Trabalhando em silos: as armadilhas do isolamento nas organizações

Trabalhar em silos significa que os membros da equipe ficam isolados da própria equipe. Isso pode significar que indivíduos ou departamentos inteiros ficam isolados do resto da empresa. Esses indivíduos e grupos não colaboram uns com os outros, o que pode levar à falta de comunicação.

Trabalhar em silos é o oposto da colaboração; os silos impedem que os indivíduos façam parte de uma equipe com uma visão unificada, enquanto equipes diferentes trabalham entre si, sem saber o que está acontecendo com outros departamentos ou iniciativas da empresa.

Essa falta de colaboração pode rapidamente se transformar em comunicação zero, mesmo entre os membros da equipe. Se todos estiverem se concentrando apenas em suas tarefas e não colaborando com outros membros da equipe ou equipes, eles não entenderão os objetivos mais amplos da empresa, o que pode fazer com que sintam que estão se perdendo e que seu trabalho não importa.

Causas comuns de silos em organizações

A mentalidade de silo não acontece da noite para o dia; é um processo de isolamento de funcionários e certos grupos do qual a liderança de uma empresa deve estar ciente. Mais comumente, ela decorre da falta de comunicação que não incentiva as equipes a trabalharem juntas.

Embora o trabalho remoto seja mais propenso a silos porque os trabalhadores não podem ir até as mesas dos colegas em nenhum momento do dia, a mentalidade de silo pode tomar conta de qualquer empresa. Aqui estão algumas das principais causas que você deve conhecer:

Conflitos de liderança

Muitas vezes, a liderança é culpada pela criação de silos, especialmente em um ambiente remoto. Se seus funcionários não forem incentivados a trabalhar juntos, eles não o farão. Muitos querem vir trabalhar, concentrar-se em suas tarefas e sair. Colocar-se em silos permite que se concentrem e façam mais, mas também pode prejudicar os esforços da equipe e fazer com que os funcionários se sintam isolados e até sozinhos.

Independentemente dos estilos de liderança, a liderança conflitante muitas vezes confunde os funcionários. Elas são informadas de coisas diferentes e não podem determinar o que devem fazer. Isso pode, em última análise, fazer com que as equipes não entendam no que as diferentes equipes estão trabalhando e os líderes tomem decisões diferentes que afetam as metas e o trabalho diário final de suas equipes. Lembre-se de que se a liderança não estiver colaborando, os funcionários também não o farão.

Falta de visão da empresa

A falta de visão é um dos principais motivos pelos quais surgem os silos. Os valores da sua empresa devem promover a colaboração entre os funcionários. Sem conhecer a visão e as metas, seus funcionários não sabem como suas tarefas se relacionam com o mesmo objetivo.

Vendas e marketing podem ser dois departamentos separados em sua empresa. O departamento de marketing pode ter como objetivo desenvolver a conscientização da marca e leads, enquanto o departamento de vendas deseja vender produtos.

Como essas duas equipes se apoiam? Sem colaboração, as equipes de vendas não conseguem trabalhar com as equipes de marketing para desenvolver estratégias mais eficazes porque a gerência não tem uma visão comum.

Nenhum fluxo de trabalho

Ter processos e fluxos de trabalho em vigor é crucial para os trabalhadores. Eles precisam saber qual é a próxima etapa do processo o tempo todo para evitar gargalos que podem impedir a conclusão de tarefas. Sem fluxos de trabalho claros, os funcionários estarão em constante confusão.

Os funcionários podem optar por se isolar e se concentrar apenas em seu trabalho porque nenhuma diretriz lhes diz o que fazer. Se não houver ninguém no comando e tomando decisões pela equipe, todos trabalharão de forma independente.

Tecnologia

Novos funcionários preferem quando as organizações têm as tecnologias mais recentes que permitem a comunicação. A falta de tecnologia, como ferramentas de rastreamento de tarefas e gerenciamento de projetos, muitas vezes pode confundir os funcionários. Eles podem saber o que devem fazer, mas não sabem como seu trabalho faz parte dos objetivos maiores da empresa.

Digamos que um funcionário seja escritor em uma equipe de marketing e esteja escrevendo uma página de destino para uma campanha publicitária. Se eles não souberem o que o designer está criando porque não podem visualizar o trabalho, o resultado pode ser desarticulado, fazendo com que um ou ambos voltem ao início do projeto.

Os funcionários devem ter a tecnologia certa para se comunicarem uns com os outros e compartilharem seus projetos. Ferramentas de videoconferência, bate-papos e rastreamento de projetos permitem que eles se comuniquem sem necessariamente se levantarem de suas mesas ou terem que dirigir para o escritório.

O ambiente

Tem havido muito debate sobre trabalho remoto nos últimos anos. Quaisquer que sejam os seus sentimentos sobre o assunto, não há como negar que o ambiente de trabalho pode desempenhar um papel importante na mentalidade do silo. Considere um ambiente de escritório. Baias com paredes altas dificultam a comunicação entre os funcionários. Como incentivar a interação nesse ambiente?

A estrutura física do ambiente de trabalho pode criar barreiras e dificultar a colaboração entre as equipes. Baias, andares separados e escritórios fechados reforçam a mentalidade de silos, isolando os funcionários e prejudicando o trabalho em equipe.

Tipos de silos

Vários tipos de silos podem ocorrer no local de trabalho. Depois de entender os tipos de silos nos quais os funcionários estão trabalhando, você pode determinar a causa subjacente e encontrar maneiras de promover a colaboração entre equipes. Vamos dar uma olhada nos tipos de silos que você pode encontrar em sua organização:

Silos departamentais

Silos departamentais ocorrem quando há isolamento entre departamentos ou equipes. Manter os departamentos de vendas e marketing separados é um exemplo de silo departamental. Quando o marketing e as vendas precisam trabalhar juntos, podem ter dificuldades porque os estilos de gerenciamento e fluxos de trabalho diferem.

Silos geográficos

Silos geográficos podem ocorrer quando os funcionários trabalham em diferentes estados ou até mesmo países. Se os seus funcionários trabalham no escritório, pode faltar a comunicação entre diferentes locais. Esse é um tipo comum de silo para empresas que operam em outros estados e fronteiras internacionais devido a problemas com fusos horários, idiomas e barreiras culturais.

Silos hierárquicos

Silos hierárquicos são comuns em diversos tipos de empresas e ocorrem devido à estrutura hierárquica de uma empresa. Por exemplo, a maioria das empresas tem proprietários, CEOs, gerentes, supervisores e funcionários.

Infelizmente, essa estrutura comum geralmente pode levar a problemas de comunicação. Os CEOs e gerentes podem não compartilhar informações com supervisores ou funcionários, isolando alguns trabalhadores dos objetivos finais da empresa.

Silos hierárquicos podem levar à insatisfação geral no trabalho. Funcionários vistos como inferiores na hierarquia geralmente se sentem menos importantes porque informações importantes nunca chegam até eles.

Silos de informação

Silos de informações ocorrem quando uma empresa trabalha com outras entidades. Por exemplo, uma empresa de e-commerce pode trabalhar com fabricantes, fornecedores, empresas de logística e assim por diante. Em última análise, diferentes partes interessadas podem não ter acesso às mesmas informações, o que pode causar gargalos em vários processos devido à falta de comunicação.

Silos de tecnologia

As equipes da mesma organização costumam usar diferentes tipos de software para fazer seu trabalho. No entanto, quando as equipes têm um software incompatível com o de outras equipes, isso pode levar a grandes interrupções que criam silos devido à frustração e à incapacidade de se comunicar adequadamente.

O trabalho em silos é ruim para os negócios. Isso leva a gargalos, ineficiências e isolamento geral de equipes e funcionários individuais. Então, como trabalhar em silos pode afetar negativamente seu negócio?

Falta de comunicação e compartilhamento de informações

Os silos organizacionais decorrem da falta geral de uma boa comunicação e compartilhamento de informações, mas também podem piorar esse problema.

As barreiras de comunicação entre diferentes equipes e departamentos impedem diretamente a colaboração. No mundo dos negócios moderno, suas equipes devem trabalhar juntas em direção a uma meta comum. O não compartilhamento de conhecimento entre as equipes resulta em gargalos, ineficiências e falta geral de compreensão em toda a organização.

A falta de compartilhamento de informações pode aumentar o risco de erros e esforços duplicados, levando a duas ou mais equipes trabalhando no mesmo projeto em vez de ter um fluxo de trabalho.

Quando as equipes trabalham juntas, elas devem entender seu objetivo comum. Quando as pessoas começam a trabalhar em silos devido a uma falta geral de comunicação, elas começam a se concentrar mais no dia a dia do que no objetivo final, o que pode fazer com que percam a visão.

Seus funcionários devem entender que fazem parte de algo maior. Se eles não acreditarem que seu trabalho contribui para os objetivos da organização, começarão a trabalhar sozinhos e a se isolarem.

Ineficiência e redundância

Os silos criam ineficiências porque funcionários e equipes param de se comunicar e mantêm informações importantes para si. Isso pode levar à duplicação de tarefas e ao desperdício de recursos em geral, à dificuldade de coordenar esforços e alinhar metas e a um processo de tomada de decisão mais lento. Se você já participou de uma reunião e as pessoas não estavam a par das iniciativas recentes, você experimentou essa ineficiência em primeira mão.

Inovação e criatividade limitadas

A liderança estratégica promove a criatividade, considerando todas as origens, conhecimentos e habilidades dos funcionários. Trabalhar em silos leva a uma falta geral de criatividade. Em última análise, seus funcionários não são motivados a compartilhar suas perspectivas únicas e diversas, resultando em uma redução da polinização cruzada de conhecimento e experiência que poderia ajudar sua empresa a crescer.

Seus funcionários têm origens e experiências diferentes. A colaboração facilita o uso de seus conhecimentos para beneficiar a empresa. Quando você começa a colocar seus funcionários em silos, você reduz a quantidade de ideias criativas que vêm do brainstorming juntos.

Menor envolvimento e motivação dos funcionários

Trabalhar em silos resulta em menor motivação e satisfação dos funcionários. Pense em como deve ser frustrante para os funcionários não terem informações atualizadas sobre os projetos nos quais estão trabalhando. A falta de colaboração entre a liderança resulta em confusão e frustração nos funcionários, pois eles não sabem no que deveriam estar trabalhando.

Os silos também levam à falta de oportunidades de desenvolvimento de habilidades e crescimento na carreira, porque eles nunca têm a oportunidade de mostrar seus conhecimentos. Os funcionários geralmente estão isolados da gerência e dos tomadores de decisão que podem impactar diretamente seu crescimento dentro da organização.

Essa falta de colaboração também pode ter um impacto negativo sobre o trabalho em equipe e a camaradagem. Seus funcionários gostam de trabalhar juntos, e a dinâmica da equipe é essencial para a estrutura geral e o sucesso da organização. A socialização no local de trabalho é importante para todos, assim como o compartilhamento de conhecimentos e ideias, que podem transformar completamente seu trabalho.

No final das contas, trabalhar em silos é ruim para a cultura da empresa e pode levar a altas taxas de rotatividade devido à insatisfação dos funcionários.

Experiência do cliente prejudicada

Trabalhar em silos não afeta apenas as equipes internas; pode afetar a experiência do cliente. Quando os funcionários não têm informações atualizadas ou precisas, isso pode levar a experiências ruins para o cliente e pontos de contato desconectados.

Se suas equipes de vendas e suporte ao cliente não compartilharem informações, os clientes podem receber respostas atrasadas ou não receber nenhuma comunicação porque os funcionários não sabem como responder ou estão esperando que alguém de outro departamento os ajude.

Não conseguir alinhar as equipes resulta na menor satisfação e fidelidade do cliente, potencialmente perdendo oportunidades valiosas de vender seus produtos e serviços.

Os silos organizacionais prejudicam as empresas, mas são evitáveis e podem ser superados quando você estiver ciente dos tipos de silos dentro da empresa e como eles afetam seu negócio.

O primeiro passo para superar os silos organizacionais é saber que eles existem. Muitos líderes empresariais estão tão focados em suas próprias tarefas e trabalhando em seus próprios silos que não percebem que esse tipo de isolamento e comunicação ruim está acontecendo.

Depois de abrir os olhos e olhar em torno de sua organização, você pode usar essas estratégias para superar silos que afetam tanto o negócio.

Liderança e mudanças culturais

Se você quiser eliminar os silos dentro de sua organização, precisará se concentrar em promover uma cultura de colaboração e compartilhamento de conhecimento. Embora seja fácil separar departamentos e equipes com base na função do trabalho, é assim que você cria silos.

A colaboração é crucial para qualquer organização bem-sucedida, pois ajuda os indivíduos a entenderem as funções uns dos outros e a encontrarem novas maneiras de usar as habilidades e experiências dos outros para beneficiar a empresa.

Estabelecendo objetivos e expectativas claros

Todas as suas equipes precisam de metas e objetivos claros, mas essas metas departamentais ou de equipe devem estar alinhadas com as metas gerais do negócio. Deve haver cooperação e colaboração interdepartamental, o que significa que todos os gerentes e equipes de liderança devem conhecer e entender as metas e como suas equipes se encaixam em uma estratégia de negócios abrangente.

Você também deve configurar métricas mensuráveis para avaliar esses esforços colaborativos. Se os indivíduos das equipes de marketing, vendas e atendimento ao cliente trabalharem juntos para criar um processo de vendas melhor, eles devem ter metas claras para monitorar a experiência do cliente.

Melhorando os canais e ferramentas de comunicação

Como mencionamos, a falta de comunicação é um dos maiores contribuintes para os silos. Portanto, você deve procurar melhorar a comunicação em sua organização implementando plataformas e tecnologias de comunicação eficazes, incluindo software de gerenciamento de mensagens, vídeo e projetos.

Uma comunicação melhor previne a duplicação e promove melhores fluxos de trabalho, permitindo que as equipes trabalhem juntas em vez de impedir o progresso umas das outras.

Isso é especialmente importante para trabalhadores remotos que não podem ir até colegas de trabalho para fazer uma pergunta. Com as ferramentas de comunicação, eles podem enviar mensagens diretas a colegas de trabalho e supervisores para obter as informações necessárias para serem mais eficazes em seu trabalho.

Treinamento multifuncional e desenvolvimento de habilidades

Equipes multifuncionais são aquelas compostas por indivíduos de diferentes departamentos com um objetivo comum. As equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente podem se unir para criar melhores materiais de marketing. Essas equipes tiram os funcionários de seus silos e os tornam parte de algo maior — uma equipe que trabalha para obter o mesmo resultado.

Oferecer oportunidades de treinamento cruzado aos funcionários pode ajudá-los a aprender como diferentes equipes e departamentos funcionam. Você também pode incentivar a rotação de cargos para ajudar cada pessoa na organização a aprender sobre as funções essenciais de seus colegas.

Às vezes, separar departamentos é necessário porque ajuda a gerenciar cada aspecto do seu negócio. No entanto, quando você faz isso, está essencialmente criando silos, dos quais pode ser difícil sair. Ao mesmo tempo, cada departamento tem uma função diferente, mas alguns de seus objetivos mais amplos se alinham. Portanto, as equipes devem trabalhar juntas às vezes.

O treinamento multifuncional e o desenvolvimento de habilidades garantem que essas equipes possam se reunir com menos atrito, pois os indivíduos dentro da organização entendem a dinâmica de ambos os departamentos.

Promova uma cultura de colaboração

A colaboração no local de trabalho pode transformar drasticamente sua empresa, incentivando os funcionários a trabalharem juntos para atingir objetivos e metas maiores. A eliminação dos silos também reduz os sentimentos de solidão e isolamento que podem contribuir para as altas taxas de rotatividade e para o mau gerenciamento de projetos.

Depois de determinar que seus funcionários estão trabalhando em silos, você deve encontrar maneiras de eliminá-los e incentivar uma melhor comunicação e colaboração. O conjunto de ferramentas de marketing do Mailchimp permite que as equipes trabalhem juntas com mais eficiência e acompanhem e meçam seus objetivos. Experimente o Mailchimp hoje mesmo.