Se você usa métodos ágeis em gerenciamento de projetos, seu objetivo é obter ótimos resultados da maneira mais eficiente possível. Mas, às vezes, frameworks populares como Scrum ou Kanban podem não funcionar perfeitamente para sua equipe. Talvez o Scrum seja muito rígido com seus cronogramas. Ou, talvez o Kanban seja muito aberto para as suas necessidades.
Nesses casos, uma abordagem híbrida como o Scrumban poderia oferecer exatamente o que sua equipe precisa. O Scrumban combina Scrum e Kanban, permitindo que os membros da equipe escolham novas tarefas quando estiverem prontos, mantendo tudo organizado e transparente. Isso empodera sua equipe, aumenta a flexibilidade e cria fluxos de trabalho eficientes.
Quer aprender mais sobre como funciona a metodologia Scrumban? Continue lendo para ver por que está se tornando a abordagem ágil preferida de muitas equipes modernas.
A fusão das metodologias Scrum e Kanban
O Scrumban é uma mistura de duas metodologias ágeis: Scrum e Kanban. Este framework pega os ciclos de trabalho curtos e planejados do Scrum (sprints) e os combina com o fluxo de trabalho contínuo e a exibição visual de tarefas do Kanban. O resultado é um sistema verdadeiramente flexível para gerenciar projetos complexos e contínuos.
Equipes que usam Scrumban organizam o trabalho em sprints para proporcionar foco e impulsionar o progresso. Mas, em vez de escopos predefinidos, as listas de tarefas de sprint (backlogs) permanecem leves. Um sistema de pull permite que as tarefas entrem em cada sprint com base em prioridade, capacidade e limites de trabalho em processo (WIP). Essa fusão dá estrutura às equipes enquanto promove a fluidez, ajudando-as a entregar valor contínuo aos seus clientes.
Originalmente, o Scrumban ajudou equipes a migrar do Scrum para o Kanban ou vice-versa. A mudança entre essas metodologias ágeis muitas vezes era muito drástica, então o Scrumban facilitou a transição. Ele permitiu que as equipes aprendessem e experimentassem os novos conceitos antes de abandonar completamente seus métodos anteriores. Com o tempo, o Scrumban evoluiu para se tornar um sistema autônomo para gerenciamento de projetos.
Elementos essenciais do Scrum
Scrum é um método ágil de gerenciamento de projetos criado no início da década de 1990. Equipes de desenvolvimento de software foram as primeiras a perceber seu valor. Este framework permitiu que elas se adaptassem a requisitos que mudavam rapidamente, trabalhassem melhor juntas e acelerassem a entrega de produtos.
Desde então, o framework Scrum foi amplamente adotado em vários setores. Funciona assim: a equipe Scrum trabalha em sprints temporizados de 1-4 semanas para concluir tarefas escolhidas do backlog. Eles também têm reuniões diárias curtas para discutir o trabalho e resolver problemas.
No final de cada sprint, a equipe Scrum revisa o que fez e planeja o próximo. Além disso, eles regularmente revisam seu trabalho durante retrospectivas para encontrar o que melhorar sobre o processo Scrum.
Então, quais elementos foram trazidos para o Scrumban do Scrum?
- Planejamento em ciclos de sprint e revisão dos resultados
- Definir limites de quanto trabalho fazer em cada sprint
- Escolher as tarefas mais importantes para fazer a seguir em tempo real
- Garantir que tudo esteja bem entendido antes de começar a trabalhar
- Ter uma lista para organizar tarefas prontas para começar, mas que ainda não estão sendo trabalhadas
Componentes fudamentais do Kanban
O Kanban é outra abordagem ágil, criada na década de 1940 como uma técnica de manufatura enxuta na Toyota. Posteriormente, foi adaptado por equipes de desenvolvimento de software para melhorar fluxos de trabalho e visualizar melhor o progresso. Muitas equipes de outros setores também o adotaram depois de ver sua simplicidade e eficácia.
No centro da metodologia Kanban está um quadro visual, conhecido como quadro Kanban. O quadro ajuda as equipes a verem o progresso de seu trabalho num relance. Ele é tipicamente dividido em colunas como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído". Essa abordagem visual permite que as equipes acompanhem e gerenciem suas tarefas facilmente.
Como o Scrum, o Kanban limita o número de tarefas sendo trabalhadas ao mesmo tempo. Também há reuniões regulares, mas não necessariamente diárias, para discutir o progresso e resolver quaisquer problemas. Além disso, as equipes Kanban revisam regularmente seu processo para encontrar maneiras de melhorar.
Aspectos chave trazidos para o Scrumban do Kanban são:
- Manter o trabalho organizado usando um quadro Kanban físico ou digital
- Usar um sistema de pull para iniciar novas tarefas quando há espaço para elas
- Definir um número máximo de tarefas para trabalhar ao mesmo tempo
- Fazer o planejamento na hora certa em vez de tudo de uma vez
- Manter o controle de quanto tempo as tarefas levam para ajudar a prever o progresso
Por que as equipes ágeis escolhem o método Scrumban
Em sua jornada ágil, você pode se perguntar por que o método Scrumban é uma escolha popular para equipes como a sua. Bem, aqui estão alguns motivos convincentes para você considerar esta metodologia híbrida de gerenciamento de projetos.
Promove uma colaboração mais eficaz da equipe Scrumban
O trabalho em equipe é o cerne da abordagem Scrumban. Ao misturar Scrum e Kanban, o framework pode ajudar sua equipe a trabalhar junta de forma mais eficaz. Ele incentiva a conversa aberta, a clareza sobre o trabalho e o compartilhamento de responsabilidades para uma equipe mais forte e unida.
Permite que as equipes Scrumban mudem de direção rapidamente
Com o Scrumban, sua equipe pode mudar seus planos rapidamente quando necessário. Por exemplo, você pode precisar pivotar rapidamente se o feedback dos usuários sugerir uma alta demanda por um recurso não planejado. Essa flexibilidade permite que os membros da equipe ajustem sua abordagem de forma contínua e entreguem o que seus clientes mais precisam.
Utiliza diagramas de fluxo para expor os pontos fracos do processo
O Scrumban emprega diagramas de fluxo para expor fraquezas no processo. Este método de fluxo contínuo revela onde o progresso pode estar desacelerando ou ficando preso. Então, sua equipe pode usar esse guia visual para decidir como eliminar fraquezas no processo e melhorar os fluxos de trabalho.
Suporta a melhoria contínua do processo de trabalho
Reuniões regulares de Scrumban e retrospectivas apoiam a melhoria contínua. Isso ajuda sua equipe a aprimorar a qualidade do trabalho e entregar valor contínuo. Todos se beneficiam desse compromisso com a excelência porque frequentemente leva a resultados de projetos mais satisfatórios.
Quando os gerentes de projeto devem usar o processo Scrumban
Ao gerenciar projetos, nem sempre é claro qual metodologia ágil pode funcionar melhor. Se você não tem certeza de quando escolher Scrumban em vez de Scrum e Kanban, aqui estão alguns cenários em que pode ser uma escolha sábia:
Projetos complexos ou de grande escala
Para projetos de grande porte com muitas peças móveis, o Scrumban oferece a flexibilidade necessária enquanto previne o caos. Os sprints do Scrum criam um excelente ritmo de fluxo de trabalho, enquanto as revisões oferecem marcos claros que levam à linha de chegada. Além disso, os elementos do Kanban aumentam o fluxo, permitindo que sua equipe enfrente com confiança projetos complexos ou de grande escala.
Gerenciamento transparente do fluxo de trabalho
Você precisa de uma visão clara do progresso do seu projeto e dos possíveis gargalos? O quadro visual do Scrumban proporciona essa transparência. Esta visão geral ampla permite que você permaneça informado e tome boas decisões ao longo da jornada do seu projeto. Também mantém sua equipe na mesma página e trabalhando de perto para alcançar objetivos compartilhados.
Equipes Scrum sobrecarregadas
Quando sua equipe Scrum se sente sobrecarregada, o Scrumban entra como uma solução flexível. Ao usar essa abordagem híbrida, sua equipe pode se concentrar em itens de alto valor sem distrações. Isso ajuda a equilibrar a carga de trabalho e evitar o esgotamento, criando um ambiente de trabalho mais saudável e sustentável.
Como as equipes Scrumban usam o framework ágil para gerenciar projetos
Utilizar o Scrumban permite que sua equipe se adapte às necessidades mutáveis do projeto enquanto mantém um ritmo constante de trabalho. Esse processo começa com a configuração do quadro visual do projeto e a definição de limites de WIP. A partir daí, é um processo contínuo de trabalho, monitoramento e ajuste à medida que o projeto avança.
Veja a seguir os principais elementos desse framework. Enquanto você lê, lembre-se de que esse é um processo um tanto fluido, com as equipes passando pela maioria dos elementos conforme necessário, e não em uma ordem rígida.
Configurando um quadro Scrumban e estágios de fluxo de trabalho
Normalmente, o primeiro passo é configurar o quadro Scrumban. Este quadro é uma ferramenta central para toda a equipe, permitindo uma revisão rápida das tarefas do projeto. Ele geralmente tem seções para cada estágio de trabalho rotuladas como "A Fazer", "Em andamento" e "Concluído".
Você pode adicionar ou modificar essas seções para refletir melhor o fluxo de trabalho da sua equipe. Por exemplo, você pode incluir etapas como "Teste", "Revisão" e "Aguardando aprovação", dependendo da natureza do seu trabalho. Apenas certifique-se de que o quadro reflita com precisão as várias etapas do seu projeto.
Configure o quadro durante a reunião inicial de planejamento do sprint. Escreva cada tarefa em cartões separados e coloque-os nas seções apropriadas. À medida que os membros da equipe iniciam tarefas, mova seus cartões de "A fazer" para "Em andamento". Cada tarefa concluída terá seu cartão movido para "Concluído" para terminar sua jornada pelo quadro.
Definindo limites de WIP para equilibrar melhor as cargas de trabalho
Como o Scrum e o Kanban, o Scrumban exige que você defina limites de WIP. Esses limites determinam quantas tarefas podem estar no estágio "Em andamento" ao mesmo tempo.
Uma abordagem prática para definir esses limites é começar com 1 a 2 tarefas por membro da equipe. Este limite inicial serve como uma linha de base, mas pode ser ajustado ao longo do tempo. Ele está lá simplesmente para ajudar a distribuir o trabalho de maneira uniforme entre os membros da equipe e evitar sobrecarregar qualquer pessoa.
À medida que sua equipe se familiariza mais com seu fluxo de trabalho e capacidade, os limites de WIP provavelmente precisarão ser refinados. Planeje revisar regularmente os limites durante as reuniões de planejamento, revisão e retrospectiva para garantir uma ótima eficiência.
Gerenciar itens de trabalho para garantir um progresso tranquilo nas metas do projeto
Uma vez que todos começam a trabalhar em suas tarefas, é importante ficar de olho em como as coisas estão indo. Isso ajudará você a garantir que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído dentro do prazo.
Para uma leitura de base sobre o progresso da sua equipe, verifique o quadro do projeto diariamente para ver em que ponto cada tarefa está. Está apenas começando, em andamento ou finalizada? Isso ajudará você a perceber se uma tarefa está demorando muito ou se alguém precisa de ajuda. Então, você saberá verificar com o responsável pela tarefa para ver se você pode fazer algo para agilizar as coisas.
Uma visualização em tempo real do quadro também ajuda a identificar dependências que estão retardando as coisas. Por exemplo, se uma tarefa não pode passar para "Concluído" porque está esperando que outra tarefa seja concluída primeiro, você pode precisar abordar o gargalo. Isso pode envolver a coordenação com os membros da equipe que trabalham em tarefas relacionadas ou o refinamento do backlog.
Realizar reuniões de planejamento sob demanda para ajustes rápidos
Realizar reuniões de planejamento sob demanda é uma parte essencial do processo Scrumban. É bom ter um motivo específico, ou acionador, para essas reuniões. O acionador pode ser algo como uma grande mudança no projeto ou talvez quando restam apenas algumas tarefas no quadro.
Quando esse gatilho ocorre, é um sinal de que você precisa ter uma reunião rápida para falar sobre o que fazer a seguir. Essas reuniões ajudam você a tomar decisões rápidas, para que possa ajustar seus planos e manter o projeto no cronograma.
Para reuniões mais produtivas, convide todos os membros da equipe relevantes, líderes de projeto e gerentes para participar. Além disso, crie uma agenda focada e estabeleça um limite de tempo para garantir que a reunião não tome muito tempo valioso.
Alcance a melhoria contínua do processo com retrospectivas
O Scrumban permite que você melhore constantemente seus processos por meio de retrospectivas regulares. Essas são reuniões em que toda a sua equipe olha para trás e descobre maneiras de melhorar no futuro. Elas são normalmente realizadas no final de cada sprint e novamente quando o projeto é concluído.
As ideias e feedbacks que você obtém dessas reuniões devem ajudá-lo a fazer mudanças reais na forma como você trabalha. Por exemplo, você pode mudar quantas tarefas as pessoas recebem de uma vez, como prioriza as tarefas ou até mesmo como conduz reuniões. Isso pode levar a processos mais eficientes, uma equipe profundamente engajada e melhores resultados de projetos.
Melhore os resultados do projeto com a metodologia Scrumban
O Scrumban combina Scrum e Kanban para fornecer a flexibilidade, transparência e melhoria contínua de que sua equipe precisa. Essa é a abordagem ideal, seja para gerenciar projetos complexos, aprimorar o controle de fluxos de trabalho ou para equipes Scrum que estão sobrecarregadas. Assim, quando seus atuais métodos de gerenciamento parecerem ineficazes, considere adotar a metodologia Scrumban. Você ficará feliz por ter feito essa mudança quando sua equipe começar a enviar o trabalho mais rapidamente e a entregar valor com precisão.