The Breakthrough Coach vergrößerte seine Zielgruppe mithilfe von Popup‑Formularen um 25 %

The Breakthrough Coach vermittelt Führungskräften im Schulwesen seit 25 Jahren eine harte Lektion: Man muss nicht alles selbst machen. Wie sich herausstellte, erforderte die Betreuung des firmeneigenen Marketings dieselbe Erkenntnis.

Das privat geführte Unternehmen bietet Fortbildungen für die Menschen an, die den Schulbetrieb am Laufen halten – Schulleiter, Schulbezirksleiter, Lehrer und Lehrkräfte. Mit seinem zweitägigen Grundkurs, einer Reihe von Folge-Webinaren und einem persönlichen Coaching-Programm erreicht The Breakthrough Coach Verwaltungsangestellte im Schulwesen in den gesamten Vereinigten Staaten und darüber hinaus.

Als Hannah Pancoast Anfang 2025 ihre Stelle als Marketingleiterin antrat, übernahm sie eine Outreach-Abteilung, hinter der kein Marketingteam stand, sowie eine E-Mail-Plattform, die ihre besten Zeiten hinter sich hatte. Die alte Software bot dem Unternehmen kaum Einblick in die Wirksamkeit seiner E-Mails, keine Möglichkeit, neue Kontakte über die Website zu erfassen, und nicht genug Flexibilität, um Kampagnen zu erstellen, die einen Versand rechtfertigten.

In der Zwischenzeit wuchs ihr weltweites Publikum, und „The Breakthrough Coach“ verfügte nicht über die nötigen Mittel, um damit Schritt zu halten.

Doch durch den Wechsel zu Intuit Mailchimp gelang es Hannah, den gesamten Betrieb zu einer Marketingmaschine zu bündeln, die schlank genug ist, um von einem kleinen Team betrieben zu werden, und stark genug, um die Anmeldezahlen auf ein ehrgeiziges Jahresumsatzziel zu skalieren.

Die Herausforderung: Verwandlung einer globalen Zielgruppe in eine zuverlässige Pipeline

„The Breakthrough Coach“ musste die Kursanmeldungen bei einer weltweit verteilten Zielgruppe steigern, war jedoch strukturell nicht darauf ausgelegt. Interessenten fanden die Website, informierten sich über die Programme und verließen sie wieder – oft, ohne dass das Team überhaupt mitbekam, dass sie da gewesen waren. Angesichts der geringen Mitarbeiterzahl und der zu erreichenden Umsatzziele konnte sich das Unternehmen nicht länger leisten, diesen Traffic einfach so verpuffen zu lassen.

Die alte Plattform war keine große Hilfe. Sie lieferte kaum mehr als einfache Öffnungs- und Klickraten, bot keine Anhaltspunkte für Verbesserungen und gab Hannah kaum Möglichkeiten für ein außergewöhnliches Design. Auch die Website selbst ließ zu wünschen übrig.

„Wir hatten keine Formulare, die mit unserer E-Mail-Marketing-Software verknüpft waren, um unsere Zielgruppe zu vergrößern“, sagt Hannah. Es war nichts eingerichtet, um Kontaktdaten zu erfassen, sodass Besucher als Fremde kamen und gingen – ohne einen zuverlässigen Übergang vom interessierten Besucher zum registrierten Teilnehmer.

Und die Zielgruppe stellt eine weitere Herausforderung dar. Da „The Breakthrough Coach“ Lehrkräfte in den USA und im Ausland unterstützt, muss die Botschaft je nach geografischer Region unterschiedlich vermittelt werden.

Die Tools: Popup-Formulare, SMS-Marketing und Marketingautomatisierungsflows

Die erste Lösung bestand darin, sicherzustellen, dass „The Breakthrough Coach“ genau wusste, wer die Website besuchte. Hannah erstellte Popup-Formulare mit Texten, die auf die konkreten Probleme von Bildungsverantwortlichen zugeschnitten waren, anstatt ihnen sofort ein bestimmtes Programm aufzudrängen.

„Wir haben uns auf die Probleme konzentriert, die unsere Arbeit löst“, sagt Hannah. „Das spricht die Leute schnell an und hält ihr Interesse aufrecht. Wir wollen, dass unsere potenziellen Kunden denken: ‚Oh ja, damit hab ich tatsächlich Probleme‘, statt: ‚Hier ist unser Produkt; kauf es jetzt!‘“

Durch diese Gestaltung der Formulare wurden aus ansonsten passiven Besuchern sozusagen Kontakte, die sich selbst gemeldet hatten. Besucher, die sich in dieser Situation wiedererkannten, waren bereit, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder beides anzugeben.

Von da an übernahmen Marketingautomatisierungen die Nachverfolgung. Sobald ein Lead einging, versendete Mailchimp automatisch Inhalte, die genau auf diese Probleme zugeschnitten waren: Blogbeiträge, Fallstudien und Kundenerfolgsgeschichten, die das Team jede Woche veröffentlicht. Anstelle einer allgemeinen Begrüßung erhielten neue Kontakte etwas, das genau auf das Problem zugeschnitten war, das ihre Aufmerksamkeit ursprünglich geweckt hatte.

Das SMS-Marketing verschaffte dem Unternehmen einen zweiten, direkteren Kanal zu seinen Leads mit der höchsten Kaufabsicht. Viele der Menschen, die ein Formular ausfüllen, melden sich auch für SMS an. Hannah stellte fest, dass diese Kontakte am ehesten zu einer Kursanmeldung führen. Eine Telefonnummer ist ein starkes Signal für Interesse und ein Kanal, über den man die Verantwortlichen auf dem Gerät erreicht, das sie den ganzen Tag griffbereit haben.

Und um einen Überblick über ihren weltweiten Kontaktstamm zu bekommen, nutzt Hannah die Analyse- und Zielgruppen-Tools von Mailchimp. Mithilfe von Tags und Segmenten werden die Kontakte nach Rolle und Region sortiert, sodass eine Nachricht, die für Entscheidungsträger in einem Land bestimmt ist, nicht bei den Studienberatern in einem anderen landet. Die Berichte zeigen außerdem, welche Links zu Kursorten die meisten Klicks erzielen, sodass das Registrierungsteam vor der Planung der nächsten Werbemaßnahme erkennen kann, wo die Nachfrage am größten ist.

Die Mailchimp-Plattform war so intuitiv, dass man kein Marketing-Studium brauchte, um sie zu verstehen. Hannahs Finanzhintergrund bildete eine solide Grundlage, während ein persönlicher Customer Success Manager von Mailchimp sich monatlich mit ihr traf, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.

„Ich bin jetzt sehr zuversichtlich, dass ich mit dem Tool gut zurechtkomme“, sagt Hannah. „Mailchimp hat mir den Einstieg erheblich erleichtert.“

Die Ergebnisse: Eine schnell wachsende und engagierte Zielgruppe

Popup-Formulare sorgten für ein Wachstum, das die alte Plattform nicht leisten konnte. Nach ihrer Einführung konnte „The Breakthrough Coach“ seine Zielgruppe um 25 % vergrößern und so vielversprechende Leads direkt aus dem Website-Traffic gewinnen, die zuvor unerkannt verschwunden wären. Allein im Januar 2026 brachten die Formulare 69 neue SMS-Abonnenten ein.

Diese Formulare machen nun einen bedeutenden Anteil des Geschäfts aus. „Etwa 25 bis 50 % aller unserer Anmeldungen kommen über das Pop-up-Formular“, sagt Hannah.

SMS wurde zum am schnellsten wachsenden Kanal von allen. Zwischen Juni 2025 und März 2026 wuchs die mobile Zielgruppe des Unternehmens um mehr als das 8-Fache. Da die Leute, die ihre Telefonnummer angeben, in der Regel am engagiertesten sind, hat dieses Wachstum einen konzentrierten Pool an Leads geschaffen, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Konversion am höchsten ist.

Das System aus Erfassung und Pflege machte zudem die Nachfrage besser vorhersehbar. The Breakthrough Coach verzeichnet nun jede Woche einen stetigen Zustrom von 20 bis 30 Webinar-Anmeldungen – eine verlässliche Basis, auf der das Unternehmen aufbauen kann, während es auf sein Jahresumsatzziel von 1,5 Millionen Dollar hinarbeitet.

Hannah meint, sie stecke erst am Anfang, und SMS sei der naheliegende nächste Schritt. Sie nutzt den Kanal noch sparsam, weil sie darauf achtet, nicht zu viele Nachrichten zu verschicken und sich nicht unbeliebt zu machen. Allerdings ermutigt ihr Customer Success Manager sie immer wieder, den Kanal intensiver zu nutzen. Und genau das hat sie auch vor – mit mehr Nachrichten, die gezielter eingesetzt werden.

Was auch immer als Nächstes kommt, die Vorgehensweise wird sich nicht ändern. Hannah lässt sich von den Zahlen leiten. „Deine Daten sind alles“, sagt sie. „Du willst so viele Daten wie möglich, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie es weitergehen soll, und Mailchimp bietet dir definitiv genau das, was du brauchst.“