Maximize a participação e o envolvimento com marketing por e‑mail para eventos

Marketing por e-mail para diferentes tipos de eventos

As estratégias eficazes de marketing por e-mail variam de acordo com o tipo de evento. Entender as diferenças pode ajudar você a adaptar sua abordagem para maximizar o envolvimento e impulsionar a participação.

Conferências e feiras comerciais

O alcance antecipado é fundamental para eventos de grande escala. Despertar o interesse meses antes ajuda a garantir inscrições antecipadas e permite que os participantes planejem sua agenda com antecedência. Enviar e-mails destacando palestrantes principais, sessões de discussão e oportunidades de networking gera entusiasmo.

Eventos virtuais

De acordo com a Grand View Research, o mercado global de eventos virtuais deve crescer 20% entre 2025 e 2030. Seja um convite para um webinar ou um lembrete de evento, o e-mail é uma ferramenta poderosa para o sucesso de eventos online.

Como os eventos virtuais enfrentam altas taxas de desistência, lembretes frequentes ajudam a manter a participação. As confirmações de inscrição devem incluir redes sociais, links de calendário e detalhes de acesso. E-mails com contagem regressiva, visualizações dos palestrantes e elementos interativos, como enquetes ou teasers de perguntas e respostas, mantêm o público envolvido antes do evento.

Eventos de networking e eventos comunitários

Eventos menores, orientados por relacionamentos, se beneficiam de um alcance por e-mail caloroso e conversacional. Uma ferramenta de marketing por e-mail pode enviar convites personalizados, confirmações de RSVP e atividades de integração pré-evento para incentivar a participação. Acompanhamentos com resumos de eventos e convites futuros ajudam a fortalecer conexões.

Lançamentos de produtos

Uma sequência de e-mails bem programada gera expectativa para lançamentos de produtos. Seja enviando teasers, visualizações exclusivas ou convites de acesso antecipado, você pode usar o e-mail para gerar interesse na oferta mais recente da sua empresa. Adicionar prêmios interessantes como parte de um sorteio promocional pode incentivar ainda mais a participação. Os e-mails pós-lançamento devem destacar os principais recursos, depoimentos e incentivos de compra para gerar conversões.

Benefícios no uso de e-mail para sua estratégia de marketing de eventos

O e-mail continua sendo um dos canais de marketing mais eficazes para impulsionar a participação e o envolvimento em eventos. A estratégia certa entrega resultados mensuráveis e ajuda a criar uma conexão significativa com seu público.

Oferece um alto retorno sobre o investimento

O marketing por e-mail é econômico e está consistentemente entre os canais de marketing com maior retorno sobre investimento. As empresas podem alcançar um público amplo, automatizar campanhas e acompanhar métricas de desempenho como taxas de abertura, taxas de cliques e conversões.

Cria entusiasmo para o seu evento

Uma estratégia de e-mail bem elaborada mantém seu público engajado desde a inscrição até o final do evento. Os e-mails pré-evento podem apresentar palestrantes, destacar sessões e oferecer conteúdo exclusivo para aumentar a expectativa. E-mails com contagem regressiva, prévias e ideias criativas, como enquetes ou concursos, geram entusiasmo e incentivam a participação.

Oferece comunicação personalizada

Uma plataforma de marketing por e-mail permite que você segmente seu público e personalize as mensagens com base nas preferências, no status do registro e no envolvimento anterior. Assuntos personalizados, conteúdo dinâmico e mensagens segmentadas — como convites VIP ou descontos especiais — fazem com que os destinatários se sintam valorizados e mais propensos a comparecer.

Fortalece relacionamentos com o público

O marketing por e-mail promove o envolvimento contínuo além do evento em si. Enviar e-mails de agradecimento, pesquisas pós-evento e conteúdo de acompanhamento ajuda a manter conexões com participantes, palestrantes e patrocinadores que participaram do evento e com aqueles que não puderam comparecer.

Oferecer acesso posterior ao evento às gravações dos painéis, vídeos do evento e descontos na venda de ingressos para o próximo evento também os ajuda a se sentirem incluídos. Cultivar esses relacionamentos incentiva a participação repetida e fortalece a fidelidade à marca para eventos futuros.

Sete passos para otimizar o marketing por e-mail do seu evento

Uma estratégia bem-sucedida de marketing por e-mail de eventos depende de uma abordagem estruturada para garantir que suas mensagens alcancem o público certo no momento certo. Esse processo de 7 etapas otimizará o seu marketing por e-mail de eventos e maximizará seus resultados.

Etapa n.° 1: defina suas metas

Antes de enviar um único e-mail, defina seus objetivos. Seu foco está em aumentar as inscrições em eventos, potencializar o envolvimento entre os participantes registrados ou impulsionar ações pós-evento, como downloads de conteúdo ou networking?

Um foco claro garante que cada e-mail tenha um propósito, esteja alinhado com sua estratégia mais ampla de marketing de eventos e gere resultados. Os objetivos mensuráveis orientarão suas mensagens, segmentação e métricas de sucesso durante toda a campanha.

Etapa n.° 2: crie sua lista de e-mails

Uma forte estratégia de marketing por e-mail de eventos começa com uma lista de e-mails de alta qualidade. Mesmo as campanhas de e-mail mais bem elaboradas terão dificuldade para gerar resultados sem um público engajado. Para criar uma lista sólida de e-mails, concentre-se em atrair pessoas altamente interessadas que provavelmente se registrarão, participarão e se envolverão no seu evento.

Entre em contato com os participantes anteriores

Seus participantes anteriores estão entre os contatos mais valiosos para eventos futuros. Eles já demonstraram interesse na sua marca, conteúdo ou oportunidades de networking, tornando-os mais propensos a se envolver novamente. Enviar convites de acesso antecipado, descontos de fidelidade ou benefícios VIP pode incentivar a participação repetida e aumentar o senso de exclusividade deles.

Considere a segmentação dos participantes anteriores com base em seu envolvimento prévio — como aqueles que participaram ativamente de sessões de perguntas e respostas, eventos de networking ou workshops — e personalize seu alcance de acordo. Adicionar um depoimento de um participante anterior ou um breve vídeo com os melhores momentos do último evento também pode ajudar a reacender o interesse e lembrá-los por que seus eventos valem a pena.

Aumente sua lista com formulários de inscrição no site

Seu site é um local privilegiado para captar novos leads e expandir sua lista de e-mails. Inclua formulários de inscrição na sua página inicial, nas postagens do blog ou na página de destino de um evento específico para facilitar a confirmação dos visitantes. Formulários pop-up acionados pela intenção de saída, tempo gasto em uma página ou comportamento de rolagem podem ajudar a capturar o interesse no momento certo. Garanta que seu formulário de inscrição seja simples e exija apenas informações essenciais, como nome e e-mail, para eliminar barreiras e aumentar as inscrições.

Promova seu evento nas redes sociais

As redes sociais são uma forma poderosa de alcançar possíveis participantes além da sua lista de e-mail. Para aumentar a conscientização e incentivar as inscrições, publique regularmente atualizações de eventos em plataformas como LinkedIn, Facebook e Instagram. Utilize recursos visuais atraentes, contagens regressivas e conteúdo de bastidores para criar expectativa.

A publicidade paga nas redes sociais pode expandir seu alcance ao fazer a segmentação de dados demográficos, setores ou interesses específicos. Além disso, hospedar elementos interativos, como enquetes, sessões de perguntas e respostas ou vídeos teaser com palestrantes, pode aumentar o envolvimento e despertar o interesse em se inscrever para atualizações.

Peça por indicações

As recomendações boca a boca estão entre as maneiras mais eficazes de expandir sua lista de e-mail e atrair participantes engajados. Incentive seus assinantes atuais, antigos participantes e parceiros do evento a indicarem colegas, amigos ou colegas do setor que possam se interessar pelo seu evento.

Para incentivar as indicações, ofereça vantagens, como ingressos com desconto, acesso a uma sessão exclusiva de networking ou entradas em um sorteio para cada indicação bem-sucedida. Incluir um link de indicação simples e compartilhável em seus e-mails, site e postagens nas redes sociais facilita a divulgação por apoiadores e participantes em potencial.

Etapa n.° 3: planeje as mensagens importantes

Uma campanha eficaz de marketing por e-mail para eventos exige várias mensagens oportunas para maximizar o envolvimento e garantir que os participantes se mantenham informados antes, durante e depois do evento. Cada e-mail deve ter um propósito claro, seja criar expectativa, fornecer detalhes logísticos ou incentivar interações pós-evento.

Uma ferramenta de marketing por e-mail, como o Mailchimp, pode ajudar a planejar essas mensagens, criando um fluxo de comunicação contínuo que envolve os participantes em todas as etapas.

Reserve esta data

Enviar um e-mail teaser com bastante antecedência garante que seu evento tenha um lugar reservado na agenda das pessoas antes que os horários sejam preenchidos. Este e-mail deve ser breve, porém envolvente, fornecendo o nome do evento, data e uma visão geral do que esperar. Para criar entusiasmo, considere adicionar um banner atraente, um cronômetro de contagem regressiva ou um slogan impactante que sugira o valor do evento.

Você também pode incentivar os destinatários a adicionar o evento e as datas de inscrição aos seus calendários, incluindo um botão que sincronize com o Google, Outlook ou Apple Calendar. Se o seu evento tem capacidade limitada, mencione que as inscrições antecipadas são priorizadas para criar um senso de exclusividade e urgência.

Anúncio de evento

Assim que as inscrições abrirem, envie um anúncio abrangente do evento com todos os detalhes essenciais, como data, horário, local (ou plataforma virtual), palestrantes principais, destaques da sessão e quaisquer atividades especiais. Esse e-mail deve ter uma forte chamada para ação (CTA) direcionando os destinatários a se registrarem imediatamente.

Considere adicionar elementos visuais atraentes, como uma mensagem de vídeo de um palestrante em destaque ou uma breve visualização do evento, para tornar o e-mail mais impactante. Além disso, se houver preços diferenciados para inscrição antecipada ou vantagens especiais para os primeiros inscritos, destaque-os para incentivar adesões imediatas.

Inscrições antecipadas

Oferecer um incentivo para inscrição antecipada pode motivar os participantes a se inscreverem no seu evento o quanto antes. O registro antecipado aumenta o comprometimento, melhora o planejamento, garante a receita e cria urgência, levando a uma maior participação e melhor gerenciamento de eventos. Você deve descrever claramente os benefícios do registro rápido, como preços com desconto, acesso VIP ou uma sessão exclusiva de networking.

Para maximizar a eficácia, agende vários e-mails antes do prazo antecipado: um para anunciar a oferta, outro como lembrete intermediário e uma mensagem final para enfatizar o prazo que se aproxima.

Lembretes de eventos

Enviar e-mails de lembrete oportunos ajuda a reduzir as ausências e mantém os participantes entusiasmados. Uma boa prática é enviar lembretes em intervalos-chave, como 2 semanas, 1 semana e 1 dia antes do evento.

Para tornar os lembretes atraentes, considere incluir uma visualização de um evento social, uma enquete ou um elemento interativo que permita aos participantes votar em tópicos de discussão. Além disso, para eventos virtuais, fornecer dicas de solução de problemas e instruções de acesso nos lembretes ajuda os participantes a se prepararem com antecedência e minimiza problemas técnicos de última hora.

Divulgação de palestrantes e cronograma

Destacar os principais palestrantes e a agenda do evento mantém os potenciais participantes animados. Este e-mail deve incluir um layout visualmente atraente, com fotos de rosto dos palestrantes, biografias e links para descrições das sessões. Enfatize por que cada palestrante é relevante e quais insights únicos eles trarão para o evento.

Inclua uma citação breve ou um videoclipe de um palestrante em destaque para tornar a mensagem mais dinâmica. Considere a possibilidade de permitir que os destinatários criem seus próprios agendamentos ou marquem as sessões em que estiverem mais interessados. Personalizar o que eles agendam traz os participantes de volta ao seu site para verificar o que programaram.

Inscrições de última hora

À medida que a data do evento se aproxima, o envio de um e-mail de inscrição de última hora pode gerar uma onda final de inscrições. Esse e-mail deve criar urgência, enfatizando a disponibilidade limitada, apresentando vantagens exclusivas para quem se inscrever com atraso ou oferecendo um desconto especial de última hora. Mencione que sessões específicas ou oportunidades de networking estão se esgotando rapidamente, com informações em tempo real sobre o número de vagas restantes, para incentivar a ação imediata.

Atualizações do dia do evento

Fornecer aos participantes detalhes essenciais no dia do evento garante uma experiência tranquila e sem estresse. Para eventos presenciais, inclua instruções para o check-in, detalhes de estacionamento, um mapa do local e quaisquer mudanças necessárias de última hora. Para eventos virtuais, envie instruções claras de login, etapas de solução de problemas e uma visão geral da agenda. Se o seu evento oferecer oportunidades de envolvimento em tempo real, como sessões de perguntas e respostas ao vivo ou enquetes com o público, lembre os participantes de como participar.

E-mail de lançamento para eventos virtuais ou híbridos

Não deixe que os detalhes do evento se percam em uma caixa de entrada de e-mails lotada. Minutos antes do início do seu evento virtual ou híbrido, envie um e-mail de confirmação em tempo real com o link do evento, as credenciais de login e um breve lembrete do que os participantes podem esperar. Este e-mail deve ser simples e direto, eliminando qualquer obstáculo de última hora que possa causar desistências. Inclua um botão "Inscreva-se agora" que leve os participantes diretamente para o lobby do evento ou para a transmissão ao vivo.

Acompanhamento pós-evento

Após o término do evento, manter o engajamento é fundamental. Um e-mail de acompanhamento bem elaborado deve incluir uma mensagem de agradecimento sincera, destaques do evento e links para gravações de sessões ou recursos adicionais. Incluir uma pesquisa pós-evento incentiva os participantes a fornecer feedback para ajudar a melhorar os eventos futuros.

Para manter o envolvimento, considere oferecer uma prévia exclusiva dos próximos eventos ou fornecer aos participantes um conteúdo de bônus, como um eBook, um whitepaper ou um código de desconto para futuras inscrições. Esse último ponto de contato garante que seu público permaneça conectado e tenha maior probabilidade de participar de eventos futuros.

Etapa nº 4: crie suas mensagens de e-mail

O conteúdo do seu e-mail deve ser convincente e claro para envolver os destinatários e gerar conversões. Para maximizar o envolvimento, mantenha suas mensagens relevantes, visualmente atraentes e adaptadas aos interesses dos segmentos do seu público. A consistência no tom e na construção de marca em todos os e-mails do evento reforça a credibilidade e o reconhecimento.

Escreva assuntos convincentes

O assunto do seu e-mail é a primeira impressão que ele causa. Uma linha de assunto forte deve ser concisa, intrigante e focada na ação, dando aos leitores um motivo para se envolver. Para tornar os assuntos mais atraentes, considere usar urgência com informações sobre prazos que se aproximam, exclusividade ao destacar sessões de networking VIP ou entusiasmo com visualizações de eventos sociais.

Crie textos envolventes

O corpo do seu e-mail deve ser estruturado para facilitar a legibilidade, garantindo que os destinatários compreendam rapidamente os detalhes principais e entrem em ação. Mantenha sua mensagem concisa, quebrando o texto em parágrafos curtos com marcadores, texto em negrito ou subtítulos para torná-la fácil de visualizar.

Adicionar um elemento de narrativa ou um breve depoimento de um participante anterior pode tornar sua mensagem mais envolvente e persuasiva. Recursos visuais, como fotos de palestrantes, uma programação do evento, banners ou cronômetros regressivos, também podem aumentar o envolvimento e tornar o e-mail visualmente mais atraente.

Personalize o conteúdo para diferentes segmentos de público

Para aumentar o envolvimento, divida seu público por segmentos e personalize suas mensagens de acordo. Diferentes grupos têm diferentes motivações para participar, portanto, ajustar seu tom, conteúdo e ofertas garante que cada destinatário considere a mensagem relevante e atraente.

• VIPs: Para convidados de alto valor, crie convites exclusivos que enfatizam experiências premium e acesso especial. Destaque vantagens, como assentos reservados, sessões de networking privadas, encontros com palestrantes ou conteúdo exclusivo VIP. Use o nome do destinatário na linha de assunto ou na frase de abertura para fazer com que o convite pareça personalizado.
• Participantes recorrentes: valorizar a presença em edições passadas estimula a fidelização e reforça o vínculo com quem já conhece o evento. Uma ótima maneira de envolver os participantes recorrentes é oferecendo incentivos, como descontos por fidelidade, acesso à inscrição antecipada ou uma sessão de bônus especial adaptada aos seus interesses. Além disso, destacar o que há de novo ou melhorado no evento deste ano pode reacender o entusiasmo e incentivá-los a se inscreverem novamente.
• Novos participantes: participantes estreantes podem não conhecer seu evento, então é importante fornecer insights detalhados e expectativas claras. Inclua um guia fácil de seguir abordando o que esperar, os principais destaques e como aproveitar ao máximo o evento. Uma seção especial para novos participantes, com recursos que incluem dicas, oportunidades de networking ou uma sessão de perguntas e respostas para iniciantes, pode fazer com que eles se sintam mais confortáveis e envolvidos.

Inclua uma CTA clara

Todo e-mail de evento deve ter uma CTA claramente definida que instrua os destinatários sobre o que fazer a seguir. Use botões em negrito ou cores contrastantes para destacar a ação que você deseja que os destinatários realizem. Além disso, reforçar a CTA no corpo do e-mail — como mencionar prazos de inscrição, disponibilidade limitada ou vantagens exclusivas — pode criar urgência e aumentar as taxas de conversão.

Etapa 5: automatize e otimize seu fluxo de trabalho de e-mail

Planejar com antecedência é parte essencial de um evento bem organizado. Use uma ferramenta de marketing por e-mail para agendar e-mails com base nas ações do usuário, como enviar um e-mail de boas-vindas quando alguém se cadastrar, acionar um e-mail de lembrete se um inscrito não tiver acompanhado as atualizações do evento, ou enviar um lembrete aos participantes que não abriram os e-mails anteriores. Além disso, otimize os horários de envio analisando dados de campanhas anteriores para determinar quando seu público provavelmente abrirá e interagirá com e-mails.

Etapa n.° 6: acompanhe as principais métricas

Monitorar métricas de desempenho ajuda a refinar sua estratégia e melhorar os e-mails de eventos futuros. A capacidade de rastrear e analisar métricas importantes, como taxas de abertura, taxas de cliques, taxas de conversão, taxas de devolução e tendências de envolvimento, possibilita que você ajuste com precisão linhas de assunto, timing de e-mails, conteúdo e segmentação de público para otimizar resultados. A seguir estão algumas das métricas mais importantes a serem monitoradas.

Taxas de abertura e cliques

Sua taxa de abertura de e-mail mostra a eficácia do seu assunto, enquanto sua taxa de cliques mede o grau de envolvimento do seu conteúdo. Uma baixa taxa de abertura sugere que seus assuntos precisam de mais urgência ou personalização. Se sua taxa de cliques for baixa, melhore o posicionamento da CTA, simplifique a mensagem ou adicione recursos visuais para tornar os links mais visíveis e atraentes.

Taxa de conversão para registro

A sua taxa de conversão acompanha quantos destinatários concluem a ação desejada, seja inscrever-se no evento, pagar as taxas de inscrição ou aderir a sessões específicas. Para aumentar as conversões, certifique-se de que a CTA esteja clara, teste diferentes frases, reduza distrações e destaque os benefícios para os participantes.

Taxa de devolução e entregabilidade

A taxa de devolução mede a porcentagem de e-mails que não chegam às caixas de entrada dos destinatários devido a endereços inválidos, caixas de correio cheias ou bloqueios do servidor. Uma alta taxa de devolução pode afetar negativamente a reputação do remetente e reduzir a probabilidade de entrega de e-mails futuros.

Uma alta taxa de devolução indica endereços de e-mail desatualizados ou incorretos. Limpe regularmente sua lista para remover contatos inválidos e melhorar a entregabilidade. Monitore as devoluções temporárias (problemas transitórios) e as devoluções permanentes (falhas persistentes) para manter uma lista de alta qualidade e evitar filtros de spam.

Etapa Nº 7: integre com sua estratégia geral de marketing por e-mail

O marketing por e-mail de eventos deve estar alinhado com sua estratégia mais ampla de comunicação de marca. A consistência na mensagem, no tom e na construção de marca em todos os canais de marketing ajuda a reforçar a identidade e a credibilidade do seu evento. Coordenar campanhas de e-mail com redes sociais, marketing de conteúdo e anúncios pagos garante uma experiência perfeita para seu público e maximiza o envolvimento geral.

Alinhe os e-mails de eventos com o tom e a voz da sua marca

Para uma experiência coesa, garanta que seu próximo e-mail de convite para evento reflita o tom, o estilo e a identidade visual da sua marca. Certifique-se de usar as cores, fontes e mensagens consistentes da marca.

Redirecione o conteúdo do evento

Use o conteúdo relacionado ao evento em outros esforços de marketing. Por exemplo, você pode converter sessões de palestrantes em postagens de blog, compartilhar depoimentos de participantes nas redes sociais ou criar sequências de e-mail pós-evento para manter o alto nível de envolvimento. Ao reutilizar o conteúdo em múltiplos canais, você estende a relevância do seu evento e reforça as mensagens-chave para quem não pôde acompanhar.

Sincronize com ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Integrar o marketing por e-mail com seu sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) permite que você acompanhe o comportamento dos participantes, faça a segmentação de público de forma mais eficaz, e cultive leads para eventos futuros. Ao sincronizar os dados de inscrição em eventos com seu CRM, você pode personalizar os acompanhamentos com base nos interesses dos participantes, nos níveis de envolvimento ou na participação anterior. Essa integração também possibilita fluxos de trabalho automatizados, como o acionamento de e-mails para ausências ou a oferta de conteúdo exclusivo para participantes de alto envolvimento, garantindo interações mais significativas.

O futuro do marketing por e-mail de eventos

À medida que a tecnologia avança, o marketing por e-mail de eventos se torna mais envolvente, personalizado e perfeitamente integrado às experiências digitais. Veja a seguir algumas maneiras pelas quais o marketing por e-mail de eventos continua a evoluir.

E-mails interativos

E-mails estáticos estão dando lugar a conteúdos dinâmicos e interativos. Recursos como enquetes incorporadas, cronômetros regressivos, botões de RSVP e visualizações de agenda ao vivo mantêm os destinatários engajados sem exigir que eles saiam de suas caixas de entrada. Elementos interativos incentivam ações imediatas, como se inscrever em uma sessão ou enviar uma pergunta para um palestrante, aumentando as taxas de participação.

Hipersegmentação

A hipersegmentação utiliza insights avançados de dados para criar e-mails altamente personalizados, adaptados às preferências, comportamentos e interesses dos participantes. As ferramentas de análise são capazes de identificar quais conteúdos melhor se alinham aos interesses de cada destinatário, garantindo recomendações relevantes, como sugerir oportunidades de networking com base no setor ou na participação em eventos anteriores. Esse nível de personalização aumenta o envolvimento e fortalece o relacionamento com o público.

Integração com aplicativos de eventos

As campanhas de e-mail vão cada vez mais sincronizar com aplicativos de eventos para proporcionar uma experiência perfeita. Participantes podem receber e-mails automatizados com recomendações de sessões, agendamentos personalizados e atualizações em tempo real. E-mails integrados pós-evento podem incluir resumos de conteúdo, gravações de sessões e identificação de conexões relevantes entre participantes conforme sua atividade de networking no aplicativo. Esses e-mails criam um fluxo de comunicação coeso em várias plataformas.

Realidade aumentada (AR)

À medida que a tecnologia de realidade aumentada (RA) se torna mais acessível, os e-mails de eventos podem incluir visualizações imersivas. E-mails aprimorados com RA podem oferecer tours em 3D, demonstrações interativas de produtos ou apresentações de palestrantes, tornando o envolvimento pré-evento mais visualmente atraente e interativo. Essa inovação ajuda a gerar entusiasmo e proporciona uma experiência imersiva única antes do início do evento.

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Principais conclusões

• E-mails de eventos enviados no momento certo aumentam a participação: usar um fluxo de e-mails estruturado — reserve esta data, lembretes e notificações de última hora — mantém seu evento em destaque e reduz as taxas de desistência.
• Segmentação e personalização aumentam o envolvimento: adaptar e-mails ao tipo de público (VIPs, novos participantes, convidados recorrentes) e incluir conteúdo dinâmico aumenta a probabilidade de os destinatários se registrarem e participarem.
• Automação e monitoramento de desempenho otimizam os resultados: agendar e-mails automatizados e monitorar taxas de abertura, cliques e conversões ajuda a aprimorar as mensagens e melhorar campanhas futuras.