Você já enviou um e-mail e imediatamente desejou poder desfazê-lo? Talvez tenha sido um erro da correção automática que distorceu suas palavras. Ou talvez você tenha clicado por engano em responder a todos, enviando sua mensagem para um grupo em vez de apenas uma pessoa.
É fácil cometer erros quando você está enviando mensagens rapidamente por e-mail. E às vezes, você pode cometer um erro sem nem perceber que está fazendo isso. Você vai se surpreender com os detalhes que você ignora ou não sabe, que levam a mal-entendidos que podem prejudicar seus relacionamentos profissionais.
Explorando o que pode fazer os e-mails parecerem pouco profissionais e aprendendo as boas práticas, você pode se protege dos erros mais comuns. Vamos começar.
Por que habilidades excelentes de e-mail são importantes no trabalho
Os e-mails profissionais são o alicerce das comunicações diárias no ambiente de trabalho. É assim que você se atualiza com colegas de trabalho, informa seu chefe ou entra em contato com clientes. Como muitas pessoas, você pode passar mais de 10 horas por semana escrevendo e-mails de trabalho, então é importante fazer esse tempo valer a pena. Quando você trabalhar para acertar seus e-mails, provavelmente se beneficiará de várias maneiras.
Demonstra profissionalismo
O tempo extra que você dedica à criação de cada mensagem de e-mail ajuda a transmitir a mensagem certa sobre você. Concentrar-se em e-mails claros, educados e bem estruturados demonstra aos outros que você se importa com seu trabalho e quer gerar os melhores resultados. Mas fazer isso corretamente pode ser complicado porque as pessoas têm ideias diferentes sobre o que é considerado profissional. Então se não estiver seguro, será uma boa ideia manter a segurança e um estilo mais formal.
Reduz mal-entendidos
Prestar atenção em como você escreve seus e-mails pode reduzir a confusão no trabalho. Sendo claro e específico no que você diz, você garante que todos compreendam o que você quer dizer logo na primeira vez. Isso pode evitar erros possivelmente caros, perda de tempo e oportunidades perdidas, mantendo tudo funcionando sem problemas.
Mantém relacionamentos profissionais
Boas habilidades de e-mail são essenciais para manter relacionamentos profissionais fortes. É assim que você demonstra respeito e valoriza as pessoas para quem você envia e-mails. Comunicar-se bem constrói confiança e facilita o trabalho em projetos e a resolução de problemas juntos.
Erros comuns que você deve evitar quando escrever e-mails comerciais
Escrever e-mails com cuidado é essencial se você quiser causar boa impressão. Para fazer isso corretamente é importante conhecer os erros comuns. Vejamos alguns exemplos e discutamos estratégias para corrigi-los.
Usar seu endereço de e-mail pessoal
A regra número um de etiqueta de e-mail é utilizar um endereço de e-mail profissional. Isso porque as pessoas podem não levar a sério se você usar um nome pessoal, como:
- CauboiEspacial321@exemplo.com
- Soneca.profissional@exemplo.com
- Adorobaconenarvais@exemplo.com
Usar esses tipos de endereços de e-mail pode fazer você parecer menos confiável, digno de confiança e comprometido com seu trabalho.
Para evitar essas impressões, escolha um endereço de e-mail mais profissional. Se o seu trabalho te der um endereço de e-mail, use esse para toda a correspondência comercial. Se não, crie outro e-mail só para o trabalho.
Ao criar seu e-mail profissional, procure usar clareza e simplicidade. Um endereço que claramente inclua seu nome tornará mais fácil para sua equipe e clientes reconhecerem você.
Use pontos, sublinhados ou traços para criar um endereço único se o seu nome completo já estiver em uso. Você também pode tentar com vários provedores de e-mail, como Gmail e ProtonMail, para encontrar um que permita que você chegue o mais próximo possível do seu endereço preferido.
Enviar seus e-mails profissionais para os destinatários errados
O envio de e-mails para as pessoas erradas acontece facilmente, muitas vezes por causa das sugestões de preenchimento automático ou por não verificar duas vezes os destinatários. E geralmente você não pode recuperar a mensagem depois de enviada.
Embora seja um pequeno erro, e-mails enviados para o destinatário errado podem causar grandes problemas. Por exemplo, enviar informações do projeto para a pessoa errada pode confundi-la e a pessoa certa não receberá as informações de que precisa.
As repercussões podem ser ainda piores se o seu e-mail contiver informações sigilosas, como dados de clientes, informações de identificação pessoal ou planos confidenciais. Dependendo do conteúdo do e-mail, esse erro pode resultar em violações de privacidade, vazamento de segredos empresariais e diversos problemas legais.
Para evitar isso, digite você mesmo o endereço de e-mail completo em vez de confiar no preenchimento automático. Além disso, não clique em enviar antes de revisar com atenção a lista de destinatários do seu e-mail.
Incluir muitos destinatários em conversas por e-mail
A inclusão de muitas pessoas em uma sequência de e-mails pode acontecer por vários motivos. Às vezes acontece porque alguém clica em responder a todos sem pensar se todos realmente precisam da mensagem.
Outras vezes ocorre porque alguém inclui mais pessoas para o caso de precisarem das informações. Isso geralmente acontece quando se usa cópia carbono (CC) e cópia carbono oculta (BCC) de forma imprudente, adicionando destinatários indiscriminadamente sem considerar se eles realmente precisam ser envolvidos.
Na melhor das hipóteses, isso resulta em uma caixa de entrada cheia para destinatários que não precisam participar da conversa. Na pior das hipóteses, pode causar confusão, aumentar a frustração ou possivelmente vazar informações sigilosas.
Evitar isso envolve pensar com atenção sobre quem precisa ler as mensagens. Pergunte a si mesmo se cada pessoa está diretamente envolvida ou precisa da informação para fazer o seu trabalho. Use o CC para pessoas que devem ler a mensagem, mas não precisam responder, e o BCC para aquelas que precisam ser mantidas informadas discretamente.
Uso de linhas de assunto pouco claras ou confusas
O uso de linhas de assunto pouco claras ou confusas aos seus e-mails pode ser contraproducente. A linha de assunto é projetada para chamar a atenção do leitor e oferecer uma prévia do conteúdo, incentivando os destinatários a abrir o e-mail.
Se não acertar em cheio, a linha de assunto poderá ter o efeito contrário, levando os destinatários a ignorar ou excluir o e-mail sem ler. Por exemplo, pense em linhas de assunto como 'Assunto Urgente', 'Pergunta Rápida' ou 'Reunião Presencial'. Nenhuma dessas linhas de assunto dá uma ideia sobre o assunto da mensagem ou por que o destinatário deveria se importar.
Em vez disso, use linhas de assunto claras e específicas que expliquem o propósito ou a urgência do e-mail. Por exemplo, “Lembrete da reunião: amanhã às 10h” ou “Feedback necessário: proposta de apresentação para o cliente”. Dessa forma, os destinatários sabem o que esperar e ficam mais propensos a abrir e agir no seu e-mail.
Omitir a saudação amigável ou o encerramento
Quando você omite a saudação amigável ou o fechamento em um e-mail, pode parecer que você não está interessado na conversa ou está muito ocupado para ser educado. Isso pode fazer seus e-mails parecerem frios e pouco amigáveis, o que não é ideal para construir boas relações de trabalho.
Para resolver isso, use a linha de abertura para oferecer uma saudação calorosa como 'Olá, equipe'. No final, despeça-se educadamente usando algo como "Atenciosamente", "Sinceramente" ou um simples "Obrigado". Esse pequeno esforço mostra que você valoriza a interação e a pessoa para quem está enviando o e-mail, ajudando a manter um ambiente positivo e profissional.
Escrever errado o nome do destinatário ou usar pronomes incorretos
Cometer um erro, como escrever o nome de alguém incorretamente ou usar os pronomes errados, é um problema comum que pode ter grandes consequências. Esses erros podem dar a impressão de que você não está prestando atenção ou não respeita a outra pessoa, mesmo que não tenha essa intenção.
Os nomes podem ser escritos de várias maneiras. Por exemplo, até mesmo nomes comuns como “Camila” têm muitas variações: Camile, Kamila, Camille e assim por diante. Então não suponha que você conhece a ortografia sem verificar.
Quando enviar um e-mail para alguém, é importante que o nome seja escrito corretamente, então verifique a grafia correta na assinatura do e-mail, no campo de endereço ou em um e-mail anterior. Para novos contatos, uma consulta rápida no perfil do LinkedIn ou no site da empresa pode revelar a grafia correta.
Se você não tem certeza sobre o gênero de alguém, não faça suposições com base no nome ou em suas próprias percepções. Se você for enviar um e-mail para alguém chamado Sam, quem pode dizer se essa pessoa é um homem, uma mulher ou uma pessoa não-binária? Evite usar pronomes de gênero ou títulos incorretos usando o nome completo sem título, utilizando somente o nome completo da pessoa em vez de usar "Sr. Costa" ou Sra. Costa”.
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Blocos de texto sem formatação adequada
Escrever parágrafos longos sem formatação adequada pode tornar seu texto difícil de ler e entender. Mesmo que você tenha muito a informar, é possível organizar seus pensamentos de forma clara.
Algumas maneiras de formatar corretamente seus e-mails comerciais:
- Escrever parágrafos curtos e concentrados em uma ideia de cada vez, o que pode ajudar os leitores a seguir suas ideias com mais facilidade
- Listar informações importantes usando marcadores ou listas numeradas para tornar o corpo do e-mail mais fácil de ler
- Organize seu conteúdo com títulos e subtítulos, especialmente em e-mails longos que exigem rolagem
- Deixe espaço em branco ao redor dos títulos, parágrafos e listas para melhorar a legibilidade do texto
- Usar negrito e itálico com moderação para destacar pontos ou termos importantes, chamando a atenção do leitor para informações importantes
A formatação correta de e-mails comerciais toma apenas alguns momentos, mas pode fazer grande diferença na forma como sua mensagem é recebida.
Usando um tom casual, inseguro ou rude
Quando você fala com alguém pessoalmente, geralmente podem ver suas expressões ou ouvir sua voz. Mas nos e-mails nada disso se transmite. Em vez disso, a forma como a outra pessoa entende sua mensagem depende inteiramente de suas escolhas de palavras e do tom geral do e-mail.
Algumas maneiras pelas quais seu tom pode soar estranho:
- Muito casual: um e-mail que começa com "Oi" e está cheio de LOLs e emojis pode transmitir a mensagem errada. O destinatário pode sentir que você não tem nada importante a dizer ou que está apenas brincando.
- Incerto: Se o e-mail estiver cheio de frases como “eu acho”, “talvez” ou “eu suponho”, isso pode prejudicar sua imagem profissional. As pessoas podem começar a duvidar do que você está dizendo ou se perguntar se você está apenas chutando.
- Rude: Ser muito direto, usar todas as letras maiúsculas ou não dizer “por favor” ou “obrigado” pode parecer agressivo ou antipático. Isso pode criar tensões ou conflitos desnecessários, prejudicando seus relacionamentos profissionais.
Para escrever em tom profissional você precisa pensar em quem está recebendo a mensagem. Todo mundo tem sua própria ideia de profissionalismo, então é prudente considerar o que cada pessoa espera.
Em geral, é melhor usar uma linguagem educada e formal que ainda seja fácil de compreender. Além disso, procure soar confiante no que você está dizendo, mas não se esqueça de ser simpático.
Divagações, fofocas e sair do assunto
E-mails não profissionais frequentemente sofrem de problemas como divagações, fofocas e sair do assunto. A divagação acontece quando o e-mail se prolonga sem chegar ao ponto. O destinatário pode achar difícil compreender a mensagem principal ou mesmo continuar a leitura até o fim.
Fofocar por e-mail significa espalhar rumores ou falar mal de outras pessoas. Esse comportamento cria tensão e desconfiança nas equipes, fomentando um ambiente de trabalho prejudicial. Isso também pode resultar em denúncias ao RH e investigações sobre má conduta no local de trabalho.
Desviar-se do assunto em e-mails significa afastar-se do tema principal, causando confusão e desperdiçando o tempo de todos. É como quando você tenta planejar uma saída em equipe, mas acaba falando sobre o programa de TV de ontem à noite.
Para evitar esses problemas, mantenha seus e-mails em assuntos relacionados ao trabalho. Esforce-se para mantê-los curtos e dedicados apenas ao assunto atual que você precisa discutir. Além disso, tente não trazer à tona questões pessoais sobre outras pessoas, a menos que estejam diretamente relacionadas à tarefa em questão.
Desperdiçar o tempo do destinatário com mensagens confusas
Mensagens enigmáticas podem ser o envio de um e-mail com instruções vagas ou faltando informações. Pode ser algo como "Por favor, analise e me retorne o mais rápido possível", sem explicar o que exatamente precisa ser analisado e até quando.
Após ler esta mensagem, o destinatário do e-mail terá que passar mais tempo tentando entender o que você quer dizer. Provavelmente vai precisar pedir esclarecimentos para entender, desperdiçando o tempo de todos, inclusive o seu.
Para corrigir isso, seja claro nos seus e-mails. Dê detalhes e instruções específicas. Em vez da mensagem vaga acima, diga algo como "Por favor, revise o documento anexado e me dê sua opinião sobre o orçamento até o fim do dia". Dessa forma, o destinatário sabe exatamente o que fazer sem precisar pedir mais informações.
Pulando a verificação de gramática, pontuação e ortografia
Aperfeiçoar sua gramática, pontuação e ortografia ajuda as pessoas a entenderem o que você está dizendo e deixa você mais profissional. Com a tecnologia de hoje é fácil verificar e corrigir erros rapidamente para evitar gafes embaraçosas.
Aqui estão algumas maneiras simples de fazer isso:
- Use ferramentas integradas: muitos aplicativos de e-mail têm corretores ortográficos integrados. Esse recurso destaca automaticamente palavras com erros ortográficos enquanto você digita sua mensagem, permitindo que você as corrija antes de enviar.
- Processadores de texto: processadores de texto como o Google Docs e o Microsoft Word podem ajudar a encontrar e corrigir erros de ortografia, gramática e pontuação. Eles destacam erros enquanto você digita e podem fazer uma verificação completa com o pressionar de um botão.
- Programas on-line: sites como Grammarly e Hemingway Editor podem ajudar a encontrar e corrigir erros no texto. Essas ferramentas não somente corrigem erros de ortografia, gramática e pontuação como também sugerem maneiras de melhorar a clareza e o estilo.
Além disso, pense em reservar alguns minutos para revisar manualmente o texto.
Releia o e-mail devagar, procurando erros de digitação, frases estranhas ou algum tom desagradável. Lembre-se de verificar problemas que as ferramentas não detectam, como o uso excessivo de pontos de exclamação ou a inclusão de informações desnecessárias.
Exemplos de e-mails mal redigidos
Agora, vamos ver alguns exemplos de e-mails mal escritos. Esta seção apresenta uma ideia clara de como é a má etiqueta de e-mail, ajudando você a melhorar sua própria redação de e-mails.
Correspondência comercial informal demais
Assunto: Oi! 😄 Coisinha rápida…
Oi, chefe! Só queria te mandar uma mensagem rapidinho. Então, tem um probleminha no nosso sistema que não está ajudando e isso está bagunçando um pouco as coisas. Está por toda parte e, sinceramente, está me deixando um pouco doida. 😅
Poderia dar uma olhadinha quando tiver um tempinho? Não sei o que está rolando, mas com certeza tem algo estranho acontecendo. Eu adoraria contar com a sua genialidade nisso! 🧠
Obrigado, cara! Ah, e sem pressa, mas é meio urgente, sabe?
Abraço!
Souza
O que está errado? Este e-mail é informal demais para um ambiente de trabalho. O uso de gírias e emojis não é adequado para a comunicação empresarial, especialmente com um gerente. Também falta informação clara e mistura urgência com um tom relaxado.
A solução? Escreva de forma mais formal, evitando gírias e emojis. É importante explicar claramente o problema. Também é importante deixar claro o quão urgente é a questão, mantendo a cortesia.
Mensagens misteriosas com intenção pouco clara
Assunto: Pergunta rápida
Tem um segundo? Tem algo que eu preciso falar, mas não sei bem como dizer. É sobre o projeto... ou talvez a equipe? De qualquer forma, gostaria de saber sua opinião sobre uma ideia que eu tive. Avise-me quando estiver livre para conversar.
~Jorge
O está errado? Este e-mail está vago demais. Ele menciona que há algo para discutir, mas não diz qual é o assunto nem por que é importante. Não há uma saudação amigável nem um fechamento.
A solução? Declare claramente o propósito da sua mensagem na linha de assunto. Adicione uma saudação amigável e dê mais detalhes sobre o assunto. Se você não tiver total certeza do que está acontecendo, adote a área geral de soluções, como a dinâmica da equipe. Sugira um horário para uma reunião ou consulte sobre a disponibilidade deles. E então encerre a mensagem com uma despedida educada.
Texto extenso cheio de erros de pontuação, ortografia e gramática
Assunto: Pedido urgente de informações
Oi, estou precisando rápido de algumas informações sobre o último projeto que fizemos. Sabe, aquele para aquele grande cliente com que estávamos todos preocupados? Envie os arquivos ou todas as anotações que tiver. É realmente importante porque há uma confusão sobre o que dizem que entregamos ou o que realmente fizemos. Além disso, pode me avisar assim que possível quando terá isso pronto. Preciso resolver isso antes que piore ainda mais. Valeu, Mário
O está errado? Este e-mail está cheio de erros de ortografia, gramática inadequada e erros de pontuação. É também um bloco de texto relativamente longo, deixando-o ainda mais difícil para ler e entender.
A solução? Comece com uma correção ortográfica para eliminar erros de ortografia e gramática. Em seguida, divida o texto em parágrafos mais curtos para facilitar a leitura. É importante que você inclua um assunto claro, uma saudação formal e um encerramento, além da solicitação direta do que você precisa.
É hora de deixar seus e-mails de trabalho impecáveis
Agora que você sabe o que deve evitar, chegou a hora de colocar essas dicas em prática. Comece revisando seu próximo e-mail antes de clicar em enviar, corrigindo todos os erros que encontrar. Embora possa levar um pouco mais de tempo, sua atenção aos detalhes fará você se destacar e deixar uma impressão positiva duradoura.