

Sea lo que sea lo que venga a continuación, el método no cambiará. Hannah deja que los números marquen el camino. "Lo más importante son tus datos", dice Hannah. "Lo ideal es tener tantos datos como sea posible para tomar decisiones informadas sobre qué hacer después y, sin duda, Mailchimp te da lo que necesitas.”