Quanto custa um sistema PDV

O que é um sistema de PDV?

Um sistema de ponto de venda, ou PDV, é a versão moderna da caixa registradora convencional. Ele se apresenta em vários formatos físicos, processa cartões de crédito, rastreia informações dos clientes e imprime ou envia recibos por e-mail. Os softwares de PDV também podem gerar análises para fins de rastreamento, gerenciar o estoque, facilitar a realização de novos pedidos de estoque e de suprimentos, calcular o imposto sobre vendas on-line automaticamente e ajudar na gestão dos funcionários. O ideal é contar com um sistema de PDV para iniciar um negócio de varejo, pois ele simplifica várias tarefas administrativas ao unificá-las em um único sistema, além de permitir que os clientes usem cartões de crédito ou de débito para fazer compras.

Quais fatores influenciam o custo de um sistema de PDV?

Quanto custa um sistema de PDV? Infelizmente, não há resposta inequívoca. Ao comprar um sistema de PDV, talvez você tenha que pagar pelo hardware, pelo software e por outras taxas referentes ao processamento de pagamentos e a recursos adicionais.

• Software: é o componente de seu sistema de PDV que os clientes não visualizam, permitindo que você encontre itens para registrar sem digitalizar um código de barras. Além disso, o software poderá incluir ferramentas de geração de relatórios ou de gestão de estoques, bem como opções para transferir valores para sua conta bancária. Se você estiver administrando uma loja de comércio eletrônico, só precisará de software para ajudar os clientes a concluir as transações porque não há necessidade de hardware físico. Os custos do software do ponto de venda variam dependendo de suas necessidades e das integrações com sistemas on-line ou off-line.
• Hardware: os componentes físicos de seu sistema de PDV denominados hardware, incluindo terminais, dispositivos, leitores de cartões, scanners de código de barras, gavetas de dinheiro, impressoras de recibos, monitores e roteadores. O hardware permite aceitar pagamentos em um local físico. Em última análise, ele abrange todos os elementos da caixa registradora por meio da qual você recebe os pagamentos.
• Taxas: os sistemas de PDV processam pagamentos, portanto, você também será responsável por pagar taxas referentes ao processamento de pagamentos efetuados com cartão. A cada venda, seu sistema de PDV processa a transação, o que poderá incluir o uso de dinheiro em espécie, pagamentos on-line, cartões com chip e pagamentos por aproximação. Com exceção de dinheiro em espécie, há taxas para cada transação, que variam dependendo do provedor.
• Recursos disponíveis: dependendo de suas necessidades, você também poderá escolher diversos recursos adicionais para ajudar na gestão de seus negócios. Os recursos adicionais poderão incluir ferramentas de gestão de estoque, relatórios, software de gestão de equipe, recibos, opções de gorjetas e gestão de relacionamento com o cliente, ou CRM, que informa quais clientes específicos fizeram compras.

Custos variáveis dos sistemas de PDV

Embora a maioria dos custos relacionados aos sistemas de PDV tenha um preço fixo, você também terá custos variáveis, que poderão incluir:

• Treinamento: sempre que alguém for contratado em sua empresa, será necessário realizar um treinamento sobre o sistema de PDV. Dependendo do provedor utilizado, você poderá pagá-lo para treinar habilmente os recém-contratados. Caso contrário, talvez você tenha que pedir aos funcionários que já fazem parte da equipe que reservem um tempo para ensinar o novo pessoal. De qualquer forma, treinar alguém sobre o funcionamento do sistema de PDV custa tempo e dinheiro.
• Taxas de transação: as taxas de transação variam dependendo do provedor do sistema de PDV. Essas taxas também podem ser cobradas mensalmente ou por transação. Por exemplo: o sistema de PDV Lightspeed cobra uma taxa de processamento de 2,6% + US$ 0,10 sobre cada transação com cartão. No fim das contas, quanto mais clientes você tiver, mais pagará por essas taxas.
• Número de terminais: quanto mais terminais você tiver, mais pagará também. Você pode optar por um terminal no qual os clientes possam concluir as transações ou fornecer a cada funcionário da loja seu próprio terminal. É possível adicionar terminais ao seu plano do sistema de PDV posteriormente, portanto, talvez você não queira começar com mais de um terminal, dependendo de suas necessidades.
• Usuários: você também poderá ter permissão para habilitar somente um número delimitado de usuários para seu sistema de PDV. Pagar por um número maior de usuários custará mais mensalmente.

Custo de instalação dos sistemas de PDV

Se você estiver usando apenas software de PDV, talvez não precise de instalação, a menos que tenha milhares de produtos para venda on-line e necessite de ajuda para adicionar seu estoque. Além disso, o treinamento ainda poderá ser exigido, então contabilize esse custo no preço total do sistema. No entanto, se você estiver usando hardware, poderá haver a necessidade de arcar com a instalação para começar a trabalhar. Infelizmente, nem todos os provedores de sistemas de PDV oferecerão instalação. Dependendo do fornecedor, a instalação pode ser realizada pessoalmente, então alguém irá até você para instalar todo o equipamento. Você também poderá obter ajuda por telefone e fazer a instalação por conta própria.

É possível pagar mais para contratar a instalação profissional de seu sistema de PDV, bem como treinamento prático, facilitando a transição para você e sua equipe. Contudo, o valor que você pagará pela instalação dependerá do provedor e do tipo de suporte que ele oferece. Por exemplo: pode-se esperar pagar menos pelo suporte por telefone e mais pela instalação e pelo treinamento presenciais. Além disso, alguns provedores cobrarão uma taxa de instalação única fixa, enquanto outros poderão ter taxas fixas e por hora.

Sistemas de PDV gratuitos

Pequenas empresas podem usar sistemas de PDV gratuitos para ajudá-las a economizar nos custos, mas eles funcionam de forma diferente das opções pagas. O software de PDV gratuito cobra apenas por transação. Muitos provedores têm planos gratuitos, o que significa que não há taxas mensais, mas apenas em relação ao software. Todo hardware necessário terá que ser comprado. No entanto, o uso do software é gratuito, desde que você pague por cada transação.

O software gratuito do sistema de PDV pode ser uma ótima opção para pequenas empresas que estejam tentando economizar. Porém, se elas gerenciarem um grande número de vendas mensalmente, as taxas de transação poderão se acumular e se tornar mais caras do que a compra de um software de PDV abrangente.

O que procurar em um sistema de PDV

Não há uma solução única para empresas que procuram um sistema de PDV. Em última análise, você terá que considerar o tamanho de seu negócio, suas necessidades e a frequência das vendas. Confira a seguir algumas características para procurar em um sistema de PDV para sua empresa:

• Gestão de estoque: as empresas de varejo devem entender como as vendas afetam o estoque para reabastecer os itens quando se esgotam. Os sistemas de PDV devem ajudar a rastrear o estoque com base nas vendas, possibilitando a tomada de decisões de compra melhores.
• Integrações: se sua empresa tem uma loja on-line, você precisará que seu sistema de PDV se integre perfeitamente para rastrear o estoque e as vendas. Por exemplo: o sistema de PDV Hike permite a integração com sua loja de comércio eletrônico para simplificar as vendas para os clientes e possibilitar o acompanhamento do estoque on-line e off-line.
• Gestão de clientes: um bom sistema de PDV deve ajudar na gestão dos relacionamentos com os clientes, informando o que e quando um cliente específico comprou pela última vez. Dependendo das integrações, o PDV pode ser incorporado ao software de marketing on-line para ajudar a vender mais produtos on-line e off-line.
• Gestão de pessoal: os sistemas de PDV devem permitir que a equipe faça tudo o que for necessário para concluir uma transação com eficiência e ajudar a atender o maior número possível de clientes.
• Relatórios de vendas: os relatórios de vendas podem auxiliar na compreensão da saúde financeira de seu negócio. Se você estiver administrando uma loja on-line e presencial, precisará de um sistema de PDV que possa ajudar a rastrear as vendas on-line e off-line.

O sistema de PDV é parte integrante de negócio, pois elimina processos manuais, como totalizar os recibos, descobrir quais são os impostos sobre vendas e até mesmo reunir endereços eletrônicos para elaborar uma lista de e-mails. Os provedores de PDV oferecem sistemas em uma variedade de formatos que atendem a todas as suas necessidades, desde um caixa fixo até um aplicativo móvel com hardware para passar cartões. O custo de um sistema de PDV depende do hardware selecionado e dos recursos de software.

Perguntas frequentes

Quais são os diferentes tipos de sistemas de PDV?

Os tipos mais comuns de sistemas de PDV abrangem desde a execução do software em uma intranet com servidores locais até um sistema leve que usa um aplicativo de smartphone e um leitor portátil de cartões. O hardware usado no sistema é determinante para o custo do sistema de ponto de venda, mas os custos do software de PDV também contribuem para o preço final do sistema de PDV.

PDV legado

Um PDV legado consiste na utilização de servidores e de outros hardwares conectados por meio de uma rede local. Este sistema tem acesso à internet para processar transações, mas todos os dados coletados são armazenados localmente. O preço do sistema de PDV para um sistema legado é o mais caro devido ao fato de exigir torres de computador para os servidores, tecnologia com ou sem fio para conectar todo o hardware, além do software de PDV.

PDV baseado na nuvem O PDV baseado na nuvem processa transações e armazena dados em servidores remotos. O único hardware físico usado nesse tipo de PDV é o equipamento para processar uma transação em dinheiro ou com cartão. O custo do sistema de PDV baseado na nuvem tende a ser menor do que um sistema legado. Atualmente, 28% dos varejistas planejam implementar um sistema de PDV baseado na nuvem no futuro.

PDV híbrido

Um PDV híbrido combina um sistema de PDV legado com um sistema de PDV baseado na nuvem. A combinação de ambos cria uma rede consistente e confiável que é ideal para empresas maiores com vários sistemas de PDV. O custo de um sistema de PDV desse tipo está entre os mais altos, uma vez que ele precisa integrar uma série de máquinas de processamento de pagamentos e coleta de dados. No entanto, o sistema é excelente para proteger os dados dos clientes porque as informações podem ser armazenadas localmente, se assim desejado.

PDV em tablet

O PDV em tablet funciona como um PDV de balcão e um PDV móvel, dependendo de suas necessidades no momento em questão. Você pode manter o tablet em um local fixo ou fornecer tablets para os funcionários utilizarem enquanto desempenham suas tarefas. Um dos usos mais comuns para um PDV em tablet é no setor de restaurantes, pois ele simplifica o processo de anotação de pedidos e os pagamentos dos garçons. Essa modalidade de PDV é leve, ocupa espaço mínimo e funciona muito bem como uma caixa registradora. O custo do PDV em tablet costuma ser menor do que as opções de PDV legado e híbrido, já que um tablet pode carregar um aplicativo e usar um leitor externo de cartões para processamento. Muitos processadores de PDV móvel são de baixo custo ou gratuitos.

PDV móvel

Um PDV móvel elimina a necessidade de processar uma venda em um local fixo, como estabelecimento comercial, lojas físicas e frente de caixa. Esse tipo de sistema de PDV funciona a partir de um aplicativo de smartphone e de um swiper ou leitor por toque que se conecta ao celular através de um cabo ou Bluetooth. Graças a esse recurso, você pode fazer vendas em convenções e feiras, bem como em qualquer outro lugar onde venda seu estoque. Você pode fazer uma venda em qualquer lugar onde tenha uma conexão de celular.

Qual é o sistema de PDV mais econômico?

O sistema de PDV mais econômico é gratuito. Em geral, os provedores de serviços comerciais oferecem leitores/swipers de cartões e aplicativos gratuitamente e, então, cobram uma taxa de processamento de cartões de crédito mais alta, em vez de realizar uma cobrança direta. É uma boa maneira de economizar com custos de hardware de PDV quando você está iniciando seu negócio e quer oferecer aos seus clientes a conveniência de pagar com cartões. Você pode começar a aceitar cartões de crédito e de débito assim que receber o equipamento e configurar o aplicativo.

Quais são as vantagens de um sistema de PDV?

Um sistema de PDV desempenha outras funções além de uma caixa registradora multifuncional. Ele também pode colaborar com os aspectos a seguir da administração de um negócio, além de ajudar você a atingir suas metas de marketing com recursos diferenciados de atendimento ao cliente.

Gestão do inventário

Um sistema de PDV pode ser conectado com um banco de dados de inventário para monitorar os níveis de estoque. Com um sistema físico, adesivos com códigos digitalizáveis são afixados aos produtos para venda e inseridos em um banco de dados. Quando um item é lido para registro no caixa e vendido, o sistema de PDV faz a devida identificação. O item é removido da coluna para venda e inserido na coluna vendido, informando quanto estoque resta. Se você estiver vendendo apenas on-line, o PDV realiza um processo semelhante quando marca um produto como vendido, permitindo selecionar, embalar e enviar com menos esforço.

Gestão dos clientes

Gerenciar as informações dos clientes e melhorar seu relacionamento com eles é possível com um software de PDV que dispõe de recursos para ajudar a gerenciar o relacionamento com os clientes. O software de PDV coleta as informações de um cliente no momento da venda, fornecendo a você o nome desse cliente, o que ele comprou e a data de compra. Você pode solicitar que o cliente informe seu e-mail, caso ainda não tenha sido fornecido, e adicioná-lo ao cartão.

Depois de criar um cartão, você pode usar as informações para fazer de tudo, desde oferecer recompensas de fidelidade até salvar recibos para análise futura. Um sistema de PDV com recursos de gestão de relacionamento com os clientes ajuda a assegurar a fidelidade do cliente e oferece algo em troca. Esse método eleva o atendimento ao cliente a um patamar difícil de alcançar ao concluir todas essas etapas manualmente.

Relatórios

Todos os sistemas de PDV têm um sistema básico de relatórios que permite visualizar as transações com cartões de crédito e as taxas de processamento de cartão de crédito em um período definido. O software também pode ser configurado para incluir uma variedade de relatórios relevantes para sua operação. Recursos adicionais aumentarão os custos do software de PDV, mas eles valem a pena, sobretudo considerando-se o tempo economizado na impressão de relatórios e na busca das informações de que você precisa com maior rapidez.

Quais são os diferentes tipos de licenças de PDV?

Uma licença de PDV permite realizar uma transação através do portal de pagamento de sua escolha de fornecedores de PDV. A licença, também denominada assinatura, possibilita usar o software e o hardware mediante pagamento da taxa. Ela faz parte do custo do sistema de ponto de venda e é cobrada separadamente das taxas de processamento de pagamentos.

Licença para usuário único

Você precisa de uma licença para usuário único para um único PDV, como um PDV móvel ou um PDV fixo. Cada terminal que processa pagamentos deve ter sua própria licença para acesso ao gateway de pagamentos que envia as informações dos cartões de crédito e o montante para o banco emissor dos cartões. Ele também é usado para monitorar as taxas de processamento de pagamentos e atribuí-las à sua conta.

Licença para vários usuários

Exige-se uma licença multiusuários para uma empresa que tenha mais de um processador de cartões de crédito. Ou seja, se você tiver várias máquinas processando cartões de crédito, cada uma delas deverá ter sua própria licença. Você pode comprar uma licença ou assinatura que tenha um número suficiente de licenças para atribuir ao seu hardware de PDV.

Licença por assinatura

Uma licença por assinatura consiste em um pagamento recorrente realizado mensal, bimestral, trimestral ou anualmente. É uma boa opção se você não tiver certeza sobre o futuro de seu negócio, precisar ampliar suas estações de PDV por determinado período ou quiser migrar para um provedor diferente com taxas de processamento de cartões de crédito menores no futuro.

Licença vitalícia

Caso você planeje manter seu hardware de PDV a longo prazo, poderá ser mais econômico obter uma licença vitalícia para todo o seu hardware de PDV. Essa modalidade de licença consiste em uma taxa única paga antecipadamente ao provedor do PDV para acesso ao portal de processamento de cartões de crédito, além de outros custos relacionados a tal acesso. Você tem a opção de pagar por upgrades, acesso a mais recursos e suporte conforme necessário.

Licença baseada na nuvem

Uma licença baseada na nuvem permite aumentar ou diminuir o número de terminais de PDV de acordo com a necessidade. É semelhante à opção de várias licenças, mas funciona com tablets e outros terminais móveis. Cada provedor de serviços comerciais dispõe de pacotes próprios de licenças baseadas na nuvem, então vale a pena procurar a melhor oferta para esse tipo de uso.

Resumindo: O custo de um sistema de PDV

O custo médio de um sistema de PDV para uma pequena empresa varia de US$ 80 a US$ 150 por mês. No entanto, os custos dos sistemas de PDV variam dependendo do provedor e de suas necessidades. Antes de comprar software ou hardware, certifique-se de entender os custos associados ao processamento de pagamentos através de um sistema de PDV e como esses custos podem afetar seus negócios. Embora um sistema de PDV seja necessário para alcançar o sucesso, você pode encontrar um que atenda às necessidades de sua empresa sem pagar por recursos de que não precisa.

Quando seu sistema de PDV estiver em operação, você poderá integrar os dados de seus clientes ao software de automação de marketing da Mailchimp para criar campanhas de marketing e trazer os clientes que já fizeram uma compra de volta ao seu site ou à sua loja de varejo.