Stelle den Menschen in den Mittelpunkt
Das Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans ist unter Umständen beängstigend – als etwas, das eher für Großunternehmen als für Agenturen oder Freelancer geeignet ist. Aber es ist für jedes Unternehmen wichtig und einfacher, als du denkst.
„Ganz gleich, worum es geht, wie groß ein Unternehmen ist oder welcher Branche es angehört, ein holistischer Kontinuitätsplan zur Abbildung und Sicherung wichtiger betrieblicher Aspekte ist unerlässlich“, sagt Nana.
Der erste Schritt beim Erstellen eines Kontinuitätsplans besteht darin, über die Personen nachzudenken, auf die sich deine Tätigkeiten auswirken. Dazu gehören gegebenenfalls auch Teamkollegen und die Kunden, die du unterstützt.
„Der Mensch muss im Mittelpunkt jeder betrieblichen Tätigkeit stehen“, sagt sie. „Ganz gleich, ob es darum geht, den von uns unterstützten Kunden eine zufriedenstellende Erfahrung zu bieten oder dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter und Kollegen ihre täglichen Arbeitspläne unter optimalen Bedingungen erfüllen können.“
Um herauszufinden, wie die Menschen von deinem Unternehmen beeinflusst werden, beginne mit diesen Fragen.
Was benötigst du (und dein Team) für deine Arbeit?
Was erwarten deine Kunden von dir?
Welche Auswirkungen hat es für die betroffenen Personen, wenn dein Workflow unterbrochen wird?
Wie kannst du im Rahmen deines Kontinuitätsplans alle relevanten Akteure auf dem aktuellen Stand halten?
Bewerten, was jetzt passiert
Andreas Lorenz ist Geschäftsführer des Design- und Ingenieurstudios dctrl in Zürich, Schweiz, das seinen Kontinuitätsplan für eine bestimmte Zertifizierung erstellte, die es für seine Zusammenarbeit mit Healthcare-Unternehmen in Europa benötigte. Jetzt ist er überaus dankbar, dass der Plan vorhanden ist.
„Wir haben jetzt ein wirklich großes Problem, nicht nur in der Theorie. Es handelte sich wirklich um ein reales Problem, das niemanden weltweit unberührt ließ. So hat jeder seine eigenen Erfahrungen“, sagt er.
Ob du nun einen Plan hast, nach dem du derzeit arbeitest oder nicht, Andreas sieht dies als eine Chance, die Maßnahmen zu beurteilen und anzupassen, mit denen du auf zukünftige Krisen reagierst. Er empfiehlt, als Grundlage für deinen Kontinuitätsplan zu beurteilen, welche Auswirkungen COVID-19 bereits auf dein Unternehmen und dein Leben gehabt hat. Stelle dir die folgenden Fragen und mache dir Notizen, die du für deinen Plan verwenden kannst.
- Was war dein Problem?
- Was funktionierte?
- Was funktionierte nicht?
- Was würdest du nächstes Mal anders machen?
„Frage dich selbst, was passieren könnte und wie du trotzdem weitermachen könntest, denn diesmal ist es eine Pandemie, aber nächstes Mal brennt vielleicht dein Büro“, sagt Andreas. „Die gegenwärtige Situation kann sich jederzeit ändern.“
Sei darauf vorbereitet, reagieren zu können
The Program, eine Marketingberatungsfirma in Portland, Oregon, hatte ihren Kontinuitätsplan ursprünglich entwickelt, um den Zuschlag bei der Ausschreibung eines Kunden zu erhalten. Als jedoch bei einer nicht genehmigten Dachterrassenparty ein Brand im Büro ausbrach, war das Worst-Case-Szenario urplötzlich eingetreten. Der Plan wurde in die Tat umgesetzt.
„Du musst deine Teammitglieder vor dem Chaos schützen“, sagt Ethan Smith-Gillespie, Gründer und CEO. „Die Prioritäten müssen darin bestehen, weiterhin die Kunden zu betreuen und das Personal zu beschäftigen.“ Dein Kontinuitätsplan sollte es dir ermöglichen, dieses Gleichgewicht aufrechtzuerhalten.
Wenn du in der Regel von einem Büro aus arbeitest, sollte ein Teil deines Kontinuitätsplans sich darauf konzentrieren, wie du zur Telearbeit übergehen kannst. „Wenn du schnell dazu überwechseln musst, alle Mitarbeiter per Telearbeit zu beschäftigen, bleibt dir keine Zeit, die ganze Infrastruktur, wie beispielsweise Datenmanagementsysteme, einzurichten“, so Andreas.
Selbstverständlich hast du diese Änderung wahrscheinlich in den letzten Monaten in Gang gebracht, aber du solltest jetzt dokumentieren, wie du sie in Zukunft reibungsloser umsetzen kannst.
„Wenn du in einem Team arbeitest, besteht eine wichtige Voraussetzung darin, dass es keine Abhängigkeiten von einer einzelnen Funktion gibt. Frage dich, ob bestimmte Personen im Team andere Teammitglieder ersetzen könnten”, sagt Andreas. „Es ist wichtig, Rollenverantwortlichkeiten festzulegen – wer sollte was zu welcher Zeit und auf welcher Stufe übernehmen?“
Wenn du unabhängig als Freelancer arbeitest, solltest du eine laufende Liste all deiner Projekte und der damit zusammenhängenden Kontakte und Details erstellen. Eventuell solltest du mit vertrauenswürdigen Kollegen in deinem Netzwerk darüber sprechen, ob sie zur Sicherheit als Ressource für deine Kunden fungieren können, falls es einmal dazu kommen sollte, dass du ein Projekt nicht abschließen kannst.
Und dann sagt Andreas, solltest du deine wichtigsten Produkte oder Services identifizieren und ermitteln, welchen Risiken sie in einem Katastrophen-Szenario ausgesetzt wären. Bringe das Ziel deines Plans zum Ausdruck und schätze, wie lange es dauern würde, bis du den Geschäftsbetrieb fortsetzen kannst.
Du solltest auch eine Wiederherstellungsstrategie einbeziehen. Was wirst du tun, wenn der Zeitpunkt kommt, um zur Normalität zurückzukehren?
Achte darauf, dass dein Plan verständlich und problemlos umsetzbar ist. Andreas empfiehlt, ihn als einfache Checkliste zu formatieren, die der gesamten Belegschaft zur Verfügung steht und an mehreren Orten gehostet wird, sodass sie immer abrufbar ist.
Kommuniziere mit den relevanten Akteuren
„Kommunikation ist ein bedeutender Teil eines Kontinuitätsplans“, sagt Ethan. „Du kannst vor einem plötzlich ausgebrochenen Brand nicht einfach weglaufen. Wenn du jedoch klar kommunizieren kannst, was von den Betroffenen gefordert wird und wie sie vorgehen sollen, verlaufen die Rettungsmaßnahmen viel reibungsloser.“
Du musst nicht nur mit deinem Team kommunizieren, sondern du musst auch deine Kunden, Partner und andere Personen, die von deiner Arbeit betroffen sind, klar und deutlich informieren.
- Erstelle Vorlagen, um dich einzeln an die jeweiligen Personengruppen wenden zu können.
- Füge eine Liste der relevanten Akteure hinzu, die darüber informiert werden müssen, was gerade geschieht.
- Vergiss nicht, ihre aktualisierten Kontaktdaten und ihre Beziehung zu deinem Unternehmen anzugeben.
Kommunikation ist auch ein entscheidender Faktor für die Entwicklung deines Plans. Frage bei deinen Teammitgliedern, Kollegen und Kunden nach, ob dein Arbeitsplan ihre Belange abdeckt. Die gute Nachricht: Du stärkst dadurch ihr Vertrauen in dich und es bietet sich dabei die Gelegenheit, voneinander zu lernen.
Im Rahmen deiner zukünftigen Entwicklung wird die Weitergabe dieses Plans möglicherweise Teil deines Onboarding-Prozesses für Teamkollegen oder Freelancer-Kollegen und deine Kunden. Warte nicht ab, bis die Krise da ist – überprüfe deinen Plan jährlich.
Sei flexibel und begrüße Änderungen
Dein Kontinuitätsplan wird dir dabei helfen festzustellen, was für das Funktionieren deines Unternehmens absolut entscheidend ist, damit du dich selbst dann weiterentwickeln kannst, wenn das Leben es einmal nicht so gut mit dir meint.
Als jemand, der Kunden betreut, bist du es gewohnt, kreativ zu arbeiten, um Ziele zu erreichen – du erhältst damit nur eine weitere Gelegenheit, dies zu tun. Und auch wenn es vorbeigeht, bedeutet das nicht, dass in Bezug auf deine Arbeitsweise in Zukunft keine neuen Herausforderungen auftauchen. Lass dich von dieser Erfahrung inspirieren.
„Jetzt ist die Zeit gekommen, diesen Kontinuitätsplan in Gang zu bringen und von den Besten zu lernen, die diese Krise mit Bravour überstanden haben“, sagt Nana. „Ich glaube, von unserer Umgebung zu lernen, ist der Schlüssel zum Erfolg. Vergiss daher nicht, deine schmerzhaften Momente und Triumphe zu teilen – ermögliche es anderen, aus deinen Fehlern zu lernen oder sich von dir dazu inspirieren zu lassen, wie sie es besser machen können.“
Jodi Cash ist eine freiberufliche Autorin und Fotojournalistin, deren Themenkreise kleine Unternehmen, Community und Nachhaltigkeit sind. Sie betreibt die Website Seed & Plate, die genau diesen drei Bereichen gewidmet ist.
