Gerenciar importantes empreendimentos comerciais e projetos é crucial para que qualquer trabalho avance e permaneça no caminho certo.
No entanto, ao gerenciar projetos de grande escala que afetam uma ampla gama de pessoas e trabalhar em equipe, manter tudo sob controle pode ser difícil.
Em geral, projetos de grande escala tendem a envolver muitas pessoas interessadas que são direta ou indiretamente impactadas pelo resultado. Embora ter pessoas interessadas seja bom, elas podem distraí-lo do seu cronograma de produção.
Essas pessoas interessadas que são impactadas por um projeto são chamadas de stakeholders. Eles literalmente têm um interesse no progresso do seu trabalho. Os stakeholders nem sempre são indivíduos.
Stakeholders podem ser organizações, grupos, outras empresas ou indivíduos que são afetados pelo seu trabalho. Os stakeholders estão interessados no sucesso de um negócio ou projeto de negócios, e podem ser funcionários, clientes ou grupos relacionados externos ou internos à sua empresa.
Os stakeholders podem ter um efeito negativo ou positivo no seu projeto. Eles influenciam o trabalho em si do início ao fim e, por isso, precisam ser gerenciados adequadamente.
Portanto, identificar os seus principais stakeholders e elaborar um plano eficaz de gerenciamento dos envolvidos é uma prioridade. Em vez de distrações, os stakeholders podem ser ativos valiosos com os quais você pode se engajar ao longo do ciclo de vida do seu projeto.
O que é gerenciamento de stakeholders?
Um tipo de gerenciamento de projetos, o gerenciamento dos stakeholders gerencia os requisitos e expectativas de todos que são um stakeholder no seu projeto. Os stakeholders podem ser externos ou internos, e um bom plano de gerenciamento de stakeholders gerenciará ambos os grupos de forma eficaz e eficiente
Isso é feito por meio da criação e da implementação de um processo de gerenciamento de stakeholders, um plano que define claramente como os stakeholders serão gerenciadas e quais estratégias serão usadas para realizar isso durante todo o ciclo de vida do projeto.
Grande parte desse plano de gerenciamento de stakeholders depende de relatórios de status e outros feedbacks do gerente de projeto para facilitar o processo de gerenciamento de stakeholders.
O termo "gerenciamento de stakeholders" também pode ser aplicado à administração de empresas de qualquer tamanho ou organização sem fins lucrativos. O gerenciamento de stakeholders é obrigatório em empresas de qualquer tamanho para manter todos os seus projetos dentro do objetivo e dentro do orçamento, enquanto trabalha com os stakeholders o tempo todo.
Importância do gerenciamento de stakeholders para atingir as metas de marketing
O gerenciamento de stakeholders é crucial para o sucesso de qualquer projeto. Quando os stakeholders são ignorados, eles podem comprometer um projeto, por falta de adesão ou pela criação de obstáculos.
Quando as necessidades dos stakeholders são atendidas, eles darão suporte ao seu trabalho, mas se não forem atendidas, podem atrapalhar seu caminho. O gerenciamento dos stakeholders também gera bons relacionamentos com elas durante este projeto e em possíveis projetos futuros.
Identificar e analisar as partes interessadas
O gerenciamento de stakeholders é essencial para atingir suas metas de marketing. Para gerenciar efetivamente os stakeholders, você precisa identificá-los e analisá-los cuidadosamente.
Partes interessadas internas e externas
Os stakeholders podem ser amplamente categorizados em dois tipos: stakeholders internos e externos.
Stakeholders internos são pessoas interessadas em seu projeto que fazem parte da sua empresa ou são diretamente impactadas por sua empresa, a empresa que está gerenciando o trabalho.
Esses stakeholders podem ser investidores, patrocinadores, equipes de trabalho e gerentes de projeto. Essas pessoas investem em ver seu trabalho se tornar um sucesso.
Os stakeholders externos, por outro lado, são pessoas que não estão diretamente relacionadas ao seu negócio, mas são impactadas indiretamente ou são importantes para o sucesso do trabalho. Podem ser grupos públicos, credores ou entidades da cadeia de suprimentos.
Analisar as expectativas e necessidades dos stakeholders internos e externos
Antes de fazer um plano de gerenciamento dos stakeholders, você deve começar identificando os principais stakeholders, externos e internos, e analisando suas necessidades e relacionamentos com o projeto. Faça esta pergunta a você mesmo:
- Qual é a função desse stakeholders?
- Como eles se envolverão neste projeto?
- O que eles querem deste projeto?
- Qual é a motivação deles para se envolverem?
- Que benefícios são obtidos com o envolvimento dos stakeholders?
Estratégias para gestão eficaz de stakeholders
O gerenciamento eficaz dos stakeholders é crucial para atingir seus objetivos de negócios. Ao identificar e atender às necessidades de seus stakeholders, você pode construir relacionamentos fortes e promover o entendimento mútuo.
Desde manter contato até ser transparente, temos algumas dicas práticas para ajudar você a melhorar o gerenciamento de stakeholders e a obter sucesso para a sua empresa.
Comunicação e transparência
Uma comunicação eficaz alcançará total transparência com os stakeholders do projeto. Seu plano de gerenciamento de stakeholders deve indicar como você se comunicará, com que frequência, usando qual formato e como distribuirá sua comunicação a cada stakeholder. Você pode criar um plano de comunicação para facilitar isso, para que ninguém seja omitido acidentalmente durante o processo de gerenciamento dos stakeholders.
Construção de relacionamento
Se você estiver se comunicando de forma eficaz com os principais stakeholders, consultando-os e trabalhando com eles onde eles serão mais eficazes, poderá simultaneamente construir relacionamentos valiosos com eles que continuarão após a conclusão do projeto.
Gerenciamento de conflitos
Dependendo do cronograma do seu projeto e da prioridade que você atribui a cada etapa, é provável que você precise gerenciar conflitos à medida que eles ocorrem.
Com a avidez dos stakeholders para ver sua parte no projeto funcionando com sucesso, eles podem ignorar, ou não perceber, por que outro stakeholder tem uma prioridade maior. Como acontece com a maioria dos grupos, pode haver personalidades concorrentes que se conflitam durante esse projeto. Eliminar os conflitos assim que eles começarem ajudará a manter seu plano de gerenciamento de stakeholders dentro do cronograma e em harmonia.
Colaboração e cooperação
Consultar os stakeholders é uma boa maneira de mantê-los investidos em todo o seu projeto, e não apenas na parte em que estão interessados. Os participantes do projeto são excelentes recursos para ajudar seu projeto a se concretizar.
Uma área em que eles podem ajudar é aprender mais sobre os concorrentes do setor. Muitas vezes, os stakeholders são excelentes recursos para obter informações e métodos alternativos e para ajudar a divulgar sua marca.
Aproveite a gestão de stakeholders para atingir objetivos de marketing
Ao construir relacionamentos sólidos com stakeholders, você pode criar um impacto positivo em seu negócio e impulsionar o sucesso. Um dos aspectos mais críticos do gerenciamento de stakeholders é conhecer suas necessidades e expectativas.
Ao fazer isso, você pode adaptar suas estratégias de marketing para atender às necessidades deles, o que pode aumentar envolvimento, lealdade e, por fim, levar a um resultado mais forte.
Desde a criação de um plano de gerenciamento de stakeholders eficaz até a medição do sucesso, apresentaremos insights práticos para ajudar você a criar uma estratégia de gerenciamento de stakeholders bem-sucedida que gere resultados.
Definindo metas de marketing
Definir metas de marketing para o seu empreendimento ou projeto comercial geralmente pode trazer melhorias ao aproveitar os relacionamentos com stakeholders.
Os stakeholders conseguem oferecer experiência e expectativas que você pode adicionar ao seu plano de marketing e contribuir com ideias e sugestões que sua equipe de projeto pode não ter considerado ainda.
Alinhando objetivos de marketing com as expectativas dos stakeholders
Ao consultar os stakeholders, você pode incorporar as expectativas deles às suas metas de marketing. Ter metas claras ajuda os stakeholders a terem uma compreensão realista do que precisa ser feito e do seu cronograma para fazê-lo.
Isso também dá a eles a oportunidade de fazer marketing para você. Como stakeholders, eles têm interesse em tornar seu projeto bem-sucedido e em compartilhá-lo com outras pessoas.
Dicas para melhorar a gestão de seus stakeholders
A gestão de stakeholders é um aspecto crítico de qualquer estratégia de negócios bem-sucedida. Ao construir relacionamentos positivos com stakeholders, você pode criar uma base sólida para o seu negócio prosperar.
No entanto, o gerenciamento de stakeholders pode ser desafiador e exige mapeamento, planejamento e execução cuidadosos dos stakeholders.
Seja você o proprietário de uma pequena empresa ou parte de uma grande corporação, uma gestão eficaz de stakeholders pode ter um impacto significativo no sucesso do seu negócio.
O segredo é entender as necessidades e expectativas dos seus stakeholders e criar uma estratégia que se alinhe com elas.
Desde a comunicação clara até o envolvimento ativo, essas dicas podem ajudar você a construir relacionamentos mais fortes com seus stakeholders e impulsionar o sucesso do seu negócio. Então, vamos nos aprofundar e ver como você pode melhorar seu gerenciamento de stakeholders hoje.
Comunicação e envolvimento regulares
Estabelecer um sistema para manter os stakeholders informados durante todo o cronograma do seu projeto incentivará bons resultados. Sua estratégia de comunicação permitirá que os stakeholders saibam se há uma mudança no cronograma ou qualquer outro desenvolvimento que altere as expectativas de conclusão.
Uma forma de gerenciar as comunicações é estabelecer um espaço ou grupo distinto onde as pessoas envolvidas no projeto possam obter os dados, notícias, relações públicas e outras informações mais recentes assim que estiverem disponíveis.
Você também pode criar fóruns nos quais os stakeholders possam interagir uns com os outros e com os membros da equipe do projeto para desenvolver novas ideias, ter uma ideia do progresso, oferecer assistência e ajudar a fomentar relacionamentos entre si.
O envolvimento dos stakeholders é fundamental para que o seu projeto seja bem-sucedido. Convide os stakeholders para participar das suas sessões de tomada de decisão, e você descobrirá que isso constrói confiança e ainda trará recursos para seus projetos atuais e futuros.
Ser receptivo às necessidades dos stakeholders
Responder ativamente às necessidades dos stakeholders é importante para o sucesso geral do projeto. Abordar imediatamente quaisquer questões ou problemas que surjam consolidará uma boa relação de trabalho e melhorará o envolvimento.
Hoje em dia, é fácil entrar em contato com alguém rapidamente com um telefonema, e-mail ou mensagem de texto. Em alguns minutos, você pode resolver um problema e voltar a trabalhar na próxima etapa.
Acompanhando e medindo o engajamento de stakeholders
O tempo necessário para rastrear o envolvimento dos stakeholders é mínimo, mas ter as informações ajudará você a melhorar seus relacionamentos com eles.
Você pode entrar em contato com os stakeholders para agradecê-los pela ajuda, e chamá-los quando perceber que eles não estão engajados na próxima fase do projeto quanto deveriam.
Acompanhe a frequência com que eles são consultados, a melhor maneira de contatá-los e que tipos de feedback e relatórios eles gostariam de receber.
O engajamento dos stakeholders é como uma conversa. É uma troca entre as partes, que pode resultar em vantagens surpreendentes que agregam valor ao seu projeto.
Os stakeholders muitas vezes trazem experiência e entendimento que podem adicionar profundidade ao seu trabalho, algo que você pode ter ignorado ou do qual não tinha conhecimento. Quando as pessoas se envolvem, você pode medir quais maneiras funcionam melhor com cada stakeholder e como trabalhar com ele no futuro.
Melhoria contínua do gerenciamento de stakeholders
Seu objetivo com o gerenciamento de stakeholders deve se concentrar em melhorar seu relacionamento com cada pessoa ou grupo.
Os stakeholders oferecem uma visão valiosa que você pode precisar para obter um bom resultado. Identificar e priorizar cada stakeholder ajudará você a se comunicar de forma eficaz e frequente.
Quando os stakeholders chegam até você com uma preocupação e você se envolve com elas rapidamente para resolver esse problema, você cria experiências positivas com elas. Essa conexão continuará a aumentar a sua base de conhecimento, desde que você continue a cultivar o relacionamento.
Aprender a trabalhar com stakeholders não precisa ser um esforço individual. O Mailchimp tem muitas ferramentas que você pode usar para ajudar a construir seus relacionamentos e para se comunicar com stakeholders.
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